Zpět na blog
Pravděpodobně jste už vyzkoušeli různé nástroje a taktiky pro vzdálenou spolupráci v marketingu. Tento způsob fungování s námi po pandemii nejen zůstane, ale nyní je ideální čas jej vyladit tak, aby byl váš workflow plynulejší než kdy dříve.
Ďábel se skrývá v detailu, takže obecná představa o spolupráci k lepší týmové práci stačit nebude. Měli byste si přesně naplánovat, jak se starat o vzdálený social media management, který je jedním z klíčových pilířů každé digitální strategie.
Dobrou zprávou je, že s tímto průvodcem se dozvíte vše potřebné k efektivní správě profilů na sociálních sítích s týmem na dálku.
Vliv sociálních sítí neustále roste
Nejnovější reporty a studie ukazují, že kanály sociálních sítí získávají na popularitě a s každým dalším rokem stále více ovlivňují naše životy. Podle expertů ze Statisty roste i počet uživatelů:
- V roce 2020 používalo sociální sítě po celém světě přes 3,6 miliardy lidí.
- Předpokládá se, že během následujících 4 let toto číslo vzroste na přibližně 4,4 miliardy.
Vzdálená spolupráce: In-house tým vs. social media agentura
Při práci s interním týmem si možná říkáte, že je snadné se vyhnout chaosu, protože všichni sdílejí totéž zázemí. Nic nemůže být dále od pravdy 😉.
I když vaši zaměstnanci nepracují z domova, stále tvoří obsah a publikují ho ve virtuálním prostoru. Denně sdílejí digitální podklady, takže pokud nemají jednotný systém pro nahrávání souborů, vkládání nápadů, psaní postů a komentování, chaos je nevyhnutelný.
Ačkoliv se může zdát, že s najatou agenturou problémy s workflow nebudou, i zde se můžete mýlit. Ne každý tým využívá pokročilé technologie k zefektivnění práce – někteří experti stále tvoří kvanta podkladů a sdílejí je přes desítky různých kanálů.
Proč je to tak časově náročné? Protože musíte denně komunikovat na několika místech najednou (např. Slack, e-mail nebo video hovory) a vyměňovat si soubory v různých formátech jako Google Docs, Google Sheets nebo klasický Word.
Zní to vyčerpávajíc? Nemusíte používat hromadu externích nástrojů. Při výběru softwaru sáhněte po cloudovém řešení, které nabízí různé integrace nebo má dostatek vestavěných funkcí. Pro vzdálenou spolupráci sice nelze používat jen jednu platformu, ale můžete si vybrat pár opravdu výkonných.
Například Kontentino vám umožňuje nejen plánovat obsah, ale také sdílet soubory a nápady na jednom místě. To vše můžete dělat bez neustálého těkání pozornosti. A představte si, jak snadné je ztratit jednu fotku, když publikujete posty pětkrát týdně na tři různé kanály!
Proč v roce 2021 vylepšit vzdálenou spolupráci?
Rok 2021 je ve znamení ladění procesů
Bylo by nošením dříví do lesa mluvit o tom, jak klíčové bylo začít spolupracovat na dálku po vypuknutí pandemie. Všichni jsme pocítili její vliv na soukromý život i byznys. Mnoho firem muselo nástroje pro práci na dálku zavést ze dne na den, takže některé volby nemusely být zrovna šťastné.
Nyní je čas vyvodit závěry a vybrat řešení, které je pro firmu skutečně přínosné.
První krok: Přehodnoťte své nástroje pro spolupráci
Je nástroj, který jste začali používat loni, tou nejlepší volbou? Vyhovuje vašim potřebám? Nebo jste zavedli několik nástrojů a ukázalo se, že jich tolik nepotřebujete? Tyto aspekty je nezbytné znovu zvážit.
Než obnovíte předplatné softwaru pro social media management, který váš in-house tým používá, odpovězte si na tyto otázky:
- Jaký software můj social media tým skutečně potřebuje?
- Existuje řešení, které jim pomůže lépe organizovat čas?
- Můžu tento nástroj využít pro různé kanály a účely?
- Pro kolik lidí nástroj potřebuji?
Nezapomeňte si také promluvit se svými zaměstnanci o jejich potřebách, abyste zjistili, které funkce jsou pro jejich každodenní práci klíčové.
A pokud spolupracujete s agenturou, ale nejste spokojeni s tím, jak probíhá komunikace, navrhněte nástroj pro spolupráci, který tyto procesy zjednoduší. Může to vyžadovat novou strategii, ale zaměřte se na množství času, které ušetříte díky práci s několika málo výkonnými aplikacemi.
3 tipy, jak řešit problémy při vzdálené spolupráci
Pokud si na spolupráci na dálku stále zvykáte a vnímáte výzvy jako překážky, je čas vyvrátit některé mýty o vzdáleném social media managementu.
Zde je seznam nejčastějších problémů, které marketingové týmy řeší.
Tip #1: Vyhněte se sdílení desítek souborů v různých formátech přes mnoho kanálů
Řešení: Je možné vyměňovat si podklady i bez hromady nástrojů na sdílení. Udělejte si seznam nástrojů a formátů, se kterými pracujete. Můžete například používat Google Docs pro copywriting, Google Drive pro soubory a Google Sheets pro šablonu content calendaru. Pro ještě lepší organizaci si můžete vybrat software, který umožňuje nahrávat soubory, třídit je do složek a přidávat k postům v rámci jedné aplikace – jako Kontentino.
Tip #2: Zrychlete feedback nebo jej sjednoťte do jednoho kanálu
Řešení: Pokud váš tým pracuje na dálku, nemůžete jen tak přijít ke stolu kolegy a požádat ho o zhodnocení draftu postu. U sociálních sítí se rozhodnutí často musí dělat bleskově. Chcete-li získat okamžitý feedback, zkuste automatizovat proces notifikací. Dohodněte se s kolegy na hlavním komunikačním kanálu. Komentáře můžete nechat přímo v softwaru pro správu sociálních sítí a posty přiřazovat k internímu schválení nebo ke schválení klientem. Jakmile napíšete zprávu, označené osoby dostanou i e-mailovou notifikaci, takže nic nepřehlédnou.
Tip #3: Konečně využijte nápady z backlogu, které se ztratily v souborech
Řešení: Inspirativní kalendář – zde můžete přidávat nápady na posty a nahrávat obsah pro budoucí využití. Díky uložení v cloudu se nic neztratí. Vše budete mít po ruce vždy, když zrovna nebudete vědět, co na profily přidat.
Zjednodušte správu sociálních sítí pro vyšší produktivitu
Základy vzdálené spolupráce jsou v zásadě jednoduché – stačí dodržovat pár pravidel.
Uspořádejte onboardingový video hovor k novým nástrojům
Abyste ušetřili čas a vyhnuli se opakujícím se dotazům na funkce nového nástroje pro projektový management, udělejte úvodní video hovor. Schůzky na dálku mohou život a komunikaci usnadnit, i když je nejprve potřeba vysvětlit detaily. Je to nejsnazší způsob, jak ukázat, jak vybraný software používat a jak motivovat tým k jeho aktivnímu využívání.
I když je mnoho nástrojů intuitivních, nemusí být jednoduché pro každého. Obzvláště pokud jste agentura pracující pro klienty, měli byste uspořádat hovor (a klidně ho i nahrát), aby klienti věděli, jak s vámi mohou rychle spolupracovat. Navíc můžete přímo v chatu sdílet odkazy, které tým nasměrují do správné sekce nástroje.
Video hovor se hodí i po aktualizacích softwaru, aby se virtuální tým nebo klienti dozvěděli o novinkách. Vždy je lepší vysvětlit vše hned na začátku, abyste se později mohli soustředit už jen na kvalitu odvedené práce.
Buďte na stejné vlně s klienty – sledujte správná KPI automaticky
Ačkoliv je to jasné, je třeba to zdůraznit – relevantní a měřitelná KPI jsou základem efektivního monitoringu. Někdy může chybějící definice metrik hned na startu spolupráce zkomplikovat celý workflow. Může se stát, že měříte data, která vedení nezajímají, nebo naopak klient vyžaduje sledování irelevantních čísel. Ujistěte se, že máte jasno v tom, jak své úsilí vyhodnocovat.
U vzdálené spolupráce bývá problémem spíše prezentace dat než samotné cíle. Když sdílíte výsledky s klientem nebo šéfem, může být těžké se v nich vyznat, pokud nejsou vizuálně strukturované.
Naštěstí existuje řešení! Automatické reporty usnadňují vizualizaci i měření správných KPI, protože sbírají jen relevantní informace a zobrazují je v přehledných grafech. Každý člen týmu přesně ví, které metriky sledujete a kde data najde.
Zajímá vás, jak vytvořit perfektní report ze sociálních sítí? Tento článek vám přijde vhod.
Buďte v obraze a šetřete čas plánováním postů
Zní vám multitasking povědomě? Automatizační nástroje jsou tu od toho, aby vám ulevily. Vše si můžete připravit dopředu a pak na to pustit z hlavy. Posty se objeví na profilech přesně tehdy, kdy mají, aniž by vás to vytrhovalo z jiné práce.
Kontrolujte obsah, abyste minimalizovali chyby
Pokud si social media manažeři na něco stěžují, je to často únavný proces schvalování. Dvojitá kontrola je však klíčová pro předcházení chybám (nebo alespoň pro rozdělení zodpovědnosti mezi více lidí 😉).
Schvalování lze zjednodušit a zpříjemnit pro klienty i marketéry:
- Přiřazujte úkoly kolegům, abyste získali feedback co nejdříve. Dostanou e-mail s informací o novém úkolu.
- Požádejte o schválení klienta – proces je rychlý a intuitivní.
- Plánujte posty předem – vytvořte drafty, a jakmile jsou schváleny, stačí jedno kliknutí a software se postará o zbytek.
Používejte mobilní aplikaci pro správu na cestách
Některé nástroje jako Kontentino nabízejí mobilní aplikaci, která uživatelům umožňuje dávat feedback, přiřazovat a schvalovat posty odkudkoliv. To dodává vzdálené práci flexibilitu. Potřebujete jen připojení k internetu.
Ovládněte svůj vzdálený social media management
Mnozí z nás už mají termínu „remote work“ plné zuby, protože se z něj stal buzzword. Pokud nejste fanoušky takové spolupráce, možná není problém v práci na dálku, ale ve špatně zvolené strategii.
Se správnými nástroji pro automatizaci uvidíte zázraky. Vybírejte taktiky a software vědomě, abyste vytěžili maximum ze svého workflow a zjednodušili si život. Chcete-li plánovat obsah dopředu a vyhnout se nekonečným schůzkám, cloudová řešení, která propojí celý tým, jsou tou správnou cestou k dosažení byznysových cílů v digitálním světě.
Pokud stále váháte, který nástroj bude pro vaši organizaci nejlepší, vyzkoušejte Kontentino na 14 dní zdarma!
