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Zu sagen, dass Social-Media-Agenturen im Jahr 2022 viel zu tun haben, ist eine ziemliche Untertreibung. Wenn du eine Marketingagentur leitest und dich von der Masse abheben willst, musst du die Herausforderung annehmen, deine Social Media Collaboration zu optimieren.
Den goldenen Mittelweg zwischen Marketing-Automation und Personalisierung zu finden, kann schwierig sein, ist aber entscheidend, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Über aktuelle News auf dem Laufenden zu bleiben ist wichtig, sollte aber nicht zulasten eines reibungslosen Collaboration- und Freigabeprozesses in deinem Unternehmen gehen.
Während die Anpassung an die neuesten Social-Media-Trends ein wichtiger Teil deiner Strategie sein sollte, entscheidet das Management der internen Prozesse über Erfolg oder Misserfolg deiner Agentur. Wenn alles geregelt ist, läuft die Agentur wie eine gut geölte Maschine.
Aber wenn es irgendwo hakt, knirscht oder hängen bleibt:
Seien wir ehrlich: Ohne den richtigen Social Media Collaboration- und Freigabeprozess wirst du nicht in der Lage sein, effizient zu arbeiten, deine Agentur zu skalieren und deine Kunden optimal zu betreuen.
Was also tun, wenn es bisher einfach noch nicht perfekt läuft?
Die Rolle von Collaboration- und Freigabeprozessen in einer Marketingagentur
Je besser der Plan für die Social Media Collaboration und die Freigabeprozesse strukturiert sind, desto effizienter ist deine Arbeit. So einfach ist das – es ist das tägliche Brot jeder Agentur. Wenn du viele Teammitglieder und Kunden an Bord hast, weißt du, dass die Abstimmung kleinster Details ewig dauern kann. Das muss aber nicht sein.
Eine nahtlose Social Media Collaboration und ein schneller Freigabeprozess tragen zu einer erfolgreichen Marketingstrategie bei. Zudem verbessert es den NPS deiner Kunden, senkt Betriebskosten und steigert die Zufriedenheit im Team.
Um die Rolle der Collaboration-Planung voll zu verstehen, lohnt sich ein Blick auf die Definitionen.
Der Freigabeprozess im Social Media Workflow ist der Vorgang des Akzeptierens oder Ablehnens einer bestimmten Sache im Social-Media-Kontext: ein Content-Piece, eine Datei oder ein Vorschlag für eine Kampagne, um nur einige Beispiele zu nennen.
Die Freigabe kann sowohl intern (auf Teamebene) als auch extern (zwischen Kunde und Agentur) erfolgen.
Interne Social Media Collaboration bezeichnet die Zusammenarbeit auf Team- oder Unternehmensebene in Bezug auf Social-Media-Projekte und Aufgaben innerhalb der Organisation.
Warum ist Social Media Collaboration oft kompliziert? Häufige Fehler
Social Media Collaboration klingt einfach, kann aber viele Probleme verursachen. Hier sind die gängigsten Fehler:
Fehlende Standardabläufe
Wenn du remote mit deinem Team und deinen Kunden arbeitest, aber keine festen Abläufe hast, gerätst du schnell in Schwierigkeiten. Schon ein paar einfache Regeln (z. B. für Freigabeanfragen oder Post-Checklisten) helfen dir, deinen Workflow strukturiert zu halten.
Berührungsängste bei der Automation
Marketing-Automation-Tools sind dazu da, Social-Media-Profis den Alltag zu erleichtern und repetitive Aufgaben zu übernehmen. Viele Marketer zögern jedoch beim Einsatz von Tools. Sie erledigen Dinge lieber manuell, statt langwierige Aufgaben durch Tools zu automatisieren.
Scope Creep
Hast du schon mal von Scope Creep gehört? Das passiert, wenn die Aufgabenliste unkontrolliert wächst und das gesamte Projekt aus dem Ruder läuft. Nachträgliche Änderungen blähen das Projekt auf und sorgen für Chaos. Ohne klare Prozesse ist Ärger vorprogrammiert.
Unterschiedliche Erwartungshaltungen
Bevor du ein neues Projekt startest, stelle sicher, dass die Erwartungen beider Seiten übereinstimmen. Wenn du dem Kunden das Blaue vom Himmel versprochen hast, es aber nicht lieferst, ist Unzufriedenheit garantiert. Wenn der Kunde hingegen extrem fordernd ist – auch außerhalb der Arbeitszeiten – ist eine effektive Zusammenarbeit kaum möglich.
Wie erstellt man einen effektiven Collaboration-Plan?
Prozesse innerhalb der Agentur zu ordnen, kann alles verändern – egal, ob du gerade Probleme mit dem Workflow hast oder ihn einfach nur optimieren willst. Hier sind einige Tipps für deine Collaboration-Planung:
Audit deiner Social Media Collaboration
Glaubst du, dass deine Zusammenarbeit perfekt läuft? Wie wäre es mit kleinen Optimierungen? Um Verbesserungen vorzunehmen, musst du Bottlenecks identifizieren. Gründe für eine holprige Zusammenarbeit können fehlendes Feedback, langsame Reaktionszeiten, mangelnde Kommunikation, fehlende Stand-ups oder lückenhafte Prozesse sein.
Klare Social-Media-Strategie
Jeder im Team sollte auf der gleichen Wellenlänge sein. Es braucht nur eine Person, um einen Workflow zu stören. Eine klare Social-Media-Strategie mit den wichtigsten Regeln ist kein Extra, sondern ein Muss.
Klare Rollenverteilung
Das Zuweisen von Rollen ist ein Herzstück der Social Media Collaboration. Jeder im Team muss wissen, wer für welches Profil, welche Plattform und welche Aufgaben zuständig ist – und wie alle gemeinsam auf das Ziel hinarbeiten: großartige Social-Media-Kommunikation.
Ein Beispiel für ein Social-Media-Team aus 4 Personen:
Sarah, Jonathan, Melanie und Thomas.
Als Teamlead ist Sarah für die Kommunikation mit den Kunden verantwortlich. Das kostet viel Zeit, weshalb sie selbst keinen Content erstellt.
Das übernehmen Melanie und Thomas – sie erstellen die Captions für Facebook und Instagram. Da sie neu im Team sind, benötigen sie Unterstützung bei der Einhaltung des Tone of Voice.
Hier kommt Content Manager Jonathan ins Spiel – er ist das Bindeglied zwischen den Junior-Kollegen und dem Teamlead. Er prüft die Posts auf Strategiekonformität und schickt sie nach der internen Freigabe an Sarah, die sie wiederum dem Kunden zur finalen Abnahme vorlegt.
Dies ist nur ein Beispiel dafür, wie ein strukturierter Prozess aussehen kann.
Social Media Guidelines erstellen
Dies sollte das Referenzdokument für Onboarding, Strategiefragen oder Qualitätschecks sein. Ein solches Dokument entsteht nicht über Nacht und sollte regelmäßig aktualisiert werden.
Deine Guidelines sollten mindestens diese sechs Bereiche abdecken:
- Social-Media-Strategie für den Collaboration-Plan,
- Tone of Voice,
- Brand Guidelines,
- Digital Assets der Marke,
- Collaboration-Verfahren (Verantwortlichkeiten, Reaktionszeiten, Templates),
- Krisenmanagement-Prozeduren.
Aufgabenmanagement perfektionieren
Nicht jeder delegiert gerne, aber es ist notwendig für einen flüssigen Workflow. Während eine Person den Content oder Grafiken erstellt, kann eine andere die Korrekturschleife übernehmen, bevor die interne Freigabe erfolgt. Ein präzises Aufgabenmanagement hilft, Missverständnisse und Krisen zu vermeiden.
Die richtigen Tools nutzen
Du brauchst keine Tools, die neue Probleme schaffen, sondern solche, die deine Social Media Collaboration verbessern und die Arbeit erleichtern. Teste Tools gemeinsam mit deinem Team, um zu sehen, ob sie die Qualität eurer Zusammenarbeit wirklich steigern.
Klingt nach viel Arbeit? Vielleicht, aber wenn du die ersten kleinen Schritte machst, wirst du schnell merken, wie viel entspannter die Zusammenarbeit wird.
Effiziente Zusammenarbeit mit Kunden (Externe Kommunikation)
Social-Media-Guide für Kunden
Erstelle auch für deine Kunden einen Guide. Darin sollten Ansprechpartner, Strategie, Tone of Voice sowie Templates für Antworten und abgestimmte Kommunikationspläne enthalten sein. So haben beide Seiten eine verlässliche Basis.
Kunden einbinden und onboarden
Es ist wichtig, Kunden in die Erstellung der Guidelines und Prozesse einzubeziehen. Je involvierter sie sind, desto mehr Verständnis bringen sie für den Social Media Collaboration- und Freigabeprozess auf.
Vorteile von schnellem Feedback aufzeigen
Manchmal sind sich Kunden nicht bewusst, wie wichtig ihr Feedback ist. Zeige ihnen klar auf, warum zeitnahe Rückmeldungen die Qualität der Kommunikation verbessern. Mit einem strukturierten Plan wird die Wichtigkeit ihrer Rolle im Prozess deutlich.
Tools gezielt einsetzen
Tools sind nicht nur für Agenturen da. Es gibt Funktionen, von denen auch deine Kunden direkt profitieren, indem sie Zeit sparen und einen besseren Überblick behalten.
Social Media Collaboration ist der Schlüssel zum Erfolg. Wusstest du, dass du diesen Prozess mit Kontentino perfektionieren kannst?
Mit einer zusätzlichen Ebene für Freigaben und Sicherheit optimierst du deinen Workflow und arbeitest effizienter mit deinem Team und deinen Kunden zusammen.
Kontentino Tipps für bessere Collaboration
Checklisten für Posts
Diese Checklisten sind extrem effektiv. Du kannst sie für jedes Profil individuell anpassen. Das ist besonders hilfreich beim Onboarding neuer Kunden oder für Trainees. Sie können Punkte einfach abhaken, wenn der Content die Anforderungen erfüllt, was die interne Freigabe massiv beschleunigt.
Posts zur Kundenfreigabe senden
Das Herzstück von Kontentino. Keine unübersichtlichen E-Mails oder Nachrichten mehr für Freigaben.
Du kannst Freigabeanfragen direkt aus Kontentino senden. Kunden geben den Content mit einem Klick frei – sogar via Mobile App, egal wo sie gerade sind.
Natürlich können sie Content auch ablehnen und Feedback hinterlassen, das du sofort umsetzen kannst. Stell dir vor, wie lange diese Abstimmung per E-Mail dauern würde.
In Kontentino dauert das Sekunden. Das gilt auch für die interne Freigabe im Team. Statusfelder geben dir jederzeit Auskunft darüber, wo der Content gerade steht.
Übersetzungen für internationale Brands
Betreust du internationale Profile in verschiedenen Sprachen? Kontentino ermöglicht es, Übersetzungen direkt neben der Originalversion zu verwalten, was die Zusammenarbeit enorm vereinfacht.
Aufgabenzuweisung
Diskutiere Content und teile Insights direkt im Tool. Statt zum Schreibtisch der Kollegen zu gehen oder E-Mails zu schreiben, delegierst du Aufgaben in Kontentino. Die verantwortliche Person wird sofort benachrichtigt – Ausreden wie „das ist im Spam gelandet“ zählen nicht mehr.
Arten der Social Media Collaboration
#1 Agentur – Kunden Collaboration
Die klassische Form: Eine Agentur arbeitet für eine Marke. Die Agentur ist für Strategie und Content zuständig, der Kunde liefert Input und gibt den Content vor der Veröffentlichung frei.
Dies funktioniert gut, wenn die Rollen klar sind. Es kann jedoch zu Reibungen führen, wenn die Agentur nur versucht, dem Kunden zu gefallen, statt strategisch zu beraten. Mangelndes Vertrauen oder Micromanagement seitens des Kunden erschweren hier oft den Workflow.
#2 Agentur – Agentur Collaboration
Bei großen Kunden arbeiten oft verschiedene spezialisierte Agenturen zusammen (z. B. Social Media und PR). Hier ist Kommunikation der Schlüssel, um Doppelarbeit zu vermeiden und sicherzustellen, dass alle am selben Strang ziehen.
#3 Agentur – Influencer Collaboration
Die Zusammenarbeit mit Influencern ermöglicht den Zugriff auf deren Audience. Wichtig ist hier, dass die Influencer zur Brand passen und klare Guidelines erhalten, damit der Content authentisch bleibt, aber die Markenbotschaft nicht verwässert.
#4 Kunden – Influencer Collaboration
Marken arbeiten manchmal direkt mit Influencern ohne Agentur zusammen. Das spart Kosten und bietet mehr kreative Freiheit, birgt aber das Risiko, dass der Content nicht optimal auf die langfristige Markenstrategie einzahlt.
Können diese Arten gleichzeitig existieren?
Ja, Social Media Collaboration kann viele Formen annehmen. Das Wichtigste ist, dass die Kommunikation zwischen allen Parteien transparent ist. Mit dem richtigen System wie Kontentino lassen sich diese komplexen Gefüge effizient steuern.
Social Media Collaboration nutzen
Man könnte stundenlang über die Vorteile optimaler Zusammenarbeit schreiben.
Bring dein Team zusammen, identifiziert Bottlenecks und nutzt Tools, um repetitive Aufgaben zu automatisieren. Deine tägliche Arbeit wird dadurch deutlich effizienter – und auch deine Kunden werden es dir danken.
