So gestalten Agenturen einen reibungslosen Freigabeprozess für Social Media

Herausforderung angenommen? Herausforderung genehmigt!

Wie viele E-Mails können ein Postfach pro Tag verstopfen?

Noch vor kurzem hätte ich sie bei mir in die Hunderte zählen können. Einige davon betrafen so kleine Details wie das Ändern eines einzelnen Wortes („großartig“ statt „gut“) in einem Post, den ich zur Freigabe gesendet hatte. Kannst du dir vorstellen, zwanzig E-Mails mit acht Personen im CC auszutauschen, die über einen einzigen Buchstaben diskutieren? Da wurde mir klar, dass die Social Media Freigabe ein Kinderspiel sein sollte: einfach, zeitsparend und unkompliziert.

Seitdem habe ich mich darauf konzentriert, einen Workflow für die einfache Online-Team-Kollaboration zu definieren und stetig weiterzuentwickeln. Mit der richtigen Mischung aus Prozessen und Tools habe ich ein System geschaffen, das wahre Wunder wirkt.

Heute werde ich einige dieser Geheimnisse lüften, die mir geholfen haben, über 100 Social-Media-Accounts für Kunden aus verschiedenen Branchen, Zeitzonen und Ländern zu managen.

Wie man zahlreiche Social-Media-Profile im Griff behält

Diese Frage stellte ich mir fast jeden Morgen, wenn ich von Kunden am anderen Ende der Welt geweckt wurde, und fast jeden Abend, den ich mit dem Beantworten ihrer E-Mails verbrachte. Ich war gut darin, aber ich wusste, dass ich meinen content calendar und den Prozess der Social Media Freigabe noch verbessern konnte. Wenn du im Social Media Marketing arbeitest und Ähnliches durchmachst, bist du wahrscheinlich kurz vor dem Burnout. Lies weiter, um zu erfahren, wie du das ändern kannst.

Du-weißt-schon-wer: Die Strategie.

Im Marketing lässt sich eine Strategie gut mit Voldemort aus der Harry-Potter-Saga vergleichen. Warum? Nun ja… Jeder wusste, dass er existiert, viele haben über ihn gelesen und fast jeder kannte seinen Namen. Die Mehrheit hatte Angst vor ihm, doch nur wenige sind ihm persönlich gegenübergetreten oder kannten ihn wirklich gut. Genau das passiert oft mit Marketingstrategien. Ein Horkrux war eine Sache, die Voldemort schwächen konnte – und das Fehlen eines klaren Freigabeprozesses im Workflow kann dieser Horkrux für deine Strategie sein. Es ist jedoch nicht zu spät, das zu ändern (und falls du noch keine Strategie hast, könnte unser aktueller Artikel hilfreiche Tipps bieten).

Phase 1: Die Abläufe festlegen

Bevor du einen approval workflow intern und extern einführst, musst du die Grundlagen klären. Stelle dir die richtigen Fragen und suche gemeinsam mit allen Beteiligten nach Antworten.

• Wer ist für die Erstellung der Posts für die einzelnen Kunden verantwortlich?
  Wer gehört genau zum Social-Media-Team? Wer übernimmt welchen Teil? Ein Grafikdesigner kann beispielsweise nicht ohne ein Briefing arbeiten, aber der Social Media Specialist muss sich mit dem Strategen abstimmen, um eine konsistente Kommunikation sicherzustellen.

Organisiere eine E-Mail-Vorstellung, einen Videocall oder ein Meeting zwischen dem Kunden und dem gesamten Team. Warum? Wenn Grafikdesigner die Marke und die Ansprechpartner kennen, können sie passgenauere Inhalte erstellen, da sie die Unternehmenskultur besser verstehen.

• Wer übernimmt die Aufsichtsfunktion auf Agentur- und Kundenseite?
  Wer prüft die Inhalte, egal ob neue oder curated content? In der Agentur ist es oft ein Content Manager oder Account Manager, der den finalen Blick auf die Arbeit wirft. Auf Kundenseite sollte es eine feste Person geben, die sagt: „Ich gebe diesen Post frei“. Je mehr Leute beteiligt sind, desto langwieriger wird der Prozess. Wenn du um jede Freigabe kämpfen musst, dauert alles ewig.

• Was sind die genauen Verantwortlichkeiten jeder Seite?
  Wer macht die Recherche? Wer liefert das Material? Wer betreut die Kommunikation am Wochenende? Diese Punkte müssen klar definiert sein.
  

• Was sind die Do’s und Don’ts für jede betreute Marke?
  Welche Best Practices gelten und welche Fehler müssen vermieden werden? Ein Logo oben links kann Pflicht sein, während ein bestimmter Hashtag verboten sein könnte. Dies variiert je nach Marke und Plattform.
  

• Wie sehen die Deadlines für die Content-Lieferung aus?
  Wann muss der Content spätestens geliefert und freigegeben sein, damit die Zusammenarbeit reibungslos funktioniert?

• Welche Tools werden für die Kommunikation genutzt?
  Es lohnt sich, Tools für die Kollaboration zwischen Team und Kunden einzuführen. Kunden zögern manchmal bei neuen Programmen, aber mit gutem Onboarding lassen sie sich überzeugen. Wähle ein Tool, das einfach und intuitiv ist. Kontentino zum Beispiel ermöglicht es Kunden, Inhalte mit nur einem Klick per mobiler App freizugeben.
  

Um den Prozess zu beschleunigen, kannst du Inspirationen und wichtige Termine in einem Inspirationskalender festhalten, zum Beispiel direkt in Kontentino.

• Wie sieht das Krisenmanagement aus?
  Wie reagiert ihr auf Beschwerden? Wie identifiziert ihr eine Krise? Wie schnell wird geantwortet? Diese Abläufe müssen feststehen, bevor es „brennt“. Social Media verzeiht wenig, und wenn jemand spät abends Kritik äußert, müsst ihr wissen, wie ihr damit umgeht.

Halte diese Abläufe in einem PDF fest und verteile es an alle internen und externen Beteiligten. So hat jeder im Ernstfall eine Orientierung!

• Welche Kanäle werden betreut?
  Lege genau fest, welche Profile und Plattformen in eurer Verantwortung liegen, besonders wenn der Kunde mit mehreren Agenturen zusammenarbeitet.
  

Das ist auch der ideale Zeitpunkt, um alle Materialien, Dateien und Passwörter an einem zentralen Ort zu sammeln.

Phase 2: Das Team an Bord holen

Wenn die Prozesse stehen, wird es Zeit für die eigentliche Social Media Kollaboration!

Training

Führe das gesamte Team in die neuen Abläufe ein. Diese Richtlinien sollten auch für das Onboarding neuer Mitarbeiter immer griffbereit sein.

Je besser die Mitarbeiter die Marke, die Passwörter und die Unternehmenskultur kennen, desto besseren Content liefern sie ab. Nur ein Name und eine Website reichen als Briefing nicht aus.

Was sollte jeder beachten, bevor er um Freigabe bittet?

• Tone of Voice: Jede Marke hat ihre eigene Art zu sprechen. Das Team muss wissen, wie es im Namen der Marke kommuniziert.
• Brand Book: Die Einhaltung von Farben und Schriften ist essenziell. Ein falsches Blau kann zu unnötigen Korrekturschleifen und Frust beim Kunden führen.
• Richtlinien: Diese sind zum Befolgen da. Ob bestimmte Begriffe gewünscht oder unerwünscht sind, gehört zu den Spielregeln.
• Sprache: Grammatikfehler wirken unprofessionell. Bevor ein Post zur Freigabe an den Kunden geht: doppelt prüfen!

Sende dem Kunden nur Inhalte, die du selbst ohne Bedenken freigeben würdest. Optimiere das Ergebnis lieber intern fertig, bevor du es wegschickst.

Checklisten

Um die Online-Team-Kollaboration in Form zu halten, helfen Checklisten – besonders bei Remote-Teams oder neuen Prozessen. In einem Social Media Freigabe-Tool wie Kontentino lassen sich diese Checklisten individuell anpassen.

• Hilft bei der Einführung neuer Prozesse.
• Unterstützt Junioren und Praktikanten beim schnellen Start.
• Ersetzt fehlende umfangreiche Onboarding-Dokus.

Sobald alle Punkte der Checkliste erledigt sind, wird der Post zur internen Freigabe gesendet. Alles passiert innerhalb von Kontentino – keine E-Mails oder Nachrichten nach Feierabend mehr.

Die Freigabe durch den Kunden

Wie wird der eigentliche Freigabeprozess für den Kunden so einfach wie möglich? Eine Warteschlange für Freigaben ist oft ein Zeitfresser. Kunden wollen sich nicht durch Tabellen wühlen, sie brauchen eine klare Ansicht dessen, was sie freigeben sollen.

Selbst wenn Kunden nicht auf Freigaben bestehen, ist es mit einem Tool wie Kontentino sicherer. Im Falle einer Krise ist es Gold wert, wenn der Content vorab offiziell abgesegnet wurde.

In Kontentino können Kunden Kommentare hinterlassen oder mit einem Klick freigeben – überall und jederzeit via App. Das gesamte Team erhält sofort die Bestätigung.

PHASE 3: Analysieren, optimieren und wiederholen

• Nutze Team-Kollaborations-Plattformen, um Zeit zu sparen.
• Frage regelmäßig nach Feedback zum Prozess.
• Sei immer vorbereitet: Halte Logos und Schriften bereit für schnelle Korrekturen.
• Behalte die Performance im Auge und finde die Balance zwischen Kreativität und Zielen.
• Habe keine Angst vor Automatisierung. Mit Kontentino begleitest du den Content von der Idee bis zur Veröffentlichung – Kunden lieben diese Klarheit!

Deine Kunden verdienen mehr als Content-Pläne in PowerPoint und Reports in Excel. 🙂

Den Workflow mit dem Team und den Kunden zu ordnen, kann Monate dauern, zahlt sich aber durch Effizienz und Seelenfrieden schnell aus. Klare Regeln in einem guten Marketing-Proposal helfen dabei enorm.

Social Media Management kann stressig sein, aber mit den richtigen Prozessen wird es deutlich entspannter. Das Wissen, dass der Kunde den Content gesehen und freigegeben hat, ist die Basis für eine erfolgreiche Zusammenarbeit.