Πίσω στο blog
Ζούμε σε πρωτόγνωρες εποχές, με ένα μεγάλο μέρος του κόσμου να εργάζεται από το σπίτι. Ωστόσο, αυτό δεν είναι μια νέα τάση. Τα τελευταία χρόνια, βλέπουμε όλο και περισσότερες επιχειρήσεις να υιοθετούν την εξ αποστάσεως εργασία και να αναζητούν τρόπους για την καθιέρωση και διατήρηση πρακτικών remote team collaboration.
Ομάδες που είχαν συνηθίσει σε ένα παραδοσιακό περιβάλλον γραφείου καλούνται τώρα να εργαστούν από το σπίτι, και είναι σημαντικό να λάβετε μέτρα για να ενισχύσετε τη συνεργασία της ομάδας σας. Προηγουμένως, το 80 με 90 τοις εκατό των εργαζομένων δήλωναν ότι θα ήθελαν να εργάζονται εξ αποστάσεως τουλάχιστον κάποιες φορές. Ανεξάρτητα από το αν αισθάνονται ακόμα το ίδιο, η κατάσταση της εργασίας από το σπίτι είναι πιθανό να γίνει πιο συνηθισμένη στο μέλλον, καθώς πλέον διαθέτουμε άφθονα τεχνολογικά εργαλεία που την καθιστούν ευκολότερη.
Ωστόσο, η διαχείριση απομακρυσμένων projects μπορεί να παρουσιάσει ένα εντελώς νέο σύνολο προκλήσεων για τους managers που δεν έχουν βρεθεί ποτέ ξανά επικεφαλής απομακρυσμένων ομάδων. Αλλά δεν χρειάζεται να είναι αγχωτικό, αρκεί να έχετε τα σωστά συστήματα και διαδικασίες. Ακολουθεί ο οδηγός μας για το πώς να διαχειριστείτε μια ομάδα εξ αποστάσεως, καθώς και ορισμένα από τα οφέλη του remote collaboration.
Πέντε συμβουλές για να απλοποιήσετε το remote team collaboration
Συμβουλή 1: Να είστε διαθέσιμοι
Οι απομακρυσμένοι εργαζόμενοι μπορούν εύκολα να αισθανθούν αποκομμένοι από τον οργανισμό, ειδικά αν βρέθηκαν ξαφνικά να εργάζονται από το σπίτι ενώ είχαν συνηθίσει να πηγαίνουν καθημερινά στο γραφείο. Αυτή η αίσθηση απόστασης μπορεί να προκαλέσει έλλειψη κινήτρων και χαμηλότερα επίπεδα ικανοποίησης, επηρεάζοντας κάθε πτυχή της απόδοσής τους. Είναι πραγματικά σημαντικό να είστε διαθέσιμοι για τα μέλη της ομάδας σας, ώστε να αισθάνονται συνδεδεμένα με την εταιρεία και να έχουν μια συνεχή αίσθηση σκοπού και κατεύθυνσης.
Αν ένα μέλος της ομάδας σάς καλέσει, απαντήστε πάντα όπου είναι δυνατόν. Αν σας στείλουν email ή μήνυμα στα social media, απαντήστε όσο το δυνατόν πιο γρήγορα. Το να είστε ένας επιτυχημένος remote project manager σημαίνει να παραμένετε παρόντες, ακόμα και όταν δεν μπορείτε να βρίσκεστε φυσικά στον ίδιο χώρο με την ομάδα σας.
Συμβουλή 2: Θέστε σαφείς στόχους
Η απομακρυσμένη συνεργασία μπορεί να αποτελέσει πρόκληση όταν τα μέλη της ομάδας δεν είναι σίγουρα για το τι πρέπει να κάνουν και πότε. Ορισμένοι εργαζόμενοι θα προσαρμοστούν εύκολα, διαχειριζόμενοι σωστά τον χρόνο τους και χρησιμοποιώντας τη δική τους πρωτοβουλία για την ιεράρχηση των εργασιών. Ωστόσο, άλλοι θα δυσκολευτούν μακριά από το γραφείο, καθώς δεν θα έχουν το άμεσο feedback που τους ενημερώνει για το τι αναμένεται από αυτούς καθημερινά.
Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο ο καθορισμός σαφών στόχων για κάθε μέλος της ομάδας είναι απολύτως καθοριστικός για το επιτυχημένο remote collaboration. Είναι απαραίτητο να ενημερώσετε τους υπαλλήλους σας για λεπτομέρειες όπως:
- Το ωράριο εργασίας που αναμένετε από όλους
- Τις μεθόδους επικοινωνίας που σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε
- Την κοινή χρήση ημερολογίων (shared calendars) ώστε όλοι να έχουν πρόσβαση στη διαθεσιμότητα των άλλων
- Πότε είναι προγραμματισμένα τα meetings
- Τα tasks και τις αρμοδιότητες κάθε μέλους κατά τη συνεργασία σε συγκεκριμένα projects
Αυτά είναι μόνο μερικά παραδείγματα όπου χρειάζεται σαφής στοχοθεσία. Καθώς κάθε οργανισμός είναι διαφορετικός, είναι πολύ πιθανό να αντιμετωπίσετε τα δικά σας παραδείγματα σε καθημερινή βάση. Όσο επικοινωνείτε με όλα τα μέλη της ομάδας σας καθημερινά και τους ενημερώνετε ακριβώς για το τι αναμένεται από αυτούς, οι δεξιότητές σας στη διαχείριση απομακρυσμένων έργων θα αναπτύσσονται. Παράλληλα, η ομάδα σας θα αισθάνεται μεγαλύτερη αυτοπεποίθηση, καθώς θα έχει μια δομή που θα την καθοδηγεί.
Συμβουλή 3: Πραγματοποιείτε τακτικά virtual meetings
Θα πρέπει να προσπαθείτε να κάνετε μια τηλεφωνική επικοινωνία ή ένα video meeting με κάθε εργαζόμενο κάποια στιγμή μέσα στην ημέρα. Εάν η εργασία σας είναι συνεργατική από τη φύση της, μπορείτε να συμπεριλάβετε όλα τα σχετικά μέλη της ομάδας στο ίδιο video call. Αυτή είναι μια εξαιρετική ευκαιρία για όλους να ενημερώνουν ο ένας τον άλλον, αλλά και μια υπενθύμιση ότι οι συνάδελφοί τους είναι εκεί, ενθαρρύνοντας την επικοινωνία. Η εξ αποστάσεως εργασία μπορεί να γίνει εξαιρετικά μοναχική. Είναι σημαντικό να το θυμάστε αυτό και να προσφέρετε όσες περισσότερες ευκαιρίες γίνεται για επικοινωνία, ώστε να μειώσετε τους κινδύνους για την ψυχική υγεία των μελών της ομάδας.
Ο χρόνος είναι εξαιρετικά πολύτιμος. Κάθε λεπτό που ξοδεύετε σε virtual meetings και επικοινωνία είναι χρόνος που αφαιρείται από τα projects. Επειδή δεν έχετε κατ’ ιδίαν συζητήσεις, φροντίστε τα μηνύματα και τα meetings σας να είναι σύντομα, περιεκτικά και συγκεκριμένα. Χρησιμοποιήστε αξιόπιστα εργαλεία, όπως business phone systems ή εφαρμογές συνεργασίας για απρόσκοπτη επικοινωνία. Βεβαιωθείτε ότι οι εργαζόμενοί σας έχουν όλες τις πληροφορίες που χρειάζονται για να ολοκληρώσουν τα tasks τους και ελαχιστοποιήστε τα ασαφή μηνύματα.
Συμβουλή 4: Διατηρήστε όλους συντονισμένους
Μια μεγάλη πρόκληση της εξ αποστάσεως εργασίας είναι η διατήρηση του συντονισμού και η οργάνωση των εργασιών. Είναι πολύ εύκολο κάποια πράγματα να μείνουν πίσω ή να υπάρξουν μπερδεμένα μηνύματα σχετικά με το τι πρέπει να γίνει. Το πιο χαλαρό περιβάλλον του σπιτιού μπορεί επίσης να καταστήσει πιο δύσκολη την προσήλωση στους στόχους.
Το Kontentino συμβάλλει στην οργάνωση των καθημερινών εργασιών, κάνοντας το collaboration για remote marketing ομάδες πολύ εύκολο. Οι πελάτες και τα μέλη της ομάδας σας μπορεί να βρίσκονται οπουδήποτε στον κόσμο. Το Kontentino διευκολύνει τη συνεργασία στην προετοιμασία των posts και την αποστολή τους για έγκριση από τον πελάτη.
Ολόκληρη η ομάδα σας μπορεί να επικοινωνεί απευθείας μέσα στο Kontentino, προλαμβάνοντας τυχόν παρεξηγήσεις. Με αυτόν τον τρόπο, θα έχετε την αυτοπεποίθηση ότι η ομάδα σας μπορεί να συνεργαστεί αποτελεσματικά, να ολοκληρώσει το social media content creation και τις εγκρίσεις, διατηρώντας τα ίδια ποιοτικά standards με την εργασία στο γραφείο.
Συμβουλή 5: Χρησιμοποιήστε τα σωστά εργαλεία εργασίας
Είναι δύσκολο να είστε επιτυχημένος remote project manager αν δεν εξοπλίσετε την ομάδα σας με τα εργαλεία και την τεχνολογία που διευκολύνουν τη ζωή τους. Εξερευνήστε διαφορετικά λογισμικά και βεβαιωθείτε ότι όλοι μπορούν να χρησιμοποιήσουν τα πακέτα που επιλέγετε. Εφαρμογές όπως το Zoom έγιναν εξαιρετικά δημοφιλείς για video conferencing. Αντιστοίχως, θα μπορούσατε να εξετάσετε τη χρήση ενός virtual desktop infrastructure για τη βέλτιστη διαχείριση των πόρων.
Είναι σημαντικό να έχετε μια ποικιλία μεθόδων επικοινωνίας. Το email, οι βιντεοκλήσεις και τα social media είναι κρίσιμα, όπως και η δυνατότητα διαμοιρασμού ημερολογίων και πληροφοριών για απομακρυσμένα projects. Χρησιμοποιήστε project management tools για να ευθυγραμμιστείτε στα tasks και εργαλεία mind mapping για το brainstorming. Επίσης, καθορίστε ένα σταθερό πρόγραμμα επικοινωνίας που να εξυπηρετεί την πλειοψηφία της ομάδας σας.
Τα οφέλη του Remote Team Collaboration
Η απομακρυσμένη συνεργασία μπορεί να χρειαστεί λίγο χρόνο προσαρμογής στην αρχή. Ωστόσο, γίνεται ευκολότερη καθώς όλοι τη συνηθίζουν. Μπορεί επίσης να προσφέρει ορισμένα εκπληκτικά οφέλη:
- Πολλοί άνθρωποι που εργάζονται από το σπίτι καταφέρνουν να είναι πιο παραγωγικοί, καθώς δεν έχουν τους περισπασμούς του γραφείου.
- Ένα πολύ υψηλό ποσοστό αναφέρει χαμηλότερα επίπεδα στρες, γεγονός που έχει θετικό αντίκτυπο στην ποιότητα και την ποσότητα της εργασίας τους.
- Εσείς και η ομάδα σας μπορείτε να εργάζεστε πιο ευέλικτα, γεγονός που βοηθά στη δημιουργία μιας υγιούς ισορροπίας μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής (work/life balance).
Η εξ αποστάσεως εργασία γίνεται γρήγορα η νέα κανονικότητα, καθώς οι επιχειρήσεις συνειδητοποιούν πόσο ενδυναμώνει τους εργαζομένους τους. Η αξιοποίηση της τεχνολογίας και εργαλείων συνεργασίας όπως το Kontentino διασφαλίζει ότι όλα κυλούν ομαλά και κάθε μέλος της ομάδας γνωρίζει τα tasks του. Το αποτέλεσμα; Ικανοποιημένοι πελάτες και μια οργανωμένη επιχειρηματική διαδικασία.
