Πίσω στο blog
Μέχρι τώρα, πιθανότατα έχετε ήδη δοκιμάσει διάφορα εργαλεία και τακτικές για remote marketing collaboration. Αυτού του είδους η δραστηριότητα όχι μόνο ήρθε για να μείνει, αλλά πλέον μπορεί να βελτιστοποιηθεί ώστε το workflow σας να είναι πιο ομαλό από ποτέ.
Η λεπτομέρεια κάνει τη διαφορά, οπότε μια γενική ιδέα για αυτού του είδους τη συνεργασία δεν αρκεί για να αναβαθμίσει το teamwork σας. Θα πρέπει να σχεδιάσετε με ακρίβεια πώς θα φροντίσετε το remote social media management σας – έναν από τους βασικούς πυλώνες κάθε digital στρατηγικής.
Τα καλά νέα είναι ότι, με αυτόν τον οδηγό, θα μάθετε όλα όσα χρειάζεστε για τη διαχείριση των social media profiles σας με απομακρυσμένες ομάδες, με τον πιο αποδοτικό τρόπο.
Η δύναμη των social media αυξάνεται
Οι τελευταίες εκθέσεις και μελέτες δείχνουν ότι τα social media channels κερδίζουν ολοένα και περισσότερη δημοτικότητα, επηρεάζοντας τη ζωή μας όλο και πιο πολύ κάθε χρόνο. Ο αριθμός των χρηστών αυξάνεται επίσης, σύμφωνα με τα στοιχεία της Statista:
- Το 2020, πάνω από 3,6 δισεκατομμύρια άνθρωποι χρησιμοποιούσαν τα social media παγκοσμίως.
- Ο αριθμός αυτός προβλέπεται να αυξηθεί σε περίπου 4,4 δισεκατομμύρια μέσα στα επόμενα 4 χρόνια.
Remote collaboration: in-house ομάδα vs. social media agency
Όταν εργάζεστε με μια in-house ομάδα, μπορεί να νομίζετε ότι είναι εύκολο να αποφύγετε το χάος στη συνεργασία επειδή όλα μοιράζονται εντός της ομάδας. Τίποτα δεν θα μπορούσε να απέχει περισσότερο από την αλήθεια 😉.
Ακόμα κι αν οι υπάλληλοί σας δεν εργάζονται από το σπίτι, εξακολουθούν να δημιουργούν content και να το δημοσιεύουν σε έναν εικονικό χώρο. Μοιράζονται digital assets καθημερινά, οπότε αν δεν έχουν ένα ενιαίο σύστημα για να ανεβάζουν αρχεία, να προσθέτουν ιδέες, να γράφουν posts και να σχολιάζουν, τότε το χάος είναι αναπόφευκτο.
Παρόλο που μπορεί να φαίνεται ότι όταν προσλαμβάνετε ένα agency δεν θα υπάρχουν προβλήματα στο workflow, μπορεί να κάνετε λάθος και εδώ. Δεν χρησιμοποιούν όλες οι ομάδες προηγμένη τεχνολογία για να βελτιώσουν τη ροή εργασίας τους – ορισμένοι experts εξακολουθούν να δημιουργούν τόνους digital assets και να τα μοιράζονται μέσω διαφόρων καναλιών.
Γιατί αυτό κοστίζει τόσο χρόνο; Επειδή πρέπει να επικοινωνείτε καθημερινά σε πολλά μέρη (π.χ. Slack, email ή video calls) και να ανταλλάσσετε αρχεία σε διαφορετικές μορφές, όπως Google Docs, Google Sheets ή το κλασικό Microsoft Word.
Ακούγεται εξαντλητικό; Λοιπόν, δεν χρειάζεται να χρησιμοποιείτε πολλαπλά εξωτερικά εργαλεία διαχείρισης αρχείων. Όταν επιλέγετε το λογισμικό σας, προτιμήστε ένα cloud-based εργαλείο που προσφέρει ποικιλία integrations ή διαθέτει αρκετά ενσωματωμένα features. Είναι αδύνατο να χρησιμοποιήσετε μόνο μία πλατφόρμα για remote collaboration, ωστόσο μπορείτε να επιλέξετε λίγες και πραγματικά ισχυρές.
Για παράδειγμα, το Kontentino σας επιτρέπει όχι μόνο να κάνετε schedule το content σας, αλλά και να ανταλλάσσετε αρχεία και ιδέες σε ένα μέρος. Μπορείτε να τα κάνετε όλα αυτά αντί να διασπάτε την προσοχή σας. Και φανταστείτε πόσο εύκολο είναι να χαθεί μια φωτογραφία όταν δημοσιεύετε content πέντε φορές την εβδομάδα σε τρία διαφορετικά social media channels!
Γιατί να βελτιώσετε το remote collaboration σας το 2021;
Το 2021 είναι η χρονιά για να τελειοποιήσετε το remote workflow σας
Είναι αυτονόητο πόσο κρίσιμο ήταν να ξεκινήσει η απομακρυσμένη συνεργασία όταν ξέσπασε η πανδημία. Όλοι βιώσαμε την επίδρασή της στην προσωπική μας ζωή και στις επιχειρήσεις. Πολλές εταιρείες βιάστηκαν και έπρεπε να εφαρμόσουν remote work tools σχεδόν εν μια νυκτί, οπότε κάποιες επιλογές μπορεί να αποδείχθηκαν λανθασμένες.
Τώρα είναι η ώρα να βγάλετε συμπεράσματα και να επιλέξετε μια λύση που είναι κερδοφόρα για την εταιρεία.
Το πρώτο βήμα: επανεξετάστε τα remote collaboration tools σας
Είναι το εργαλείο που ξεκινήσατε να χρησιμοποιείτε πέρυσι η καλύτερη επιλογή; Ταιριάζει στις ανάγκες σας; Ή μήπως εφαρμόσατε πολλά εργαλεία και αποδείχθηκε ότι δεν χρειάζεστε τόσα πολλά; Αυτές οι πτυχές είναι απαραίτητο να ληφθούν υπόψη.
Πριν ανανεώσετε τη συνδρομή για το social media remote collaboration software που χρησιμοποιεί η in-house ομάδα σας, απαντήστε στις ακόλουθες ερωτήσεις:
- Τι είδους λογισμικό χρειάζεται η ομάδα διαχείρισης social media;
- Υπάρχει μια λύση που μπορεί να τους βοηθήσει να διαχειριστούν καλύτερα τον χρόνο τους;
- Μπορώ να χρησιμοποιήσω αυτό το εργαλείο για διάφορα κανάλια και σκοπούς;
- Για πόσα άτομα χρειάζομαι το εργαλείο;
Επίσης, θυμηθείτε να μιλήσετε με τους υπαλλήλους σας για τις ανάγκες τους, ώστε να ανακαλύψετε ποια features θεωρούν απαραίτητα για την καθημερινή τους εργασία.
Και αν συνεργάζεστε με ένα agency αλλά δεν είστε ικανοποιημένοι με τη ροή της επικοινωνίας, προτείνετε την επιλογή ενός social media collaboration tool που θα απλοποιούσε αυτές τις διαδικασίες. Μπορεί να απαιτεί μια νέα στρατηγική, αλλά εστιάστε στον χρόνο που μπορείτε να εξοικονομήσετε χάρη στη χρήση λίγων αλλά ισχυρών συστημάτων λογισμικού και εφαρμογών.
3 tips για την αντιμετώπιση προβλημάτων στο social media remote collaboration
Αν ακόμα δεν έχετε συνηθίσει τη remote συνεργασία και βλέπετε τις προκλήσεις ως εμπόδια, ήρθε η ώρα να διαλύσετε μερικούς μύθους γύρω από το remote social media management.
Ακολουθεί μια λίστα με τα πιο συνηθισμένα προβλήματα που μπορούν να διαχειριστούν οι marketing ομάδες.
Tip #1: Αποφύγετε τον διαμοιρασμό πολλών assets σε διαφορετικά formats μέσω διαφόρων καναλιών επικοινωνίας
Λύση: Είναι δυνατόν να ανταλλάσσετε assets χωρίς πολλαπλά εργαλεία file-sharing. Φτιάξτε μια λίστα με τα εργαλεία και τα formats αρχείων με τα οποία εργάζεστε. Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Google Docs για copywriting, το Google Drive για file-sharing και το Google Sheets για να δημιουργήσετε ένα content calendar template. Για ακόμα καλύτερη διαχείριση, μπορείτε να επιλέξετε ένα λογισμικό που σας επιτρέπει να ανεβάζετε αρχεία, να τα χωρίζετε σε φακέλους και να τα προσθέτετε σε social media posts μέσα σε μία εφαρμογή – όπως το Kontentino.
Tip #2: Μειώστε τον χρόνο του feedback ή συγκεντρώστε το σε ένα μόνο κανάλι
Λύση: Αν η ομάδα σας εργάζεται remotely, δεν μπορείτε απλώς να πάτε στο γραφείο κάποιου και να του ζητήσετε να αξιολογήσει ένα draft. Στα social media, οι αποφάσεις πρέπει συχνά να λαμβάνονται όσο το δυνατόν γρηγορότερα. Έτσι, για να έχετε άμεσο feedback, δοκιμάστε να αυτοματοποιήσετε τη διαδικασία των ειδοποιήσεων. Αποφασίστε με τους συνεργάτες σας το κύριο κανάλι επικοινωνίας. Μπορείτε επίσης να αφήνετε σχόλια μέσα στο social media management software σας και να αναθέτετε posts για εσωτερική έγκριση ή έγκριση από τον πελάτη. Μόλις γράψετε τέτοια μηνύματα, τα άτομα που έχουν γίνει tag θα ειδοποιηθούν και μέσω email, ώστε να μην χαθεί τίποτα.
Tip #3: Χρησιμοποιήστε επιτέλους το backlog περιεχόμενο και τις ιδέες που χάθηκαν μεταξύ άλλων αρχείων ή καναλιών
Λύση: Ένα Inspiration social media calendar – εδώ, μπορείτε να προσθέσετε ιδέες για posts και να ανεβάσετε content που μπορεί να χρησιμοποιηθεί στο μέλλον. Δεν θα το χάσετε γιατί είναι αποθηκευμένο στο cloud. Θα το έχετε όλο στη διάθεσή σας όποτε δεν έχετε αρκετό περιεχόμενο για να μοιραστείτε στα social media profiles σας.
Απλοποιήστε το social media management για να μεγιστοποιήσετε την παραγωγικότητα
Τα βασικά του social media remote collaboration είναι αρκετά απλά – αρκεί να ακολουθήσετε μερικούς κανόνες.
Κάντε ένα onboarding video call για να δείξετε πώς λειτουργεί το collaboration tool σας
Για να εξοικονομήσετε χρόνο και να αποφύγετε επαναλαμβανόμενες ερωτήσεις σχετικά με συγκεκριμένα features του social media και project management εργαλείου που εφαρμόζετε στην εικονική σας ομάδα, κάντε ένα εισαγωγικό video call. Οι απομακρυσμένες συναντήσεις μπορούν να κάνουν τη ζωή και την επικοινωνία απλούστερη, ακόμα κι αν πρέπει να δώσετε λεπτομερείς οδηγίες στην αρχή. Είναι ένας εύκολος τρόπος για να δείξετε πώς να χρησιμοποιούν το λογισμικό και να ενθαρρύνετε την ομάδα σας να συμμετέχει ενεργά.
Παρόλο που πολλά social media tools είναι intuitive, μπορεί να μην είναι τόσο απλά για κάθε χρήστη. Ειδικά αν είστε ένα marketing agency που εργάζεται για πελάτες, θα πρέπει να κάνετε ένα video meeting και μάλιστα να το ηχογραφήσετε, ώστε να γνωρίζουν πώς μπορούν να συνεργάζονται γρήγορα μαζί σας. Επιπλέον, μπορείτε να μοιραστείτε links μέσω του video chat, ώστε η ομάδα σας να κατευθύνεται απευθείας στο σχετικό online tool.
Μπορείτε επίσης να κάνετε ένα video call μετά από updates του λογισμικού για να δείξετε όλες τις νέες δυνατότητες ή διαφορές στην ομάδα ή στους πελάτες σας. Είναι πάντα καλύτερο να εξηγείτε (σχεδόν) τα πάντα στην αρχή, ώστε να μπορείτε να επικεντρωθείτε στην ποιότητα της δουλειάς σας αργότερα.
Ευθυγραμμιστείτε με τους πελάτες σας – παρακολουθήστε τα σωστά KPIs αυτόματα
Αν και αυτό είναι αρκετά προφανές, δεν μπορεί να τονιστεί αρκετά – τα σχετικά, μετρήσιμα KPIs είναι το κλειδί για αποτελεσματικό monitoring. Μερικές φορές η έλλειψη προσδιορισμού των ακριβών metrics στην αρχή της συνεργασίας μπορεί να περιπλέξει ολόκληρο το workflow. Μπορεί να μετράτε δείκτες που ο εργοδότης σας δεν χρειάζεται ή το αντίστροφο – ο πελάτης μπορεί να θέλει να παρακολουθείτε άσχετους αριθμούς. Βεβαιωθείτε ότι είστε στο ίδιο μήκος κύματος για να αξιολογείτε σωστά τις social media ενέργειές σας.
Όσον αφορά τη remote συνεργασία, φαίνεται ότι ο καθορισμός στόχων δεν είναι το μόνο πρόβλημα – αλλά μάλλον η παρουσίαση των δεδομένων. Όταν μοιράζεστε την απόδοση του social media content με τον πελάτη, το αφεντικό ή την ομάδα σας, μπορεί να είναι δύσκολο να αφομοιωθεί, εκτός αν το παρουσιάσετε με οπτικά δομημένο τρόπο.
Ευτυχώς, υπάρχει λύση! Τα αυτόματα reports διευκολύνουν τόσο το data visualization όσο και τη μέτρηση των σωστών KPIs, καθώς συλλέγουν μόνο τις σχετικές πληροφορίες και τις εμφανίζουν σε μια κατανοητή μορφή γραφημάτων. Κάθε μέλος της ομάδας γνωρίζει ακριβώς ποια metrics παρακολουθούνται και πού θα βρει αυτά τα δεδομένα.
Αν αναρωτιέστε πώς να δημιουργήσετε το τέλειο social media report για τον πελάτη σας, αυτό το άρθρο μπορεί να σας φανεί χρήσιμο.
Συγχρονιστείτε και εξοικονομήστε χρόνο με το post scheduling
Σας ακούγεται οικείο το multitasking; Τα automation tools υπάρχουν για να ελαφρύνουν το φορτίο. Μπορείτε να ρυθμίσετε τα πάντα εκ των προτέρων και μετά να το ξεχάσετε. Τα posts θα εμφανιστούν στο σωστό προφίλ ακριβώς όταν πρέπει, χωρίς να σας αποσπούν από άλλη εργασία.
Ελέγξτε ξανά το social media content για να ελαχιστοποιήσετε τα λάθη
Αν υπάρχει κάτι για το οποίο ένας social media manager μπορεί να παραπονεθεί, αυτό αφορά συχνά μια κουραστική διαδικασία έγκρισης. Ωστόσο, ο διπλός έλεγχος είναι κρίσιμος για την αποφυγή λαθών (ή τουλάχιστον για τον καταμερισμό της ευθύνης σε μερικά άτομα 😉).
Είναι δυνατόν να γίνουν οι εγκρίσεις ευκολότερες και πιο βολικές τόσο για τους πελάτες όσο και για τους marketers:
- Αναθέστε tasks στους συνεργάτες σας για να λάβετε feedback όσο το δυνατόν γρηγορότερα. Θα λάβουν ένα email με πληροφορίες για τη νέα ανάθεση.
- Ζητήστε την έγκριση του πελάτη – η διαδικασία είναι παρόμοια με την παραπάνω, δηλαδή γρήγορη και εύκολη.
- Κάντε schedule τα posts εκ των προτέρων – δημιουργήστε drafts και μόλις εγκριθούν, απλώς πατήστε ένα κουμπί και αφήστε το λογισμικό να κάνει τα υπόλοιπα.
Χρησιμοποιήστε ένα mobile app για διαχείριση social media on the go
Ορισμένα λογισμικά όπως το Kontentino προσφέρουν ένα mobile app για να επιτρέπουν στους χρήστες να δίνουν feedback, να αναθέτουν και να εγκρίνουν posts on the go. Αυτό προσθέτει ευελιξία στη remote εργασία και βοηθά στη συνεργασία. Το μόνο που χρειάζεστε είναι μια σύνδεση στο internet.
Ετοιμαστείτε να απογειώσετε το remote social media management σας
Πολλοί από εμάς έχουμε ίσως κουραστεί από τον όρο “remote work” καθώς έγινε buzzword τον τελευταίο χρόνο. Αν ούτε εσείς είστε λάτρης αυτής της συνεργασίας, ίσως να μην φταίει η ίδια η απομακρυσμένη εργασία αλλά η λανθασμένη στρατηγική.
Με τα σωστά automation tools που διευκολύνουν τα καθημερινά σας tasks, μπορείτε να κάνετε θαύματα. Επιλέξτε τακτικές και παρόχους λογισμικού συνειδητά για να αξιοποιήσετε στο έπακρο το workflow σας και να απλοποιήσετε τις διαδικασίες social media management. Αν θέλετε να σχεδιάζετε το content σας εκ των προτέρων και να αποφεύγετε τα πολλά remote meetings, θα πρέπει να σκεφτείτε cloud-based λύσεις που δίνουν πρόσβαση σε όλη την ομάδα σας και τη βοηθούν να επιτύχει τους επιχειρηματικούς στόχους στον digital χώρο.
Αν ακόμα αναρωτιέστε ποιο εργαλείο θα ταίριαζε καλύτερα στον οργανισμό σας, μπορείτε να δοκιμάσετε το Kontentino δωρεάν για 14 ημέρες!
