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Si trabajas en marketing, lo más probable es que tengas mucho más de una tarea que cumplir a la vez. Algunas de tus obligaciones requieren un enfoque estratégico y no pueden completarse en un abrir y cerrar de ojos. Otras pueden tomar solo unos segundos, pero arruinar tu productividad y concentración por el resto del día. Por lo tanto, encontrar el equilibrio perfecto entre ellas y no sentirse sobrecargado de tareas resulta todo un desafío.
¿Cómo ser más productivo? Puede que encuentres la respuesta en la Caja de Eisenhower. Hoy vamos a hablar sobre esta matriz urgente-importante y cómo puede ayudarte a liberar tu productividad.
¿Qué es la Caja de Eisenhower?
La Caja de Eisenhower, un tipo de marco de priorización a menudo llamado matriz urgente-importante, es uno de los métodos más populares para organizar tareas. Se cree que fue utilizada y popularizada por Dwight D. Eisenhower.
Se basa en cuatro cuadrantes, los llamados “cuadros” de la caja, que ayudan a agrupar tus tareas según su importancia y urgencia, las cuales defines tú mismo. Para hacerlo de la manera más eficiente y funcional, necesitas practicar y aprender a clasificar tus tareas para que aterricen en el cuadrante de Eisenhower correcto.
¿Cuál es la diferencia entre importante y urgente?
Antes de examinar más de cerca la Caja de Eisenhower, respondamos una pregunta crucial que te ayudará a dividir las tareas correctamente.
Los términos “importante” y “urgente” a menudo se confunden, ya que ambos se refieren a algo que es “crucial”. Es esencial entender la diferencia.
Urgente se refiere a una tarea que requiere que actúes ahora, inmediatamente.
Estas tareas no necesariamente son extremadamente importantes para la estrategia general, pero deben cumplirse lo antes posible. Las tareas urgentes son aquellas que vencen pronto, si no es que ya están vencidas, por lo que requieren reacciones rápidas y traen resultados rápidos (o consecuencias, si no se entregan a tiempo).
Importante se refiere a una tarea que es crucial para la estrategia a largo plazo y para lograr un objetivo particular. Las tareas importantes generalmente no tienen que completarse de inmediato.
El propio hombre quizás diferenció mejor los dos tipos de tareas:
“Tengo dos tipos de problemas: los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes, y los importantes nunca son urgentes.” — Eisenhower
Una tarea puede ser importante y urgente al mismo tiempo, pero generalmente no lo es.
Para dominar el método de Eisenhower, necesitas aprender a reconocer y calificar tus tareas. Cubriremos esto más adelante.
¿Cómo usar la Caja de Eisenhower?
La matriz urgente-importante consta de cuatro cuadrantes de tareas, cada uno llamado caja de Eisenhower o cuadrante de Eisenhower.
C1: Importante + Urgente = HACER
Este grupo incluye tareas que necesitan ser hechas ahora y personalmente.
A menudo incluyen tareas relacionadas con gestión de crisis, emergencias, deadlines o situaciones repentinas e impredecibles que deben abordarse de inmediato.
Ejemplos:
- Recibes una oferta de colaboración de un cliente potencial de redes sociales. Es tanto importante como urgente: si no actúas ahora, pueden elegir a otra agencia. (Puedes abordar los briefs de manera más eficiente si tienes una plantilla para ofertas de colaboración lista; a menudo es importante, pero no urgente).
- Un restaurante que gestionabas en Facebook e Instagram resulta no estar pagando a sus empleados, quienes ahora han iniciado un incendio en redes sociales. Tener procedimientos de gestión de crisis establecidos para cuando una situación escala te ayuda a lidiar con ello rápidamente y con mayor precisión.
- Un plan de redes sociales que te envió un especialista junior necesita mejoras importantes, y tienes que enviarlo a tus clientes en menos de dos horas. Crear un conjunto de reglas a seguir y tener un proceso de aprobación interno puede mejorar la calidad del trabajo y ahorrarte tiempo en correcciones de último minuto.
Aunque no hay forma de eliminar completamente tales tareas, algunas de ellas podrían haberse prevenido o preparado con antelación con el cuadrante de Eisenhower correcto.
C2: Importante + No Urgente = DECIDIR
El segundo grupo consiste en tareas sobre las que necesitas decidir si proceder o dejarlas en el pipeline por ahora. Muchos marketers que trabajan con la Caja de Eisenhower pasan la mayor parte de su tiempo en este cuadrante de Eisenhower.
Este grupo incluye tareas que pueden programarse para el futuro. Aunque todavía no son urgentes, podrían volverse urgentes en cualquier momento. Es mejor hacer un seguimiento regular de lo que hay en este grupo y no dejar tareas de lado cuando no hay necesidad, o cuando tienes un hueco libre en tu flujo de trabajo.
A menudo se refieren a planificación, mejoras o construcción de relaciones. Aunque asignar fechas límite no es obligatorio aquí, puede ayudarte a mantener la motivación.
Ejemplos:
- Estructurar el proceso de aprobación de contenido por parte de tus clientes. Si te cuesta obtener feedback sobre tus planes de contenido, tal vez quieras introducir soluciones (como Kontentino) para optimizar tu flujo de trabajo. Es importante tener esto resuelto, pero su urgencia depende de varios factores.
- Un video corto sobre estrategia de redes sociales, para promocionar tu empresa. Esto es importante para el branding, pero su urgencia puede ser discutible.
- Una auditoría completa de los canales de redes sociales para tu cliente de e-commerce. No siempre es urgente (y requiere una fase de preparación), pero es importante para mejorar el rendimiento e identificar cuellos de botella.
Completar tareas de este cuadrante de Eisenhower puede resultar en menos situaciones estresantes, darte más control sobre tus proyectos e impulsar una mejora constante.
Al pasar más tiempo en tareas del C2, puedes eliminar situaciones impredecibles o desagradables en el C1, equilibrar las tareas del C3 e incluso disfrutar de algunos de los “ladrones de tiempo” del C4 para los que ahora podrías tener oportunidad.
C3: No Importante + Urgente = DELEGAR
El tercer grupo consiste en tareas que pueden ser delegadas o eliminadas. Tener una lista interminable de tareas en esta categoría es una catástrofe para la productividad, por lo que debes intentar evitar acumular obligaciones aquí.
Como ya hemos mencionado, Urgente no tiene por qué significar Importante. Gastar demasiado tiempo en tareas de esta categoría puede resultar en una visión a corto plazo y en descuidar lo que realmente importa para tu negocio. Siempre que puedas, intenta delegar, reducir y deshacerte de tareas en este cuadrante de Eisenhower.
Ejemplos:
- Un compañero de trabajo te pide un pequeño favor mientras trabajas en una estrategia de redes sociales para un cliente importante. ¿Deberías sacrificar tu concentración y ayudarle por un minuto? Para muchas personas, esto no es problema; sin embargo, puedes perder el control sobre tu productividad si sigues aceptando tales solicitudes con demasiada frecuencia.
- Un antiguo cliente te pide que recopiles todos los archivos relacionados con una campaña publicitaria específica en una carpeta. Esta tarea puede ser importante para ellos, pero probablemente no sea urgente y pueda delegarse a otra persona de tu equipo.
- Recibes una llamada telefónica inoportuna de un colega cuando estás en medio de una reunión de negocios. Te disculpas con los asistentes, sales de la sala y contestas el teléfono, solo para descubrir que podría haber esperado a que terminaras la reunión o ser resuelto por cualquier otra persona del equipo.
- Cualquier situación de “reunión que podría haber sido un e-mail”.
No confundas el C3 con el C1 en la Caja de Eisenhower: puedes sentirte indebidamente satisfecho por completar muchas tareas a diario. Pero las tareas del C3 (no importantes pero urgentes) no contribuyen a tus objetivos a largo plazo ni de cerca en la medida que lo hacen las tareas del C1 (importantes y urgentes).
¿Cómo ser más productivo para recuperar tu control y reputación? Trabaja en minimizar tales tareas en tu pipeline y aprende a decir “no” a algunas de las solicitudes que ayudan a otros pero te distraen a ti. Es por tu propio bien.
C4: No Importante + No Urgente = ELIMINAR
El cuarto grupo incluye un backlog de tareas, recursos o ideas para poner en un marco de tiempo futuro, pero también actividades distractivas que han sido nombradas erróneamente como “tareas”. Muchas de ellas deberían descartarse en esta etapa antes de que causen desorden en otros cuadrantes, o completarse solo cuando tengan sentido comercial.
Ejemplos:
- Scrollear sin pensar en Facebook (puedes excusarlo como “buscar inspiración”, pero no es exactamente lo mismo, ¿verdad?)
- Navegar por la web sin un objetivo.
- La idea de ejecutar un perfil de prueba en redes sociales. No es urgente ni importante, es solo una idea suelta que puede ser útil algún día, si acaso.
Rastrear ideas y moverlas a un cuadrante de Eisenhower particular cuando sea necesario es crucial para tener control total sobre este cuadrante.
¿Cómo clasificar las tareas para los cuadrantes de Eisenhower?
Dividir las tareas en secciones puede ser complicado. Vivimos en una era donde la saturación de información hace que todo parezca urgente e importante.
Distinguir entre lo que es urgente y lo que es importante es el primer paso que debes dar.
Usar una matriz urgente-importante en lugar de to-do lists lineales puede ayudarte a enfocar en lo que es realmente crucial para tu estrategia y trabajo. Las listas de tareas pendientes tienden a ser largas y desestructuradas, mientras que la Caja de Eisenhower proporciona cuatro grupos claros de tareas para que sepas cómo se ve tu pipeline.
Dividamos el proceso en cuatro etapas.
- Reconoce esas tareas que deberían aterrizar en la prioridad máxima del C2 escribiendo las tareas para el C1 y C3. Toma del C1 y C3 esas tareas que podrían prevenirse para que no sucedan una y otra vez, o que son predecibles en lugar de una crisis sin precedentes. Saluda a tus nuevas tareas del C2.
- Las tareas del C2 pueden requerir mucho tiempo. Limpia tus tareas LIFO (último en entrar, primero en salir) del C4 y delega o reduce tus tareas del C3, para que puedas dedicar más tiempo al grupo C2.
- Programa tus tareas del C2 con antelación. Mencionamos que esto no es estrictamente obligatorio, pero te mantendrá encaminado y decidido a cumplirlas antes de que se conviertan en tareas no deseadas del C1.
- No te estás enfocando en las tareas del C2 sin una razón. Al pasar más tiempo en estas tareas, deberías ser capaz de reducir el número de tareas en el C1.
¿Todas las tareas necesitan completarse? Sí, eventualmente. Incluso si delegas, puede que tengas que supervisarlas y revisarlas más tarde. Sin embargo, con una priorización de tareas inteligente en una matriz urgente-importante, puedes hacerlas más rápido y concentrarte en el núcleo del negocio.
¿Cómo ser más productivo? Algunas tácticas pequeñas para aplicar
Si quieres saber cómo ser más productivo, también hemos listado algunas tácticas útiles que pueden ayudarte a completar tus tareas.
- Cómete la rana (Eat the frog) – comienza tu día con la “peor” tarea por hacer. Una vez que la logres, el resto parecerá más fácil de completar.
- Victorias rápidas (Quick wins) – luego pasa a algunas tareas pequeñas que solo te tomen minutos completar. Hacer esto puede animarte a dar lo mejor de ti durante el resto del día.
- Top3 – reconoce tres tareas cruciales al día que absolutamente necesitas completar. El resto es opcional: si empiezas a trabajar en ellas es genial, pero avanzarlas más no es el fin del mundo.
- Regla de los 2 minutos – esta vale la pena probarla cuando ya tienes algo de control sobre tu gestión de tareas y productividad. Si una tarea particular aparece de la nada pero completarla toma menos de dos minutos, no la pongas en ningún cuadrante de Eisenhower: simplemente complétala justo después de recibirla. De esta manera, no sobrecargarás tu backlog ni pasarás más tiempo distinguiendo una tarea simple que completándola. Sin embargo, esto puede ser peligroso para la productividad si ocurre con demasiada frecuencia, así que ten cuidado al usarla.
¿Cómo ayuda una matriz urgente-importante a los Social Media Managers?
Priorización de tareas facilitada
Los Social Media Managers necesitan adoptar nuevas tendencias, cambios y actualizaciones rápidamente. Cuando llegan muchas tareas nuevas, no es difícil perderse. Con la priorización de tareas correcta usando la Caja de Eisenhower, los nuevos deberes serán vistos como desafíos y parte del proceso en lugar de como problemas.
Priorizar tareas ayuda a los especialistas en marketing a identificar las tareas más cruciales y enfocarse en ellas cuando otras esperan pacientemente en el backlog. Tener mucho en un solo plato puede ir de la mano con el resentimiento y la frustración, pero la priorización puede solucionar esto y ayudarte a disfrutar tu trabajo.
Mejor eficiencia, mayor productividad
Dominar la priorización de tareas no sucede de la noche a la mañana, pero puedes ver la diferencia muy rápido una vez que te pones a ello. Al clasificar tus tareas y dividirlas en cuadrantes puedes ser más productivo, pasar más tiempo planificando o simplemente menos tiempo entrando en pánico, y entregar una calidad aún mayor en tu trabajo.
Procesos en factores
La priorización de tareas apoya mirar las tareas desde una perspectiva diferente. En lugar de poner procesos como “trabajar en mejorar nuestra estrategia de redes sociales” en el pipeline, puedes desglosar el proceso en partes.
- “Encontrar una herramienta de automatización de redes sociales” se puede poner en el C3 y delegar,
- “Análisis de la competencia” se puede poner en el C2 o, si hay alguien más en tu equipo con la capacidad y habilidades para hacerlo, puedes considerar delegarlo,
- “Romperla en TikTok” debería aterrizar en un backlog de ideas en el C4 si no hay un concepto claro de uso y si es más bien una tendencia suelta a seguir (o no),
- “Crear procedimientos de crisis” es tu tarea del C2, y deberías empezar a prepararte para ello ahora si no quieres que se convierta en una tarea del C1.
Menor carga de trabajo con la Caja de Eisenhower
Usar la Caja de Eisenhower alivia el dolor de una carga de trabajo interminable. Esta clara división de tareas te muestra exactamente qué debe hacerse, planificarse, delegarse o eliminarse. Una larga to-do list puede ser reemplazada por una matriz urgente-importante, desde la cual pronto notarás que está bien que algunas tareas esperen en la fila.
El mundo seguirá girando sobre su eje si no las completas todas hoy.
Cuida la satisfacción del equipo
Cuanto antes reconozcas las posibles fuentes de desacuerdo y decepción, antes podrás arreglarlas.
A veces incluso cosas triviales como cadenas de correo interminables pueden llevar a la frustración y, por lo tanto, perturbar la creación de una cultura de equipo sólida.
También puedes usar herramientas como TeamMood para evaluar rápidamente el “estado de ánimo” de tu equipo e identificar problemas o situaciones a resolver, o realizar encuestas a empleados para medir la satisfacción del equipo.
Eliminando distracciones
Trabajar en redes sociales puede ser realmente distractivo. Es difícil resistir la tentación de revisar tu feed de Facebook, abrir Instagram de vez en cuando o refrescar Twitter. Dividir las tareas puede mostrarte cuánto tiempo estás perdiendo en cosas improductivas y ayudarte a eliminar aquellas que traen distracción.
En resumen
Los Social Media Managers tienen muchas tareas relacionadas con estrategia, analítica o distribución. Priorizarlas puede ahorrar mucho tiempo, frustración y molestias. Mientras que hay muchas tareas que deben hacerse ahora o en un futuro cercano, otras pueden delegarse o eliminarse de tu Caja de Eisenhower. Si estás buscando algunas ideas sobre cómo ser más productivo, esta podría ser justo la solución ganadora para ti.
