Tööülesannete prioritiseerimine: kuidas kasutada Eisenhower boxi turunduses?

Kui töötad turunduses, on sul tõenäoliselt korraga käsil tunduvalt rohkem kui üks ülesanne. Mõned kohustused nõuavad strateegilist lähenemist ega valmi hetkega. Teised võivad võtta vaid sekundeid, kuid rikkuda su produktiivsuse ja keskendumisvõime terveks päevaks. Kuldsest keskteest kinni hoidmine ja ülesannetega mitte ülekoormatud saamine on tõeline väljakutse.

Kuidas olla produktiivsem? Vastus võib peituda Eisenhower boxis. Täna räägime sellest kiire-oluline maatriksist ja sellest, kuidas see aitab sul oma produktiivsust rakendada.

Mis on Eisenhower Box?

Eisenhower box, prioritiseerimise raamistik, mida sageli nimetatakse kiire-oluline maatriksiks, on üks populaarsemaid meetodeid ülesannete organiseerimiseks. Usutakse, et seda kasutas ja populariseeris Dwight D. Eisenhower.

See põhineb neljal kvadrandil ehk “ruudul”, mis aitavad rühmitada ülesandeid vastavalt nende olulisusele ja kiireloomulisusele, mille oled ise eelnevalt määratlenud. Et teha seda võimalikult tõhusalt, pead harjutama ja õppima oma ülesandeid sorteerima nii, et need maanduksid õiges Eisenhoweri ruudus.

Mis on vahe olulisel ja kiirel? 

Enne kui vaatame Eisenhower boxi lähemalt, vastame ühele olulisele küsimusele, mis aitab sul ülesandeid õigesti jagada. 

Termineid „oluline“ ja „kiire“ aetakse sageli segamini, kuna mõlemad viitavad millelegi kriitilisele. On oluline mõista nende erinevust.

Kiire viitab ülesandele, mis nõuab kohest tegutsemist.
Need ülesanded ei pruugi olla üldstrateegia seisukohalt tingimata üliolulised, kuid need tuleb täita esimesel võimalusel. Kiired ülesanded on need, mille tähtaeg on kohe saabumas või juba möödas, seega need nõuavad kiiret reageerimist ja toovad kiireid tulemusi (või tagajärgi, kui neid õigeks ajaks ei esitata).

Oluline viitab ülesandele, mis on pikaajalise strateegia ja konkreetse eesmärgi saavutamise seisukohalt kriitiline. Olulisi ülesandeid ei pea tavaliselt kohe täitma.   

Mees ise on ehk kõige paremini sõnastanud vahe kahe tüübi vahel:

“Mul on kahte sorti probleeme: kiired ja olulised. Kiired ei ole olulised ja olulised ei ole kunagi kiired.”  — Eisenhower

Ülesanne võib olla korraga nii oluline kui ka kiire, kuid tavaliselt see nii ei ole. 

Eisenhoweri meetodi omandamiseks pead õppima oma ülesandeid ära tundma ja sildistama. Käsitleme seda hiljem lähemalt. 

Kuidas kasutada Eisenhower Boxi?

Kiire-oluline maatriks koosneb neljast ülesannete kvadrandist, mida nimetatakse Eisenhoweri ruutudeks.

Q1: Oluline + Kiire = TEE ÄRA

See rühm hõlmab ülesandeid, mis tuleb ära teha kohe ja isiklikult.

Siia kuuluvad sageli kriisiabi, hädaolukordade, tähtaegade või ootamatute olukordadega seotud ülesanded, millega tuleb viivitamatult tegeleda. 

Näited: 

1. Saad koostööpakkumise uuelt potentsiaalselt sotsiaalmeedia kliendilt. See on nii oluline kui ka kiire: kui sa kohe ei tegutse, võivad nad valida teise agentuuri. (Saad briefidele vastata tõhusamalt, kui sul on koostööpakkumiste template valmis – see on sageli oluline, aga mitte kiire.)
   
2. Restoran, mille Facebooki ja Instagrami sa haldad, ei maksnud töötajatele palka ja nood on sotsiaalmeedias tormi tekitanud. Kriisijuhtimise protseduuride olemasolu aitab sul sellises olukorras kiiremini ja täpsemalt reageerida.
   
3. Noorema spetsialisti saadetud sotsiaalmeedia plaan vajab põhjalikke parandusi ja sa pead selle kliendile vähem kui kahe tunni jooksul saatma. Reeglistiku ja sisekontrolli protsessi loomine parandab töö kvaliteeti ja säästab aega viimase hetke parandustelt. 

Kuigi selliseid ülesandeid ei saa täielikult välistada, oleks mõnda neist saanud ennetada või ette valmistada õige Eisenhoweri ruudu abil. 

Q2: Oluline + Ei ole kiire = OTSUSTA

Teine rühm koosneb ülesannetest, mille puhul pead otsustama, kas nendega edasi minna või jätta need hetkeks ootele. Paljud Eisenhower boxi kasutavad turundajad veedavad suurema osa oma ajast selles Eisenhoweri ruudus. 

See rühm sisaldab ülesandeid, mida saab tulevikuks planeerida. Kuigi need pole veel kiired, võivad nad igal hetkel selleks muutuda. Parem on seda gruppi regulaarselt jälgida ja mitte lükata ülesandeid edasi, kui selleks pole vajadust või kui sul on vaba auku. 

Need viitavad sageli planeerimisele, täiustamisele või suhete loomisele. Kuigi tähtaegade määramine pole siin kohustuslik, võib see aidata sul motivatsiooni hoida. 

Näited:

1. Kliendi sisu heakskiitmise protsessi struktureerimine. Kui sul on raskusi sisuplaanidele tagasiside saamisega, võid soovida võtta kasutusele lahendused (nagu Kontentino), et oma töövoogu lihtsustada. See on oluline korraldada, kuid selle kiireloomulisus sõltub teguritest.
   
   
2. Lühike video sotsiaalmeedia strateegia kohta oma ettevõtte reklaamimiseks. See on oluline brändingu jaoks, kuid kiireloomulisus on vaieldav.
   
   
3. Põhjalik sotsiaalmeediakanalite audit e-kaubanduse kliendile. See pole alati kiire, kuid oluline tulemuslikkuse parandamiseks ja kitsaskohtade leidmiseks. 

Selle Eisenhoweri ruudu ülesannete täitmine vähendab stressirohkeid olukordi, annab kontrolli projektide üle ja soodustab pidevat arengut. 

Kulutades rohkem aega Q2 ülesannetele, saad kõrvaldada ettearvamatud olukorrad Q1-s, tasakaalustada Q3 ülesandeid ja isegi nautida mõnda Q4 “ajaviitjat”, milleks sul nüüd aega võib tekkida.

Q3: Ei ole oluline + Kiire = DELEGEERI

Kolmas rühm koosneb ülesannetest, mida saab delegeerida või elimineerida. Lõputu nimekiri selle kategooria ülesannetest on produktiivsusele katastroof, seega tasub vältida kohustuste kuhjumist siia. 

Nagu mainitud, “kiire” ei tähenda automaatselt “olulist”. Liigne ajakulu selles kategoorias pärsib pikaajalist visiooni ja paneb unustama, mis su ärile tegelikult korda läheb. Püüa alati, kui võimalik, delegeerida, vähendada ja vabaneda selle Eisenhoweri ruudu ülesannetest. 

Näited: 

1. Kolleeg palub väikest teenet, kui sa töötad olulise kliendi sotsiaalmeedia strateegia kallal. Kas peaksid ohverdama oma fookuse ja teda hetkeks aitama? Paljudele pole see probleem, kuid võid kaotada kontrolli produktiivsuse üle, kui nõustud selliste palvetega liiga tihti.
   
   
2. Endine klient palub sul koondada kõik konkreetse kampaaniaga seotud failid ühte kausta. See ülesanne võib olla neile oluline, kuid see pole tõenäoliselt kiire ja seda saab delegeerida kellelegi teisele tiimis.
   
   
3. Saad segava telefonikõne kolleegilt keset ärikohtumist. Vabandad osalejate ees, lahkuvad ruumist ja võtad toru – vaid selleks, et avastada, et see võinuks oodata kohtumise lõpuni.
   
   
4. Kõik need “koosolekud, mis võinuksid olla e-kiri” olukorrad.

Ära aja Eisenhower boxis sassi Q3 ja Q1: võid küll tunda rahulolu suure hulga ülesannete täitmisest päevas, kuid Q3 (mitteoluline, aga kiire) ei panusta pikaajalistesse eesmärkidesse pea üldse võrreldes Q1 (oluline ja kiire) ülesannetega.

Kuidas olla produktiivsem, et taastada kontroll? Tööta selliste ülesannete minimeerimise nimel ja õpi ütlema “ei” palvetele, mis aitavad teisi, kuid segavad sind. See on su enda huvides. 

Q4: Ei ole oluline + Ei ole kiire = ELIMINEERI

Neljas rühm hõlmab ülesandeid, ressursse või ideid, mis pannakse tuleviku ootejärjekorda, aga ka segavaid tegevusi, mida ekslikult nimetatakse “ülesanneteks”. Paljud neist tuleks maha kanda, enne kui need teistes kvadrantides segadust tekitavad. 

Näited:

1. Sihi-tu Facebooki scrollimine (võid vabandada seda kui „inspiratsiooni otsimist“, aga see pole päris sama, eksole?)
   
   
2. Veebis surfamine ilma eesmärgita.
   
   
3. Mõte luua sotsiaalmeedia testiprofiil. See pole kiire ega oluline, vaid lihtsalt uitmõte, mis võib-olla kunagi kulub marjaks ära.
   

Ideede jälgimine ja nende liigutamine vajadusel õigesse Eisenhoweri ruutu on kriitiline, et omada täielikku kontrolli selle kvadrandi üle. 

Kuidas klassifitseerida ülesandeid Eisenhoweri ruutudesse?

Ülesannete sektsioonidesse jagamine võib olla keeruline. Elame ajastul, kus infomüra tõttu tundub kõik kiire ja oluline. 

Eristamine selle vahel, mis on kiire ja mis oluline, on esimene samm, mida peaksid tegema. 

Kiire-oluline maatriksi kasutamine lineaarsete to-do listide asemel aitab keskenduda sellele, mis on strateegia ja töö jaoks tegelikult kriitiline. To-do listid kipuvad olema pikad ja struktureerimata, samas kui Eisenhower box pakub nelja selget gruppi. 

Jagame protsessi nelja etappi.

1. Tuvasta need ülesanded, mis peaksid maanduma kõrge prioritieediga Q2-s, pannes kirja Q1 ja Q3 ülesanded. Võta Q1 ja Q3 ülesanded, mida saaks ennetada või mis on pigem ennustatavad kui ootamatu kriis. Ütle tere oma uutele Q2 ülesannetele.
   
   
2. Q2 ülesanded võivad nõuda palju aega. Puhasta oma Q4 ülesanded ning delegeeri või vähenda Q3 tegevusi, et saaksid pühendada rohkem aega Q2 grupile.
   
   
3. Planeeri oma Q2 ülesanded ette. See hoiab sind graafikus ja motiveerib neid täitma enne, kui neist saavad soovimatud Q1 ülesanded.
   
   
4. Sa ei keskendu Q2 ülesannetele ilma põhjuseta. Kulutades rohkem aega neile tegevustele, peaksid suutma vähendada ülesannete arvu Q1-s. 

Kas kõik ülesanded peavad saama täidetud? Jah, lõpuks küll. Isegi kui sa delegeerid, pead neid hiljem kontrollima. Kuid nutika prioritiseerimise abil kiire-oluline maatriksis saad need tehtud kiiremini ja keskenduda äri tuumale. 

Kuidas olla produktiivsem? Paar väikest taktikat

Oleme lisanud veel mõned taktikat, mis aitavad sul ülesandeid täita. 

• Eat the frog – alusta oma päeva „kõige hullemast“ ülesandest. Kui sellega valmis saad, tunduvad ülejäänud ülesanded lihtsamad.
  
  
• Quick wins – järgmiseks liigu väikeste ülesannete juurde, mis võtavad vaid minuteid. See annab hoogu ülejäänud päevaks. 

• Top3 – vali välja kolm kriitilist ülesannet päevas, mida absoluutselt pead täitma. Ülejäänu on valikuline. 

• 2 minuti reegel – seda tasub testida, kui sul on juba kontroll oma task managementi üle. Kui ülesanne ilmub tühjast kohast, kuid selle täitmine võtab vähem kui kaks minutit, ära pane seda ühessegi Eisenhoweri ruutu – tee see lihtsalt kohe ära. Nii ei koorma sa oma järjekorda lihtsate asjadega. Ole sellega aga ettevaatlik, et see ei hakkaks su päeva liigselt hakkima.
  
  

Kuidas kiire-oluline maatriks sotsiaalmeedia haldureid aitab? 

Tööülesannete prioritiseerimine muutus just lihtsamaks

Sotsiaalmeedia haldurid peavad kiiresti uusi trende ja muudatusi omaks võtma. Kui uusi ülesandeid muudkui lisandub, on lihtne pead kaotada. Õige prioritiseerimise abil on uued kohustused pigem väljakutsed ja osa protsessist, mitte takistused.

Prioritiseerimine aitab spetsialistidel tuvastada kõige kriitilisemad ülesanded ja neile keskenduda, kuni teised ootavad järjekorras. Ülekoormus võib tekitada meeleheidet ja frustratsiooni, kuid prioritiseerimine aitab sul oma tööd nautida.

Parem tõhusus, suurem produktiivsus

Prioritiseerimise meistriks ei saada üleöö, kuid tunnetad erinevust üsna kiiresti. Ülesandeid kvadranditesse jagades oled produktiivsem, kulutad rohkem aega planeerimisele ja vähem paanikale ning pakud kõrgemat kvaliteeti. 

Protsessid osadeks

Prioritiseerimine toetab ülesannete vaatamist uuest perspektiivist. Selle asemel, et panna ootele suur protsess nagu „sotsiaalmeedia strateegia parandamine“, võid selle jagada osadeks. 

• „Leia sotsiaalmeedia automation tööriist” saab panna Q3-te ja delegeerida,
• „Konkurentide analüüs“ võib minna Q2-te või samuti delegeerimisele,
• „TikTokiga alustamine” peaks maanduma Q4 ideede hulka, kui puudub selge kontseptsioon,
• „Kriisiprotseduuride loomine“ on sinu Q2 ülesanne ja peaksid sellega kohe alustama, et see ei muutuks Q1 ülesandeks.
  
  

Väiksem töökoormus Eisenhower boxiga

Eisenhower boxi kasutamine leevendab lõputu töökoormuse valu. Selge jaotus näitab täpselt, mida peaks tegema, planeerima, delegeerima või elimineerima. Ühe pika to-do listi võib asendada kiire-oluline maatriksiga, mille abil märkad peagi, et on täiesti okei, kui mõned asjad ootavad järjekorras.

Maailm pöörleb edasi, isegi kui sa ei jõua täna kõike valmis. 

Hooli meeskonna rahulolust 

Mida varem tuvastad potentsiaalsed lahkarvamuste ja pettumuste allikad, seda kiiremini saad need kõrvaldada. 

Mõnikord võivad isegi triviaalsed asjad, nagu lõputud e-kirja ahelad, viia frustratsioonini ja häirida tugeva meeskonnakultuuri loomist.

Võid kasutada ka selliseid tööriistu nagu TeamMood tiimi meeleolu hindamiseks või viia läbi töötajate rahulolu küsitlusi.

Segajate eemaldamine 

Sotsiaalmeedias töötamine võib olla väga häiriv. On raske vastu panna kiusatusele kontrollida Facebooki feedi või avada Instagrami. Ülesannete jagamine näitab sulle, kui palju aega kulub ebaproduktiivsetele asjadele ja aitab kõrvaldada segajad. 

Kokkuvõtteks

Sotsiaalmeedia halduritel on palju strateegia, analüütika ja distributsiooniga seotud ülesandeid. Nende prioritiseerimine säästab aega ja närve. Kuigi paljud asjad tuleb teha kohe, saab teised delegeerida või oma Eisenhower boxist eemaldada. Kui otsid ideid, kuidas olla produktiivsem, võib see meetod olla just see õige.