Sotsiaalmeedia koostöö ja kinnitusprotsesside korrastamine | Kontentino

Öelda, et sotsiaalmeedia agentuuridel on 2022. aastal käed-jalad tööd täis, on ilmselge alahindamine. Kui juhid turundusagentuuri ja soovid massist eristuda, on sotsiaalmeedia koostöö ja töövoogude sünkroniseerimine sinu suurim väljakutse. 

Kuldse kesktee leidmine turunduse automatiseerimise ja personaliseerimise vahel võib olla keeruline, kuid mängus püsimiseks on see vältimatu. Uudiste ja trendidega kursis olemine on oluline, kuid see ei tohi tulla ettevõttesisese sujuva koostöö ja kinnitusprotsesside arvelt.

Kuigi sotsiaalmeedia uusimate trendidega kohanemine on osa strateegiast, määrab agentuuri edu siiski protsesside juhtimine. Kui kõik on paigas, toimib meeskond nagu õlitatud masin. 

Aga kui kuskilt logiseb või nagiseb:

Olgem ausad: ilma õige sotsiaalmeedia koostöö ja kinnitusprotsessita on võimatu efektiivselt töötada, agentuuri kasvatada ja kliente parimal viisil teenindada. 

Mida siis teha, kui asjad ei suju veel päris nii, nagu peaks?

Sotsiaalmeedia koostöö ja kinnitusprotsesside roll turundusagentuuris

Mida paremini on sotsiaalmeedia koostöö ja kinnitusprotsessid paigas, seda efektiivsem on töö. See on iga agentuuri igapäevane leib. Kui sul on palju tiimiliikmeid ja kliente, tead isegi, et pisidetailide arutamine võib võtta igaviku. See ei pea aga nii olema. 

Sujuv sotsiaalmeedia koostöö ja kiire kinnitusprotsess toetavad edukat turundusstrateegiat. See tõstab klientide rahulolu (NPS), vähendab tegevuskulusid ja parandab tiimi meeleolu. 

Selleks, et koostöö planeerimise rolli täielikult mõista, vaatame üle mõned põhimõisted.

Kinnitusprotsess sotsiaalmeedia workflow’s tähendab konkreetse sisuüksuse aktsepteerimist või tagasilükkamist – olgu selleks post, fail või reklaamikampaania ettepanek. 

Kinnitusprotsess võib toimuda nii siseselt (tiimi tasandil) kui ka väliselt (kliendi ja agentuuri vahel).

Sisemine sotsiaalmeedia koostöö on organisatsioonisisene ühistegevus sotsiaalmeedia projektide ja ülesannete raames. 

Miks sotsiaalmeedia koostöö sageli ebaõnnestub? Levinud vead

Kuigi sotsiaalmeedia koostöö tundub lihtne, võib see tekitada palju peavalu. Siin on mõned levinumad komistuskivid.

Protseduuride puudumine

Kui töötad tiimi ja klientidega kaugtöö vormis, kuid pole kokku leppinud selgetes reeglites, on segadus kerge tekkima. Isegi mõne lihtsa reegli seadmine (kinnitamisele saatmine või postituste kontrollnimekirjad) aitab hoida workflow kontrolli all. 

Hirm automatiseerimise ees

Turunduse automatiseerimise tööriistad on loodud selleks, et sotsiaalmeedia spetsialistide vaeva vähendada ja igapäevaseid korduvaid ülesandeid lihtsustada. Paljud turundajad Pelgavad aga uusi lahendusi ja eelistavad teha asju käsitsi, kulutades sellega väärtuslikku aega.

Projekti ulatuse hiiliv kasv (scope creep)

Kas oled kogenud olukorda, kus ülesannete kuhi kasvab märkamatult, muutes projekti kontrolli alt väljuvaks? Muudatused, mida pole kokku lepitud, loovad vaid segadust. Ilma kindlate protseduurideta on see garanteeritud probleem.

Erinevad ootused

Enne uue sotsiaalmeedia projektiga alustamist veendu, et mõlema poole ootused on ühtlustatud. Kui lubasid kliendile kuud ja tähti, kuid ei suuda seda pakkuda, siis pole ime, et klient on rahulolematu ja koostöö konarlik. Kui aga klient on liiga nõudlik väljaspool tööaega, on raske rääkida efektiivsest koostööst.

Kuidas koostada toimiv sotsiaalmeedia koostööplaan?

Sisemiste protsesside korrastamine on oluline nii probleemide lahendamiseks kui ka üldiseks arenguks. Siin on mõned soovitused koostöö planeerimiseks.

Analüüsi praegust sotsiaalmeedia koostööd

Kas arvad, et tiimi koostöö on juba täiuslik? Alati saab midagi parandada. Muudatuste tegemiseks pead esmalt tuvastama pudelikaelad. Põhjuseid võib olla mitmeid: vastuste viibimine, puudulik kommunikatsioon, igapäevaste koosolekute puudumine või lekkivad protseduurid.

Pane paika selge sotsiaalmeedia strateegia

Kogu meeskond peab olema samal lainepikkusel. Piisab ühest inimesest, et hästi toimiv workflow rütmist välja viia. Selge sotsiaalmeedia strateegia ja olulisemate reeglite rõhutamine on siinkohal hädavajalik.

Tea, kes mille eest vastutab

Rollide jaotus on koostöö vundament. Igal tiimiliikmel peab olema selge ülevaade, kes vastutab millise profiili, platvormi ja ülesande eest ning kuidas ühiselt parima tulemuseni jõuda.

Toome näite 4-liikmelisest tiimist:

Sarah, Jonathan, Melanie ja Thomas.

Tiimijuhina vastutab Sarah kliendisuhtluse eest. See on ajamahukas, mistõttu ei jõua ta ise sisu luua.

Sellega tegelevad Melanie ja Thomas – nemad loovad copy’t Facebooki ja Instagrami jaoks. Kuna nad on alles uued, vajavad nad juhendamist brändi hääletooni osas.

Siin tuleb mängu content manager Jonathan, kes on lüli sisuloojate ja tiimijuhi vahel. Ta kontrollib postide vastavust strateegiale ja pärast sisekontrolli saadab need Sarah’le, kes edastab sisu kliendile kinnitamiseks.

See on vaid üks näide sellest, kuidas koostööprotsess toimida võiks.

Loo sotsiaalmeedia stiiliraamat

See on sinu põhiline dokument uute töötajate sisseelamisel ja strateegiliste valikute üle kontrollimisel.

Põhjalik juhend ei sünni üleöö. Seda tuleb regulaarselt uuendada ja see peab olema kättesaadav kõigile projektiga seotud osapooltele.

Mida see peaks sisaldama? Brändikoostöö juhend peaks katma need kuus valdkonda:

• sotsiaalmeedia strateegia ja koostööplaan,
• tone of voice (hääletoon),
• brändi visuaalsed juhised,
• digitaalsed varad,
• koostöö protseduurid (vastutajad, reageerimisajad, šabloonid),
• koostööreeglid sotsiaalmeedia kriisi korral.

Halda ülesandeid targalt

Kõik ei armasta ülesannete delegeerimist või vastuvõtmist, kuid see on vältimatu. Igaüks peab teadma oma kohta workflow’s – kui üks inimene loob poste või infograafikat, siis teine kontrollib keelekasutust ja kolmas annab viimase sisekinnituse. Täpne ülesannete haldus aitab vältida möödarääkimisi ja kriise.

Kasuta õigeid tööriistu

Mõned tööriistad tekitavad pigem lisatööd kui lahendavad probleeme. Neid sul vaja pole. Sul on vaja tööriistu, mis parandavad sotsiaalmeedia koostööd ja muudavad töö sujuvaks. Testi erinevaid lahendusi koos tiimiga, et näha, mis tegelikult töö kvaliteeti tõstab.

See võib tunduda esialgu hirmutav, kuid esimesed sammud õiges suunas toovad kiirelt nähtavaid tulemusi.

Kuidas teha klientidega efektiivset koostööd? Väline kommunikatsioon.

Kliendipoolne sotsiaalmeedia juhend

Selleks, et koostöö oleks murevaba, loo juhend ka klientidele. Pane sinna kirja, kes vastutab suhtluse eest, milline on strateegia ja hääletoon ning lisa varem kinnitatud vastuste šabloonid. See on tugipunkt, kuhu vajadusel alati tagasi pöörduda.

Onboard’i kliente ja kaasa nad protsessi

On kriitiline, et kliendid oleksid kaasatud juhiste ja workflow loomisesse. Mida rohkem nad on protsessi süvenenud, seda paremini mõistavad nad sotsiaalmeedia koostöö ja kinnitusprotsessi eripärasid.

Näita tagasiside väärtust

Mõnikord ei teadvusta kliendid, kui oluline on kiire tagasiside. Selgita neile, kuidas nende täpsed kommentaarid mõjutavad sotsiaalmeedia kommunikatsiooni kvaliteeti. Kui näitad neile selget koostööplaani, on nad altimad seda koos sinu tiimiga ellu viima.

Kasuta tööriistu

Tööriistad ei ole mõeldud vaid sotsiaalmeedia halduritele. Kaasake ka kliendid ühisesse platvormi, et muuta koostöö läbipaistvaks ja kiireks.

Sotsiaalmeedia koostöö on edu võti ja Kontentino aitab seda lihvida.

Tänu täiendavale kinnitus- ja turvakihile saad hallata oma workflow’d efektiivselt nii tiimisiseselt kui ka klientidega suheldes.

Kontentino koostöö nipid

Postituste kontrollnimekirjad (checklists)

Need on väga efektiivsed koostöö planeerimisel. Saate luua igale profiilile kohandatud nimekirjad oma nõuetega. See on eriti kasulik uute klientide või praktikantide puhul, kes alles õpivad reegleid. Nii säästavad kõik aega, sest sisu on juba enne kontrolli saatmist vastavusse viidud.

Postituste saatmine kliendile kinnitamiseks

See on tõeline kergendus. Unusta e-kirjad ja lugematud sõnumid postituste kinnitamiseks.

Saad saata kinnituspäringuid otse Kontentinost ja kliendid saavad sisu heaks kiita vaid ühe klikiga, kasvõi mobiiliäpi kaudu puhkusel olles.

Samuti saavad nad sisu täiendamiseks tagasi saata, lisades koheselt kommentaarid. Kujuta ette, kui palju aega kuluks ühe trükivea parandamisele e-posti teel.

Kontentinos võtab see sekundeid. Sama kehtib tiimisisese kinnitamise kohta. Käepärased staatuseväljad annavad selge ülevaate, millises faasis on sisu ja kas see on avaldamiseks valmis.

Tõlked rahvusvahelistele brändidele

Kas haldad suhtlust mitmes keeles üle maailma? Kontentinos saad lisada tõlkevõimaluse otse originaalposti kõrvale, muutes tiimidevahelise koostöö kordades lihtsamaks.

Ülesannete delegeerimine

Kontentinos saad sisu üle arutleda, jagada teadmisi ja delegeerida ülesandeid vastutavatele isikutele. Selle asemel, et saata e-kiri, mis võib lõpetada spämmikaustas, saab asjaosaline kohese teavituse ja saab kohe tegutsema asuda.

Sotsiaalmeedia koostöö tüübid

#1 Agentuur – Klient (Bränd) koostöö

See on kõige tavalisem koostöövorm, kus agentuur loob kliendile sotsiaalmeedia sisu.

Agentuur vastutab strateegia ja teostuse eest, klient aga annab sisendi ja kinnitab postitused enne avaldamist.

See toimib hästi, kui rollid on selged ja protsess on suunatud kiirele tegutsemisele. Probleemid tekkivad siis, kui tekib liigne kontrollimine või loovad kompromissid, kus püütakse vaid kliendile meeldida.

Läbipaistva süsteemi puudumisel kulub palju aega edasi-tagasi suhtlusele, mis võib mõlemat poolt frustreerida.

Head tavad Agentuur – Klient koostöös:

• kasuta tsentraalset content calendar’it,
• seadke selged sotsiaalmeedia eesmärgid,
• loo loovjuhendid (briefs) iga kampaania jaoks,
• korralda regulaarseid vahekokkuvõtteid,
• defineeri rollid algusest peale,
• loo selge sisu kinnitamise süsteem.

#2 Agentuur – Agentuur koostöö

Suurte rahvusvaheliste klientide puhul töötavad sageli mitu agentuuri koos. Siin on võtmesõnaks kommunikatsioon, et vältida dubleerimist ja liikuda ühise eesmärgi poole.

Head tavad Agentuur – Agentuur koostöös:

• ühine kampaaniakalender ja graafik,
• regulaarsed kõned progressi jälgimiseks,
• määratud kontaktisikud igas agentuuris,
• ühised sotsiaalmeedia juhised,
• ühine projektijuhtimise tööriist.

#3 Agentuur – Suunamudija/Brändisaadik koostöö

Koostöö influenceritega on väga efektiivne, sest võimaldab jõuda nende lojaalse auditooriumini. Oluline on aga jälgida, et suunamudija väärtused ühtiksid brändiga.

Head tavad Agentuur – Suunamudija koostöös:

• põhjalik taustakontroll,
• selged sotsiaalmeedia juhised partnerile,
• sisu kinnitamise protsess,
• regulaarne suhtlus,
• selged eesmärgid koostöö algusest peale.

Korrasta oma sotsiaalmeedia koostöö

Sotsiaalmeedia koostöö eelistest ja nippidest võiks rääkida tunde. 

Kutsu tiim kokku, leidke pudelikaelad ja hakake neid kõrvaldama. Kasutage tööriistu, et automatiseerida tülikaid ja korduvaid ülesandeid ning andke oma igapäevatööle uus hoog. 

Teie kliendid on teile selle eest tänulikud.