Koos töötamine füüsiliselt lahus olles ei tähenda, et meeskonnakultuuri loomine oleks võimatu. Täna räägime ettevõtte kultuurist, selle ülesehitamisest ja hoidmisest kaugtöö ajal, mil Sinu meeskond töötab kodukontorites.
Ettevõtte kultuur – ettevõtte isiksus
See on juurdunud ettevõtte identiteeti ja peegeldub paljudes igapäevastes protsessides ning tugevana üles ehitatuna ei tohiks see häiruda isegi kaugtööd tehes. Iga otsus peab olema kooskõlas ettevõtte kultuuriga. Ettevõtte kommunikatsioon toetub sellele ja iga probleem tuleks lahendada vastavalt kultuuris sätestatud reeglitele.
Seda võib nimetada ka iga ettevõtte “brändiraamatuks”.
Ettevõtte kultuur tagab, et iga meeskonnaliige teab, kuidas tema töö sobitub kogu meeskonna tervikusse. Nad teavad ja tunnevad oma tähtsust projektis. Samuti jagavad nad sarnast mõtteviisi, väärtusi ja tööeetikat, mis peegeldub nende tulemustes. Seejärel teavad nad, kuidas nende meeskonna töö teenib organisatsiooni ärieesmärke. Kogu aeg tunnevad nad end kindlalt, väärtustatuna, on valmis kuulama ja teavad, et neid kuulatakse. Nad liiguvad ettevõtte missiooni suunas ja parandavad pidevalt oma töökultuuri.
Meeskonnakultuuri lähenemisviis seab reeglid grupikuuluvuse ja käitumise kohta, tunnustades ja julgustades häid tavasid ning töötades pidevalt nende täiustamise nimel.
Praegu, mil töö ja eraelu kaugtöö valguses põimuvad, on ühenduses püsimine ja asjadega kursis olemine olulisem kui kunagi varem.
Miks on ettevõtte kultuur oluline? Meeskonnakultuuri mõistmine
Meeskonnakultuuri arendamine isegi kaugtöö ajal nõuab sügavat mõistmist, miks see on oluline ja kuidas see saab meeskonda aidata.
Ettevõtte kultuur meeskonna liitjana
Meeskonnatöö kultuuri ei tohiks segi ajada regulaarsete kohvipausidega lõuna ajal. See ei seisne ka lauajalgpalli olemasolus puhkeruumis.
Ettevõtte kultuur on palju enamat.
Ettevõtte väärtused peegelduvad mõtteviisis ja oskustes, mida meeskonnaliikmetelt oodatakse, seega on kultuur väärtuste kogum, mida iga liige peaks jagama. Olgu selleks kommunikatsioon, kirg, tähelepanu detailidele, tagasiside jagamine või õppimine: ettevõtte kultuur seisneb samadesse asjadesse uskumises ja selle väljendamises igas tööetapis.
Ettevõtte kultuur tormide üleelamiseks
Selle lause kirjutamise ajal oleme keset COVID-19 puhangut ja maailm seisab silmitsi ühe meie aja suurima kriisiga. Siinkohal osutub kaugtöö kultuur paljude ettevõtete jaoks tõeliseks päästerõngaks. Mitte ainult nendele organisatsioonidele, kes olid juba harjunud kaugtööga, vaid ka neile, kellele see kontseptsioon on täiesti uus strateegia.
Tugev ettevõtte kultuur suunab probleemide lahendamist ja kriisijuhtimist, tunneb ära erinevad stsenaariumid ja õpetab meeskonnaliikmeid nendega toime tulema. See tagab ka selle, et meeskonnaliikmed või projektid ei jää rasketel hetkedel üksi.
Kaugtöö võib toimida
Kas ettevõtte kultuuri loomine kaugtöö meeskonnas on üldse võimalik?
“Tugeva kultuuri loomiseks ei pea kõik füüsiliselt koos olema. Parimad kultuurid tulenevad tegudest, mida inimesed tegelikult teevad.“ – Jason Fried, Remote
Sa saad tõesti luua tugeva meeskonnakultuuri inimestega, keda Sa pole kunagi isegi näost näkku kohanud, kuid kellega teed igapäevaselt koostööd. Tugev kaugtöö kultuur hoiab meeskonnaliikmed motiveeritud ja eesmärgile orienteeritud. Nad saavad tunda end osana meeskonnast isegi siis, kui töötavad teistes asukohtades või ajavööndites kui ülejäänud meeskond.
Paigas oleva ettevõtte kultuuriga võib kaugtööd olla lihtsam hallata ja kontrollida. Meeskonnaliikmed võivad tunda end üksteisele lähedasemana, mis võib positiivselt mõjutada üldist produktiivsust ja rahulolu.
Kas kaugtööd on võimalik rakendada tootekesksetes organisatsioonides?
Organisatsioonid, kus tootekeskse kasvu strateegia (PLG) on võtmeks KPI-de saavutamisel, saavad kaugtööst tõenäoliselt rohkem kasu. Kuna kogu workflow peab olema koostööpõhine nii meeskonna sees kui ka erinevate meeskondade vahel, muutub meeskonnakultuuri loomine lihtsamaks.
Erinevalt traditsioonilisest müügistrateegiast, kus tarkvaraettevõtted vajavad tugevat müügiplaani, erinevaid müügitööriistu, müügikõnesid ja demosid, keskendub tootekeskne kasv orgaanilisele laienemisele ja sissetulevatele kliendivestlustele. Teisisõnu saavad need organisatsioonid kergesti kohaneda kaugtöö kultuuriga.
Kuidas luua õiget meeskonnakultuuri
Iga meeskond on erinev: on erinevad isiksused, asukohad, tööstusharud ja reeglid. Kuigi universaalset vastust meeskonnakultuuri loomiseks pole, teame siiski mõningaid salaretsepti koostisosi.
Sea selged eesmärgid
Kui loed seda artiklit, on Sinu ettevõttel tõenäoliselt juba visioon, missioon ja põhiväärtused. Et olla kindel, et kõik projektiga seotud inimesed on samal lainel, pead neid eesmärke kommunikeerima ja näitama, kuidas ettevõtte kultuur aitab organisatsioonil neid saavutada. Sinu huvides on saada meeskond tähelepanelikuks ja missioonile pühendunuks.
Vali oma meeskonda hoolikalt
Enne detailidesse süvenemist veendu, et kõik Sinu meeskonnas on samal lainepikkusel. Kõik peavad saama töötada omas tempos, panustades samas ettevõtte eesmärkidesse ja tugeva meeskonnakultuuri loomisesse.
Ettevõtte kultuur tagab, et Sul on meeskond, kelle liikmetel on oskused lahkumiseks, kuid kes valivad jäämise.
Netflixil on näiteks range lähenemine: “vältida halva suhtumise või kehva tööeetikaga superstaare“. Sinu meeskonnas võib olla erakordseid inimesi, kes on kohutavad meeskonnaliikmed, ignoreerides koostööd ja eirates reegleid. Võid jõuda punkti, kus pead otsustama, kas lasta neil jääda (ja sellega peletada eemale teisi) või neist loobuda, kaotades küll oskused, kuid kõrvaldades potentsiaalsed probleemid.
Ettevõtte kultuur kehtib Sinu praeguse meeskonna kohta, aga ka iga inimese kohta, keda kavatsed palkama hakata.
Kehtesta kultuuri reeglid
Ettevõtte kultuur ei ole midagi, mis püsib igavesti samasugusena. Inimesed tulevad ja lähevad, kuid kultuur jääb ja täieneb pidevalt.
Reeglid on need, mis panevad ettevõtte kultuuri toimima.
Reeglite, traditsioonide ja harjumuste loomine koos juhtide ja töötajatega hoiab meeskonna ühtsena ja toetab siirust.
Nii rangelt kui see ka ei kõla, on need pigem “juhised”, mis peegeldavad ettevõtte väärtusi. Mõned samastavad neid väärtustega, teiste jaoks on need pigem “kultuurikood” (Asana).
Kõige olulisem on hoida kõik asjadega kursis ning veenduda, et reegleid teatakse ja järgitakse.
Algata diskussiooni ja suurenda kaasatust
Ükski suur lugu ei alga salatist, küll aga võib see alata arutelust.
Tagasiside jagamine on meeskonnakultuuri loomise üks võtmeelemente, eriti kaugtöö meeskonnas. Õppimine, kuidas anda head tagasisidet ainult chati, kõnede või video vahendusel, võtab aega, kuid see on õnnistus tõhusaks kommunikatsiooniks ja tulemuslikuks tööks.
Ükski ettevõtte kultuur ei toimi ilma töötajate kaasatuse ja ehtsa osaluseta otsustusprotsessides.
Mõnel meeskonnaliikmel võib alguses olla raske oma mõtteid jagada või vestlustesse sekkuda. See võib juhtuda eriti siis, kui peate kontorivestlustelt üle minema täielikule kaugtööle. Siinkohal peaksid meeskonnajuhid liikmeid julgustama ja arutelusid algatama, et nad saaksid anda ausat ja otsest tagasisidet ning teaksid, et neid kuulatakse. Siin tulevad appi ka kommunikatsioonitööriistad: sageli on kiirem ja lihtsam saata lühisõnum kui proovida kedagi telefoni teel kätte saada.
Hooli meeskonna rahulolust
Mida varem tunned ära potentsiaalsed lahkarvamuste ja pettumuste allikad, seda kiiremini saad need lahendada.
Mõnikord võivad isegi sellised tühised asjad nagu lõputud e-kirja ahelad tekitada frustratsiooni ja seega häirida tugeva meeskonnakultuuri loomist.
Võid kasutada ka tööriistu nagu TeamMood, et kiiresti hinnata oma meeskonna “meeleolu” ning tuvastada lahendamist vajavaid probleeme või olukordi.
Näita läbipaistvust
Ettevõtte kultuuri ehitamine nõuab läbipaistvust igal tasandil. Ettevõte peaks olema aus oma plaanide, protsesside ja tegevuste osas. Avatus töötajate ja juhtide vahel on austusel põhineva meeskonnakultuuri alustala. Läbipaistvus loob usaldust ja muudab sidemed tugevamaks.
Teie meeskonnatöö kultuuri peaksid juhtima arutelud hinnangutevabas keskkonnas, kus kõik on oodatud oma kommentaare jagama ja saama konstruktiivset tagasisidet. Seda eemalt tehes pead olema sõnadega ettevaatlik, kuna Sa ei näe emotsioone. Mõnikord võib üksik emoji (või selle puudumine) või üks sõna tunduda solvav või passiiv-agressiivne, tekitades asjatut segadust ja stressi.
Kõik meeskonnas peaksid teadma, kuhu suunas liigutakse, millest konkreetne projekt räägib ja miks selle saavutamine on ettevõtte jaoks nii kriitiline. Pole ebatavaline, et tegevjuht liitub tavalise kõnega mõneks minutiks, et anda lühiülevaade kõige kõrgemalt tasandilt. Meeskonnaliikmed võivad tunda end turvalisemalt pärast sellise sõnumi saamist, eriti kui nad töötavad eemalt ilma tegevjuhiga isiklikult kohtumata.
Tõelised hüved trendikate tühiste lisade asemel
Hüved kõlavad suurepäraselt ja võivad alguses olla ahvatlevad, kuid kui nendega ei kaasne õigeaegselt makstud palka või ettevõtte kultuuri alustalasid, hakkavad need tähendust kaotama.
Paljudel neist hüvedest on üks suur probleem: nende kasutamiseks pead jääma kauemaks kontorisse. Mängude teisipäev? Tasuta pitsa reedel? Integratsioonikoolitused kolmapäeval? Need kõik nõuavad meeskonnaliikmete kontoris viibimist – ajal, mil nad tõenäoliselt eelistaksid pärast rasket tööpäeva koju minna. See tekitab probleemi ka kaugtöötajatele: on tore, et peakontoris on vinge jõusaal, kuid nemad ei saa seda üldse kasutada.
Näiteks Basecamp valis hüvedega tegelemiseks teistsuguse tee. Nad tahavad pakkuda oma töötajatele hüvesid, mis muudavad nende elu lihtsamaks, paremaks ja õnnelikumaks. Suvel on neil vaid 4-päevased töönädalad. Iga kolme aasta tagant saavad töötajad võtta tasustatud õppepuhkuse. Samuti kaetakse kulud kuni 1000 dollari ulatuses iga kolme aasta tagant kodukontori sisustamiseks. Hajutatud meeskondi loovad ettevõtted saavad võrrelda ka Hofy alternatiive, kui valivad, kuidas kaugtöötajaid varustada ja hallata.
Basecamp saadab oma töötajad ka tasustatud puhkusele: kusjuures tasustatud tähendab, et nad maksavad nii vaba aja kui ka tegeliku reisi kulude eest. Kõik hüved, mis tõesti loovad väärtust, on kirjas nende töötaja käsiraamatus.
Loo ideaalne töökeskkond isegi kaugtööd tehes
Kaugtöö meeskondade kultuuri loomine nõuab pingutust nii juhtidelt kui ka töötajatelt. Altpoolt leiad mõned näpunäited, kuidas pakkuda parimat keskkonda kaugtööks.
Kasuta tööriistu kommunikatsiooni soodustamiseks
Töö võib minna kergemalt õigete tööriistadega. Mõnede ülesannete automatiseerimine võib säästa aega toimiva meeskonnakultuuri loomiseks. Hea tava on luua ressursside, tööriistade ja mallide loend ning hoida neid ühes kohas, et need oleksid kõigile kättesaadavad. Ettevõtted saavad kasutada ka HR portaali, et pakkuda kaugtöötajatele ühte kohta isikuandmete haldamiseks, puhkuse taotlemiseks ja info uuendamiseks.
Milliseid tööriistu tasub kaugtööks kaaluda?
- Kontentino võimaldab tõhusat meeskonna koostööd sotsiaalmeedia haldamise osas. See on ideaalne kaugtööks, kuna saad saata sisu klientidele kinnitamiseks, arutada ja muuta kõike otse Kontentinos. Sinu kaugtöö meeskond saab samaaegselt töötada content calendar-ite kallal, neid muuta ja vahetada kommentaare e-kirjade ping-pongi asemel. Saad seda kasutada ka meeskonnale ülesannete määramiseks.
- Filecamp võib olla kasulik, kui soovid faile salvestada ja muuta need sobiva sildistamisega digitaalseteks varadeks. Sinu kaugtöö meeskond saab jagada ja kasutada faile ükskõik kus nad ka viibivad.
- Google Docs pakub lihtsat lahendust dokumentide, esitluste ja tabelitega ühiseks töötamiseks. Selle sarnasus Microsoft Office’i tarkvaraga on paljudele abiks.
- Google Meet või LiveWebinar on videokonverentsi rakendused, mis sobivad igas suuruses meeskondadele. Meeskondadele, kes soovivad oluliste arutelude üle arvet pidada, võib transcript Chrome’i laiendus automaatselt transkribeerida ja kokku võtta brauseripõhiseid koosolekuid.
- Sisekommunikatsiooniks saad kasutada mitmeid rakendusi: näiteks Slack (koos paljude integratsioonidega), Hey.Space, Discord või Facebook Workplace. Kasuks võivad tulla ka mõned tööriistad kõnede suunamiseks.
- Ülesannete haldamiseks ehk task management-iks on TimeCamp, Asana, Nozbe ja Trello head valikud, mida kaaluda.
Hooli koostööst
Koostöö kontoris on teistsugune kui kaugtöö koostöö, eriti kui Sinu meeskond on alles hiljuti kaugtööle läinud. Tugeva meeskonnatöö kultuuri loomiseks pead pakkuma oma meeskonnale õigeid tööriistu ja väärtustama koostööd. Rõhuta selle tähtsust, hooli õigest infovoost ja julgusta projektide kallal koos töötama. See ei pruugi alguses olla ainult lilled ja liblikad, kuid harjutamine teeb meistriks.
Koostöö on liim, mis hoiab kaugtöö kultuuri koos.
Vähenda koosolekuid, mis võiksid olla e-kirjad
Ära aja segamini juhtimist ja toetamist ülekontrollimisega. Loomulikult on vaja hoida silma peal tehtul, kuid igapäevane suhtlus peaks põhinema usaldusel, austusel ja läbipaistvusel.
Selle asemel, et korraldada rida koosolekuid kõigi meeskonnaliikmetega, tee näiteks kord nädalas üks regulaarne ühiskõne. Pikkade igapäevaste kõnede asemel võta kasutusele “daily stand-up”, kus igaüks kirjeldab lühidalt oma ülesandeid. Need on Groove’i rakendatavad taktikad – leiad rohkem nende häid tavasid siit. Selline 10-minutiline stand-up liidab kõiki ja annab ülevaate ülesannetest ilma produktiivsust langetamata.
Kaugtöö võib olla paljudele väljakutse, seega tee see neile lihtsamaks: lihtsusta protsesse, loobu koosolekutest, mis võiksid olla e-kirjad, ja lõpeta asjatute kõnede tegemine, mis võiksid olla sõnumid Slackis.
Lisa veidi lõbu
Sa ei pea kandma ülikonda, kui teed kaugtööd – ja seda ei pea tegema ka Sinu meeskond. Kaugtöö võib olla stressirohke, eriti neile, kes pole kunagi varem suures meeskonnas nii töötanud. Meeskonnakultuuri loomisel ära unusta neid kergemaid hetki töö ja ärieesmärkide vahel. Võid luua “watercooler chat”-i, kus jagada suvalisi asju, naljakaid fotosid, meeme ja gif-e.
Ja ära unusta sünnipäevi! Kõik tähistavad neid ning veidi turunduse automatiseerimist kasutades saad hoida kõik kursis, täpselt nagu Zapier seda teeb:
Teine hea tava oma ettevõtte kultuuri hoidmiseks isegi kodust töötades on virtuaalsete kogunemiste alustamine. Näiteks kord nädalas reede pärastlõunal toimuvad veebikohtumised, kus saab vabas vormis vestelda. See aitab õhku puhastada ja õhkkonda lõdvestada.
Olulisemad punktid
On selge, et meeldiva ettevõtte kultuuri loomine võtab aega, kannatust ja tööd. Alguses on palju asju vaja paika panna: kommunikatsioonimeetodid, otsuste tegemine, integratsioon ja projektide lõpuleviimine. Seejärel peavad nii juhid kui ka töötajad nägema vaeva mitte ainult oma ülesannete kallal, vaid ka sujuva koostöö nimel.
See võib olla alguses raske, isegi vaevaline, kuid tulemuseks on tugev meeskonnatöö kultuur ja tõhusad tööprotsessid, mis sellega kaasnevad.
Ettevõtte kultuuri loomine kaugtöö meeskonnas toob kaasa lisanõudmisi: pead pidevalt veenduma, et meeskond on motiveeritud, mõistab ettevõtte väärtusi, püsib ühenduses ja on kursis värskete uudistega.
Sinu eesmärk peaks olema luua maksimaalse produktiivsusega kaugtöö kultuur pühendunud meeskonnas, kes saab endiselt jagada oma kohvipause, isegi kui need toimuvad veebi vahendusel.
