Koos töötamine füüsiliselt eraldi olles ei tähenda, et meeskonnakultuuri loomine oleks võimatu. Täna räägime ettevõtte kultuurist, selle ülesehitamisest ja hoidmisest kaugtöö ajal, mil sinu meeskond töötab kodukontorites.
Ettevõtte kultuur – ettevõtte isiksus
See on juurdunud ettevõtte identiteeti ja peegeldub igapäevastes protsessides. Tugevaks ehitatuna ei tohiks seda häirida isegi kaugtöö. Iga otsus peab olema kooskõlas ettevõtte kultuuriga. Sellele toetub sisekommunikatsioon ning iga probleem tuleks lahendada vastavalt kultuuris paika pandud reeglitele.
Võid seda nimetada isegi iga ettevõtte “brändiraamatuks”.
Ettevõtte kultuur tagab, et iga meeskonnaliige teab, kuidas tema töö sobitub kogu tiimi tegevusse. Nad teavad ja tunnevad oma olulisust projektis. Samuti jagavad nad sarnast mõtteviisi, väärtusi ja tööeetikat, mis peegeldub nende tulemustes. Seejärel mõistavad nad, kuidas nende meeskonna töö toetab organisatsiooni ärieesmärke. Nad tunnevad end kindlalt ja väärtustatuna, on valmis kuulama ja teavad, et neid kuulatakse. Nad töötavad ettevõtte missiooni nimel ja parandavad pidevalt oma töökäitumist.
Meeskonnakultuuri lähenemine seab reeglid gruppi kuulumiseks ja käitumiseks, tunnustades ja julgustades häid tavasid ning töötades pidevalt nende täiustamise nimel.
Nüüd, kus töö- ja eraelu kaugtöö valguses põimuvad, on ühenduses olemine ja asjadega kursis püsimine olulisem kui kunagi varem.
Miks on ettevõtte kultuur oluline? Meeskonnakultuuri mõistmine
Meeskonnakultuuri arendamine isegi kaugtöö ajal nõuab sügavat mõistmist, miks see on oluline ja kuidas see tiimi aidata saab.
Ettevõtte kultuur meeskonna liitjana
Sa ei tohiks segamini ajada meeskonnatöö kultuuri regulaarse lõunapausi aegse kohvitamisega. See ei seisne ka selles, et puhkenurgas on lauajalgpall.
Ettevõtte kultuur on palju enamat.
Ettevõtte väärtused peegelduvad mõtteviisis ja oskustes, mida meeskonnaliikmetelt oodatakse. Seega on kultuur ise väärtuste kogum, mida iga liige peaks jagama. Olgu see siis kommunikatsioon, kirg, detailidele tähelepanu pööramine, tagasiside andmine või õppimine: ettevõtte kultuur seisneb samadesse asjadesse uskumises ja selle väljendamises igas oma töö hetkes.
Ettevõtte kultuur kriisidega toimetulekuks
Selle lause kirjutamise ajal oleme COVID-19 puhangu keskel ja maailm seisab silmitsi ühe meie aja suurima kriisiga. Siin tulebki mängu kaugtöö kultuur kui tõeline päästerõngas paljudele ettevõtetele. Mitte ainult nendele organisatsioonidele, mis olid juba harjunud kaugtööga, vaid ka neile, kellele see kontseptsioon on täiesti uus strateegia.
Tugev ettevõtte kultuur suunab probleemide lahendamist ja kriisijuhtimist, tunneb ära erinevad stsenaariumid ja õpetab meeskonnaliikmetele, kuidas nendega toime tulla. See tagab ka selle, et meeskonnaliikmed või projektid ei jääks rasketel aegadel üksi.
Kaugtöö võib toimida
Kas ettevõtte kultuuri loomine kaugtöömeeskonnas on üldse võimalik?
“Sa ei vaja kõiki füüsiliselt kokku, et luua tugevat kultuuri. Parimad kultuurid tulenevad tegudest, mida inimesed tegelikult teevad.” – Jason Fried, Remote
Sa saad tõesti luua tugeva meeskonnakultuuri inimestega, keda sa pole võib-olla kunagi näost näkku kohanud, kuid kellega töötad igapäevaselt. Võimas kaugtöö kultuur hoiab meeskonnaliikmed motiveerituna ja eesmärgile orienteerituna. Nad tunnevad end osana tiimist isegi siis, kui töötavad teistes asukohtades või ajavööndites.
Õige ettevõtte kultuuriga võib kaugtööd olla lihtsam hallata ja kontrollida. Meeskonnaliikmed võivad end ka üksteisele lähedasemana tunda, mis mõjub positiivselt üldisele produktiivsusele ja rahulolule.
Kas kaugtööd on võimalik rakendada tootekesksetes (product-led) organisatsioonides?
Organisatsioonid, kus Product-Led Growth strateegia on võtmetähtsusega KPI-de saavutamisel, saavad kaugtööst tõenäoliselt rohkem kasu. Kuna kogu workflow peab olema koostööpõhine nii meeskonna sees kui ka meeskondade vahel, muutub meeskonnakultuuri loomine lihtsamaks.
Erinevalt traditsioonilisest müügistrateegiast, kus tarkvarafirmad vajavad tugevat müügiplaani, erinevaid müügitööriistu, müügikõnesid ja demosid, keskendub product-led growth orgaanilisele laienemisele ja klientidega suhtlemisele. Teisisõnu, need organisatsioonid kohanevad kergesti kaugtöö kultuuriga.
Kuidas ehitada õiget meeskonnakultuuri
Iga meeskond on erinev: on erinevad isiksused, asukohad, tööstusharud ja reeglid. Kuigi puudub universaalne vastus meeskonnakultuuri loomiseks, mis toimiks igas olukorras, teame me siiski mõnda salaretsepti koostisosa.
Seadke selged eesmärgid
Kui loete seda artiklit, on tõenäoline, et teie ettevõttel on juba visioon, missioon ja põhiväärtused. Olemaks kindel, et kõik projektiga seotud inimesed on samal lehel, peate neid eesmärke kommunikeerima ja näitama, kuidas ettevõtte kultuur aitab organisatsioonil neid saavutada. Teie huvides on, et meeskond oleks tähelepanelik ja pühendunud missioonile.
Analüüsi oma meeskonda
Enne detailidesse süvenemist veenduge, et kõik teie meeskonnas on samal lainepikkusel. Igaüks peab töötama oma tempos, panustades ettevõtte eesmärkidesse ja tugeva meeskonnakultuuri loomisesse.
Ettevõtte kultuur tagab, et teil on meeskond, kelle liikmetel on oskused, et lahkuda, kuid kes valivad jäämise.
Netflixil on näiteks range lähenemine: “vältida halva suhtumise või kehva tööeetikaga superstaare“. Teie meeskonnas võib olla erakordseid inimesi, kes on aga kohutavad meeskonnamängijad, ignoreerides koostööd ja eirates reegleid. Võite jõuda punkti, kus peate otsustama, kas lasta neil jääda (ja seeläbi heidutada teisi) või nad vabastada, kaotades nende oskused, kuid elimineerides potentsiaalsed probleemid.
Ettevõtte kultuur kehtib teie praeguse meeskonna, aga ka iga inimese kohta, keda kavatsete värvata.
Kehtestage kultuuri reeglid
Ettevõtte kultuur ei ole midagi, mis püsib igavesti samas vormis. Inimesed tulevad ja lähevad, kuid kultuur jääb ja täiustub pidevalt.
Reeglid on need, mis panevad ettevõtte kultuuri toimima.
Reeglite, traditsioonide ja harjumuste loomine koos juhtide ja töötajatega hoiab meeskonna ühtsena ja toetab siirust.
Nii rangelt kui need ka ei kõla, on need pigem “juhised”, mis peegeldavad ettevõtte väärtusi. Mõned samastavad neid väärtustega, teiste jaoks on need pigem “kultuurikood” (Asana).
Kõige olulisem on hoida kõik asjadega kursis ja tagada, et reegleid teatakse ning järgitakse.
Algatage arutelusid ja suurendage kaasatust
Ükski suur lugu ei alga salatist, kuid need võivad alata arutelust.
Tagasiside jagamine on meeskonnakultuuri loomise üks võtmeelemente, eriti kaugtöö tiimis. Õppimine, kuidas anda head tagasisidet ainult vestluste, kõnede või videote kaudu, võtab aega, kuid on õnnistuseks tõhusale kommunikatsioonile ja tulemuslikumale tööle.
Ükski ettevõtte kultuur ei toimi ilma töötajate kaasatuse (engagement) ja tõelise osaluseta otsuste tegemisel.
Mõnel meeskonnaliikmel võib alguses olla raske oma mõtteid jagada või vestlustesse sekkuda. See võib juhtuda eriti siis, kui peate kontorivestlustelt üle minema täielikule kaugtööle. Siin peaksid tiimijuhid sekkuma ja julgustama liikmeid arutelusid algatades, et nad saaksid anda ausat ja otsest tagasisidet ning teaksid, et neid kuuldakse. Siinkohal tulevad appi ka suhtlusvahendid: sageli on kiirem ja lihtsam saata lühike sõnum kui püüda kedagi telefoni teel kätte saada.
Hoolige meeskonna rahulolust
Mida varem tunnete ära potentsiaalsed erimeelsuste ja pettumuste allikad, seda kiiremini saate need lahendada.
Mõnikord võivad isegi sellised tühised asjad nagu lõputud e-kirja ahelad tekitada frustratsiooni ja seeläbi häirida tugeva meeskonnakultuuri loomist.
Võite kasutada ka tööriistu nagu TeamMood, et kiiresti hinnata oma meeskonna “meeleolu” ning tuvastada lahendamist vajavaid probleeme või olukordi.
Näidake läbipaistvust
Ettevõtte kultuuri loomine nõuab läbipaistvust igal tasandil. Ettevõte peaks olema aus oma plaanide, protsesside ja tegevuste osas. Avatus töötajate ja juhtide vahel on austusel põhineva meeskonnakultuuri sammas. Läbipaistvus loob usaldust ja muudab sidemed tugevamaks.
Teie meeskonnatöö kultuuri peaksid juhtima arutelud hinnanguvabas keskkonnas, kus kõik on oodatud jagama oma kommentaare ja saama konstruktiivset tagasisidet. Seda eemalt tehes peate olema sõnadega ettevaatlik, kuna te ei näe emotsioone. Mõnikord võib üksik emoji (või selle puudumine) või üks sõna tunduda solvav või passiiv-agressiivne, põhjustades asjatut segadust ja stressi.
Kõik meeskonnas peaksid teadma, kuhu suunas liigutakse, millest konkreetne projekt räägib ja miks selle lõpuleviimine on ettevõtte jaoks nii kriitiline. Pole ebatavaline, et tegevjuht võtab tavalise kõne ajal paar minutit, et anda lühike ülevaade kõige kõrgemalt tasandilt. Meeskonnaliikmed võivad end pärast sellise sõnumi saamist turvalisemalt tunda, eriti kui nad töötavad eemalt ega kohtu tegevjuhiga isiklikult.
Tõelised hüved vs trendikad lisad
Soodustused kõlavad hästi ja võivad alguses olla ahvatlevad, kuid kui nendega ei kaasne õigeaegselt makstud palka või ettevõtte kultuuri sambaid, hakkavad need tähendust kaotama.
Paljudel neist soodustustest on suur probleem: nende kasutamiseks peate kontorisse kauemaks jääma. Mängude teisipäev? Tasuta pitsa reedel? Integratsiooni töötoad kolmapäeval? Need kõik nõuavad meeskonnaliikmetelt kontorisse jäämist – samas kui nad eelistaksid pärast rasket tööpäeva tõenäoliselt koju minna. See tekitab probleemi ka kaugtööl olijatele: on suurepärane, et peakontoris on imeline jõusaal, kuid nemad ei saa seda üldse kasutada.
Näiteks Basecamp valis teistsuguse tee. Nad tahavad pakkuda oma töötajatele hüvesid, mis muudavad nende elu lihtsamaks, paremaks ja õnnelikumaks. Suvel on neil vaid 4-päevased töönädalad. Iga kolme aasta tagant saavad töötajad võtta tasustatud sabatiaasta. Samuti hüvitatakse neile kulud kuni 1000 dollarit iga kolme aasta tagant kodukontori loomiseks. Basecamp saadab oma töötajad ka tasustatud puhkusele: kusjuures makstakse nii puhkuseaja kui ka reisi enda kulude eest. Kõik hüved, mis tõesti loovad väärtust, on kirjas nende töötajate käsiraamatus (Employee Handbook).
Loo ideaalne töökeskkond ka kaugtöö ajal
Kaugtöömeeskondadele kultuuri loomine nõuab pingutust nii juhtidelt kui ka töötajatelt. Altpoolt leiate mõned näpunäited parima keskkonna loomiseks kaugtööks.
Kasutage tööriistu suhtluse edendamiseks
Töö läheb lennates, kui kasutusel on õiged tööriistad. Mõnede ülesannete automatiseerimine võib säästa aega toimiva meeskonnakultuuri loomiseks. Hea tava on luua ressursside, tööriistade ja mallide loend ning hoida neid ühes kohas, et need oleksid kõigile kättesaadavad.
Milliseid tööriistu tasub kaugtööks kaaluda?
- Kontentino võimaldab tõhusat meeskonna koostööd sotsiaalmeedia haldamisel. See on ideaalne kaugtööks, kuna saate saata sisu klientidele kinnitamiseks, arutada ja muuta kõike otse Kontentinos. Teie kaugtöö meeskond saab samaaegselt töötada content plan’ide kallal, neid redigeerida ja vahetada kommentaare e-kirjade edasi-tagasi saatmise asemel. Saate seda kasutada ka ülesannete määramiseks.
- Filecamp võib olla kasulik, kui soovite faile salvestada ja neid vastava sildistamise abil hallata. Teie kaugtöö meeskond saab failidele juurde pääseda ja neid jagada kõikjalt.
- Google Docs pakub lihtsat lahendust dokumentide, esitluste ja tabelite koostööks. Selle sarnasus Microsoft Office’iga on paljudele abiks.
- Google Meet või LiveWebinar on videokonverentsi rakendused, mis sobivad igas suuruses meeskondadele. Neile, kes soovivad olulisi arutelusid jälgida, võib abiks olla transkribeerimise laiendus, mis teeb koosolekutest kokkuvõtted.
- Sisekommunikatsiooniks saate kasutada mitmeid rakendusi: Slack, Hey.Space, Discord või näiteks Facebook Workplace. Samuti võivad kasuks tulla kõnede suunamise tööriistad.
- Ülesannete haldamiseks (task management) tasub kaaluda selliseid tööriistu nagu TimeCamp, Asana, Nozbe ja Trello.
Hoolitsege koostöö eest
Koostöö kontoris erineb kaugtöö koostööst, eriti kui teie meeskond on alles hiljuti kaugtööle üle läinud. Tugeva meeskonnakultuuri loomiseks peate pakkuma tiimile õigeid tööriistu ja väärtustama koostööd. Rõhutage selle tähtsust, hoolitsege õige info liikumise eest ja julgustage projektide kallal üheskoos töötama. Alguses ei pruugi kõik sujuda ideaalselt, kuid harjutamine teeb meistriks.
Koostöö on liim, mis hoiab kaugtöö kultuuri koos.
Elimineerige koosolekud, mis võinuksid olla e-kiri
Ärge ajage juhtimist ja toetamist segamini ülekontrollimisega. Muidugi on vaja tehtul silma peal hoida, kuid igapäevane suhtlus peaks põhinema usaldusel, austusel ja läbipaistvusel.
Selle asemel, et korraldada terve rida koosolekuid igaühega eraldi, tehke regulaarne ühiskõne kogu meeskonnaga kord nädalas. Pikkade igapäevaste kõnede asemel võtke kasutusele lühike “daily stand-up”, kus igaüks kirjeldab lühidalt oma ülesandeid. Need on taktikaid, mida kasutab Groove – leiate rohkem nende praktikaid siit. Selline 10-minutiline koosolek toob kõik üksteisele lähemale ja annab ülevaate ülesannetest ilma produktiivsust langetamata.
Kaugtöö võib olla paljudele väljakutse, seega tehke see neile lihtsamaks, lihtsustades protsesse, loobudes asjatutest koosolekutest ja vältides ebavajalikke kõnesid, mis võinuksid olla Slacki sõnumid.
Laske ka nalja teha
Kaugtööd tehes ei pea olema ülikonnas – ja seda ei pea olema ka sinu meeskond. Kaugtöö võib olla stressirohke, eriti neile, kes pole varem suures tiimis niimoodi töötanud. Meeskonnakultuuri luues ärge unustage neid helgeid hetki töö ja ärieesmärkide vahel. Võite luua eraldi vestlusruumi (watercooler chat) suvaliste asjade, naljakate fotode, meemide ja gifide jagamiseks.
Ja ärge unustage sünnipäevi! Kõik tähistavad neid ning turunduse automatiseerimise abil saate hoida kõik asjadega kursis, täpselt nagu Zapier seda teeb:
Veel üks hea tava meeskonnakultuuri hoidmiseks kodust töötades on virtuaalsed kogunemised. Näiteks reede pärastlõunal toimuvad veebikohtumised joogi ja vaba vestlusega. See aitab õhku puhastada ja atmosfääri lõdvestada.
Olulisemad järeldused
On ütlematagi selge, et suurepärase ettevõtte kultuuri loomine võtab aega, kannatust ja tööd. Alguses tuleb paika panna palju asju: suhtlemisviisid, otsuste tegemine, integratsioon ja projektide elluviimine. Seejärel peavad nii juhid kui ka töötajad pingutama mitte ainult oma ülesannete nimel, vaid ka sujuva koostöö saavutamiseks.
See võib olla keeruline, alguses isegi vaevaline, kuid lõpuks võib see viia tugeva meeskonnakultuuri ja tõhusate tööprotsessideni.
Kaugtöömeeskonnas kultuuri loomisega kaasnevad täiendavad väljakutsed: peate pidevalt veenduma, et meeskond on motiveeritud, mõistab ettevõtte väärtusi, hoiab ühendust ja on kursis viimaste uudistega.
Teie eesmärk peaks olema luua kaugtöö kultuur, mis tagab maksimaalse produktiivsuse pühendunud meeskonnas, kes saab endiselt jagada kohvipause, isegi kui need toimuvad vaid veebis.
