Sujuva social media collaboration ja hyväksyntäprosessi | Kontentino

Väite siitä, että somemarkkinointitoimistoilla on kädet täynnä töitä vuonna 2022, on melkoinen aliarvio. Jos pyörität toimistoa ja haluat erottua joukosta, haasteenasi on tehostaa social media collaboration -työnkulkua. 

Kultaisen keskitien löytäminen markkinoinnin automaation ja personoinnin välillä voi olla vaikeaa, mutta se on välttämätöntä pelissä pysymiseksi. Uusimpien uutisten seuraaminen on tärkeää, mutta se ei saa häiritä yrityksesi sujuvaa yhteistyö- ja hyväksyntäprosessia.

Vaikka uusimpiin trendeihin mukautuminen on tärkeä osa strategiaa, prosessien hallinta on se tekijä, joka joko kantaa toimistoasi tai kaataa sen. Kun kaikki on järjestyksessä, toimisto rullaa kuin hyvin rasvattu kone. 

Mutta jos jokin mättää, narskuu ja natisee:

Olkaamme rehellisiä: ilman oikeanlaista social media collaboration- ja hyväksyntäprosessia tehokas työskentely, toimiston kasvattaminen ja asiakkaiden laadukas palveleminen on mahdotonta. 

Mitä voit siis tehdä, jos homma ei vielä täysin toimi?

Yhteistyön ja hyväksyntäprosessin rooli markkinointitoimistossa

Mitä paremmat yhteistyösuunnitelmat ja hyväksyntäprosessit ovat, sitä tehokkaampaa työsi on. Se on markkinointitoimiston perusarkea. Jos tiimissäsi on paljon jäseniä ja asiakkaita, tiedät, että pienimmästäkin yksityiskohdasta keskustelu voi kestää ikuisuuden. Sen ei kuitenkaan tarvitse olla niin. 

Saumaton social media collaboration ja nopea hyväksyntäprosessi voivat tukea markkinointistrategian onnistumista. Se voi myös parantaa asiakkaiden tyytyväisyyttä (NPS), laskea operatiivisia kustannuksia ja lisätä tiimin työtyytyväisyyttä. 

Yhteistyön suunnittelun roolin ymmärtämiseksi on hyvä käydä lyhyesti läpi muutama määritelmä.

Hyväksyntäprosessi social media workflowssa on prosessi, jossa hyväksytään tai hylätään tietty sometyöhön liittyvä asia: esimerkiksi postaus, tiedosto tai mainoskampanjaehdotus. 

Hyväksyntäprosessi voi tapahtua sekä sisäisesti (tiimin tasolla) että ulkoisesti (asiakkaan ja toimiston välillä).

Sisäinen social media collaboration tarkoittaa tiimi- tai yritystason yhteistyötä someprojektien ja tehtävien parissa organisaation sisällä. 

Miksi social media collaboration on vaikeaa? Yleisimmät virheet

Vaikka somessa tehtävä yhteistyö kuulostaa yksinkertaiselta, se voi aiheuttaa monia ongelmia. Listasimme niistä muutamia alle.

Prosessien puute

Jos työskentelet etänä tiimisi ja asiakkaidesi kanssa, mutta prosessit eivät ole kunnossa, löydät itsesi usein vaikeuksista. Jo muutaman yksinkertaisen säännön asettaminen (esim. hyväksyntäkierrokset tai postauksia koskevat tarkistuslistat) auttaa pitämään työnkulun hallittuna. 

Automaation pelkääminen

Markkinoinnin automaatiotyökalut on tarkoitettu helpottamaan sometyöntekijöiden arkea ja poistamaan toistuvien rutiinitehtävien vaiva. Monet markkinoijat kuitenkin empivät työkalujen käyttöä ja tekevät asiat mieluummin manuaalisesti sen sijaan, että automatisoisivat tylsät ja aikaa vievät vaiheet. 

Scope creep (laajuuden paisuminen)

Oletko kuullut termistä scope creep? Se tapahtuu, kun tehtävien määrä kasvaa hallitsemattomasti, jolloin koko projekti paisuu ja karkaa käsistä. Muutokset kerryttävät projektin laajuutta luvatta ja aiheuttavat vain sotkua. Ilman selkeitä menettelytapoja ongelmia on luvassa. 

Erilaiset odotukset

Varmista ennen uuden someprojektin aloittamista, että molempien osapuolten odotukset kohtaavat. Jos lupasit asiakkaallesi kuun taivaalta, mutta et pysty toimittamaan, ei ole yllätys, jos he eivät ole tyytyväisiä ja yhteistyö tuntuu takkuiselta. Jos asiakas on vaativa myös työajan ulkopuolella, tehokkaasta yhteistyöstä on turha haaveilla.

Miten luoda tehokas social media collaboration -suunnitelma?

Toimiston sisäisten prosessien järjestäminen voi selkeyttää työnkulkua merkittävästi ja parantaa laatua. Tässä on muutamia vinkkejä yhteistyön suunnitteluun. 

Auditointi: missä mennään nyt?

Uskotko, että yhteistyönne toimii jo täydellisesti? Pienetkin parannukset voivat ratkaista paljon. Jotta voit tehdä korjausliikkeitä, sinun on tunnistettava nykyiset pullonkaulat. Aivan kuten somen auditoinnissa, tutki ja etsi kohtia, jotka hidastavat menoa. Syynä voi olla vastausten viipyminen, hidas reagointi, kommunikaation puute tai epäselvät ohjeet. 

Selkeä somestrategia

Kaikkien tiimiin kuuluvien tulisi olla samalla aaltopituudella ja ymmärtää brändiyhteistyön ydin. Jo yksi ihminen voi horjuttaa työnkulkua, joten mahdolliset ongelmatilanteet on selvitettävä heti. Selkeän somestrategian ja keskeisten sääntöjen määrittäminen on välttämättömyys. 

Roolit haltuun

Roolien tunnistaminen on yksi kriittisimmistä vaiheista. Jokaisella tiimin jäsenellä on oltava selvää, kuka vastaa mistäkin profiilista, kanavasta ja tehtävästä – ja miten kaikki työskentelevät yhdessä upean someviestinnän eteen.

Kuvitellaan 4 hengen sometiimi: 

Sarah, Jonathan, Melanie ja Thomas. 

Tiiminvetäjänä Sarah vastaa yhteydenpidosta asiakkaisiin. Se vie paljon aikaa, joten hän ei ehdi itse ideoida sisältöjä.

Tässä kohtaa Melanie ja Thomas astuvat kuvaan – he valmistelevat luovia tekstejä Facebookiin ja Instagramiin. He ovat kuitenkin uusia tiimissä, joten he tarvitsevat vielä tukea asiakashallinnassa ja äänensävyn (tone of voice) löytämisessä.

Content Manager Jonathan toimii linkkinä tekijöiden ja tiiminvetäjän välillä. Hän tarkistaa, että postit vastaavat somestrategiaa, ja ensimmäisen sisäisen hyväksynnän jälkeen lähettää ne Sarahille, joka toimittaa ne asiakkaalle hyväksyttäväksi.

Tämä on vain yksi esimerkki siitä, miten yhteistyöprosessi voi toimia. 

Luo someohjeistus (Social Media Guideline)

Tämän tulisi olla perusasiakirja uusia työntekijöitä koulutettaessa, strategiaa epäröidessä tai kun halutaan varmistaa, että yhteistyö etenee oikeaan suuntaan.

Kattava ohjeistus ei synny yhdessä yössä. Sitä tulisi päivittää säännöllisesti ja sen on oltava kaikkien projektiin osallistuvien saatavilla. 

Mitä sen tulisi sisältää? Voit muokata sitä tarpeen mukaan, mutta ohjeistuksen tulisi kattaa ainakin nämä kuusi aluetta:

• yhteistyön somestrategia,
• tone of voice (äänensävy),
• brand guidelines,
• digitaaliset aineistot,
• yhteistyön menettelytavat (vastuuhenkilöt, vastausajat, templatet),
• (lisäksi) kriisiviestinnän ohjeet.

Hallitse tehtävien delegointi

Kaikki eivät nauti tehtävien saamisesta tai niiden jakamisesta. Se on kuitenkin tehtävä. Jokaisen tulisi tietää paikkansa somen työnkulussa – yksi luo postauksia tai infografiikkaa, kieliasiantuntija tarkistaa oikeinkirjoituksen ja kolmas antaa lopullisen hyväksynnän ennen julkaisua. Tarkka tehtävienhallinta auttaa välttämään väärinkäsityksiä ja somekriisejä. 

Hyödynnä työkaluja

On työkaluja, jotka vain luovat uusia tarpeita ongelmien ratkaisemisen sijaan. Niitä et tarvitse. Tarvitset työkaluja, jotka aidosti sujuvoittavat yhteistyötä ja tekevät työstä vaivatonta. Testaa työkaluja tiimisi kanssa ja katso, parantavatko ne työn laatua ja suunnitelmallisuutta.

Kuulostaako työläältä? Aluksi se voi olla sitä, mutta kun otat ensimmäiset askeleet, huomaat pian yhteistyön tehostuvan.

Tehokkain tapa tehdä yhteistyötä asiakkaiden kanssa: ulkoinen viestintä

Ohjeistus asiakkaan näkökulmasta

Jotta yhteistyö olisi paitsi onnistunutta myös vaivatonta, luo ohjeistus myös asiakkaille. Kerro siinä, kuka vastaa viestinnästä, millainen strategia ja äänensävy on sovittu, ja mitkä ovat sovitut vastausmallit ja viestintäsuunnitelmat. Tähän dokumenttiin on helppo palata myöhemmin. 

Perehdytä ja ota asiakas mukaan

On erittäin tärkeää ottaa asiakkaat mukaan someohjeistusten luomiseen ja työnkulkujen sopimiseen. Mitä paremmin he ovat mukana, sitä paremmin he ymmärtävät hyväksyntäprosessiin liittyvät vaiheet. 

Osoita palautteen voima ja hyödyt

Joskus asiakkaat eivät vain tiedä, miten suuri merkitys palautteella on. Yksi parhaista vinkeistä on osoittaa heille selkeästi, miksi nopea ja tarkka palaute parantaa lopputulosta. Kun näytät heille suunnitelmallisen tavan toimia, he sitoutuvat siihen todennäköisemmin yhdessä tiimisi kanssa. 

Hyödynnä työkaluja

Työkalut eivät ole vain somemanagereita varten. Oikeat ohjelmistot hyödyttävät myös asiakkaitasi ja tekevät heidän työstään helpompaa.

On sanomattakin selvää, että social media collaboration on avain menestykseen. Tiesitkö, että voit hioa sen huippuunsa Kontentinolla? 

Lisäämällä mukaan hyväksyntä- ja turvakerroksen, voit kantaa huolta somen työnkulusta ja tehdä yhteistyötä sekä tiimin sisällä että asiakkaiden kanssa tehokkaimmalla mahdollisella tavalla.

Kontentinon vinkit yhteistyöhön

Postauskohtaiset tarkistuslistat 

Tarkistuslistat (checklists) ovat todella tehokkaita suunnittelussa. Voit muokata ne jokaiselle profiilille ja lisätä omia vaatimuksiasi. Tämä ominaisuus on pelastus varsinkin uusien asiakkaiden tai harjoittelijoiden kanssa. Kun asiat on ruksattu listalta, kenenkään ei tarvitse arvailla, onko kaikki kunnossa – tämä säästää valtavasti aikaa sisäisessä hyväksynnässä. 

Postausten lähettäminen asiakkaan hyväksyttäväksi

Koko homman ydin. Ei enää sekavia sähköposteja tai viestiketjuja julkaisujen hyväksymisestä.

Voit lähettää hyväksyntäpyynnön suoraan Kontentinosta, ja asiakas voi hyväksyä sisällön yhdellä klikkauksella – vaikka mobiilisovelluksella samalla, kun hän lomailee ja nauttii elämästään. 

Asiakas voi tietysti myös hylätä sisällön ja pyytää korjauksia jättämällä kommentteja, jotka voit heti toteuttaa. Mieti, kuinka kauan yhden kirjoitusvirheen korjaaminen kestäisi sähköpostiviidakossa.

Kontentinossa se hoituu sekunneissa. Sama pätee sisäiseen hyväksyntään tiimin sisällä. Selkeät tilakentät kertovat heti, missä vaiheessa sisältö on ja onko se valmis julkaistavaksi.

Käännökset kansainvälisille brändeille

Hoitaako toimistosi viestintää monella kielellä ympäri maailmaa? Kontentinossa voit hallita käännöksiä helposti suoraan alkuperäisen version vieressä, mikä tekee yhteistyöstä vaivatonta. 

Tehtävien delegointi

Voit keskustella sisällöistä ja jakaa huomioita tiimin ja asiakkaiden kanssa Kontentinon sisällä. Sen sijaan, että huutaisit kollegalle tai laittaisit sähköpostia, voit delegoida tehtävän Kontentinossa, jolloin vastuuhenkilö saa heti ilmoituksen. Selitykset spämmiin menneistä posteista jäävät historiaan.

Erilaiset social media collaboration -tyypit

#1 Toimisto – Asiakas (Brändi)

Tämä on perinteisin yhteistyön muoto: markkinointitoimisto tuottaa sisältöä asiakkaalleen.

Toimisto vastaa strategiasta, luovasta työstä ja toteutuksesta. Asiakas antaa suunnan ja hyväksyy sisällöt ennen julkaisua.

Tämä malli toimii hyvin, kun roolit ovat selvät. Toimisto huolehtii, että suunnitelmat muuttuvat toiminnaksi. Haasteena voi kuitenkin olla valtadynamiikka – jos toimisto yrittää vain miellyttää asiakasta, luovuus saattaa kärsiä.

Jos hyväksyntäkierrokset venyvät, aikaa ja vaivaa kuluu hukkaan. Myös liiallinen mikromanageeraus asiakkaan puolelta voi vaikeuttaa toimiston työtä. Oikean yhteistyömallin löytäminen on molempien etu.

Hyviä käytäntöjä toimiston ja asiakkaan välille:

• käytä keskitettyä content calendar -alustaa
• aseta selkeät tavoitteet ja mittarit
• tee luova briiffi jokaiselle kampanjalle
• pidä säännölliset tsekat (vko/kk) edistymisen seurantaan
• määrittele vastuut selkeästi heti alussa
• luo selkeä systeemi sisällön hyväksyntään

#2 Toimisto – Toimisto -yhteistyö

Varsinkin suurilla yrityksillä useat eri toimistot voivat työskennellä saman kampanjan parissa. Kyse voi olla kahdesta eri toimistosta tai esimerkiksi some-toimistosta ja PR-toimistosta.

Tällöin yhteistyö on avainasemassa, jotta vältetään päällekkäinen työ ja varmistetaan, että kaikki kulkevat samaan suuntaan. Kommunikaatio on tässä mallissa kaiken a ja o.

Hyviä käytäntöjä toimistojen välille:

• yhteinen kampanjakalenteri ja aikataulutus
• säännölliset palaverit tilanteen läpikäyntiin
• nimetty yhteyshenkilö kummaltakin puolelta
• yhteiset someohjeistukset
• projektinhallintatyökalu tehtävien seurantaan

#3 Toimisto – Influencer / Brand Ambassador

Joskus yhteistyötä tehdään vaikuttajien kanssa. Se on erittäin tehokasta, sillä näin päästään tavoittamaan heidän uskolliset yleisönsä.

On kuitenkin tärkeää varmistaa, että vaikuttaja sopii brändiin. Et halua sisältöä, joka sotii brändisi arvoja vastaan.

Hyviä käytäntöjä vaikuttajayhteistyöhön:

• tutki vaikuttajaa etukäteen huolella
• luo selkeät someohjeet vaikuttajille
• rakenna prosessi sisällön hyväksyntään
• pidä säännöllisesti yhteyttä
• aseta selvät tavoitteet heti alussa

Oikealla järjestelmällä et vain toteuta kampanjoita, vaan pystyt skaalaamaan tekemistä ja saavuttamaan entistä suuremman yleisön.

#4 Asiakas – Influencer -yhteistyö

Toimistoa ei aina tarvita välikädeksi. Brändit voivat työskennellä suoraan vaikuttajien kanssa.

Tämä voi antaa vaikuttajalle enemmän vapautta ja säästää asiakkaalta toimiston palkkioita. Kolikon kääntöpuolena on riski, ettei sisältö olekaan täysin linjassa brändiviestin kanssa ilman ammattimaista ohjausta.

Hyviä käytäntöjä suoraan yhteistyöhön:

• tee sopimukset aina kirjallisena
• varmista, ettei vaikuttajalla ole sidoksia kilpailijoihin
• aseta realistiset odotukset tuloksille
• määrittele viestinnän raamit selkeästi
• hyödynnä somehallinnan työkaluja analytics- ja hyväksyntätarkoituksiin

Voivatko kaikki nämä tyypit toimia samanaikaisesti?

Kyllä. Social media collaboration voi ottaa monta muotoa tarpeen mukaan. Tärkeintä on, että kaikki ovat samalla sivulla ja viestintä on avointa.

Oikealla systeemillä yhteistyö on voimavara. Siksi kannattaa tutustua siihen, miten Kontentino voi tukea tiimisi yhteistyötä ja hyväksyntäprosesseja.

Tehosta social media collaborationia

Voisimme kirjoittaa yhteistyön eduista tuntikausia. 

Kokoa tiimi yhteen ja etsi nykyiset pullonkaulat. Aloita parannukset pienestä ja hyödynnä työkaluja rutiinitehtävien automatisointiin. Näin saat vapautettua aikaa olennaiselle. 

Ehkä jopa asiakkaasi kiittävät sinua siitä.