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Nous vivons une époque sans précédent où une grande partie du monde travaille depuis son domicile. Toutefois, ce n’est pas une tendance nouvelle. Au cours des dernières années, nous avons vu de plus en plus de bureaux adopter le télétravail et chercher à établir et maintenir des pratiques efficaces de collaboration à distance.
Les équipes passent d’un environnement de bureau traditionnel au télétravail, et il est important que vous preniez des mesures pour booster les efforts de collaboration de votre équipe. Auparavant, 80 à 90 % des employés affirmaient vouloir travailler à distance au moins une partie du temps. Qu’ils soient toujours du même avis ou non, la situation de travail à domicile est susceptible de devenir plus courante à l’avenir, car nous disposons désormais de nombreux outils technologiques pour la faciliter.
Cependant, la gestion de projets à distance peut présenter un tout nouvel ensemble de défis pour les managers qui n’ont jamais été responsables d’équipes en remote auparavant. Mais cela n’a pas à être stressant si vous avez les bons systèmes et procédures en place. Voici notre guide sur la façon de gérer une équipe à distance, ainsi que certains des avantages de la collaboration en télétravail.
Cinq conseils pour booster la collaboration de vos équipes à distance
Conseil n°1 : Soyez disponible
Les travailleurs à distance peuvent facilement se sentir coupés ou éloignés de l’organisation, surtout s’ils ont été soudainement propulsés en télétravail alors qu’ils avaient l’habitude de venir au bureau tous les jours. Ce sentiment d’éloignement peut causer de la démotivation et baisser le niveau de satisfaction au travail, affectant ainsi chaque aspect de leur performance. Il est vraiment important d’être disponible pour les membres de votre équipe à distance afin de maintenir leur sentiment d’appartenance à l’organisation et de leur donner un sens continu de l’objectif et de la direction.
Si un membre de l’équipe vous appelle, répondez toujours dans la mesure du possible. S’il vous envoie un email ou un message sur les réseaux sociaux, répondez aussi vite que possible. Être un chef de projet à distance efficace, c’est rester présent, même lorsque vous ne pouvez pas être physiquement dans le même espace que votre équipe.
Conseil n°2 : Fixez des objectifs clairs
La collaboration à distance peut être un défi lorsque les membres de l’équipe ne savent pas exactement ce qu’ils sont censés faire ni quand. Certains travailleurs s’adapteront facilement, gérant bien leur temps et étant capables de faire preuve d’initiative pour prioriser les différentes tâches. Cependant, d’autres auront du mal à être loin du bureau car ils n’auront pas le feedback immédiat qui leur permet de savoir ce qu’on attend d’eux chaque jour.
C’est pourquoi la définition d’objectifs clairs pour chaque membre de l’équipe est absolument clé pour une collaboration à distance réussie. Il est essentiel de communiquer à vos employés des détails tels que :
- Les horaires de travail attendus pour chacun
- Les différentes méthodes de communication que vous comptez utiliser
- Le partage des calendriers pour que chacun ait accès aux disponibilités des autres
- La planification des réunions
- Les tâches et responsabilités de chaque membre de l’équipe concernant la collaboration sur des projets spécifiques
Ce ne sont là que quelques exemples où la définition d’objectifs clairs est nécessaire. Comme chaque organisation est différente, il est fort probable que vous rencontriez vos propres exemples au quotidien. Tant que vous communiquez avec tous les membres de votre équipe chaque jour et que vous leur faites savoir exactement ce qu’on attend d’eux, vos compétences de manager à distance se développeront. De plus, votre équipe se sentira plus confiante dans le télétravail car elle aura une structure pour la guider.
Conseil n°3 : Organisez des réunions virtuelles régulières
Vous devriez essayer d’organiser une réunion téléphonique ou vidéo avec chaque employé à un moment donné chaque jour. Si votre travail est par nature très collaboratif, il est tout à fait possible d’inclure tous les membres concernés dans la même visioconférence. C’est une excellente occasion pour chacun de se tenir au courant, mais aussi simplement pour rappeler à votre équipe que ses collègues sont toujours là et pour les encourager tous à communiquer. Le télétravail peut devenir extrêmement solitaire. Il est important de s’en souvenir et d’offrir autant d’opportunités que possible pour la communication entre les membres de l’équipe à distance afin de réduire les risques pour leur santé mentale.
Le temps est extrêmement précieux, surtout lorsqu’il s’agit de travailler à domicile. Tout temps passé en réunions virtuelles et en communication est du temps retiré des projets. Puisque vous n’avez pas de conversations en face à face, rendez vos messages et réunions courts, concis et allez droit au but. Utilisez des outils de communication robustes, tels que des systèmes téléphoniques professionnels ou des applications de collaboration d’équipe pour une communication fluide. Assurez-vous que vos employés disposent de toutes les informations nécessaires pour accomplir leurs tâches et minimisez la quantité de messages vagues envoyés via aller-retour.
Conseil n°4 : Assurez l’alignement de toute l’équipe
Un grand défi du travail à distance est de garder tout le monde sur la même longueur d’onde et de rationaliser les tâches. Il est si facile de prendre du retard, de mettre des choses de côté, ou pour vos employés de recevoir des messages contradictoires sur ce qu’ils essaient d’accomplir. L’environnement de travail plus détendu peut aussi rendre plus difficile le fait de rester concentré sur sa tâche.
Kontentino travaille à fluidifier les tâches quotidiennes en rendant la collaboration très facile pour les équipes marketing à distance. Vos clients et membres d’équipe peuvent être basés partout dans le monde. Kontentino permet aux membres de l’équipe de travailler ensemble facilement sur la création de posts. Il est également facile d’envoyer votre travail pour l’approbation du client.
Toute votre équipe peut communiquer directement dans Kontentino, ce qui évite les malentendus. En retour, vous aurez la confiance de savoir que votre équipe est capable de s’unir, de terminer ses tâches de création de contenu social media et d’approbation, et de maintenir le travail aux mêmes standards que vous avez pour le travail au bureau.
Conseil n°5 : Adoptez les bons outils de télétravail
Il est difficile d’être un chef de projet à distance performant si vous n’équipez pas votre équipe avec les outils et la technologie qui leur facilitent la vie. Explorez différents logiciels et assurez-vous que tout le monde a la capacité d’utiliser les solutions que vous choisissez. Des applications comme Zoom sont devenues extrêmement populaires du jour au lendemain pour permettre la visioconférence entre équipes distantes. De même, vous pourriez envisager de mettre en place une infrastructure de bureau virtuel (VDI) afin que chacun puisse maximiser efficacement les ressources de l’équipe.
Il est important de garder un éventail de méthodes de communication ouvertes à votre équipe. L’email, les appels vidéo et les réseaux sociaux sont tous extrêmement importants, tout comme la capacité de partager des calendriers et des informations concernant des projets spécifiques. Utilisez des outils de gestion de projet pour vous aligner sur les tâches. Utilisez des outils de mind mapping collaboratifs pour aider tout le monde à être en phase lors des brainstormings. Prenez également le temps d’établir un planning fixe pour communiquer avec votre équipe. Vous pouvez faire un vote pour voir quels horaires conviennent le mieux à la majorité de vos collaborateurs et vous y tenir.
Les avantages de la collaboration d’équipe à distance
La collaboration à distance peut demander un temps d’adaptation au début. Cependant, cela devient plus facile à mesure que tout le monde s’y habitue. Cela peut aussi offrir des avantages surprenants pour les managers de projets à distance. Parmi ceux-ci :
- Beaucoup de gens qui travaillent à domicile sont capables d’être plus productifs, accomplissant plus en moins de temps, car ils n’ont pas les distractions environnantes liées à la vie de bureau.
- Un pourcentage très élevé de travailleurs à distance signalent ressentir des niveaux de stress inférieurs par rapport au travail hors de chez eux. Cela a un impact positif sur la qualité et la quantité de leur travail.
- Votre équipe à distance et vous-même pouvez travailler de manière plus flexible. Cela peut être une grande aide pour créer un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée. Cela vous donne plus d’opportunités de faire de l’exercice régulièrement entre les tâches d’une manière qui n’est simplement pas pratique dans un cadre de bureau, ainsi que de pratiquer la pleine conscience pour le bien-être mental.
Le télétravail devient rapidement la nouvelle norme pour des centaines de milliers de personnes à travers le pays, à mesure que les entreprises réalisent à quel point cette forme de travail responsabilise leurs employés. Exploiter la technologie et les outils de collaboration comme Kontentino aide à garantir que tout se déroule sans accroc et que chaque employé connaît ses tâches. En fin de compte, vous obtenez des clients satisfaits et un processus métier rationalisé.
