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SOMA est une agence de communication et de publicité digitale full-service basée en Lituanie, avec des succursales en Lettonie et en Estonie. Cette année, SOMA a fêté ses 10 ans d’existence. Akvilė Staniūtė, la COO de l’agence, a été témoin de l’évolution de l’entreprise : d’un petit bureau axé sur les réseaux sociaux, elle est devenue une agence de plus de 30 esprits créatifs, menant l’entreprise vers une fusion avec le puissant groupe Havas.
Aujourd’hui, le portefeuille de clients de SOMA comprend des marques telles que Huawei, Bonduelle, Telia ou Kesko Senukai. Pour ces dernières, l’agence couvre la publicité, la communication digitale, l’achat média, la création et la stratégie. Les équipes de l’agence travaillent sur plusieurs domaines de la publicité numérique, c’est pourquoi l’efficacité de leur workflow et du processus d’approbation est extrêmement importante.
« Suivant le principe du Havas Village, nous offrons à nos clients toutes les solutions sous un même toit en couvrant plusieurs domaines de communication au sein de l’agence », explique Akvilė. « Plus que toute autre chose, cela exige une communication sans faille entre tous les membres des différentes équipes. »
Passer de « quelque chose comme Kontentino » à Kontentino
Quand Akvilė a rejoint SOMA, c’était un petit groupe de personnes travaillant sous le même toit. Le processus d’approbation se faisait principalement de vive voix. Plus tard, l’équipe SOMA a mis au point son propre outil de gestion des réseaux sociaux.
« Le mot « outil », cependant, est un peu exagéré », sourit Akvilė. « Il n’offrait que quelques fonctions basiques et avait besoin d’un développement constant. Comme nous nous concentrons sur la création de campagnes pour nos clients, et non sur le développement de logiciels social media, cela s’est avéré peu pratique. » C’est ainsi que le besoin d’une solution professionnelle est devenu encore plus clair. Et urgent.
L’un des fondateurs de SOMA avait entendu parler de Kontentino et a décidé de l’essayer. C’était aux tout débuts de l’aventure Kontentino. « Dès le départ, il était évident que Kontentino serait facile à utiliser pour nous et qu’il correspondait à nos objectifs. Mais ce que nous avons le plus apprécié, c’est l’amélioration constante de l’outil. » Akvilė explique que « de temps en temps, une nouveauté était ajoutée à la plateforme. Ainsi, dans le bon sens du terme, chaque année vous travailliez avec le même outil, mais d’une certaine manière nouveau et amélioré. »
Fluidifier le workflow
La plupart des clients de SOMA résident en Lituanie mais ont aussi des activités en Lettonie et en Estonie. Par conséquent, le contenu créé par l’agence doit être localisé et traduit. Cela implique une coopération avec d’autres équipes dans d’autres pays — pour ce faire, Akvilė et son équipe de chefs de projet utilisent Kontentino comme outil unique. « Nous n’envoyons plus aucun e-mail pour ça. Nous assignons des tâches, par exemple, aux copywriters social media d’autres équipes et les laissons faire ce qui doit être fait — créer, traduire ou éditer le contenu pour nos clients. » Akvilė trouve également pratique de pouvoir laisser des commentaires et des feedbacks sur les tâches directement dans Kontentino, évitant ainsi le besoin d’e-mails supplémentaires ou d’autres outils de communication.
Le marketing, les médias et la publicité sont des secteurs très dynamiques, où les gens vont et viennent. Pourtant, les projets ne peuvent pas rester sans responsables et sans équipes. « Kontentino est particulièrement utile pour intégrer de nouvelles personnes dans l’équipe ou sur un projet », dit Akvilė. « Lorsqu’un nouveau chef de projet arrive et essaie de se familiariser avec son nouveau client, nous utilisons toujours la validation interne dans Kontentino. Avant d’envoyer le moindre contenu au client, un chef de projet peut s’assurer que l’idée et l’exécution sont de la meilleure qualité possible. » Un autre cas de figure concerne le passage de relais entre chefs de projet — l’ancien gestionnaire peut aider le nouveau à approuver les posts directement dans l’outil. « Cela assure la fluidité de la phase de transition. »
En général, grâce à sa facilité d’utilisation, Kontentino peut être aisément utilisé par toutes les équipes ainsi que par les nouveaux arrivants sur un projet. « Même si un chef de projet s’absente, disons une semaine, il est très facile pour quelqu’un d’autre de reprendre le projet au pied levé car Kontentino permet de regarder autour et de comprendre rapidement tout ce qui a été fait auparavant. »
L’onboarding client le plus rapide de tous les temps
Un avantage supplémentaire de Kontentino est de répondre aux attentes des clients en matière de nouvelles technologies et de systèmes de travail modernes. « Nos clients sont heureux quand nous apportons un outil qui fait gagner un temps fou, qui est facile à utiliser et qui ne coûte pas une fortune. De plus, si vous êtes une agence de marketing digital aujourd’hui, les clients s’attendent à ce que vous proposiez de nouvelles expériences. »
Akvilė affirme que l’intégration de nouveaux clients est une question d’un seul e-mail. Les chefs de projet expliquent à leurs clients les fonctions de base (comme la création d’un post), les fonctionnalités qu’ils utiliseront le plus souvent (comme le Calendrier), et ce qui peut être fait avec. « Et c’est à peu près tout. Je ne pense pas que nous ayons jamais reçu un appel d’un client demandant comment utiliser la plateforme », précise la Teamlead du département Projets.
Pour Akvilė et son équipe chez SOMA, l’utilisation de Kontentino est rapidement devenue une partie naturelle de leur travail quotidien. « Si naturelle que, honnêtement, je dois vraiment réfléchir pour me rappeler l’époque d’avant Kontentino. » Même s’ils l’utilisent pour des tâches simples — créer, programmer, approuver des posts et les assigner aux membres de l’équipe dans les filiales SOMA des pays Baltes — cela a rendu toute la gestion social media impeccable. « Nous gérons les activités quotidiennes et tous les clients via le même processus — Kontentino a rendu cette partie de notre travail si fluide que nous ne remarquons même plus trop « la gestion » en tant que telle », dit-elle avec un sourire. « C’est l’une des raisons pour lesquelles nous comptons sur Kontentino pour les années à venir. »
Développez votre équipe avec Kontentino
Lorsqu’une petite équipe de publicité, de marketing ou de communication digitale grandit, elle grandit souvent vite. Adopter un outil de gestion des réseaux sociaux capable de s’adapter à la croissance de votre entreprise est un choix judicieux. Même si vous gérez des clients à travers plusieurs équipes et pays, Kontentino est là pour fluidifier votre workflow et rationaliser la collaboration. Tant au sein de vos équipes créatives qu’entre elles et les clients. Si vous pensez que Kontentino pourrait convenir à votre équipe, essayez-le — les deux premières semaines sont gratuites.
