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À l’heure actuelle, vous avez probablement déjà testé différents outils et tactiques pour la collaboration marketing à distance. Non seulement ce mode de travail va perdurer après la pandémie, mais il peut désormais être peaufiné pour rendre votre workflow plus fluide que jamais.
Le diable se cache dans les détails : avoir une idée vague de ce type de collaboration ne suffira pas à optimiser votre travail d’équipe. Vous devez planifier avec précision la gestion de vos réseaux sociaux à distance (l’un des piliers de toute stratégie digitale).
La bonne nouvelle, c’est qu’avec ce guide, vous apprendrez tout ce qu’il faut savoir pour gérer efficacement vos profils social media avec des équipes à distance.
La puissance des réseaux sociaux ne fait que croître
Les derniers rapports et études montrent que les canaux sociaux gagnent en popularité et influencent de plus en plus nos vies chaque année. Le nombre d’utilisateurs est également en hausse, selon les données de Statista :
- En 2020, plus de 3,6 milliards de personnes utilisaient les réseaux sociaux dans le monde.
- Ce chiffre devrait passer à environ 4,4 milliards d’ici 4 ans.
Collaboration à distance : équipe interne vs agence social media
Lorsque vous travaillez avec une équipe interne (in-house), vous pourriez penser qu’il est facile d’éviter le chaos collaboratif car tout est partagé au sein de l’équipe. Rien n’est plus faux 😉.
Même si vos employés ne sont pas en télétravail, ils créent du contenu et le publient dans un espace virtuel. Ils partagent quotidiennement des assets digitaux. S’ils ne disposent pas d’un système unique pour uploader les fichiers, ajouter des idées, rédiger les posts et commenter, le chaos est inévitable.
Bien qu’il puisse sembler qu’engager une agence résolve les problèmes de workflow, vous pourriez là aussi faire erreur. Toutes les équipes n’utilisent pas des technologies avancées pour booster leur flux de travail : certains experts créent encore une tonne de fichiers et les partagent via divers canaux disparates.
Pourquoi est-ce si chronophage ? Parce que vous devez communiquer chaque jour à plusieurs endroits (ex : Slack, e-mail ou appels vidéo) et échanger des fichiers créés dans différents formats comme Google Docs, Google Sheets ou le classique Microsoft Word.
Cela vous semble écrasant ? Rassurez-vous, vous n’avez pas besoin d’utiliser une multitude d’outils externes de gestion de fichiers. Lors du choix de votre logiciel, optez pour une solution basée sur le cloud qui offre une variété d’intégrations ou qui inclut suffisamment de fonctionnalités. Il est impossible d’utiliser une seule plateforme pour toute la collaboration à distance, mais vous pouvez en choisir quelques-unes qui sont vraiment performantes.
Par exemple, Kontentino vous permet non seulement de programmer du contenu mais aussi d’échanger des fichiers et des idées au même endroit. Vous pouvez tout faire sans diviser votre attention. Et imaginez à quel point il est facile de perdre une photo quand vous publiez du contenu cinq fois par semaine sur trois canaux différents !
Pourquoi booster votre collaboration à distance en 2021 ?
2021 est l’année pour peaufiner votre workflow à distance
Il est évident que le passage à la collaboration à distance a été crucial lorsque la pandémie de Covid-19 a éclaté. Nous avons tous ressenti son influence sur nos vies privées et professionnelles. De nombreuses entreprises ont dû mettre en place des outils de télétravail dans l’urgence, presque du jour au lendemain, ce qui a pu conduire à des choix peu optimaux.
Il est maintenant temps de tirer des conclusions et de choisir une solution qui soit réellement rentable pour l’entreprise.
Première étape : repensez vos outils de collaboration à distance
L’outil que vous avez commencé à utiliser l’année dernière est-il la meilleure option ? Correspond-il à vos besoins ? Ou peut-être avez-vous implémenté plusieurs outils pour finalement réaliser que vous n’en avez pas besoin d’autant. Il est essentiel de reconsidérer ces aspects.
Avant de renouveler l’abonnement du logiciel de collaboration social media utilisé par votre équipe interne, répondez aux questions suivantes :
- De quel type de logiciel mon équipe social media a-t-elle besoin ?
- Existe-t-il une solution qui peut les aider à mieux gérer leur temps ?
- Puis-je utiliser cet outil pour différents canaux et objectifs ?
- Pour combien de personnes ai-je besoin d’un outil ?
Pensez également à discuter avec vos collaborateurs de leurs besoins afin de découvrir quelles fonctionnalités ils jugent essentielles pour leur travail quotidien.
Et si vous travaillez avec une agence externe mais que vous n’êtes pas satisfait du flux de communication, suggérez de choisir un outil collaboratif qui rationaliserait ces processus. Cela pourrait nécessiter une nouvelle stratégie, mais concentrez-vous sur le gain de temps obtenu grâce à l’utilisation de quelques systèmes logiciels puissants et centralisés.
3 conseils pour gérer les problèmes de collaboration social media à distance
Si vous n’êtes toujours pas habitué au travail à distance et que vous percevez ces défis comme des obstacles, il est temps de dissiper certains mythes sur la gestion des réseaux sociaux à distance.
Voici une liste des problèmes les plus courants que les équipes marketing peuvent résoudre.
Conseil #1 : Évitez de partager de multiples assets sous différents formats via divers canaux
Solution : Il est possible d’échanger des assets sans multiplier les outils de partage de fichiers. Faites la liste des outils et des formats de fichiers avec lesquels vous travaillez. Par exemple, vous pouvez utiliser Google Docs pour la rédaction (copywriting), Google Drive pour le partage de fichiers, et Google Sheets pour créer un modèle de calendrier éditorial. Pour gérer cela encore mieux, vous pourriez choisir un logiciel qui vous permet d’uploader des fichiers, de les organiser dans des dossiers et de les ajouter aux posts social media au sein d’une seule application, comme Kontentino.
Conseil #2 : Raccourcissez les délais de feedback ou centralisez-le sur un canal unique
Solution : Si votre équipe travaille à distance, vous ne pouvez pas simplement aller voir un collègue pour lui demander de noter votre brouillon de publication. Avec les réseaux sociaux, les décisions doivent souvent être prises le plus rapidement possible. Pour obtenir un feedback instantané, essayez d’automatiser le processus de notification. Décidez avec vos collègues du canal de communication principal. Vous pouvez également laisser des commentaires directement dans votre logiciel de gestion social media et assigner les posts pour validation interne ou approbation client. Une fois ces messages rédigés, les personnes taguées seront notifiées par e-mail afin que rien ne passe à la trappe.
Conseil #3 : Utilisez enfin le contenu du backlog et les idées perdues dans d’autres fichiers
Solution : Un calendrier d’inspiration Social Media. Ici, vous pouvez ajouter des idées de posts et uploader du contenu utilisable ultérieurement. Vous ne le perdrez pas car tout est sauvegardé dans le cloud. Vous aurez tout à portée de main dès que vous manquerez de contenu à partager sur vos profils sociaux.
Simplifiez la gestion des réseaux sociaux pour maximiser la productivité
Les bases de la collaboration social media à distance sont assez simples : assurez-vous simplement de respecter quelques règles.
Organisez un appel vidéo d’onboarding pour montrer le fonctionnement de votre outil
Pour gagner du temps et éviter les questions récurrentes sur certaines fonctionnalités de l’outil de gestion de projet que vous implémentez, organisez un appel vidéo d’introduction. Les réunions à distance peuvent simplifier la vie et la communication, même si vous devez d’abord partager des instructions détaillées. C’est un moyen facile de démontrer l’utilisation du logiciel choisi et d’encourager votre équipe social media à participer activement.
Bien que de nombreux outils social media soient intuitifs, ils ne sont pas forcément simples pour chaque utilisateur. Surtout si vous êtes une agence marketing travaillant pour des clients, vous devriez organiser une réunion vidéo (et même l’enregistrer) pour qu’ils sachent comment collaborer rapidement avec vous. De plus, vous pouvez partager des liens via le chat vidéo pour rediriger votre équipe directement vers l’outil en ligne concerné.
Vous pouvez également lancer un appel vidéo après des mises à jour logicielles pour présenter les nouvelles possibilités à votre équipe virtuelle ou à vos clients. Il est toujours préférable d’expliquer (presque) tout au début pour pouvoir vous concentrer ensuite sur la qualité de votre travail.
Soyez sur la même longueur d’onde avec vos clients : suivez automatiquement les bons KPIs
Même si cela semble évident, on ne le soulignera jamais assez : des KPIs pertinents et mesurables sont la clé d’un monitoring efficace. Parfois, l’absence d’identification précise des métriques au début de la collaboration peut compliquer tout le workflow. Vous pourriez mesurer des indicateurs dont votre employeur n’a pas besoin, ou inversement, le client pourrait vouloir que vous suiviez des chiffres non pertinents. Assurez-vous d’être alignés pour évaluer correctement vos actions sur les réseaux sociaux.
Mais en matière de collaboration à distance, il semble que la définition des objectifs ne soit pas le seul problème ; la présentation des données l’est tout autant. Lorsque vous partagez les performances du contenu social media avec votre client, votre patron ou votre équipe virtuelle, cela peut être difficile à digérer si les données ne sont pas présentées de manière visuellement structurée.
Heureusement, il existe une solution ! Les rapports automatiques facilitent à la fois la visualisation des données et la mesure des bons KPIs, car ils ne collectent que les informations pertinentes et les affichent sous forme de graphiques accessibles. Chaque membre de l’équipe sait exactement quelles métriques sont suivies et où trouver ces données.
Si vous vous demandez comment créer le rapport social media parfait pour votre client, cet article pourrait vous être utile.
Gagnez du temps grâce à la programmation des posts
Le multitâche vous parle ? Les outils d’automatisation sont là pour alléger la charge. Vous pouvez tout configurer à l’avance, puis oublier le sujet une fois le travail fait. Les posts apparaîtront sur le bon profil exactement au moment prévu, sans vous détourner de vos autres tâches.
Vérifiez deux fois le contenu pour minimiser les erreurs
S’il y a bien une chose dont un social media manager peut se plaindre, c’est souvent la lourdeur du processus de validation. Pourtant, la double vérification est cruciale pour éviter les erreurs (ou au moins pour partager le blâme entre plusieurs personnes 😉).
Il est possible de rendre les approbations plus faciles et plus pratiques, tant pour les clients que pour les marketeurs :
- Assignez des tâches à vos collaborateurs pour obtenir un feedback le plus rapidement possible. Ils recevront un e-mail les informant d’une nouvelle tâche.
- Demandez l’approbation du client – le processus est similaire à celui décrit ci-dessus : rapide et facile.
- Programmez les posts à l’avance – créez des brouillons, et une fois approuvés, appuyez simplement sur un bouton et laissez le logiciel faire le reste.
Utilisez une application mobile pour gérer les réseaux sociaux en déplacement
Certains logiciels comme Kontentino proposent une application mobile pour permettre aux utilisateurs de donner leur feedback, d’assigner et d’approuver des posts lors de leurs déplacements. Cela ajoute de la flexibilité au travail à distance et favorise la collaboration. La seule chose dont vous avez besoin est une connexion Internet.
Préparez-vous à maîtriser votre gestion social media à distance
Beaucoup d’entre nous sont probablement déjà lassés du terme « travail à distance » ou « télétravail », devenu un véritable buzzword l’année dernière. Si vous n’êtes pas fan de ce type de collaboration, peut-être que le problème ne vient pas du travail à distance en soi, mais d’une mauvaise stratégie.
Avec les bons outils d’automatisation pour faciliter vos tâches quotidiennes, vous pouvez faire des miracles. Choisissez consciemment vos tactiques et vos fournisseurs de logiciels pour tirer le meilleur parti de votre workflow et faciliter les processus de gestion des réseaux sociaux. Si vous souhaitez planifier votre contenu à l’avance et éviter trop de réunions à distance, envisagez des solutions cloud qui donnent accès à toute votre équipe virtuelle et les aident à atteindre les objectifs commerciaux dans l’espace digital.
Si vous vous demandez encore quel outil conviendrait le mieux à votre organisation, vous pouvez essayer Kontentino gratuitement pendant 14 jours !
