Kako usavršiti proces odobravanja objava u agenciji? | Kontentino

Izazov prihvaćen? Izazov odobren!

Koliko e-mailova dnevno može zatrpati vaš inbox?

Ne tako davno, u mom slučaju radilo se o stotinama. Neki su se odnosili na sitnice poput promjene jedne riječi („odlično“ umjesto „dobro“) u postu koji sam poslala na odobrenje. Možete li zamisliti razmjenu čak dvadeset e-mailova s osmero ljudi u CC-u koji se raspravljaju o jednom slovu? Tada sam shvatila da bi social approval trebao biti jednostavan: brz, vremenski učinkovit i bez stresa.

Od tada sam odlučila definirati i stalno razvijati workflow za jednostavnu online team collaboration. Uz malu mješavinu procedura i alata, stvorila sam sustav koji čini čuda.

Danas ću vam otkriti neke od tih tajni koje su mi pomogle upravljati s više od 100 social media računa za klijente iz različitih industrija, vremenskih zona, država i radnih navika.

Kako upravljati brojnim profilima na društvenim mrežama?

To sam se pitala gotovo svako jutro kada bi me probudili klijenti s druge strane svijeta i gotovo svaku večer koju bih provela razmjenjujući e-mailove s tim istim klijentima. Radila sam dobro, ali znala sam da mogu bolje organizirati svoj content calendar i social media approval. Ako radite u social media marketingu i prolazite kroz nešto slično, vjerojatno ste na rubu snaga. Nastavite čitati kako biste saznali kako to popraviti.

Onaj-čije-se-ime-ne-izgovara. Strategija.

Kada je u pitanju marketing, strategija se može usporediti s Voldemortom iz sage o Harryju Potteru. Zašto? Pa… Svi su znali da postoji, puno ljudi je čitalo o njemu i gotovo svi su mu znali ime, većina ga se bojala, ali malo tko se s njim suočio licem u lice ili ga zapravo dobro upoznao. Potpuno ista stvar događa se s marketinškim strategijama. Horcrux je bio nešto što je moglo oslabiti Voldemorta, a nedostatak workflow approval procesa lako može biti taj Horcrux kada radite na strategiji. Ipak, nije prekasno da to promijenite (usput, ako još nemate strategiju, naš nedavni članak može vam dobro doći).

Faza 1: Uspostavite procedure

Prvo se trebate pobrinuti za nekoliko stvari prije nego što počnete implementirati approval workflow eksterno i interno. Jednostavno si postavite niz pitanja i potražite odgovore od svih uključenih strana.

• Tko je zadužen za cijeli proces izrade objava za svakog pojedinog klijenta?
  Ili preciznije, od koga se sastoji social media tim? Tko je odgovoran za koji dio? Na primjer, grafički dizajner ne može ništa bez briefa od social media specijalista, ali specijalist treba surađivati sa strategom kako bi komunikacija bila dosljedna.

Napravite e-mail uvod / Skype poziv / sastanak klijenta s cijelim timom. Zašto? Kada se grafički dizajner upozna s brendom i ljudima, može kreirati preciznije materijale jer bolje razumije korporativnu kulturu i zahtjeve.

• Tko ima ulogu supervizora, na strani agencije i na strani klijenta?
  Tko provjerava pripremljeni sadržaj, bilo da je riječ o novom ili curated contentu? Na strani agencije, to je često content manager ili account manager. Na strani klijenta treba postojati osoba zadužena za finalno „Odobravam ovaj post“. Što je više ljudi u lancu, proces je sporiji. Ako se morate boriti za svako odobrenje, to može trajati vječno (svatko ima svoje obveze, a jedan tweet možda nije prioritet Very Important (and Busy) People s kojima radite).

• Koje su točne odgovornosti svake strane?
  Tko radi istraživanje? Tko i kako dostavlja materijale? Tko je zadužen za komunikaciju tijekom vikenda?
  

• Što su do’s/don’ts za svaki brend?
  Koje su dobre prakse, a koje pogreške treba izbjegavati? Logotip u gornjem lijevom kutu može biti obavezan, dok određeni hashtag može biti zabranjen. Ti elementi variraju ovisno o brendu ili platformi.
  

• Koji su rokovi za slanje sadržaja?
  Kada najkasnije sadržaj mora biti dostavljen i odobren za nesmetanu suradnju.

• Koje alate koristite za upravljanje komunikacijom?
  Iako postoje interni alati koje vaša agencija koristi, vrijedi uvesti i alate za kolaboraciju s klijentima. Klijenti se ponekad protive novim alatima, ali uz malo uvjeravanja možete ih uvesti u sustav. Bitno je da je alat jednostavan i user-friendly. Kontentino, primjerice, omogućuje klijentima da odobre sadržaj jednim klikom putem mobilne aplikacije.
  

Da biste ubrzali proces (i ispoštovali rokove), možete unijeti inspiracije i važne datume u Inspiration calendar, npr. u Kontentinu.

• Kako se nosite s kriznim menadžmentom?
  Kako reagirate na pritužbe? Koliko je vrijeme odgovora navečer ili vikendom? Ako kriza eskalira, koji su sljedeći koraci? Sve to morate definirati prije nego što nastane požar. Društvene mreže nemaju milosti.

Sastavite procedure u PDF formatu i podijelite ih svima u organizaciji i klijentima. Uvijek ćete imati referencu u slučaju krize!

• Koje platforme koristite za komunikaciju?
  Specificirajte profile i platforme za koje ste zaduženi, pogotovo ako niste jedina agencija s kojom klijent surađuje.
  

Ovo je također odličan korak za prikupljanje svih materijala, datoteka i lozinki koje vašem timu trebaju za rad.

Faza 2: Uključite svoj tim

Kad su procedure spremne, vrijeme je za magiju social media suradnje!

Edukacija

Okupite tim i upoznajte ih sa svim procedurama. Smjernice neka budu pri ruci za svakog novog zaposlenika koji se pridruži timu.

Što se vaši zaposlenici bolje upoznaju s brendom, to će bolji sadržaj isporučiti. Davanje samo imena i web stranice nije dovoljno.

Što svatko treba imati na umu prije nego što zatraži odobrenje?

• Tone of voice – svaki brend ima svoj ton, čak i ako nije službeno definiran. Vaš tim mora znati kako komunicirati u ime brenda.
• Brand book – boje i fontovi su ključni. Ako koristite bilo koju „plavu“ umjesto točne nijanse brenda, gubite vrijeme na popravke.
• Sve vrste smjernica – ako brend želi biti oslovljavan kao „usluga“, a ne „platforma“, to je pravilo koje se prati.
• Jezik – tipfeleri i gramatičke pogreške narušavaju vaš profesionalizam. Provjerite sadržaj prije nego što pošaljete zahtjev za odobrenje klijentu!

Klijentu na odobrenje šaljite samo ono što biste i sami bez sumnje odobrili. Ako grafika gubi kvalitetu ili ne zadovoljava standarde, popravite je prije slanja finalne verzije.

Checkliste

Promjene su dobre, ali adaptacija može biti teška. Prvi dani novog procesa mogu biti zbunjujući, ali Checkliste pomažu da vaša online suradnja ostane u formi. Evo nekoliko savjeta kako ih maksimalno iskoristiti uz social media approval alat kao što je Kontentino.

Checkliste pomažu u ovim slučajevima:

• kod uvođenja novih procesa u cijeli tim uz zadržavanje visoke kvalitete materijala.
• kada zapošljavate praktikante ili juniore koji odmah kreću s radom.
• ako još nemate razvijen opsežan proces onboardinga.

U Kontentinu ih možete prilagoditi svojim potrebama i projektima.

Kada osoba zadužena za post označi sve stavke na checklisti, šalje ga na interno odobrenje. Sve se odvija unutar Kontentina, a komunikacija je na jednom mjestu. Zaboravite na e-mailove i poruke izvan radnog vremena.

Nakon internog odobrenja, dolazimo do ključnog dijela…

Odobrenje klijenta

Sjećate se kada sam rekla da odobrenje klijenta može biti noćna mora? Ako slijedite ove korake, faza prije klika na „pošalji na odobrenje“ bit će lakša. Ali kako sam post approval učiniti jednostavnim?

Dugi redovi za odobrenje troše vrijeme. Tko god je pokušao objaviti nešto u realnom vremenu, zna da je svaka minuta bitna. Zato odobrenje mora biti brzo. Klijenti ne žele kopati po tablicama ili Excel datotekama. Trebaju jasan prikaz sadržaja koji trebaju odobriti.

Ponekad klijenti ne zahtijevaju odobrenja, što je olakšanje, ali je uvijek sigurnije poslati post na uvid. U slučaju krizne situacije, sadržaj koji klijent prethodno nije vidio može postati problem.

Sadržaj koji je prošao internu provjeru šalje se klijentu na isti način.

Korištenjem Kontentina izbjegavate gubitak poruka, filtriranje spama i kasne pozive. Klijenti mogu komentirati ili odobriti sadržaj jednim klikom, čak i u pokretu putem aplikacije. Cijeli tim odmah dobiva potvrdu da je social media content odobren.

Za bolju produktivnost možete koristiti Clockify.me kako biste pratili koliko vremena trošite na zadatke i optimizirali rad tima.

FAZA 3: Analizirajte, optimizirajte i ponovite

Ako mislite da ste usavršili proces odobravanja, svaka čast! No, uvijek ima prostora za poboljšanje.

• Koristite team collaboration platforme. Automatizacija procesa suradnje štedi ogromnu količinu vremena.
• Redovito tražite feedback od klijenata. Možda jedna sitnica uzrokuje stalne dorade koje možete lako riješiti komunikacijom.
• Budite spremni. Čuvajte podatke o brendu, logotipe i fontove na sigurnom i dostupnom mjestu kako biste male ispravke riješili u tren oka.
• Pratite performanse objava. Nađite balans između pripremljenog sadržaja i onoga što stvarno donosi rezultate. Kontentino pomaže klijentima i kroz pregledne izvještaje koji su vizualno privlačni.
• Ne bojte se alata za automatizaciju. Kontentino automatizira put od ideje do objave, uključujući i klijentovo odobrenje – a klijenti to obožavaju!

Vaši klijenti zaslužuju više od content planova u PPTX formatu i izvještaja u Excelu. 🙂

Organizacija upravljanja društvenim mrežama s timom i klijentima je izazov koji može trajati mjesecima. Ipak, isplati se kroz veću učinkovitost i mirnu glavu. Jasna pravila dogovorena unaprijed u marketinškom prijedlogu sigurno pomažu.

Rad na društvenim mrežama može biti stresan, ali uz prave social media management procedure, uključujući i odobrenje klijenta, može postati puno jednostavniji. Znati da je klijent vidio i odobrio sadržaj ključ je uspješne komunikacije.