Vissza a blogra
Azt mondani, hogy a social media ügynökségeknek sok dolguk van 2022-ben, enyhén szólva is kevés. Ha marketingügynökséget vezetsz és szeretnél kitűnni a tömegből, a social media collaboration folyamatok egyszerűsítése komoly kihívást jelenthet.
Megtalálni az arany középutat a marketing automation és a személyre szabás között nem egyszerű, de elengedhetetlen a versenyben maradáshoz. A legfrissebb hírek követése kulcsfontosságú, de ez nem mehet a cégen belüli gördülékeny collaboration és jóváhagyási folyamatok rovására.
Bár a legújabb social media trendekhez való alkalmazkodás a stratégia fontos része, az ügynökségen belüli folyamatok kezelése sorsdöntő lehet. Ha minden a helyén van, az ügynökség úgy működik, mint egy jól olajozott gépezet.
De ha valami megreped, nyikorog vagy akadozik:
Lássuk be: megfelelő social media collaboration és jóváhagyási folyamat nélkül képtelen leszel hatékonyan dolgozni, növelni az ügynökségedet és megfelelően kiszolgálni az ügyfeleidet.
Mit tehetsz tehát, ha a dolgok még nem mennek zökkenőmentesen?
A social media collaboration és jóváhagyási folyamat szerepe egy marketingügynökségnél
Minél jobb a social media collaboration terv és a jóváhagyási folyamat, annál hatékonyabb a munka. Ilyen egyszerű – ez minden ügynökség alapköve. Ha sok csapattagod és ügyfeled van, pontosan tudod, hogy még a legkisebb részlet megvitatása is örökkévalóságnak tűnhet. De ennek nem kell így lennie.
A zökkenőmentes social media collaboration és a gyors jóváhagyási folyamat hozzájárul a sikeresebb marketingstratégiához. Pozitívan befolyásolja az ügyfelek elégedettségét (NPS), csökkenti a működési költségeket és javítja a csapat hangulatát.
A folyamatok teljes megértéséhez érdemes röviden áttekinteni néhány alapfogalmat.
A jóváhagyási folyamat a social media workflow-ban egy adott elem – például egy tartalom, fájl vagy hirdetési kampány javaslat – elfogadását vagy elutasítását jelenti.
A jóváhagyás történhet házon belül (csapatszinten) és külsőleg (ügyfél-ügynökség szinten) is.
A belső social media collaboration a csapattagok vagy szervezeti egységek közötti együttműködést jelenti a közös projektek és feladatok során.
Miért nehézkes a social media collaboration? Gyakori hibák
A social media collaboration, bármilyen egyszerűnek is tűnik, számos problémát szülhet. Összegyűjtöttük a leggyakoribbakat.
Folyamatok hiánya
Ha távmunkában dolgozol a csapatoddal és az ügyfelekkel, de nincsenek rögzített folyamataid, gyakran találhatod magad bajban. Néhány egyszerű szabály (például a jóváhagyásra küldés módja vagy a post-ellenőrző listák) segíthet fenntartani a workflow rendjét.
Félelem az automatizálástól
A marketing automation eszközök azért vannak, hogy megkönnyítsék a szakemberek mindennapi, ismétlődő feladatait. Sok marketinges mégis ódzkodik az eszközöktől, és inkább manuálisan végzi el azt, amit egy szoftverrel egyszerűsíteni lehetne.
Scope creep (a projekt elburjánzása)
Hallottál már a scope creep-ről? Ez akkor történik, amikor a feladatok halmaza akaratlanul megnő, és a projekt kezelhetetlenné válik. A folyamatos módosítások káoszt szülnek. Folyamatok nélkül ez szinte borítékolható.
Eltérő elvárások
Mielőtt belevágnál egy új projektbe, tisztázd az elvárásokat mindkét oldalon. Ha fűt-fát megígértél az ügyfélnek, de nem teljesíted, ne lepődj meg, ha elégedetlen lesz. Ha pedig az ügyfél munkaidőn kívül is követelőzik, elfelejtheted a hatékony együttműködést.
Hogyan készíts hatékony social media collaboration tervet egy ügynökségnél?
Az ügynökségi folyamatok rendezése nemcsak akkor sorsdöntő, ha elakadtatok, hanem akkor is, ha egyszerűen csak szintet akartok lépni. Íme néhány tipp a tervezéshez.
Auditáld a jelenlegi folyamataidat
Azt hiszed, minden tökéletesen működik? Mindig van tér a javításra. Azonosítanod kell a szűk keresztmetszeteket: lehet ez a válaszok hiánya, lassú reakcióidő, kommunikációs zátonyok vagy a daily stand-upok hiánya.
Legyen egyértelmű social media stratégiád
A csapat minden tagjának egy hullámhosszon kell lennie. Elég egyetlen ember, hogy felborítsa a workflow-t. Egy világos social media stratégia felállítása alapvető szabályokkal nem lehetőség, hanem kötelező feladat.
Tisztázd a szerepköröket
A szerepkörök meghatározása a social media collaboration egyik legfontosabb része. Mindenkinek tudnia kell, melyik profilért, platformért és feladatért felelős, és hogyan dolgoznak össze a közös cél érdekében.
Vegyünk egy példát egy 4 fős csapatra:
Sára, János, Melani és Tamás.
Sára, mint team leader, az ügyfélkapcsolatokért és kérésekért felel. Ez sok időt emészt fel, így nincs kapacitása tartalomgyártásra.
Ezt Melani és Tamás teszik meg – kreatív szövegeket írnak Facebookra és Instagramra. Mivel még újak, segítségre szorulnak a brand hangvétele (tone of voice) kapcsán.
Itt jön a képbe János, a content manager, aki összeköti a juniorokat és a csoportvezetőt. János ellenőrzi a posztokat, majd az első belső jóváhagyás után továbbítja Sárának, aki elküldi azokat az ügyfélnek.
Ez csak egy példa, de jól szemlélteti a folyamatot.
Készíts social media útmutatót (guideline)
Ez legyen az alapdokumentum onboarding során, vagy ha bárki elbizonytalanodik a stratégiában. Egy komplex útmutató nem egy nap alatt készül el, és időről időre frissíteni kell.
Mit tartalmazzon? Íme hat fontos terület:
- social media stratégia és collaboration terv,
- tone of voice (márka hangvétele),
- brand guidelines (arculati kézikönyv),
- digitális assetek (logók, képek),
- együttműködési folyamatok (felelősök, válaszidők, sablonok),
- (extra) válságkommunikációs protokoll.
Mesteri feladatkezelés
Nem mindenki szeret feladatokat kapni vagy delegálni, de ez elengedhetetlen. Mindenkinek ismernie kell a helyét a workflow-ban: amíg valaki csak a posztokat vagy infografikákat gyártja, a másik a nyelvi ellenőrzést végzi, a harmadik pedig a végső belső jóváhagyást adja meg. A precíz feladatkezelés segít elkerülni a félreértéseket és a social media kríziseket.
Használj célirányos eszközöket
Vannak eszközök, amik nem megoldják a gondokat, hanem újakat szülnek. Ezekre nincs szükséged. Olyan eszközöket válassz, amik valóban javítják a social media collaboration folyamatokat. Teszteljétek őket a csapattal, és mérjétek a munka minőségének javulását.
Ijesztően hangzik? Talán, de amint megteszed az első lépéseket, látni fogod az eredményt.
Hatékony kommunikáció az ügyfelekkel (Külső kommunikáció)
Ügyféloldali social media guide
A zökkenőmentes munka érdekében készíts útmutatót az ügyfeleknek is. Legyen benne, ki a kapcsolattartó, mi a stratégia, és mik a jóváhagyott válaszsablonok. Ez egy fix viszonyítási pont mindkét félnek.
Vond be az ügyfelet az onboarding során
Fontos, hogy az ügyfeleid is részt vegyenek a folyamatok kialakításában. Minél inkább értik a belső munkát, annál türelmesebbek és segítőkészebbek lesznek a social media collaboration és jóváhagyási folyamat során.
Mutasd meg a visszajelzés erejét
Néha az ügyfelek nem tudják, mennyit ér a visszajelzésük. Mutasd meg nekik, hogy a gyors és pontos feedback hogyan javítja a kommunikáció minőségét. Ha látják a rendszert, szívesebben működnek majd együtt a csapattal.
Használj szoftvereket
Az eszközök nemcsak a menedzsereknek szólnak. Mutasd meg az ügyfélnek is azokat a platformokat, amik átláthatóvá teszik a közös munkát.
A közös munka a siker kulcsa. Tudtad, hogy a Kontentinóval ezt tökélyre fejlesztheted?
A jóváhagyási és biztonsági szintjeinkkel hatékonyan menedzselheted a workflow-t mind belsőleg, mind az ügyfelek felé.
Kontentino collaboration tippek
Post-követelmény listák (checklists)
Ezek az ellenőrző listák rendkívül hatékonyak a tervezésnél. Profilonként testreszabhatod őket saját elvárásaid szerint. Ez különösen hasznos új ügyfeleknél vagy gyakornokoknál, akik még tanulják a szabályokat. Így ők is kipipálhatják a pontokat, mielőtt a tartalom belső jóváhagyásra kerülne.
Posztok küldése ügyféljóváhagyásra
A folyamat lelke: Nincs több e-mail-lánc vagy végtelen chat-üzenet a jóváhagyások miatt.
Közvetlenül a Kontentinóból küldhetsz értesítést, az ügyfél pedig egyetlen kattintással jóváhagyhatja a tartalmat – akár a mobilappból is, ha épp úton van.
Természetesen el is utasíthatják a posztot, és azonnali visszajelzést írhatnak hozzá. Képzeld el, meddig tartana egyetlen elütést e-mailben leegyeztetni – a Kontentinóban ez csak másodpercek kérdése. A státuszmezők segítségével mindig látod, hol tart az adott tartalom.
Fordítások nemzetközi márkáknak
Többnyelvű oldalakat kezelsz? A Kontentino lehetőséget ad arra, hogy a posztokat közvetlenül az eredeti verzió mellett fordítsd le, megkönnyítve a globális collaboration folyamatokat.
Feladatok delegálása
Nemcsak megvitatni tudod a tartalmakat, hanem konkrét feladatokat is kijelölhetsz az adott projekthez rendelt személyeknek. A felelős azonnal értesítést kap – nincs többé “SPAM-be ment” kifogás.
A Social Media Collaboration típusai
#1 Ügynökség – Ügyfél együttműködés
Ez a leghagyományosabb forma: az ügynökség a márka számára készít tartalmat.
Itt az ügynökség felel a stratégiáért és a megvalósításért, az ügyfél pedig jóváhagyja azokat. Akkor működik jól, ha a szerepkörök tiszták, de vigyázni kell a túlzott micromanagement-re vagy a kreativitást korlátozó megfelelési kényszerre.
Bevált gyakorlatok:
- központosított content calendar használata
- világos célok meghatározása
- kreatív brief minden kampányhoz
- rendszeres egyeztetések (heti/havi)
- fix jóváhagyási rendszer
#2 Ügynökség – Ügynökség együttműködés
Nagyobb ügyfeleknél gyakori, hogy több ügynökség (pl. social media és PR) dolgozik ugyanazon a kampányon. Itt a kommunikáció a kulcs, hogy elkerüljük a feladatok párhuzamos elvégzését és mindenki ugyanazért a célért dolgozzon.
#3 Ügynökség – Influencer collaboration
Ez a típus rendkívül hatékony az elérés növeléséhez, de fontos, hogy az influencer hitelesen képviselje a márkát. A folyamat lényege a közös alkotás és a márkához illeszkedő tartalom biztosítása.
#4 Ügyfél – Influencer együttműködés
Néha a márkák közvetlenül keresik meg a véleményvezéreket. Ez költséghatékonyabb lehet és nagyobb szabadságot ad az influencernek, de ügynökségi kontroll nélkül nagyobb a kockázata annak, hogy a tartalom eltér a márka üzenetétől.
Összegezve: Tedd hatékonnyá a social media folyamataidat!
A social media collaboration előnyeiről órákig beszélhetnénk. Üljetek össze a csapatoddal, azonosítsátok a szűk keresztmetszeteket, és kezdjétek el egyszerűsíteni a folyamatokat. Használj eszközöket az unalmas feladatok automatizálására, hogy több időd maradjon a valódi alkotásra. Még az ügyfeleid is hálásak lesznek érte.
