Rimetti in carreggiata il tuo marketing con un processo di collaborazione e approvazione per i social media

Dire che le agenzie di social media abbiano il piatto pieno nel 2022 è decisamente un eufemismo. Se gestisci un’agenzia di marketing e vuoi distinguerti dalla massa, ti aspetta una bella sfida per snellire la collaborazione sui social media. 

Trovare il giusto equilibrio tra marketing automation e personalizzazione può essere difficile, ma è necessario farlo per restare in partita. Rimanere aggiornati con le ultime novità è cruciale, ma non dovrebbe mai andare a scapito di un processo di collaborazione e approvazione fluido all’interno della tua azienda.

Sebbene adattarsi agli ultimi trend dei social media debba essere una parte importante della tua strategia, la gestione dei processi interni all’agenzia può determinare il successo o il fallimento. Se tutto è ben organizzato, sarà come una macchina ben oliata. 

Ma se qualcosa inizia a scricchiolare, cedere o rompersi:

Ammettiamolo: senza la giusta collaborazione sui social media e un corretto processo di approvazione, non sarai in grado di lavorare in modo efficace, far crescere la tua agenzia e servire i tuoi clienti come meritano. 

Quindi, cosa puoi fare se le cose non funzionano ancora come dovrebbero?

Il ruolo di un processo di collaborazione e approvazione social in un’agenzia di marketing

Migliori sono il piano di collaborazione e i processi di approvazione, più efficiente sarà il tuo lavoro. È semplice, ed è il pane quotidiano di ogni agenzia. Se hai molti membri del team e clienti a bordo, sai bene che discutere anche del più piccolo dettaglio può richiedere un’eternità. Ma non deve essere per forza così. 

Una collaborazione social fluida e un processo di approvazione rapido possono contribuire a una strategia di marketing di maggior successo. Possono anche avere un impatto positivo sull’NPS dei tuoi clienti, tagliare i costi operativi e migliorare la soddisfazione del team. 

Per comprendere appieno il ruolo della pianificazione collaborativa, è una buona idea esaminare brevemente alcune definizioni.

Il processo di approvazione nel social media workflow è l’atto di accettare o rifiutare un particolare elemento legato ai social media: un contenuto, un file, una proposta per una campagna pubblicitaria, ad esempio, solo per citarne alcuni. 

Il processo di approvazione può avvenire sia internamente (a livello di team) che esternamente (livello cliente-agenzia).

La collaborazione social interna è la cooperazione a livello di team o aziendale riguardo a progetti e task sui social media all’interno dell’organizzazione. 

Perché la collaborazione sui social media è problematica? Errori comuni

La collaborazione sui social media, per quanto sembri semplice, può causare molti problemi. Ne abbiamo elencati alcuni qui sotto.

Mancanza di procedure

Se lavori da remoto con il tuo team e i tuoi clienti ma non definisci le procedure, puoi ritrovarti spesso nei guai. Impostare anche solo poche semplici regole (riguardanti l’invio per l’approvazione o le checklist dei requisiti dei post) può aiutarti a mantenere sano il tuo workflow. 

Paura dell’automazione

I tool di marketing automation esistono per essere usati dai professionisti dei social media e alleviare il dolore legato a molti compiti quotidiani e ripetitivi. Molti marketer, tuttavia, sono un po’ esitanti quando si tratta di usare certi strumenti. Preferiscono fare le cose manualmente, invece di automatizzare task noiosi con i software adatti. 

Scope creep (Aumento incontrollato dell’ambito)

Hai mai sentito parlare di “scope creep”? Succede quando una pila di task cresce involontariamente, rendendo l’intero progetto più grande e fuori controllo. Le modifiche non concordate contribuiscono a una crescita non autorizzata dell’ambito del progetto e generano solo caos. Senza procedure, aspettati problemi. 

Aspettative diverse

Prima di accettare un nuovo progetto social, assicurati che le aspettative di entrambe le parti siano allineate. Se hai promesso la luna al tuo cliente – ma non la consegni – non sorprenderti se non sarà soddisfatto dei tuoi servizi e se la collaborazione diventerà difficile. Se il tuo cliente è insistente e incredibilmente esigente anche fuori dal normale orario di lavoro, puoi dire “addio” a qualsiasi pensiero di collaborazione efficace.

Come preparare un piano di collaborazione social efficace in un’agenzia di marketing?

Mettere ordine nei processi interni all’agenzia può essere una vera svolta, non solo quando lotti con il workflow, ma anche se vuoi semplicemente migliorarlo. Ecco alcuni buoni consigli di collaborazione da prendere in considerazione per la pianificazione. 

Fai un audit della tua collaborazione social

Pensi che la tua collaborazione sui social media faccia miracoli e che non ci sia nulla da cambiare? E che ne dici di qualche piccolo miglioramento? Per iniziare ad applicare soluzioni rapide, devi identificare ciò che non funziona ancora del tutto. Proprio come nel caso di un social media audit, dovresti analizzare la situazione e cercare eventuali colli di bottiglia. Potrebbero esserci diverse ragioni dietro una collaborazione social zoppicante: mancanza di risposta, reazioni lente, nessuna comunicazione, mancanza di daily stand-up o procedure lacunose. 

Avere una chiara social media strategy

Tutti nel tuo team dovrebbero essere sulla stessa lunghezza d’onda e comprendere appieno cosa significa la collaborazione con il brand. Basta una sola persona per demolire un workflow, quindi se c’è qualcuno nel tuo team che lo influenza negativamente, dovresti risolvere la situazione il prima possibile. Impostare una chiara social media strategy evidenziando le regole più cruciali non è una scelta – qui è un obbligo. 

Sapere chi è chi 

Riconoscere i ruoli è una delle parti più importanti della collaborazione social. Tutti nel team dovrebbero avere informazioni chiare su chi è responsabile di quale profilo, quale piattaforma e quali task – e come tutti questi individui possono lavorare insieme per lo stesso risultato: una comunicazione social straordinaria.

Facciamo un esempio con un team social composto da 4 persone: 

Sarah, Jonathan, Melanie e Thomas. 

Come team leader, Sarah è responsabile della comunicazione con i clienti e della gestione delle loro richieste. Questo richiede molto tempo, quindi non è in grado di creare idee per i contenuti lei stessa.

Questo è ciò che fanno Melanie e Thomas: preparare copy creativi per i profili Facebook e Instagram. Tuttavia, sono ancora piuttosto nuovi nel team e non sanno ancora tutto sui clienti o sul tone of voice, quindi avrebbero bisogno di un po’ di aiuto.

È qui che entra in gioco il content manager Jonathan, agendo da connettore tra i junior content manager e la team leader. Jonathan controlla i post per la loro conformità con la social media strategy e, dopo la prima approvazione interna, li invia a Sarah, che a sua volta li invia ai clienti per l’approvazione finale.

Questo è solo un esempio di come può funzionare un processo di collaborazione sui social media. 

Crea linee guida per i social media

Questo dovrebbe essere il tuo documento di riferimento in caso di onboarding, dubbi sulla strategia o per verificare se la tua collaborazione social sta andando nella giusta direzione.

Creare linee guida social complesse non succede dall’oggi al domani. Dovresti anche aggiornarle di tanto in tanto e renderle accessibili a tutti coloro che sono coinvolti in un particolare progetto social. 

Cosa dovrebbe includere? Sebbene tu possa personalizzarlo come vuoi, la tua guida alla collaborazione con il brand dovrebbe sicuramente coprire le sei aree sottostanti:

• strategia social media per il piano di collaborazione,
• il tone of voice (tono di voce),
• linee guida del brand (brand guidelines),
• asset digitali del brand,
• procedure di collaborazione (responsabili, tempi di risposta, template),
• (extra) procedure di collaborazione in caso di crisi sui social media.

Padroneggia il task management per la pianificazione collaborativa

Non a tutti piace ricevere task, e non a tutti piace delegarli. Tuttavia, è una cosa che va fatta e non dovresti aver paura di chiedere aiuto e dividere i compiti. Ognuno dovrebbe conoscere la propria posizione nel social media workflow: mentre una persona si occupa solo di creare i post o realizzare infografiche interattive, un’altra può controllarli grammaticalmente, e un’altra ancora può dare l’approvazione interna finale prima che un post vada live o venga inviato al cliente. Un task management molto scrupoloso e preciso, almeno all’inizio, può aiutarti a evitare molti malintesi e crisi sui social media. 

Usa gli strumenti giusti (Tools)

Ci sono strumenti che non risolvono problemi, ma creano invece bisogni. Di quelli non hai bisogno. Ciò che ti serve è un set di tool in grado di migliorare la tua collaborazione social e rendere il tuo lavoro un gioco da ragazzi. Non aver paura di testare alcuni strumenti insieme al tuo team per verificare se migliorano o meno la qualità del lavoro e il piano di collaborazione.

Suona un po’ spaventoso? Scommettiamo di sì – tuttavia, una volta iniziati questi primi piccoli passi, vedrai che la tua collaborazione sui social media inizierà a funzionare davvero.

Come cooperare nel modo più efficiente con i tuoi clienti? Comunicazione esterna.

Guida social media lato cliente

Per rendere una collaborazione social non solo di successo ma anche senza intoppi, dovresti creare una guida social media anche per i tuoi clienti. Includi informazioni importanti su chi è responsabile della comunicazione su un particolare profilo social, quali sono la strategia e il tone of voice, oltre a template per le risposte e piani di comunicazione che hai precedentemente approvato con il cliente. È un documento a cui potrai fare riferimento in futuro. 

Fai l’onboarding dei tuoi clienti e coinvolgili

È molto importante coinvolgere i tuoi clienti nella creazione delle linee guida social e nella definizione delle procedure del workflow. Più sono coinvolti, più comprensione avranno quando si tratterà del processo di collaborazione e approvazione sui social media. 

Mostra loro i benefici e il potere del feedback

A volte, i clienti non sono semplicemente consapevoli della magia potente del feedback. Uno dei migliori consigli di collaborazione è mostrare loro, anche solo con pochi punti elenco, perché il loro feedback rapido e dettagliato è importante e come può influenzare la comunicazione social. Mostrando loro un piano di collaborazione per il loro marketing, puoi renderli coscienti della sua importanza e più disposti a realizzarlo – tutti insieme con il tuo team. 

Usa i tool

Sì – i tool non sono solo per i social media manager, quindi non dimenticartene quando prepari una guida alla collaborazione con il brand per i tuoi clienti. Ci sono alcuni strumenti che possono avvantaggiare non solo il tuo team.

Va da sé che la collaborazione sui social media è la chiave del successo. Sai che puoi perfezionarla con Kontentino? 

Con questo livello extra di approvazione e sicurezza, puoi prenderti cura del tuo social media workflow e collaborare – sia internamente che esternamente – nel modo più efficiente.

Consigli di collaborazione con Kontentino

Checklist dei requisiti dei post 

Queste checklist possono essere davvero efficaci per la pianificazione della collaborazione. Puoi personalizzare le checklist per ogni profilo e continuare ad aggiungere i tuoi requisiti. Questa funzionalità può fare miracoli, specialmente se hai un nuovo cliente con cui non hai ancora completato l’onboarding, o se hai degli stagisti che devono prima imparare le regole. Con le pratiche checklist dei requisiti dei post, possono spuntare i rispettivi punti quando il contenuto li soddisfa, risparmiando così molto tempo a chi dovrà approvarli internamente. 

Inviare i post per l’approvazione del cliente

La ciliegina sulla torta. Niente più messaggi, e-mail o piccioni viaggiatori con richieste per approvare i post creati.

Puoi inviare ai tuoi clienti una richiesta di approvazione direttamente da Kontentino, e loro possono approvare il contenuto con un solo clic. Possono farlo anche tramite app mobile, se e quando si trovano da qualche parte a Bali a sorseggiare cocktail. 

Naturalmente, possono anche rifiutare il contenuto e rispedirlo indietro per essere rielaborato, lasciandoti commenti e feedback che puoi applicare istantaneamente. Immagina quanto tempo ci vorrebbe per correggere un singolo refuso via e-mail.

In Kontentino, ci vogliono secondi. La stessa storia vale per l’approvazione interna se vuoi inviarlo a qualcuno del tuo team. I comodi campi di stato (sotto) ti danno informazioni chiare su come stai procedendo con i tuoi contenuti e se sono pronti per essere pubblicati.

Traduzioni per brand internazionali

Gestisci la comunicazione social per profili di tutto il mondo, in molte lingue? Puoi gestire facilmente la collaborazione social tra i team, poiché Kontentino offre opzioni per tradurre i post proprio accanto alla versione originale. 

Assegnazione dei task

Puoi discutere facilmente dei contenuti e condividere insight con i tuoi clienti e il tuo team all’interno di Kontentino, ma puoi anche delegare task alle persone assegnate a un particolare progetto. Invece di andare alla loro scrivania o inviare un’e-mail, puoi delegare i compiti in Kontentino in modo che la persona responsabile delle modifiche riceva una notifica immediata. Niente più scuse del tipo “è finito nel mio SPAM”.

Tipi di Collaborazione sui Social Media

#1 Collaborazione Agenzia – Cliente (Brand)

Quando parliamo di collaborazione sui social media, questa tipologia è probabilmente la prima che viene in mente. È la forma più tradizionale, in cui un’agenzia lavora con un cliente (brand) per creare contenuti social.

In questo modello, l’agenzia è responsabile della social media strategy, della creazione dei contenuti e dell’esecuzione. Il cliente (brand) fornisce input sulla strategia e approva il contenuto prima che venga pubblicato.

Questo tipo di collaborazione può funzionare bene se entrambe le parti sono chiare sui loro ruoli e responsabilità. Può anche aiutare a creare un processo social più snello, poiché l’agenzia è incaricata di trasformare i piani in azione.

Tuttavia, questo tipo di collaborazione può anche creare una dinamica di potere difficile da gestire. Ad esempio, l’agenzia potrebbe sentirsi come se dovesse sempre cercare di compiacere il cliente, portando a compromessi creativi.

Se il cliente non è felice del contenuto creato, può esserci un lungo botta e risposta tra agenzia e cliente prima che il contenuto venga finalmente approvato. Questo può essere frustrante per entrambe le parti e portare a molto tempo e sforzi sprecati.

In alternativa, il cliente potrebbe fare micromanagement sui contenuti social. Questo può essere problematico per l’agenzia.

È importante trovare un modello di collaborazione che funzioni bene per entrambe le parti coinvolte. In caso contrario, il processo può portare a tensione e frustrazione da entrambi i lati.

Buone pratiche per la collaborazione Agenzia – Cliente (Brand):

• creare un calendario dei contenuti centralizzato
• impostare obiettivi e finalità sui social media
• sviluppare brief creativi per ogni campagna social
• avere check-in regolari (es. settimanali o mensili) per rivedere i progressi
• definire chiaramente ruoli e responsabilità fin dall’inizio
• creare un sistema per l’approvazione dei contenuti

#2 Collaborazione Agenzia – Agenzia

Specialmente nel caso di grandi clienti o aziende multinazionali, non è raro che diverse agenzie lavorino insieme su campagne social. Questo tipo di collaborazione può avvenire tra due agenzie separate che lavorano per lo stesso cliente, o tra un’agenzia social media e un altro fornitore di servizi (come un’agenzia di PR).

In entrambi i casi, la collaborazione tra agenzie è essenziale per evitare qualsiasi duplicazione degli sforzi e assicurarsi che tutti lavorino verso lo stesso obiettivo.

La chiave per una collaborazione di successo tra agenzie è la comunicazione. Tutte le parti devono essere allineate fin dall’inizio per evitare confusione in seguito.

Buone pratiche per la collaborazione Agenzia – Agenzia:

• avere un calendario e una pianificazione delle campagne centralizzati
• impostare call o riunioni regolari per aggiornarsi sui progressi
• designare un punto di contatto per ogni agenzia
• creare linee guida social media
• usare un tool di project management per tracciare i task

#3 Collaborazione Agenzia – Influencer/Brand Ambassador

A volte, la collaborazione sui social media non è solo tra un’agenzia e un cliente. Può anche coinvolgere il lavoro con influencer o brand ambassador per creare contenuti social. Questo tipo di collaborazione può essere estremamente efficace, in quanto ti permette di attingere alla loro audience e ai loro follower.

Tuttavia, è necessario assicurarsi che l’influencer o il brand ambassador sia adatto al tuo brand prima di iniziare una collaborazione. L’ultima cosa che vuoi è che postino contenuti non in linea con i valori o il messaggio del tuo brand.

Buone pratiche per la collaborazione Agenzia – Influencer/Brand Ambassador:

• ricercare potenziali influencer e ambassador
• creare linee guida social per influencer e ambassador
• impostare un sistema per l’approvazione dei contenuti
• avere check-in regolari con influencer e ambassador
• stabilire obiettivi chiari fin dall’inizio della collaborazione

Con il giusto sistema di collaborazione in atto, sarai in grado non solo di gestire campagne di influencer marketing per i tuoi clienti, ma anche di scalare i tuoi sforzi. Questo significa che potrai lavorare con più influencer e raggiungere un pubblico più vasto che mai.

#4 Collaborazione Cliente – Influencer

Le agenzie non sono richieste in ogni singolo passaggio del processo. A volte, i clienti (brand) possono lavorare direttamente con gli influencer per creare contenuti social.

Questo tipo di collaborazione può essere vantaggioso per entrambe le parti. Il cliente lavora direttamente con l’influencer, e l’influencer ha più libertà creativa quando si tratta di pubblicare contenuti.

Tuttavia, ci sono due facce della medaglia nel non coinvolgere le agenzie. Da un lato, il cliente potrebbe risparmiare denaro lavorando direttamente con un influencer. Dall’altro, c’è il rischio che il contenuto non si allinei con il messaggio o i valori del brand.

Buone pratiche per la collaborazione Cliente – Influencer:

• assicurarsi che gli accordi siano scritti per proteggere sia il brand che l’influencer
• verificare che non ci siano conflitti di interesse se un influencer lavora con più brand
• avere aspettative realistiche su ciò che un influencer può offrire
• impostare linee guida chiare per contenuti e messaggi se sono coinvolti più influencer
• usare tool di social media management per aiutare con task come l’approvazione dei contenuti e il tracciamento degli analytics

Possono coesistere tutti questi tipi di collaborazione social?

La collaborazione sui social media può assumere molte forme diverse a seconda delle esigenze del brand o del cliente. Gli aspetti più critici sono assicurarsi che tutti i soggetti coinvolti siano allineati e che ci sia una comunicazione chiara tra tutte le parti.

Con il giusto sistema in atto, le collaborazioni social possono avere un enorme successo. Ecco perché potresti voler dare un’occhiata più da vicino a tutte le capacità che Kontentino offre in termini di collaborazione efficace e workflow di approvazione.

Sfrutta al meglio la collaborazione sui social media

Potremmo scrivere per ore sui benefici della collaborazione social e sui consigli per gestirla al meglio. 

Riunisci il tuo team e cerca di identificare eventuali colli di bottiglia nella tua collaborazione con i brand, così come i modi per migliorarla. Poi, inizia semplicemente a lavorare per renderla migliore e usa i tool per automatizzare alcuni dei tuoi compiti noiosi e ottenere funzionalità extra per far decollare il tuo lavoro quotidiano. 

Anche i tuoi clienti ti ringrazieranno per averlo fatto.