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Partecipare a grandi conferenze o festival tecnologici può essere un’ottima opportunità per qualsiasi azienda. Ovviamente, è fondamentale sapere quali sono i propri obiettivi e lo scopo della partecipazione. Che si tratti di lanciare un nuovo prodotto, validarne il concetto o il business model, allargare la customer base facendosi conoscere, cercare un nuovo investitore o, semplicemente, sfruttare il budget del dipartimento finanziario per distribuire magliette, sticker aziendali o biglietti da visita.
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Prima di partecipare alla conferenza
Costruire una nuova rete di clienti o avviare conversazioni per chiudere una potenziale partnership richiede ore di chiacchiere e presentazioni. Si potrebbe pensare che sia un compito semplice per qualsiasi bravo venditore.
Tuttavia, ci sono molte cose da tenere a mente prima di varcare la soglia di una conferenza per trarre il massimo da tale opportunità. È tutto merito della preparazione perché, come si suol dire, “Un duro allenamento rende la battaglia facile”.
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Noi del team di Kontentino abbiamo partecipato recentemente alla The Next Web conference ed è stata un’esperienza incredibile per tutto il team. Non eravamo mai stati a un evento simile e, fin dall’inizio, è sembrato molto promettente data la grande varietà di startup, non solo legate ai social media tool. In altre parole, abbiamo avuto l’opportunità di attirare potenziali clienti e parlare con loro. Inoltre, come ogni appassionato di tecnologia e di conoscenza, seguiamo TNW e volevamo far parte di questa grande community. 
Abbiamo deciso di condividere alcune lezioni apprese e punti che potrebbero aiutarti a sfruttare un’opportunità così unica, perché per noi è stata una grande esperienza formativa.
Gli 8 punti che abbiamo trovato più utili
1) Preparati per la “battaglia”, non sottovalutare nulla
Dopo essere stati selezionati e aver ricevuto le email di benvenuto dal team organizzativo, ci siamo riuniti per pianificare i passaggi cruciali. Non è certo un’impresa impossibile, ma richiede comunque preparazione. L’improvvisazione a volte funziona e bisogna essere pronti a reagire spontaneamente, ma avere una lista strutturata di task aiuta a non dimenticare nulla e a eseguire ciò che è necessario.
Nel nostro caso, abbiamo creato una lista di task da completare prima, durante e dopo la conferenza TNW. Una tabella Excel con una panoramica semplice è la soluzione migliore.
2) Annuncia al mondo che sarai alla Conferenza
I tuoi attuali clienti, lead e prospect devono sapere che parteciperai a una determinata conferenza e che avrai uno stand. Sii orgoglioso e spargi la voce. Inseriscilo sul tuo sito web. Usa LinkedIn, messaggi su Twitter, invia cold-email ai partecipanti o avvia persino campagne PPC mirate ai prospect della regione in cui si svolge la conferenza. Con il PPC per il SaaS, puoi persino personalizzare il testo dell’annuncio per evidenziare il numero del tuo stand, le demo del prodotto o i giveaway.
Vuoi incontrare investitori o clienti? La maggior parte delle conferenze fornisce un’app ufficiale per contattare direttamente partecipanti e investitori. Inoltre, puoi vedere l’agenda di tutti. Contattali per programmare una breve chiacchierata e, se non è possibile fissare un meeting formale, prova a cercarli direttamente sul posto.
Semplicemente, prova di tutto per programmare incontri o sessioni di mentoring. Questo è essenziale per il successo.
3) Pitch, pitch e ancora pitch!
Quando finalmente vengono a trovarti, o semplicemente attiri qualcuno che vaga intorno al tuo stand, prepara il tuo pitch. Non dimenticare di avere diverse versioni temporali del discorso. Non tutti possono ascoltarti per più di 30 minuti. Prepara un elevator pitch da 10 secondi, 1 minuto o 3 minuti e brevi demo del prodotto. Comprendi i problemi attuali della persona a cui stai facendo la demo e mostra le feature più importanti per risolverli. Tieni pronto il tuo pitch deck. Mostra i numeri e la tua traction!
Non aver paura delle domande sulle differenze tra te e i tuoi competitor. “Avete sentito parlare di Hootsuite o Buffer? In cosa vi differenziate?” È una domanda che abbiamo sentito spesso durante il TNW. Meglio ti prepari e alleni il tuo pitch e la tua USP, più facilmente vedranno il valore del tuo prodotto.
Quindi parla molto, cerca di avere persone intorno a te: più ne avrai, più ne attirerai.
4) Distinguiti con il tuo booth
Sembra scontato, ma cerca di distinguerti il più possibile. Sticker divertenti, biglietti da visita e magliette non bastano. Usa hack non convenzionali e crea buzz intorno a te. Alla conferenza TNW, abbiamo deciso di preparare dello zucchero filato (cotton “content” candy) per le persone, legandoci i nostri biglietti da visita. Devo ammettere che ha funzionato molto bene: si è creata subito una folla a cui abbiamo potuto presentare Kontentino immediatamente.
Time for something sweet. Come and stop by to get your #cottoncandy by @Kontentino #TNW2017 pic.twitter.com/00fizMZo4W
— Kontentino (@Kontentino) May 19, 2017
Pensa a cosa apprezzeresti di più, anche se non avessi un interesse iniziale per il prodotto di qualcun altro. Puoi permettere alle persone di ricaricare il telefono al tuo stand, offrire loro un caffè o anche piccoli dolci o cupcake con dei claim creativi.
5) Fai networking il più possibile
“Se hai paura dei lupi, non andare nel bosco”. Partecipare a una conferenza significa fare networking, uscire dalla propria comfort zone. Sii aperto a iniziare una conversazione in qualsiasi momento e ovunque. Indossa un badge con il tuo nome e il logo o la maglietta aziendale. È una forma di brand awareness: le persone ricordano il logo o il claim e, una volta visto il booth, ti riconosceranno immediatamente.
Prova qualsiasi cosa ti aiuti a rompere il ghiaccio, perché devi camminare e tenere gli occhi aperti per vedere il potenziale ovunque. Per esempio, indosso sempre una felpa di SpaceX e puoi immaginare quante persone vogliano parlare con qualcuno che “lavora” per Elon Musk.
E non dimenticare di partecipare agli after-party, perché sono i posti migliori per trovare persone interessanti con cui parlare. Assicurati di avere abbastanza biglietti da visita o almeno una connessione per accettare richieste e inviti.
6) Presenza online, PR e social media sono fondamentali
Prepara il tuo comunicato stampa in anticipo. Includi sempre informazioni sulla tua presenza durante l’evento. Sii breve: usa un template one-page, scrivi quando farai il lancio, il potenziale di mercato, dove farai il pitch, aggiungi il logo, foto e informazioni sulle milestone. Ecco come puoi strutturare un semplice comunicato stampa.
Sii attivo sui social media durante la conferenza. Mostra che sei ovunque. Le persone usano Twitter alle conferenze, quindi assicurati di saper twittare e usare i giusti #hashtag. Programma in anticipo dei tweet di introduzione sui keynote ad orari specifici.
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Se pensi che possa richiedere troppo tempo, utilizza strumenti come Tweetdeck, strumenti di streaming o risparmia tempo con Kontentino.
7) Segui keynote, workshop e condividi ciò che hai imparato
Partecipare alle conferenze serve anche a imparare cose nuove e restare aggiornati sui trend. Scegli i keynote o gli speaker più rilevanti. Se partecipi con un team, assicurati che ognuno segua keynote o sessioni diverse. Oppure incontra altre startup e scrivi recensioni su di loro. I tuoi colleghi dovrebbero condividere ciò che hanno appreso, così da poter pubblicare i vostri insight in un blog post. Puoi già leggere cosa abbiamo imparato dai keynote e dagli speaker alla conferenza TNW.
8) Invia email di follow-up
Ultimo ma non meno importante, scrivi alle persone che hai incontrato, proponi il tuo prodotto o scambia i biglietti da visita. Inoltre, torna alla lista dei partecipanti che hai creato prima della conferenza e invia loro una email di follow-up post-evento. Non dimenticare che una sola email non basta mai.
La prossima volta che pianificherai di partecipare a una conferenza, stabilisci le tue aspettative in anticipo. La preparazione è la chiave del successo, ma la capacità di adattarsi è un’abilità essenziale se le circostanze cambiano, cosa che accade spessissimo. In ogni caso, le conferenze sono una splendida opportunità per incontrare nuovi clienti e far crescere il tuo business.
Hai già partecipato a qualche conferenza in passato? Condividi la tua esperienza o i tuoi consigli nei commenti qui sotto!
