Social Media Collaboration and Approval Process | Kontentino

Pasakyti, kad 2022 m. socialinių tinklų agentūros turi daug darbo, būtų mažų mažiausiai kuklu. Jei vadovaujate marketingo agentūrai ir norite išsiskirti iš minios, jūsų laukia nemenkas iššūkis optimizuojant social media collaboration procesus. 

Rasti aukso vidurį tarp marketingo automatizavimo ir personalizavimo gali būti sunku, tačiau tai būtina, norint išlikti žaidime. Sekti naujausias žinias yra svarbu, tačiau tai neturėtų trukdyti sklandžiam bendradarbiavimui ir patvirtinimo procesams jūsų įmonėje.

Nors prisitaikymas prie naujausių socialinių tinklų trendų turėtų būti svarbi jūsų strategijos dalis, procesų valdymas agentūroje gali nulemti jūsų sėkmę arba žlugimą. Jei viskas sutvarkyta, agentūra veiks kaip gerai suteptas mechanizmas. 

Bet jei kažkas pradeda braškėti ir girgždėti:

Pripažinkime: be tinkamo social media collaboration ir patvirtinimo proceso negalėsite dirbti efektyviai, auginti savo agentūros ir tinkamai aptarnauti klientų. 

Taigi, ką daryti, jei procesai kol kas tiesiog neveikia?

Social media collaboration ir patvirtinimo proceso vaidmuo marketingo agentūroje

Kuo geresnis bendradarbiavimo planas ir patvirtinimo procesai, tuo efektyvesnis jūsų darbas. Tai paprasta taisyklė ir kiekvienos agentūros pagrindas. Jei turite daug komandos narių ir klientų, žinote, kad net menkiausios detalės aptarimas gali užtrukti amžinybę. Tačiau taip neprivalo būti. 

Sklandus social media collaboration ir greitas patvirtinimo procesas prisideda prie sėkmingesnės marketingo strategijos. Tai taip pat gali teigiamai paveikti klientų NPS, sumažinti veiklos sąnaudas ir padidinti komandos pasitenkinimą. 

Norint visiškai suprasti bendradarbiavimo planavimo vaidmenį, verta trumpai apžvelgti pagrindines sąvokas.

Patvirtinimo procesas social media workflow grandinėje yra konkretus veiksmas – priimti arba atmesti tam tikrą su socialiniais tinklais susijusį elementą: content dalį, failą, reklamos kampanijos pasiūlymą ir pan. 

Patvirtinimo procesas gali vykti tiek viduje (komandos lygmeniu), tiek išorėje (kliento ir agentūros lygmeniu).

Vidinis social media collaboration yra bendradarbiavimas komandos ar įmonės lygmeniu vykdant socialinių tinklų projektus ir užduotis organizacijos viduje. 

Kodėl bendradarbiavimas socialiniuose tinkluose stringa? Dažniausios klaidos

Nors social media collaboration atrodo paprastas dalykas, jis gali sukelti daug problemų. Išvardijome keletą jų žemiau.

Procedūrų trūkumas

Jei su komanda ir klientais dirbate nuotoliu, bet neturite nusistovėjusių procedūrų, dažnai galite patekti į bėdą. Net keletas paprastų taisyklių (dėl siuntimo patvirtinti ar post reikalavimų kontrolinio sąrašo) gali padėti išlaikyti sveiką workflow. 

Automatizavimo baimė

Marketingo automatizavimo įrankiai skirti padėti socialinių tinklų specialistams ir palengvinti kasdienes, pasikartojančias užduotis. Tačiau daugelis rinkodaristų vis dar dvejoja. Jie mieliau viską daro rankiniu būdu, užuot automatizavę nuobodžias užduotis specialiais įrankiais. 

„Scope creep“ (projekto apimties augimas)

Ar kada girdėjote apie „scope creep“? Tai nutinka, kai užduočių krūva neplanuotai auga, todėl visas projektas tampa didesnis ir nekontroliuojamas. Nuolatiniai pakeitimai didina projekto apimtį be jokio autorizavimo ir nekuria nieko kito, tik chaosą. Be procedūrų bėdų tikrai nepavyks išvengti. 

Skirtingi lūkesčiai

Prieš imdamiesi naujo projekto, įsitikinkite, kad abiejų šalių lūkesčiai sutampa. Jei pažadėjote klientui aukso kalnus, bet jų nepristatote – nesistebėkite, kad jis nepatenkintas paslaugomis, o bendradarbiavimas tampa sunkus. Jei klientas yra pernelyg reikalaujantis net ne darbo valandomis, apie efektyvų bendradarbiavimą galite pamiršti.

Kaip parengti efektyvų social media collaboration planą marketingo agentūroje?

Procesų sutvarkymas agentūros viduje gali iš esmės pakeisti situaciją ne tik tada, kai stringa workflow, bet ir tada, kai tiesiog norite jį patobulinti. Štai keletas patarimų, kaip planuoti bendradarbiavimą. 

Atlikite savo bendradarbiavimo auditą

Manote, kad jūsų bendradarbiavimas vyksta puikiai? O kaip dėl nedidelių patobulinimų? Norėdami ką nors pakeisti, pirmiausia turite nustatyti silpnąsias vietas. Panašiai kaip ir atliekant socialinių tinklų auditą, turėtumėte ištirti situaciją ir ieškoti „butelio kaklelių“. Prasto bendradarbiavimo priežasčių gali būti daug: atsakymų trūkumas, lėta reakcija, komunikacijos stoka, kasdienių stand-up susitikimų nebuvimas ar skylėtos procedūros. 

Turėkite aiškią social media strategy

Visi komandos nariai turėtų vienodai suprasti, kas yra bendradarbiavimas su prekės ženklu. Užtenka vieno žmogaus, kad sugriūtų visas workflow. Jei jūsų komandoje yra kas nors, kas jam neigiamai daro įtaką, išspręskite tai kuo greičiau. Aiškios social media strategy nustatymas pabrėžiant svarbiausias taisykles yra būtinybė. 

Žinokite, kas už ką atsakingas 

Vaidmenų paskirstymas yra viena svarbiausių social media collaboration dalių. Kiekvienas komandos narys turi turėti aiškią informaciją apie tai, kas atsakingas už konkretų profilį, platformą ir užduotis – ir kaip visi šie žmonės kartu siekia bendro tikslo: nuostabios komunikacijos socialiniuose tinkluose.

Pavyzdžiui, sakykime, kad socialinių tinklų komandą sudaro 4 žmonės: 

Sarah, Jonathanas, Melanie ir Thomasas. 

Kaip komandos vadovė, Sarah yra atsakinga už komunikaciją su klientais ir jų prašymų sprendimą. Tai atima daug laiko, todėl ji pati negali kurti content idėjų.

Tai daro Melanie ir Thomasas – rengia kūrybiškus tekstus Facebook ir Instagram profiliams. Tačiau jie dar nauji komandoje ir nežino visko apie klientus ar jų tone of voice, todėl jiems reikia pagalbos.

Čia įsijungia content manager Jonathanas – jis yra jungiamoji grandis tarp jaunesniųjų specialistų ir komandos vadovės. Jonathanas patikrina, ar post atitinka strategiją, ir po pirmojo vidinio patvirtinimo siunčia juos Sarah, kuri savo ruožtu perduoda juos klientams patvirtinti.

Tai tik vienas pavyzdys, kaip gali veikti bendradarbiavimo procesas. 

Sukurkite socialinių tinklų gaires (guidelines)

Tai turėtų būti jūsų pagrindinis dokumentas onbordingo metu, abejojant dėl strategijos ar tikrinant, ar bendradarbiavimas vyksta teisinga linkme.

Sudėtingos gairės nesukuriamos per naktį. Jas turėtumėte karts nuo karto atnaujinti, o jos turėtų būti prieinamos visiems, dalyvaujantiems projekte. 

Ką jos turėtų apimti? Nors galite jas pritaikyti pagal savo poreikius, jūsų gairės būtinai turėtų apimti šias šešias sritis:

• socialinių tinklų strategija bendradarbiavimo planui,
• tone of voice (tonas ir balsas),
• prekės ženklo gairės,
• skaitmeninis turtas (assets),
• bendradarbiavimo procedūros (atsakingi asmenys, reakcijos laikas, šablonai),
• (papildomai) bendradarbiavimo procedūros socialinių tinklų krizės atveju.

Užduočių valdymo meistriškumas

Ne visi mėgsta gauti užduotis ir ne visi mėgsta jas deleguoti. Tačiau tai turi būti padaryta. Kiekvienas turėtų žinoti savo vietą social media workflow – kol vienas asmuo atsakingas tik už post kūrimą ar interaktyvios infografikos ruošimą, kitas gali juos patikrinti gramatiškai, o dar kitas – duoti galutinį vidinį patvirtinimą. Griežtas užduočių valdymas padės išvengti nesusipratimų ir krizių. 

Naudokite įrankius

Yra įrankių, kurie nesprendžia problemų, o tik sukuria naujus poreikius. Jums tokių nereikia. Jums reikia įrankių, kurie gali pagerinti jūsų social media collaboration ir paversti darbą malonumu. Nebijokite kartu su komanda testuoti įrankių ir tikrinti, ar jie pagerina jūsų darbo kokybę.

Skamba gąsdinančiai? Tikime. Tačiau žengę pirmuosius žingsnius pamatysite, kaip jūsų bendradarbiavimo procesai pradeda veikti.

Kaip efektyviausiai bendradarbiauti su klientais? Išorinė komunikacija.

Socialinių tinklų gidas kliento pusėje

Kad bendradarbiavimas būtų sklandus, sukurkite gaires ir savo klientams. Įtraukite svarbią informaciją apie tai, kas atsakingas už komunikaciją, kokia yra strategija, koks tone of voice, pateikite atsakymų šablonus ir komunikacijos planus, kuriuos anksčiau suderinote su klientu. 

Įtraukite klientus nuo pat pradžių

Labai svarbu įtraukti klientus į gairių kūrimą ir procedūrų nustatymą. Kuo labiau jie bus įtraukti, tuo daugiau supratimo turės apie social media collaboration ir patvirtinimo procesą. 

Parodykite jiems feedback galią ir naudą

Kartais klientai tiesiog nesuvokia feedback galios. Parodykite jiems, kodėl jų greitas ir išsamus grįžtamasis ryšys yra svarbus ir kaip jis veikia komunikaciją. Matydami bendradarbiavimo planą, jie taps sąmoningesni ir labiau linkę jį įgyvendinti kartu su jūsų komanda. 

Naudokite įrankius

Taip – įrankiai skirti ne tik social media manageriams. Ruošdami gaires klientams, nepamirškite jų. Yra įrankių, kurie atneš naudos ne tik jūsų komandai.

Savaime suprantama, kad social media collaboration yra raktas į sėkmę. Ar žinojote, kad su Kontentino galite jį ištobulinti? 

Su šiomis papildomomis patvirtinimo ir saugumo funkcijomis galite pasirūpinti savo workflow ir efektyviausiai bendradarbiauti tiek viduje, tiek išorėje.

Kontentino bendradarbiavimo patarimai

Post reikalavimų kontroliniai sąrašai (checklists) 

Šie sąrašai gali būti labai efektyvūs planuojant bendradarbiavimą. Galite pritaikyti juos kiekvienam profiliui ir pridėti savo reikalavimus. Ši funkcija daro stebuklus, ypač jei turite naują klientą arba praktikantų. Su šiais sąrašais jie gali pažymėti atitinkamus punktus, kai jų content atitinka reikalavimus, taip sutaupydami laiko tiems, kurie vėliau viską tvirtins viduje. 

Postų siuntimas klientams patvirtinti

Svarbiausia dalis. Jokių papildomų žinučių, el. laiškų ar „balandžių“ su prašymais patvirtinti postus.

Galite nusiųsti klientams prašymą patvirtinti tiesiai iš Kontentino, o jie galės tai padaryti vienu spustelėjimu. Jie taip pat gali tai padaryti per mobiliąją programėlę, net jei tuo metu yra kažkur Balyje ir gurkšnoja kokteilius. 

Žinoma, jie taip pat gali atmesti jūsų turinį ir grąžinti jį tobulinti, palikdami komentarus ir feedback, kurį galite iškart pritaikyti. Tik įsivaizduokite, kiek laiko užtruktų ištaisyti paprastą klaidą per el. paštą.

Kontentino įrankyje tai užtrunka sekundes. Tas pats galioja ir vidiniam patvirtinimui. Patogūs būsenos laukai (status fields) suteikia aiškią informaciją apie tai, kaip sekasi rengti turinį ir ar jis paruoštas publikavimui.

Vertimai tarptautiniams prekės ženklams

Ar vykdote komunikaciją profiliams iš viso pasaulio įvairiomis kalbomis? Galite lengvai valdyti bendradarbiavimą komandose, nes Kontentino suteikia galimybę versti postus šalia originalios versijos. 

Užduočių skyrimas

Kontentino platformoje galite lengvai aptarti turinį ir dalintis įžvalgomis su klientais ir komanda, taip pat deleguoti užduotis asmenims, priskirtiems konkrečiam projektui. Užuot ėję prie jų stalo ar rašę el. laišką, deleguokite užduotis Kontentino sistemoje, kad atsakingas asmuo iškart gautų pranešimą. Daugiau jokių „pateko į SPAM“ pasiteisinimų.

Social media collaboration tipai

#1 Agentūros ir kliento (prekės ženklo) bendradarbiavimas

Tai tikriausiai pirmasis tipas, kuris ateina į galvą. Tai tradicinė bendradarbiavimo forma, kai agentūra dirba su klientu kurdama socialinių tinklų turinį.

Agentūra yra atsakinga už strategiją, turinio kūrimą ir įgyvendinimą. Klientas teikia įžvalgas apie strategiją ir patvirtina turinį prieš jį paskelbiant.

Šis tipas veikia gerai, jei abi šalys aiškiai supranta savo vaidmenis. Tai taip pat padeda sukurti labiau optimizuotą procesą, nes agentūra yra atsakinga už planų pavertimą veiksmais.

Tačiau čia gali atsirasti galios dinamika, kurią sunku valdyti. Pavyzdžiui, agentūra gali jaustis nuolat bandanti įtikti klientui, o tai gali lemti kūrybinius kompromisus.

Jei klientas nėra patenkintas sukurta content dalimi, gali vykti ilgas susirašinėjimas, kol turinis bus galutinai patvirtintas. Tai vargina abi šalis ir eikvoja laiką bei pastangas.

Arba atvirkščiai – klientas gali pradėti pernelyg detaliai kontroliuoti (micromanage) turinį, o tai agentūrai kelia sunkumų.

Svarbu rasti bendradarbiavimo modelį, kuris tiktų abiem pusėms. Priešingu atveju procesas sukels įtampą ir nusivylimą.

Geroji praktika Agentūros – Kliento bendradarbiavimui:

• sukurkite centralizuotą content calendar,
• nustatykite aiškius tikslus,
• parengkite kūrybines gaires (briefs) kiekvienai kampanijai,
• renkite reguliarius aptarimus progresui apžvelgti,
• nuo pat pradžių aiškiai apibrėžkite vaidmenis,
• sukurkite turinio patvirtinimo sistemą.

#2 Agentūros ir agentūros bendradarbiavimas

Dirbant su dideliais klientais ar tarptautinėmis įmonėmis, neretai kelios agentūros dirba kartu prie tų pačių kampanijų. Tai gali būti dvi atskiros agentūros, dirbančios tam pačiam klientui, arba socialinių tinklų agentūra ir kitas paslaugų teikėjas (pvz., PR agentūra).

Tokiu atveju bendradarbiavimas yra būtinas, norint išvengti darbų dubliavimo ir užtikrinti, kad visi siektų to paties tikslo.

Sėkmės raktas čia yra komunikacija. Visos šalys nuo pat pradžių turi vienodai suprasti tikslus, kad vėliau nekiltų painiavos.

Geroji praktika Agentūros – Agentūros bendradarbiavimui:

• turėkite centralizuotą kampanijos kalendorių ir grafiką,
• renkite reguliarius skambučius progresui aptarti,
• paskirkite po vieną kontaktinį asmenį iš kiekvienos agentūros,
• sukurtkite bendras socialinių tinklų gaires,
• naudokite projektų valdymo įrankį užduotims sekti.

#3 Agentūros ir influencerių bendradarbiavimas

Kartais social media collaboration vyksta ne tik tarp agentūros ir kliento. Tai gali apimti darbą su influenceriais ar prekės ženklo ambasadoriais. Šis tipas gali būti itin efektyvus, nes leidžia pasiekti jų auditoriją.

Tačiau būtina įsitikinti, kad influenceris atitinka jūsų prekės ženklą. Mažiausiai norite, kad jie skelbtų turinį, kuris nesutampa su prekės ženklo vertybėmis ar žinute.

Geroji praktika Agentūros – Influencerių bendradarbiavimui:

• atlikite potencialių influencerių analizę,
• sukurkite turinio gaires influenceriams,
• nustatykite turinio patvirtinimo sistemą,
• reguliariai bendraukite su influenceriais,
• nustatykite aiškius tikslus prieš pradedant bendradarbiavimą.

Turėdami tinkamą bendradarbiavimo sistemą, galėsite ne tik vykdyti influencerių marketingo kampanijas klientams, bet ir jas skalbti. Tai reiškia, kad galėsite dirbti su daugiau influencerių ir pasiekti didesnę auditoriją nei bet kada anksčiau.

#4 Kliento ir Influencerio bendradarbiavimas

Agentūros nėra būtinos kiekviename žingsnyje. Kartais klientai (prekės ženklai) dirba tiesiogiai su influenceriais.

Šis tipas gali būti naudingas abiem pusėms. Klientas dirba tiesiogiai, o influenceris gauna daugiau kūrybinės laisvės.

Tačiau yra ir kita medalio pusė. Nors klientas gali sutaupyti pinigų, iškyla rizika, kad turinis nesutaps su prekės ženklo žinute ar vertybėmis.

Geroji praktika Kliento – Influencerio bendradarbiavimui:

• visus susitarimus patvirtinkite raštu,
• įsitikinkite, ar nėra interesų konfliktų,
• turėkite realistiškus lūkesčius,
• nustatykite aiškias gaires turiniui,
• naudokite socialinių tinklų valdymo įrankius patvirtinimo ir analytics sekimui.

Ar gali visi šie tipai egzistuoti vienu metu?

Social media collaboration gali įvairias formas. Svarbiausia – užtikrinti, kad visi dalyviai vienodai suprastų tikslus ir vyktų aiški komunikacija.

Su tinkama sistema bendradarbiavimas gali būti labai sėkmingas. Todėl verta atidžiau pasidomėti Kontentino galimybėmis užtikrinant sklandų social media collaboration ir patvirtinimo procesą.

Išnaudokite social media collaboration galią

Apie bendradarbiavimo naudą ir patarimus galėtume rašyti valandų valandas. 

Suburkite savo komandą, nustatykite silpnąsias vietas ir būdus jas patobulinti. Tada tiesiog pradėkite dirbti geriau ir naudokite įrankius, kurie automatizuoja užduotis ir suteikia papildomų galimybių jūsų kasdieniam darbui. 

Net jūsų klientai jums už tai padėkos.