5 labākie ieteikumi attālinātai komandas sadarbībai

Mēs dzīvojam nepieredzētā laikā, kad liela daļa pasaules strādā no mājām. Tomēr tā nav jauna tendence. Pēdējo gadu laikā esam novērojuši, ka arvien vairāk biroju izvēlas remote darbu un meklē veidus, kā ieviest un uzturēt remote team collaboration prakses.

Komandas nonāk situācijā, kad no tradicionālas biroja vides jāpāriet uz darbu no mājām, tāpēc ir svarīgi veikt pasākumus, lai uzlabotu komandas sadarbību. Iepriekš 80 līdz 90 procenti darbinieku atzina, ka vēlētos strādāt attālināti vismaz daļu laika. Neatkarīgi no tā, vai viņu domas ir mainījušās, home working situācija nākotnē, visticamāk, kļūs par ikdienu, jo mums pašlaik ir pieejami daudzi tehnoloģiskie rīki, kas to atvieglo.

Tomēr attālinātu projektu vadība var radīt jaunus izaicinājumus vadītājiem, kuri nekad iepriekš nav vadījuši remote komandas. Bet tam nav jābūt stresaini, ja ir izveidotas pareizās sistēmas un procedūras. Šis ir mūsu ceļvedis par to, kā vadīt komandu attālināti, kā arī daži no ieguvumiem, ko sniedz remote collaboration.

Pieci ieteikumi, kā uzlabot jūsu remote komandu sadarbību

1. ieteikums: Esi pieejams

Attālinātie darbinieki var viegli sajusties izolēti vai attālināti no organizācijas, it īpaši, ja viņi pēkšņi ir iemesti remote darbā pēc tam, kad gadiem gājuši uz biroju katru dienu. Šī distances sajūta var radīt demotivāciju un zemāku apmierinātību ar darbu, ietekmējot katru darba snieguma aspektu. Ir ļoti svarīgi būt pieejamam savas remote komandas biedriem, lai viņi sajustu saikni ar uzņēmumu un saglabātu mērķtiecību un virzību.

Ja komandas biedrs tev zvana, vienmēr atbildi, kad vien iespējams. Ja viņš raksta e-pastu vai ziņu sociālajos tīklos, atbildi pēc iespējas ātrāk. Būt veiksmīgam attālinātu projektu vadītājam nozīmē būt klātesošam arī tad, ja fiziski nevarat atrasties vienā telpā ar savu komandu.

2. ieteikums: Izvirzi skaidrus mērķus

Remote collaboration var kļūt par izaicinājumu, ja komandas biedri nav droši par to, kas un kad viņiem ir jādara. Daži darbinieki viegli pielāgosies, labi pārvaldot savu laiku un izrādot iniciatīvu prioritāšu noteikšanā. Tomēr citiem var būt grūti strādāt ārpus biroja, jo viņiem trūks atgriezeniskās saites, kas ļauj saprast, kas no viņiem tiek gaidīts katru dienu.

Tāpēc skaidru mērķu noteikšana katram komandas biedram ir panākumu atslēga veiksmīgai remote collaboration. Ir būtiski informēt darbiniekus par tādiem punktiem kā:

• Darba laiks, ko sagaidi no visiem
• Saziņas veidi, kurus plānojat izmantot
• Koplietošanas kalendāri, lai visi zinātu citu pieejamību
• Kādā laikā ir ieplānotas sapulces
• Katra komandas biedra uzdevumi un atbildība, sadarbojoties konkrētos projektos

Šie ir tikai daži piemēri, kur nepieciešama skaidra mērķu izvirzīšana. Tā kā katra organizācija ir atšķirīga, visticamāk, ikdienā saskarsies ar saviem specifiskiem piemēriem. Kamēr vien katru dienu komunicēsi ar savu komandu un darīsi zināmu, kas no viņiem tiek sagaidīts, tavas projektu vadītāja prasmes augs. Un tava komanda jutīsies pārliecinātāka par remote darbu, jo viņiem būs struktūra, kas viņus vada.

3. ieteikums: Rīko regulāras virtuālās sapulces

Tev vajadzētu mēģināt sarīkot telefona vai video sapulci ar katru darbinieku vismaz reizi dienā. Ja darbs ir ļoti cieši saistīts ar sadarbību, ir lietderīgi visus iesaistītos komandas biedrus iekļaut vienā video sapulcē. Tā ir lieliska iespēja visiem vienam otru informēt par jaunumiem, kā arī atgādināt komandai, ka kolēģi joprojām ir tepat un mudināt viņus komunicēt. Remote darbs var radīt vientulības sajūtu. Ir svarīgi to atcerēties un sniegt pēc iespējas vairāk iespēju saziņai, lai mazinātu riskus viņu mentālajai veselībai.

Laiks ir ārkārtīgi vērtīgs, it īpaši strādājot no mājām. Jebkurš laiks, kas pavadīts virtuālās sapulcēs, ir laiks, kas atņemts tiešajam darbam pie projektiem. Tā kā jums nenotiek klātienes sarunas, veido ziņas un sapulces īsas, kodolīgas un mērķtiecīgas. Izmanto uzņēmuma tālruņa sistēmas vai komandas sadarbības lietotnes nevainojamai saziņai. Pārliecinies, ka darbiniekiem ir visa nepieciešamā informācija uzdevumu veikšanai, un samazini neskaidru ziņu apmaiņu. 

4. ieteikums: Sargā komandas vienoto redzējumu

Viens no lielākajiem izaicinājumiem, strādājot attālināti, ir saglabāt visiem vienotu izpratni un racionalizēt uzdevumus. Ir tik viegli kaut ko nokavēt vai palaist garām, vai arī darbiniekiem saņemt pretrunīgu informāciju par to, kas jādara. Arī relaksētāka darba vide var apgrūtināt koncentrēšanos uz uzdevumiem.

Kontentino palīdz sakārtot ikdienas uzdevumus, padarot remote mārketinga komandu sadarbību ļoti vienkāršu. Tavs klients un komandas biedri var atrasties jebkur pasaulē. Kontentino ļauj komandai viegli kopā strādāt pie postu izveides. Tāpat ir ērti nosūtīt darbu apstiprināšanai klientam.

Visa tava komanda var komunicēt tieši Kontentino, un tas var novērst jebkādus pārpratumus. Tas savukārt sniegs tev pārliecību, ka komanda spēj sadarboties, pabeigt sociālo mediju satura izveidi un apstiprināšanas procesus, saglabājot tādus pašus standartus kā darbam birojā.

5. ieteikums: Izmanto pareizos attālinātā darba rīkus

Ir grūti būt veiksmīgam remote projektu vadītājam, ja neaprīko savu komandu ar rīkiem un tehnoloģijām, kas atvieglo viņu dzīvi. Izpēti dažādas programmatūras un pārliecinies, ka visiem ir iespēja izmantot izvēlētos risinājumus. Lietotnes kā Zoom vienā naktī kļuva populāras video konferencēm. Tāpat vari apsvērt virtuālās darbvirsmas infrastruktūras (VDI) izveidi, lai visi varētu efektīvi izmantot komandas resursus.

Ir svarīgi, lai komandai būtu pieejami dažādi saziņas veidi. E-pasts, video zvani un sociālie mediji ir būtiski, tāpat kā iespēja koplietot kalendārus un informāciju par specifiskiem projektiem. Izmanto projekt vadības rīkus (project management tools), lai saskaņotu uzdevumus. Izmanto sadarbības mind mapping rīkus brainstorming sesijām. Tāpat velti laiku fiksētam saziņas grafikam. Vari sarīkot balsošanu, lai uzzinātu, kuri laiki vislabāk der lielākajai daļai darbinieku.

Remote team collaboration ieguvumi

Sākumā pie remote team collaboration var būt jāpierod. Tomēr laika gaitā tas kļūst vieglāk. Tas var piedāvāt arī pārsteidzošus ieguvumus vadītājiem:

• Daudzi cilvēki, kuri strādā no mājām, spēj būt produktīvāki un paveikt vairāk īsākā laikā, jo viņiem apkārt nav biroja dzīves traucēkļu.
• Liela daļa remote darbinieku norāda, ka viņi izjūt mazāku stresu nekā strādājot ārpus mājām. Tas pozitīvi ietekmē darba kvalitāti un apjomu.
• Tu un tava remote komanda varat strādāt elastīgāk. Tas palīdz izveidot veselīgu darba un privātās dzīves līdzsvaru (work/life balance). Tas sniedz vairāk iespēju fiziskām aktivitātēm starp uzdevumiem, kā arī darba laikā praktizēt apzinātību mentālajai labklājībai.

Remote darbs ātri kļūst par jauno normu simtiem tūkstošu cilvēku, uzņēmumiem saprotot, cik ļoti šī darba forma iedvesmo darbiniekus. Tehnoloģiju un tādu sadarbības rīku kā Kontentino izmantošana palīdz nodrošināt, ka viss rit gludi un ikviens zina savus uzdevumus. Rezultātā tu iegūsti apmierinātus klientus un sakārtotus biznesa procesus.