Terug naar de blog
Inmiddels heb je waarschijnlijk al verschillende tools en tactieken geprobeerd voor remote marketing collaboration. Dit type samenwerking is een blijver en kan nu verder verfijnd worden om je workflow vlotter dan ooit te maken.
The devil’s in the detail: een algemeen idee over samenwerken volstaat niet om je team naar een hoger niveau te tillen. Je moet precies plannen hoe je jouw remote social media management — een van de belangrijkste pijlers van elke digitale strategie — aanpakt.
Het goede nieuws is dat je met deze gids alles leert wat je moet weten over het efficiënt beheren van social media profielen met remote teams.
De kracht van social media blijft groeien
De nieuwste rapporten tonen aan dat social media kanalen elk jaar aan populariteit winnen en onze levens steeds meer beïnvloeden. Ook het aantal gebruikers stijgt fors, volgens data van Statista:
- In 2020 gebruikten wereldwijd meer dan 3,6 miljard mensen social media.
- Dat aantal zal naar verwachting stijgen naar ongeveer 4,4 miljard binnen de volgende 4 jaar.
Remote collaboration: in-house team vs. social media agency
Als je met een in-house team werkt, denk je misschien dat het makkelijk is om chaos te vermijden omdat alles binnen het team wordt gedeeld. Niets is minder waar 😉.
Zelfs als je medewerkers niet van thuis uit werken, creëren ze content en posten ze in een virtuele ruimte. Ze delen dagelijks digital assets. Als er geen centraal systeem is om bestanden te uploaden, ideeën toe te voegen, posts te schrijven en te reageren, dan is chaos onvermijdelijk.
Ook bij een marketing agency is een vlotte workflow niet vanzelfsprekend. Niet elk team gebruikt geavanceerde technologie: sommige experts creëren nog steeds tonnen digital assets en delen die via talloze verschillende kanalen.
Waarom is dit zo tijdrovend? Omdat je elke dag op verschillende plaatsen moet communiceren (bijv. Slack, e-mail of video calls) en bestanden uitwisselt in diverse formaten zoals Google Docs, Google Sheets of de klassieke Microsoft Word.
Klinkt dat overweldigend? Je hoeft niet talloze externe tools voor bestandsbeheer te gebruiken. Kies bij voorkeur voor cloud-based software die integraties biedt of voldoende functies in huis heeft. Het is onmogelijk om slechts één platform te gebruiken voor remote collaboration, maar je kunt er wel een paar selecteren die écht krachtig zijn.
Met Kontentino kun je bijvoorbeeld niet alleen content inplannen, maar ook bestanden en ideeën uitwisselen op één plek. Zo versnipper je jouw aandacht niet. Stel je voor hoe makkelijk een foto verloren gaat als je vijf keer per week content post op drie verschillende social media kanalen!
Waarom je remote samenwerking nu moet optimaliseren
Verfijn je remote workflow
Het is overduidelijk hoe cruciaal remote collaboration werd toen de pandemie uitbrak. We hebben allemaal de impact ervan ervaren. Veel bedrijven moesten halsoverkop remote tools implementeren, waardoor sommige keuzes achteraf minder optimaal bleken.
Nu is het tijd om conclusies te trekken en te kiezen voor een oplossing die rendement oplevert voor je bedrijf.
Stap 1: Herbekijk je tools voor remote samenwerking
Is de tool die je vorig jaar bent gaan gebruiken echt de beste optie? Past het bij je behoeften? Of heb je misschien te veel tools geïmplementeerd die je eigenlijk niet nodig hebt? Dit zijn essentiële zaken om te heroverwegen.
Voordat je het abonnement verlengt van de social media collaboration software die je in-house team gebruikt, beantwoord je best deze vragen:
- Welk soort software heeft mijn team echt nodig voor social media management?
- Bestaat er een oplossing die hen helpt hun tijd beter te beheren?
- Kan ik deze tool gebruiken voor verschillende kanalen en doeleinden?
- Voor hoeveel mensen heb ik de tool nodig?
Praat ook met je medewerkers over hun behoeften om te ontdekken welke features zij essentieel vinden voor hun dagelijks werk.
Als je werkt met een agency maar niet tevreden bent over de communicatie, stel dan voor om een social media collaboration tool te kiezen die deze processen stroomlijnt. Dit vraagt misschien om een nieuwe strategie, maar focus op de tijd die je bespaart door met enkele krachtige systemen en apps te werken.
3 tips om remote social media collaboration vlotter te laten verlopen
Als je nog niet gewend bent aan remote samenwerking en uitdagingen als hindernissen ziet, is het tijd om enkele mythes rond remote social media management te ontkrachten.
Hier zijn de meest voorkomende problemen die marketingteams eenvoudig kunnen aanpakken.
Tip #1: Stop met het delen van assets via talloze verschillende kanalen
Oplossing: Het is mogelijk om assets uit te wisselen zonder overal bestanden te verspreiden. Maak een lijst van de tools en formaten waarmee je werkt. Je kunt bijvoorbeeld Google Docs gebruiken voor copywriting, Google Drive voor opslag en Google Sheets voor een content calendar template. Om dit nog beter aan te pakken, kies je software waarmee je bestanden kunt uploaden, in mappen kunt verdelen en rechtstreeks aan social media posts kunt toevoegen in één app — zoals Kontentino.
Tip #2: Verkort de feedbacktijd of centraliseer het in één kanaal
Oplossing: Als je team remote werkt, kun je niet even naar iemands bureau lopen voor feedback op een draft. Bij social media moeten beslissingen vaak snel worden genomen. Automatiseer daarom het notificatieproces. Spreek één hoofdkanaal voor communicatie af. Je kunt ook reacties achterlaten in je social media management software en posts toewijzen voor interne goedkeuring of goedkeuring door de klant. Zodra je een bericht schrijft, krijgt iedereen die getagd is een e-mail, zodat er niets over het hoofd wordt gezien.
Tip #3: Gebruik eindelijk die backlog aan content en ideeën die verloren gingen
Oplossing: Een Inspiratiekalender — hier kun je ideeën voor posts toevoegen en content uploaden voor later gebruik. Je verliest niets omdat alles in de cloud staat. Zo heb je alles binnen handbereik op momenten dat je even minder inspiratie hebt voor je social media profielen.
Vereenvoudig je social media management voor meer productiviteit
De basis van remote samenwerking voor social media is vrij eenvoudig als je een paar regels volgt.
Organiseer een onboarding video call voor je collaboration tool
Om tijd te besparen en herhalende vragen over features van je social media en project management tool te vermijden, organiseer je best een introductiegesprek. Remote meetings maken het leven en de communicatie eenvoudiger. Het is een makkelijke manier om te tonen hoe de software werkt en je team te motiveren om de tool actief te gebruiken.
Hoewel veel social media tools intuïtief zijn, zijn ze dat niet voor elke gebruiker. Zeker als marketing agency die voor klanten werkt, is het slim om een video meeting op te nemen, zodat zij weten hoe ze snel met je kunnen samenwerken. Bovendien kun je links delen via de chat zodat je team direct naar de juiste online tool wordt geleid.
Je kunt ook een video call plannen na software-updates om nieuwe mogelijkheden te tonen. Het is altijd beter om in het begin alles goed uit te leggen, zodat je daarna kunt focussen op de kwaliteit van het werk.
Zit op dezelfde golflengte als je klant — volg de juiste KPI’s automatisch
Het klinkt voor de hand liggend, maar we kunnen het niet genoeg benadrukken: relevante, meetbare KPI’s zijn essentieel. Het ontbreken van duidelijke metrics aan het begin van een samenwerking kan de hele workflow bemoeilijken. Zorg dat je op dezelfde lijn zit om je social media inspanningen correct te evalueren.
Bij remote collaboration is niet het stellen van doelen het grootste probleem, maar eerder de presentatie van data. Wanneer je resultaten deelt met een klant of manager, is dat vaak lastig te verteren zonder een visueel gestructureerd overzicht.
Gelukkig is hier een oplossing voor! Automatische rapporten vergemakkelijken zowel de datavisualisatie als het meten van de juiste KPI’s. Elk teamlid weet precies welke metrics worden gevolgd en waar die data te vinden is.
Vraag je je af hoe je het perfecte social media rapport voor je klant maakt? Dit artikel helpt je verder.
Bespaar tijd door content in te plannen
Komt multitasking je bekend voor? Automation tools zijn er om de werklast te verlichten. Je kunt alles op voorhand klaarzetten en er daarna niet meer aan hoeven denken. Posts verschijnen op het juiste profiel op het exacte tijdstip, zonder dat je uit je andere werk wordt gehaald.
Dubbelcheck social media content om fouten te vermijden
Social media managers klagen vaak over een vermoeiend approval-proces. Toch is een dubbele check cruciaal om fouten te voorkomen.
Het is mogelijk om goedkeuringen makkelijker te maken voor zowel klanten als marketeers:
- Wijs taken toe aan teamleden voor snelle feedback. Ze ontvangen een e-mail over hun nieuwe toewijzing.
- Vraag om goedkeuring van de klant — dit proces verloopt snel en eenvoudig.
- Plan posts op voorhand in — maak drafts, en druk na goedkeuring op de knop om de software de rest te laten doen.
Gebruik een mobiele app voor social media management onderweg
Software zoals Kontentino biedt een mobiele app aan waarmee gebruikers feedback kunnen geven, taken kunnen toewijzen en posts kunnen goedkeuren vanop hun smartphone. Dit maakt remote werk flexibeler. Het enige wat je nodig hebt, is een internetverbinding.
Tijd om je remote social media management te perfectioneren
De term “remote work” is inmiddels een buzzword geworden. Ben je geen fan van deze manier van werken? Dan ligt het waarschijnlijk niet aan de remote setting zelf, maar aan een gebrek aan de juiste strategie.
Met de juiste automation tools om je dagelijkse taken te vergemakkelijken, kun je wonderen verrichten. Kies je tactieken en software bewust om je workflow te optimaliseren. Als je content op voorhand wilt plannen en te veel meetings wilt vermijden, kies dan voor cloud-based oplossingen die je hele team toegang geven en helpen bedrijfsdoelen te behalen.
Benieuwd welke tool het best bij jouw organisatie past? Je kunt Kontentino 14 dagen gratis uitproberen!
