Vraag vijf mensen in een agency om hun contentproces te beschrijven en je krijgt vijf verschillende antwoorden, waarvan er drie elkaar tegenspreken. Dat is meestal geen probleem tot er iets misgaat. Dan realiseert iedereen zich dat niemand het erover eens was waar het proces begint, waar het eindigt, of wie een fout in het midden moet opvangen.
Dit is het volledige plaatje, van begin tot eind. Niet elke agency heeft elke stap exact op deze manier nodig, maar als je een van deze zes fasen volledig mist, is dat waarschijnlijk waar je problemen vandaan komen.
De zes fasen
Brief, creatie, interne review, client approval, scheduling, reporting. In die volgorde, elke keer opnieuw.
1. De brief
Voordat iemand een caption schrijft, moet er een antwoord zijn op: waarvoor dient deze post, tegen wie praten we, en wanneer is het “klaar”? Een brief hoeft niet lang te zijn. Een paar regels over het doel, de tone of voice en details die er zeker in moeten (een promo-code, een hashtag, een disclaimer) bespaart iedereen verderop in het proces heel wat giswerk.
Sla deze stap over en je krijgt content op basis van “vibes”, wat meestal leidt tot twee of drie rondes van “eigenlijk, kun je dit veranderen…” die een brief van vijf minuten had kunnen voorkomen.
2. Creatie
De copywriter of designer maakt de eigenlijke post: copy, afbeelding of video, hashtags, link. Dit is de enige fase die echte creatieve beslissingen vereist. Alles hierna is controleren, niet creëren.
Een goede gewoonte: voeg de brief toe aan de post zelf, niet in een aparte e-mail of chat. Wanneer er later feedback komt, moet de persoon die de review doet kunnen zien wat het doel van de post was, zonder in oude berichten te moeten graven.
3. Interne review
Iemand uit je team, niet de maker, controleert de post voordat de klant hem te zien krijgt. Brand voice, typo’s, matcht de afbeelding met de copy, werkt de link? Dit is het moment waarop je gênante fouten stilletjes opvangt, in plaats van publiekelijk.
Deze fase bestaat specifiek om te voorkomen dat feedbackrondes met de klant veranderen in een jacht op typefouten. Als je klant spelfouten ontdekt, dan vindt er geen interne review plaats, of gebeurt het niet zorgvuldig genoeg.
4. Client approval
De klant (of bij in-house teams, degene met het laatste woord) bekijkt de afgewerkte post en geeft groen licht, vraagt om wijzigingen of keurt af. Dit zou de snelste fase van het hele proces moeten zijn, maar voor de meeste agencies is het de traagste, meestal door de manier waarop het is ingericht en niet door de klant zelf.
De oplossing is bijna altijd dezelfde: stuur een link die de klant kan openen zonder wachtwoord, laat de post zien zoals hij er daadwerkelijk zal uitzien op het platform, en laat ze goedkeuren vanaf hun telefoon. We schreven een volledige gids over het versnellen van deze fase als je hier vastloopt.
5. Scheduling
De goedgekeurde post gaat in de wachtrij voor het eigenlijke publicatiemoment. Dit klinkt simpel en dat is het meestal ook, zolang de versie die je plant exact de versie is die werd goedgekeurd. Het kopiëren en plakken van een goedgekeurde post naar een aparte scheduler is waar kleine, vermijdbare fouten insluipen: een vergeten woord, een foute uitsnede van een afbeelding of een link die niet meer werkt.
6. Reporting
Nadat de post live is gegaan, controleert iemand de resultaten en vat dit op regelmatige basis samen voor de klant. Deze fase wordt vaker overgeslagen dan welke andere ook, meestal omdat het minder urgent voelt dan de volgende deadline. Het is echter ook de fase die bepaalt of een klant zijn contract verlengt, dus het is de moeite waard om hier tijd voor te reserveren.
Waar de overdracht misgaat
Elke fase hierboven werkt op zich prima. De echte schade ontstaat tussen de fasen, wanneer het niet duidelijk is wie aan zet is.
Creatie naar interne review. De creator is klaar en… wat dan? Als er geen duidelijk signaal is (“dit is klaar voor review”), blijven posts liggen omdat iedereen aanneemt dat iemand anders er al naar gekeken heeft.
Interne review naar client approval. Dit is de fase waarin dingen uitlekken die dat niet zouden mogen. De klant ziet de interne discussie over lettergrootte, of erger nog, een versie die bij de interne review als “niet klaar” werd gemarkeerd. Een workflow die interne en klantgerichte opmerkingen gescheiden houdt, voorkomt dit volledig.
Client approval naar scheduling. De kloof waar copy-paste fouten ontstaan, zoals hierboven vermeld. De oplossing is om goedkeuring en scheduling in dezelfde tool te laten gebeuren, zodat er helemaal geen handmatige invoer nodig is.
Eenvoudige SLA’s die de boel draaiende houden
Je hebt hiervoor geen formele contractclausule nodig (al kan het geen kwaad), maar wel een afgesproken ritme dat iedereen volgt:
- Interne review gebeurt binnen één werkdag nadat een post in de queue is geplaatst.
- Aanvragen voor client approval krijgen binnen twee werkdagen antwoord.
- Alles wat 24 uur voor het geplande tijdstip niet is goedgekeurd, wordt verplaatst naar het volgende beschikbare slot, zonder uitzonderingen, zonder schuldgevoel.
- Feedback komt terug in één gebundelde ronde, niet in vijf aparte berichten verspreid over drie dagen.
Schrijf deze afspraken ergens op waar zowel je team als je klanten ze kunnen zien. Een SLA die alleen in je hoofd zit, is geen echte SLA, maar gewoon een recept voor frustratie.
Waar automation echt helpt, en waar niet
Automatiseer de herinneringen. Als een post al een dag op goedkeuring wacht, moet het systeem de reviewer een seintje geven, niet jij. Dit is de meest waardevolle automatisering in de hele workflow, want achter mensen aan zitten is het deel dat iedereen haat om handmatig te doen.
Automatiseer de overdracht. Goedgekeurd moet automatisch “scheduled” betekenen, zonder copy-paste. Dit elimineert een hele categorie van “wacht, dat heb ik niet goedgekeurd” gesprekken.
Automatiseer geen inhoudelijke beslissingen. Wat de post precies zegt, hoe het leest, of de grap werkt; dat blijft mensenwerk. Templates en AI-drafting tools kunnen helpen bij een eerste opzet, maar de review-fasen zijn er omdat iemand echt naar het resultaat moet kijken voordat het onder de naam van een klant naar buiten gaat.
Handige templates om bij de hand te hebben
Een paar herbruikbare assets besparen echt tijd in dit hele proces:
- Een brief template: doel, doelgroep, kernboodschap, must-includes, deadline. Vijf velden, in twee minuten ingevuld, besparen een uur heen-en-weer-gechat later.
- Een feedbackformat voor reviewers: vraag om specifieke, actiegerichte opmerkingen (“verander de headline in X”) in plaats van vage (“dit voelt niet goed”). Vage feedback is de grootste oorzaak van onnodige revisierondes.
- SLA one-pager voor nieuwe klanten: stel de verwachtingen over doorlooptijden vast tijdens de onboarding, niet na drie weken wanneer er al een deadline is gemist.
Alles samenbrengen
Geen van deze zes fasen is op zich ingewikkeld. Het moeilijke is om ze allemaal, in volgorde, te doorlopen zonder dat iemand stilletjes een stap overslaat omdat ze het druk hebben. Dat is waar een workflow tool voor dient: het doet het creatieve werk niet voor je, het zorgt er gewoon voor dat brief leidt tot creatie, naar review, naar goedkeuring, naar scheduling, in die volgorde, elke keer weer, zonder dat jij het handmatig hoeft te controleren.
Kontentino bouwt deze hele keten in één flow: interne review vóór client approval, goedkeuring door de klant met een live preview, en goedgekeurde posts die direct naar de planning gaan zonder dat er iets opnieuw getypt hoeft te worden. Als je specifiek het onderdeel voor goedkeuring wilt zien; dat is de fase waar de meeste agencies de meeste winst boeken.
Wil je je hele proces op één plek runnen in plaats van op vijf? Start een gratis proefperiode van 14 dagen, geen creditcard nodig, of boek een demo en we mappen je huidige proces in de tool.
FAQ: de social media workflow voor agencies
Wat zijn de fasen van een social media workflow?
Zes fasen, in volgorde: brief, creatie, interne review, client approval, scheduling en reporting. De meeste procesproblemen ontstaan door het overslaan van een van deze stappen, vooral de brief en de interne review.
Hoe lang mag client approval duren?
Twee werkdagen is een gangbare, eerlijke standaard. Langer dan dat en je riskeert je postschema te missen. Korter kan gehaast aanvoelen voor drukke klanten. Stel de verwachting tijdens de onboarding, niet na de eerste gemiste deadline.
Wat veroorzaakt de meeste vertraging in een social media workflow?
Client approval, bijna altijd. Meestal omdat reviewen een login, een bijlage of een desktopcomputer vereist, wat niet past bij hoe mensen hun dagelijkse taken tussendoor checken. Neem de wrijving weg en de vertragingen verdwijnen grotendeels.
Mag dezelfde persoon een post schrijven en goedkeuren?
Nee. Als de schrijver ook de enige controleur is, blijven fouten onopgemerkt tot een klant of, erger nog, het publiek ze ziet. Zelfs een snelle tweede blik van een teamgenoot haalt de meeste vermijdbare fouten eruit.
Wat moet er geautomatiseerd worden in een content workflow?
Herinneringen en de overdracht van goedkeuring naar scheduling. Wat niet geautomatiseerd mag worden: de eigenlijke beoordelingen over tone of voice, nauwkeurigheid en of iets echt goed is. Automatisering moet admin wegnemen, geen besluitvorming.
Beheer het hele proces op één plek
Van brief tot publicatie, zonder vijf verschillende tools die met copy-paste aan elkaar hangen. Probeer Kontentino 14 dagen gratis, geen creditcard vereist, of boek een demo en we laten je zien waar je huidige proces gaten vertoont.
