Samenwerken terwijl je fysiek apart bent, betekent niet dat het onmogelijk is om een teamcultuur te creëren. Vandaag bespreken we wat bedrijfscultuur is, hoe je het bouwt en hoe je het onderhoudt in tijden van remote work, wanneer je team van thuis uit werkt.
Bedrijfscultuur – de persoonlijkheid van een onderneming
Het zit ingebakken in de identiteit en komt tot uiting in veel dagelijkse processen. Als deze cultuur sterk is, zou ze niet verstoord mogen worden, zelfs niet bij remote work. Elke beslissing moet in lijn zijn met de bedrijfscultuur. De bedrijfscommunicatie steunt erop en elk probleem moet worden opgelost volgens de regels die door de bedrijfscultuur zijn vastgesteld.
Je kunt het zelfs het “brand book” van elk bedrijf noemen.
Bedrijfscultuur zorgt ervoor dat elk teamlid weet hoe hun werk past in dat van het hele team. Ze weten en voelen hun belang voor het project. Ze delen ook vergelijkbare mindsets, waarden en arbeidsethos, wat tot uiting komt in het werk dat ze leveren. Vervolgens begrijpen ze hoe het werk van hun team aansluit bij de bedrijfsdoelstellingen. Ze voelen zich voortdurend zelfverzekerd, gewaardeerd, bereid om te luisteren en weten dat er naar hen geluisterd wordt. Ze blijven werken aan de missie van het bedrijf en aan het constant verbeteren van hun eigen werkhouding.
Een teamcultuur-aanpak stelt regels vast over erbij horen en gedrag binnen een groep, terwijl goede praktijken worden erkend en aangemoedigd, om ze vervolgens constant te verbeteren.
Nu werk en privéleven in het kader van remote work in elkaar overvloeien, is in contact blijven en op de hoogte blijven belangrijker dan ooit.
Waarom is een bedrijfscultuur belangrijk? Teamcultuur begrijpen
Werken aan teamcultuur, zelfs bij remote work, vereist een diepgaand begrip van waarom het ertoe doet en hoe het het team kan helpen.
Bedrijfscultuur om het team te verbinden
Je moet een teamcultuur niet verwarren met regelmatig koffiedrinken tijdens de lunch. Het gaat ook niet om een tafelvoetbaltafel in de “chillout room”.
Bedrijfscultuur is veel meer dan dat.
Bedrijfswaarden worden weerspiegeld in de mindset en vaardigheden die in teamleden worden gezocht, dus de bedrijfscultuur zelf is een set waarden die elk lid zou moeten delen. Of het nu gaat om communicatie, passie, oog voor detail, feedback delen of leren: bedrijfscultuur gaat over geloven in dezelfde dingen en dit laten zien in elk aspect van je werk.
Bedrijfscultuur om de storm te doorstaan
Op het moment dat we dit schrijven, zitten we midden in de COVID-19-uitbraak en staat de wereld voor een van de grootste crises van onze tijd. Dit is waar een remote work cultuur een echte levensredder blijkt voor veel bedrijven. Niet alleen voor organisaties die al gewend waren aan remote werken, maar ook voor bedrijven voor wie het concept een gloednieuwe strategie is.
Een sterke bedrijfscultuur ziet toe op probleemoplossing en crisismanagement, herkent verschillende scenario’s en leert teamleden hoe ze hiermee om moeten gaan. Het zorgt er ook voor dat teamleden of projecten er niet alleen voor staan tijdens moeilijke momenten.
Remote work kan werken
Is het bouwen van een bedrijfscultuur in een remote team überhaupt mogelijk?
“Je hebt niet iedereen fysiek bij elkaar nodig om een sterke cultuur te creëren. De beste culturen komen voort uit acties die mensen daadwerkelijk ondernemen.“ – Jason Fried, Remote
Je kunt echt een sterke teamcultuur opbouwen met mensen die je nog nooit in het echt hebt ontmoet, maar met wie je dagelijks samenwerkt. Een krachtige bedrijfscultuur voor remote teams houdt teamleden gemotiveerd en doelgericht. Ze kunnen zich onderdeel voelen van een team, zelfs als ze op andere locaties of in andere tijdzones werken dan de rest van het team.
Met de juiste bedrijfscultuur op zijn plaats, kan remote work gemakkelijker te beheren en te controleren zijn. Teamleden kunnen zich ook nauwer met elkaar verbonden voelen, wat een positieve invloed kan hebben op de algehele productiviteit en tevredenheid.
Is het mogelijk om remote work te implementeren in Product-Led organisaties?
Organisaties waar een Product-Led Growth strategie de sleutel is tot het behalen van KPI’s, hebben meer kans om te profiteren van remote work. Omdat de hele workflow collaboratief moet zijn binnen een team en tussen meerdere teams, wordt het gemakkelijker om een teamcultuur op te bouwen.
In tegenstelling tot de traditionele verkoopstrategie waarbij softwarebedrijven een robuust salesplan nodig hebben, verschillende sales tools gebruiken, sales calls plegen en demo’s aanbieden, draait product-led growth volledig om organische expansie en inbound klantgesprekken. Met andere woorden, deze organisaties kunnen zich gemakkelijk aanpassen aan een remote work cultuur.
Hoe bouw je de juiste teamcultuur
Elk team is anders: er zijn verschillende persoonlijkheden, locaties, industrieën en regels om na te leven. Hoewel er geen universeel antwoord is voor het creëren van een teamcultuur die onder alle omstandigheden werkt, kennen we wel een paar ingrediënten van het geheime recept.
Zorg voor duidelijke doelen
Als je dit artikel leest, is de kans groot dat je bedrijf al een visie, een missie en een set kernwaarden heeft. Om er zeker van te zijn dat iedereen die bij het project betrokken is op dezelfde golflengte zit, moet je deze doelen communiceren en laten zien hoe de bedrijfscultuur de hele organisatie kan helpen deze te bereiken. Het is in je eigen belang om je team attent en toegewijd aan de missie te krijgen.
Screen je team
Voordat je in de details duikt, moet je ervoor zorgen dat iedereen in je team op dezelfde lijn zit. Iedereen moet in zijn eigen tempo kunnen werken bij het bijdragen aan de bedrijfsdoelen en aan het opbouwen van een solide teamcultuur.
Een bedrijfscultuur zorgt ervoor dat je een team hebt waarvan de leden de vaardigheden hebben om te vertrekken, maar ervoor kiezen om te blijven.
Netflix heeft bijvoorbeeld een sterke aanpak om “supersterren met een slechte houding of een zwak arbeidsethos te vermijden”. Je kunt uitzonderlijke mensen in je team hebben die vreselijke teamleden zijn door teamwork te negeren en alle regels te overtreden. Je kunt op een punt komen waarop je moet beslissen of je ze in je team laat blijven (en zo anderen ontmoedigt om lid te worden) of ze ontslaat, waarbij je hun vaardigheden verliest maar ook potentiële problemen elimineert.
De bedrijfscultuur geldt voor je huidige team, maar ook voor elke persoon die je gaat aanwerven.
Introduceer cultuurregels
Bedrijfscultuur is niet iets dat voor altijd in dezelfde vorm blijft. Mensen komen en gaan, maar de bedrijfscultuur blijft en verbetert constant.
Regels zijn wat de bedrijfscultuur draaiende houdt.
Het creëren van regels, tradities en gewoonten met managers en medewerkers houdt het team coherent en ondersteunt eerlijkheid.
Hoe streng ze ook mogen klinken, het zijn eerder “sjablonen om te volgen” die de bedrijfswaarden weerspiegelen. Sommigen identificeren ze daadwerkelijk met waarden, terwijl ze voor anderen meer een “culture code” zijn (Asana).
Het belangrijkste is om iedereen op de hoogte te houden en ervoor te zorgen dat de regels worden erkend en nageleefd.
Wakker discussie en engagement aan
Geen enkel groot verhaal begint met een salade, maar ze kunnen wel beginnen met een discussie.
Feedback delen is een van de sleutelelementen bij het creëren van een teamcultuur, vooral in een remote team. Leren hoe je goede feedback geeft via alleen chats, calls of video’s kost tijd, maar is een zegen voor efficiënte communicatie en effectiever werk.
Geen enkele bedrijfscultuur kan werken zonder engagement van medewerkers en oprechte betrokkenheid bij de besluitvorming.
Sommige van je teamleden kunnen het in het begin moeilijk hebben om hun gedachten te delen of betrokken te raken bij gesprekken. Dit kan vooral gebeuren wanneer je moet overschakelen van kantoorpraatjes naar volledig remote communicatie. Hier moeten teamleiders inspringen en leden aanmoedigen door discussies aan te wakkeren, zodat ze eerlijke, directe feedback kunnen geven en weten dat ze gehoord zullen worden. Dit is ook waar communicatietools van pas komen: het is vaak sneller en gemakkelijker om een kort bericht te sturen dan iemand telefonisch te proberen te bereiken.
Zorg voor tevredenheid in het team
Hoe eerder je potentiële bronnen van onenigheid en teleurstelling herkent, hoe sneller je ze kunt oplossen.
Soms kunnen zelfs triviale zaken zoals eindeloze e-mailketens leiden tot frustratie en daardoor de opbouw van een solide teamcultuur verstoren.
Je kunt ook tools zoals TeamMood gebruiken om snel de “stemming” van je team te evalueren en problemen of situaties te identificeren die moeten worden opgelost.
Toon transparantie
Het bouwen van een bedrijfscultuur vereist transparantie op elk niveau. Het bedrijf moet oprecht zijn over plannen, processen en operaties. Openheid tussen medewerkers en managers is een pijler voor het bouwen van een teamcultuur gebaseerd op respect. Transparantie schept vertrouwen en maakt banden sterker.
Je teamcultuur moet worden geleid door discussies in een oordeelvrije omgeving waar iedereen welkom is om opmerkingen te delen en constructieve feedback te ontvangen. Wanneer je dit remote doet, moet je voorzichtig zijn met woorden omdat je emoties niet kunt zien. Soms kan een enkele emoji (of het ontbreken daarvan) of een enkel woord beledigend of passief-agressief overkomen, wat onnodige rompslomp en stress veroorzaakt.
Iedereen in het team moet weten waar het naartoe gaat, waar een specifiek project over gaat en waarom de voltooiing ervan zo cruciaal is voor het bedrijf. Het is niet ongewoon dat de CEO even inbreekt in een reguliere call om een korte update te geven vanaf de top. Teamleden kunnen zich veiliger voelen na zo’n bericht, vooral als ze remote werken zonder de CEO persoonlijk te ontmoeten.
Echte voordelen boven trendy extraatjes
Extra voordelen klinken geweldig en kunnen in het begin aantrekkelijk zijn, maar als ze niet gepaard gaan met salarissen die op tijd worden betaald of met de pijlers van de bedrijfscultuur, beginnen ze steeds minder te betekenen.
Veel van deze voordelen hebben een groot probleem: om ze te gebruiken, moet je langer op kantoor blijven. Gaming Tuesday? Gratis pizza op vrijdag? Integratieworkshops op woensdag? Ze vereisen allemaal dat teamleden op kantoor blijven – terwijl ze na een dag hard werken waarschijnlijk liever naar huis gaan. Dit creëert ook een probleem voor degenen die remote werken: het is geweldig dat er een fantastische sportschool in het hoofdkantoor is, maar die mensen zullen er helemaal geen gebruik van kunnen maken.
Basecamp koos bijvoorbeeld een andere manier om met extra voordelen om te gaan. Ze willen hun medewerkers voorzien van voordelen die hun leven makkelijker, beter en gelukkiger maken. Tijdens de zomer hebben ze werkweken van slechts 4 dagen. Om de drie jaar kunnen medewerkers een betaald sabbatverlof opnemen. Ze krijgen ook onkostenvergoedingen tot $1.000 om de drie jaar voor het inrichten van een home office. Bedrijven die soortgelijke set-ups bouwen voor gedistribueerde teams kunnen ook Hofy alternatieven vergelijken bij het kiezen hoe ze remote werknemers uitrusten en beheren.
Basecamp stuurt hun medewerkers ook op betaalde vakantie: waarbij betaald betekent dat ze zowel die vrije tijd betalen als de kosten van de reis zelf. Alle voordelen die echt een verschil maken, staan beschreven in hun Employee Handbook.
Creëer een ideale werkomgeving, ook bij remote work
Het creëren van een teamcultuur voor remote teams vereist inspanning van zowel managers als medewerkers. Hieronder vind je een paar tips om de beste omgeving voor remote work te bieden.
Gebruik tools om communicatie te bevorderen
Werk kan van een leien dakje gaan met de juiste set tools. Het automatiseren van sommige taken kan tijd besparen voor het creëren van een teamcultuur die werkt. Een goede gewoonte is om een lijst met resources, tools en templates te maken en deze op één plek te bewaren, zodat ze voor iedereen toegankelijk zijn. Bedrijven kunnen ook een HR-portaal gebruiken om remote medewerkers één plek te geven voor toegang tot persoonlijke dossiers, verlofaanvragen en het bijwerken van hun informatie.
Welke tools zijn de moeite waard voor remote work?
- Kontentino maakt efficiënte teamsamenwerking mogelijk op het gebied van social media management. Het is ideaal voor remote work, omdat je content ter goedkeuring naar je klanten kunt sturen, en alles direct in Kontentino kunt bespreken en bewerken. Je remote team kan gelijktijdig aan content calendars werken, deze bewerken en commentaren uitwisselen in Kontentino in plaats van e-mail-pingpong te spelen. Je kunt het ook met je team gebruiken om taken toe te wijzen.
- Filecamp kan handig zijn als je op zoek bent naar het opslaan van je bestanden en ze wilt omzetten in digitale assets met de juiste tagging. Je remote team kan bestanden delen en openen waar ze ook zijn.
- Google Docs biedt een eenvoudige oplossing voor het gezamenlijk werken aan documenten, presentaties en spreadsheets. De gelijkenis met Microsoft Office-software kan voor velen nuttig zijn.
- Google Meet of LiveWebinar is een video conferencing app die geschikt is voor teams van elke grootte. Voor teams die belangrijke discussies willen bijhouden, kan een transcript Chrome-extensie automatisch browser-gebaseerde meetings transcriberen en samenvatten, waardoor notities en actiepunten later gemakkelijker te raadplegen zijn.
- Voor interne communicatie kun je verschillende toegankelijke apps gebruiken: Slack (met veel apps om mee te integreren), Hey.Space, Discord of Facebook Workplace, bijvoorbeeld. Sommige tools voor call routing kunnen ook handig zijn.
- Voor task management zijn tools zoals TimeCamp, Asana, Nozbe en Trello het overwegen waard.
Zorg voor samenwerking
Samenwerking op kantoor is anders dan remote samenwerking, vooral als je team nog maar net remote is gegaan. Om een sterke teamcultuur op te bouwen, moet je je team voorzien van de juiste tools en samenwerking verheerlijken. Benadruk het belang ervan, zorg voor de juiste informatiestroom en moedig het samenwerken aan projecten aan. In het begin zal het niet allemaal rozengeur en maneschijn zijn, maar oefening baart kunst.
Samenwerking is de lijm die de remote work cultuur verbindt.
Elimineer “meetings die een e-mail hadden kunnen zijn”
Verwar managen en ondersteunen niet met overmatige controle. Natuurlijk moeten ze in de gaten houden wat er wordt gedaan, maar de dagelijkse communicatie moet gebaseerd zijn op vertrouwen, respect en transparantie.
In plaats van een reeks meetings met iedereen in het team op te zetten, kun je bijvoorbeeld één keer per week een vaste call met het hele team houden. In plaats van lange dagelijkse gesprekken, introduceer je een “daily stand-up”, waarbij iedereen kort zijn taken beschrijft. Dit zijn de tactieken die door Groove zijn geïmplementeerd – je vindt meer van hun geweldige praktijken hier. Zo’n stand-up van 10 minuten brengt iedereen dichter bij elkaar en geeft een update over de taken zonder de productiviteit te verminderen.
Remote work kan voor veel mensen een uitdaging zijn, dus maak het ze gemakkelijker door processen te vereenvoudigen, af te zien van “meetings die een e-mail hadden kunnen zijn” en te stoppen met onnodige telefoontjes die ook een bericht op Slack hadden kunnen zijn.
Maak het leuk
Je hoeft je niet strak in het pak te hijsen als je remote werkt – en je team ook niet. Remote werken kan stressvol zijn, vooral voor degenen die nog nooit op deze manier in een groot team hebben gewerkt. Vergeet bij het creëren van een teamcultuur die luchtige momenten niet tussen de berg werk en bedrijfsdoelen door. Je kunt een watercooler-chat introduceren voor het delen van willekeurige dingen, grappige foto’s, memes en gifs.
En vergeet de verjaardagen niet! Iedereen viert ze, en met een beetje marketing automation kun je iedereen op de hoogte houden, net zoals Zapier doet:
Een andere goede gewoonte om je bedrijfscultuur te voeden, zelfs als je van thuis uit werkt, is het starten van virtuele bijeenkomsten. Online meetings één keer per week, bijvoorbeeld op vrijdagmiddag, met een drankje in de hand en gewoon informele gesprekken voeren. Dit kan helpen om de lucht te klaren en de sfeer te ontspannen.
Key takeaways
Het spreekt voor zich dat het creëren van een fijne bedrijfscultuur tijd, geduld en werk kost. Er moeten in het begin veel zaken worden vastgelegd: de communicatiemethode(s), besluitvorming, integratie en projectuitvoering. Vervolgens moeten zowel managers als medewerkers hard werken, niet alleen aan hun eigen taken, maar ook aan een naadloze samenwerking.
Het kan in het begin moeilijk zijn, zelfs pijnlijk, maar dit kan uiteindelijk resulteren in de opbouw van een sterke teamcultuur en de efficiënte werkprocessen die dit met zich meebrengt.
Het bouwen van een bedrijfscultuur in een remote team brengt extra uitdagingen met zich mee: je moet er voortdurend voor zorgen dat het team gemotiveerd is, de bedrijfswaarden begrijpt, contact houdt en op de hoogte blijft van het laatste nieuws.
Je moet ernaar streven een remote work cultuur op te bouwen met maximale productiviteit in een toegewijd team dat nog steeds zijn koffiepauzes kan delen, ook al vinden deze noodgedwongen online plaats.
