Fysiek gescheiden samenwerken betekent niet dat het creëren van een teamcultuur onmogelijk is. Vandaag hebben we het over bedrijfscultuur, hoe je deze opbouwt en hoe je er zorg voor draagt in tijden van remote work, wanneer je team vanuit huis werkt.
Bedrijfscultuur – de persoonlijkheid van een bedrijf
Het zit ingebakken in de identiteit en komt tot uiting in veel dagelijkse processen. Wanneer deze cultuur sterk is opgebouwd, zou ze niet verstoord mogen worden, zelfs niet bij remote work. Elke beslissing moet in lijn zijn met de bedrijfscultuur. De communicatie binnen het bedrijf steunt erop en elk probleem moet worden opgelost volgens de regels die door de bedrijfscultuur zijn vastgesteld.
Je kunt het zelfs het “brand book” van elk bedrijf noemen.
Bedrijfscultuur zorgt ervoor dat elk teamlid weet hoe hun werk past in dat van het hele team. Ze zullen hun belang voor het project kennen en voelen. Ze delen ook vergelijkbare mindsets, waarden en werkethiek, wat tot uiting komt in het werk dat ze leveren. Vervolgens begrijpen ze hoe het werk van hun team bijdraagt aan de bedrijfsdoelen van de organisatie. Ze voelen zich voortdurend zelfverzekerd, gewaardeerd en bereid om te luisteren, wetende dat er ook naar hen geluisterd wordt. Ze blijven werken aan de missie van het bedrijf en aan het constant verbeteren van hun eigen werkhouding.
Een aanpak op basis van teamcultuur stelt regels vast over het behoren tot en zich gedragen als onderdeel van een groep, terwijl goede praktijken worden herkend, aangemoedigd en voortdurend worden verbeterd.
Nu werk en privéleven in het licht van remote work in elkaar overvloeien, is in contact blijven en het overzicht bewaren belangrijker dan ooit tevoren.
Waarom is een bedrijfscultuur belangrijk? Teamcultuur begrijpen
Werken aan teamcultuur, zelfs bij remote work, vereist een diepgaand begrip van waarom het ertoe doet en hoe het het team kan helpen.
Bedrijfscultuur om het team te smeden
Je moet een teamcultuur niet verwarren met regelmatig koffie drinken tijdens de lunchpauze. Het gaat ook niet om een tafelvoetbalspel in de “chillout room”.
Bedrijfscultuur is veel meer dan dat.
Bedrijfswaarden worden weerspiegeld in de mindset en vaardigheden die in teamleden worden gezocht. De bedrijfscultuur zelf is een set waarden die elk lid zou moeten delen. Of het nu gaat om communicatie, passie, oog voor detail, feedback delen of bijleren: bedrijfscultuur gaat over geloven in dezelfde dingen en dit laten zien in elk aspect van je werk.
Bedrijfscultuur om de storm te doorstaan
Op het moment dat deze zin werd geschreven, zaten we midden in de COVID-19-uitbraak en stond de wereld voor een van de grootste crises van onze tijd. Dit is waar een remote work cultuur fungeert als een echte levensredder voor veel bedrijven. Niet alleen voor organisaties die al gewend waren aan remote work, maar ook voor organisaties voor wie het concept een gloednieuwe strategie is.
Een sterke bedrijfscultuur ziet toe op probleemoplossing en crisismanagement, herkent verschillende scenario’s en leert teamleden hoe ze hiermee moeten omgaan. Het zorgt er ook voor dat teamleden of projecten er niet alleen voor staan tijdens moeilijke tijden.
Remote work kan werken
Is het bouwen van een bedrijfscultuur in een remote team wel mogelijk?
“Je hebt niet iedereen fysiek bij elkaar nodig om een sterke cultuur te creëren. De beste culturen vloeien voort uit acties die mensen daadwerkelijk ondernemen.” – Jason Fried, Remote
Je kunt echt een sterke teamcultuur opbouwen met mensen die je nog nooit in het echt hebt ontmoet, maar met wie je dagelijks samenwerkt. Een krachtige bedrijfscultuur voor remote teams houdt teamleden gemotiveerd en doelgericht. Ze kunnen zich onderdeel voelen van een team, zelfs als ze op andere locaties of in andere tijdzones werken dan de rest.
Met de juiste bedrijfscultuur op zijn plaats, kan remote work gemakkelijker te beheren en te controleren zijn. Teamleden kunnen zich ook nauwer met elkaar verbonden voelen, wat een positieve impact kan hebben op de algehele productiviteit en tevredenheid.
Is het mogelijk om remote work te implementeren in Product-Led organisaties?
Organisaties waar een Product-Led Growth strategie de sleutel is om KPI’s te sturen, hebben meer baat bij remote work. Omdat de hele workflow collaboratief moet zijn binnen een team en tussen meerdere teams, wordt het gemakkelijker om een teamcultuur te bouwen.
In tegenstelling tot de traditionele salesstrategie waarbij softwarebedrijven een robuust salesplan nodig hebben, verschillende sales tools moeten gebruiken, verkoopgesprekken voeren en demo’s aanbieden, draait product-led growth om organische expansie en inbound klantgesprekken. Met andere woorden, deze organisaties kunnen zich gemakkelijk aanpassen aan een remote work cultuur.
Hoe je de juiste teamcultuur bouwt
Elk team is anders: er zijn verschillende persoonlijkheden, locaties, industrieën en regels om aan vast te houden. Hoewel er geen universeel antwoord is voor het creëren van een teamcultuur die onder alle omstandigheden werkt, kennen we wel een paar ingrediënten van het geheime recept.
Zorg voor duidelijke doelen
Als je dit artikel leest, is de kans groot dat je bedrijf al een visie, een missie en een set kernwaarden heeft. Om er zeker van te zijn dat iedereen die bij het project betrokken is op dezelfde golflengte zit, moet je deze doelen communiceren en laten zien hoe de bedrijfscultuur de hele organisatie kan helpen deze te bereiken. Het is in je eigen belang om je team aandachtig en toegewijd aan de missie te krijgen.
Screen je team
Voordat je diep in de details duikt, moet je ervoor zorgen dat iedereen in je team op dezelfde lijn zit. Iedereen moet in zijn eigen tempo kunnen werken terwijl ze bijdragen aan de bedrijfsdoelen en aan het bouwen van een solide teamcultuur.
Een bedrijfscultuur zorgt ervoor dat je een team hebt waarvan de leden de vaardigheden hebben om te vertrekken, maar ervoor kiezen om te blijven.
Netflix, bijvoorbeeld, heeft een sterke aanpak van “het vermijden van supersterren met een slechte houding of een gebrekkige werkethiek“. Je kunt uitzonderlijke mensen in je team hebben die vreselijke teamleden zijn door teamwork te negeren en alle regels te overtreden. Je kunt op een punt komen waarop je moet beslissen of je ze in je team laat blijven (en zo anderen ontmoedigt om lid te worden) of ze laat gaan, waarbij je hun vaardigheden verliest maar ook potentiële problemen elimineert.
De bedrijfscultuur is van toepassing op je huidige team, maar ook op elke persoon die je gaat aanwerven.
Introduceer cultuurregels
Bedrijfscultuur is niet iets dat voor altijd in dezelfde vorm blijft. Mensen komen en gaan, maar de bedrijfscultuur blijft en verbetert voortdurend.
Regels zijn wat de bedrijfscultuur draaiende houdt.
Het creëren van regels, tradities en gewoonten samen met managers en werknemers houdt het team samenhangend en ondersteunt openheid.
Hoe streng ze ook klinken, het zijn eerder “sjablonen om te volgen” die de bedrijfswaarden weerspiegelen. Sommigen identificeren ze daadwerkelijk met waarden, terwijl ze voor anderen meer een “cultuurcode” zijn (Asana).
Het belangrijkste is om iedereen op de hoogte te houden en ervoor te zorgen dat de regels worden erkend en nageleefd.
Wakker discussie en betrokkenheid van medewerkers aan
Geen enkel groot verhaal begint met een salade, maar ze kunnen wel beginnen met een discussie.
Feedback delen is een van de sleutelelementen bij het creëren van een teamcultuur, vooral in een remote team. Leren hoe je goede feedback geeft via chats, telefoongesprekken of video’s kost tijd, maar is een zegen voor efficiënte communicatie en effectiever werk.
Geen enkele bedrijfscultuur kan werken zonder engagement en oprechte betrokkenheid bij de besluitvorming.
Sommige teamleden kunnen in het begin moeite hebben met het delen van hun gedachten of het deelnemen aan gesprekken. Dit kan vooral gebeuren wanneer je moet overschakelen van kletspraatjes op kantoor naar volledig remote communicatie. Dit is waar teamleiders moeten inspringen en leden moeten aanmoedigen door discussies aan te wakkeren, zodat ze eerlijke, directe feedback kunnen geven en weten dat ze gehoord worden. Dit is ook waar communicatietools van pas komen: het is vaak sneller en gemakkelijker om een kort bericht te sturen dan iemand telefonisch te proberen bereiken.
Zorg voor tevredenheid in het team
Hoe eerder je potentiële bronnen van onenigheid en teleurstelling herkent, hoe eerder je ze kunt oplossen.
Soms kunnen zelfs triviale zaken zoals eindeloze e-mailketens leiden tot frustratie en daardoor de opbouw van een solide teamcultuur verstoren.
Je kunt ook tools zoals TeamMood gebruiken om snel de “gemoedstoestand” van je team te evalueren en problemen of situaties te identificeren die opgelost moeten worden.
Toon transparantie
Het bouwen van een bedrijfscultuur vereist transparantie op elk niveau. Het bedrijf moet oprecht zijn over zijn plannen, processen en activiteiten. Openheid tussen medewerkers en managers is een pijler voor het bouwen van een teamcultuur gebaseerd op respect. Transparantie creëert vertrouwen en maakt banden sterker.
Je teamcultuur moet worden geleid door discussies in een oordeelvrije omgeving waar iedereen welkom is om opmerkingen te delen en constructieve feedback te ontvangen. Wanneer je dit remote doet, moet je voorzichtig zijn met woorden aangezien je geen emoties kunt zien. Soms kan een enkele emoji (of het ontbreken daarvan) of een enkel woord beledigend of passief-agressief overkomen, wat onnodige rompslomp en stress veroorzaakt.
Iedereen in het team moet weten waar het naartoe gaat, waar een specifiek project over gaat en waarom de voltooiing ervan zo cruciaal is voor het bedrijf. Het is niet ongewoon dat de CEO een reguliere call even overneemt om een korte update van de top te geven. Teamleden kunnen zich veiliger voelen na het ontvangen van zo’n bericht, vooral als ze remote werken zonder de CEO in persoon te ontmoeten.
Echte voordelen boven trendy extraatjes
Extra voordelen klinken geweldig en kunnen in het begin aantrekkelijk zijn, maar als ze niet gepaard gaan met tijdige loonbetalingen of bedrijfscultuurpijlers, verliezen ze hun waarde.
Veel van deze voordelen kampen met een groot probleem: om ze te gebruiken, moet je langer op kantoor blijven. Gaming Tuesday? Gratis pizza op vrijdag? Integratieworkshops op woensdag? Ze vereisen allemaal dat teamleden op kantoor blijven – terwijl ze na een dag hard werken waarschijnlijk liever naar huis gaan. Dit creëert ook een probleem voor degenen die remote werken: het is geweldig dat er een fantastische fitnessruimte op het hoofdkantoor is, maar zij zullen er helemaal geen gebruik van kunnen maken.
Basecamp koos bijvoorbeeld voor een andere manier om met voordelen om te gaan. Ze willen hun werknemers voordelen bieden die hun leven makkelijker, beter en gelukkiger maken. Tijdens de zomer hebben ze werkweken van slechts 4 dagen. Om de drie jaar kunnen werknemers een betaald sabbatical nemen. Ze krijgen ook onkostenvergoedingen tot $1.000 elke drie jaar voor het inrichten van een thuiskantoor. Basecamp stuurt hun medewerkers ook op betaalde vakantie: waarbij betaald betekent dat ze zowel de vrije tijd vergoeden als de kosten van de reis zelf. Alle voordelen die echt een verschil maken, staan beschreven in hun Employee Handbook.
Creëer een ideale werkomgeving, ook bij remote work
Het creëren van een teamcultuur voor remote teams vereist inspanning van zowel managers als werknemers. Hieronder vind je een paar tips om de beste omgeving voor remote work te bieden.
Gebruik tools om communicatie te bevorderen
Werk kan een fluitje van een cent zijn met de juiste set tools. Het automatiseren van taken kan tijd besparen voor het creëren van een teamcultuur die werkt. Een goede gewoonte is om een lijst met bronnen, tools en sjablonen te maken en deze op één plek te bewaren, zodat ze voor iedereen toegankelijk zijn.
Welke tools zijn het overwegen waard voor remote work?
- Kontentino maakt efficiënte samenwerking mogelijk op het gebied van social media management. Het is ideaal voor remote work, omdat je content ter goedkeuring naar je klanten kunt sturen en alles rechtstreeks in Kontentino kunt bespreken en bewerken. Je remote team kan tegelijkertijd aan contentplannen werken, ze aanpassen en opmerkingen uitwisselen in Kontentino in plaats van e-mail-pingpong te spelen. Je kunt het ook gebruiken om taken toe te wijzen aan je team.
- Filecamp kan handig zijn als je bestanden wilt opslaan en ze wilt omzetten in digitale assets met de juiste tagging. Je remote team kan bestanden delen en openen, waar ze ook zijn.
- Google Docs biedt een eenvoudige oplossing voor het gezamenlijk werken aan documenten, presentaties en spreadsheets. De gelijkenis met Microsoft Office-software kan voor velen nuttig zijn.
- Google Meet of LiveWebinar is een app voor videoconferenties die geschikt is voor teams van elke omvang. Voor teams die belangrijke discussies willen bijhouden, kan een transcriptie-extensie voor Chrome automatisch browsergebaseerde vergaderingen transcriberen en samenvatten, waardoor notities en actiepunten later makkelijker te raadplegen zijn.
- Voor interne communicatie kun je verschillende toegankelijke apps gebruiken: Slack (met veel integratiemogelijkheden), Hey.Space, Discord of bijvoorbeeld Facebook Workplace. Sommige tools voor call routing kunnen ook van pas komen.
- Voor task management zijn tools als TimeCamp, Asana, Nozbe en Trello het overwegen waard.
Focus op samenwerking
Samenwerking op kantoor is anders dan remote samenwerken, vooral als je team nog maar net remote is gegaan. Om een sterke teamcultuur op te bouwen, moet je je team voorzien van de juiste tools en samenwerking verheerlijken. Benadruk het belang ervan, zorg voor de juiste informatiestroom en moedig gezamenlijk werken aan projecten aan. Het zal in het begin niet alleen rozengeur en maneschijn zijn, maar oefening baart kunst.
Samenwerking is de lijm die de remote work cultuur verbindt.
Elimineer “vergaderingen die ook een e-mail hadden kunnen zijn”
Verwar sturen en ondersteunen niet met overmatige controle. Natuurlijk moet er een oogje in het zeil worden gehouden op wat er wordt gedaan, maar de dagelijkse communicatie moet gebaseerd zijn op vertrouwen, respect en transparantie.
In plaats van een reeks vergaderingen op te zetten met iedereen in het team, kun je bijvoorbeeld één keer per week een vaste call houden met het hele team. In plaats van lange dagelijkse gesprekken, introduceer je een “daily stand-up”, waarbij iedereen kort zijn taken beschrijft. Dit zijn tactieken die door Groove zijn geïmplementeerd – je vindt meer van hun geweldige praktijken hier. Zo’n stand-up van 10 minuten brengt iedereen dichter bij elkaar en geeft een update over taken zonder dat de productiviteit daalt.
Remote work kan voor veel mensen een uitdaging zijn, dus maak het ze makkelijker door processen te vereenvoudigen, te stoppen met “vergaderingen die ook een e-mail hadden kunnen zijn” en geen onnodige gesprekken meer te voeren die ook via een bericht op Slack hadden gekund.
Maak het leuk
Je hoeft je niet strak in het pak te steken als je remote werkt – en je team ook niet. Remote werken kan stressvol zijn, zeker voor degenen die dit nog nooit in een groot team hebben gedaan. Vergeet bij het creëren van een teamcultuur die luchtige momenten niet tussen de bergen werk en bedrijfsdoelen door. Je kunt een chatkanaal introduceren voor het delen van willekeurige dingen, grappige foto’s, memes en gifs.
En vergeet verjaardagen niet! Iedereen viert ze, en met een beetje marketing automation kun je iedereen op de hoogte houden, net zoals Zapier doet:
Een andere goede praktijk om je bedrijfscultuur te voeden, zelfs als je van thuis werkt, is het starten van virtuele bijeenkomsten. Online bijeenkomsten eenmaal per week, bijvoorbeeld op vrijdagmiddag, met een drankje in de hand en gewoon informele gesprekken voeren. Dit kan helpen om de lucht te klaren en de sfeer te ontspannen.
Belangrijkste lessen
Het spreekt voor zich dat het creëren van een fijne bedrijfscultuur tijd, geduld en werk vergt. Er moeten in het begin veel dingen worden vastgesteld: de communicatiemethode(s), besluitvorming, integratie en projectvoltooiing. Vervolgens moeten zowel managers als werknemers hard werken, niet alleen aan hun eigen taken, maar ook aan een naadloze samenwerking.
Het kan in het begin moeilijk zijn, zelfs pijnlijk, maar dit kan uiteindelijk leiden tot het bouwen van een sterke teamcultuur en de efficiënte werkprocessen die dit met zich meebrengt.
Het bouwen van een bedrijfscultuur in een remote team brengt extra uitdagingen met zich mee: je moet er voortdurend voor zorgen dat het team gemotiveerd is, de bedrijfswaarden begrijpt, in contact blijft en op de hoogte is van het laatste nieuws.
Je moet streven naar een remote work cultuur met maximale productiviteit in een toegewijd team dat nog steeds zijn koffiepauzes kan delen, ook al zijn ze beperkt tot online ontmoetingen.
