Deze gids gaat ervan uit dat de beslissing is genomen. Als je nog steeds twijfelt of die spreadsheet echt weg moet, dan vind je de argumenten — de verwarring over versies, het copy-paste publiceren, de goedkeuringen via e-mail — in onze vergelijking van een approval tool versus e-mail, spreadsheets en Trello. Hier behandelen we het deel waar niemand over schrijft: de feitelijke overstap.
Het goede nieuws eerst: een kalendermigratie duurt een middag, het is geen project. Spreadsheets bevatten minder dan het lijkt — datums, tekst, wat statuskolommen en links naar assets die ergens anders staan. Het werk bestaat uit het mappen van die gegevens naar hun nieuwe plek en het controleren van het resultaat voordat er iets wordt gepubliceerd.
Vóór de overstap: bevriezen en opschonen
Twee voorbereidende stappen besparen je de hele middag:
➡️ Bevries de spreadsheet. Kondig een deadline aan: vanaf dit moment is de sheet ‘read-only’ en komen nieuwe posts in de nieuwe tool. Migraties mislukken wanneer beide systemen live blijven en het team de tool bijwerkt die toevallig openstaat.
➡️ Schoon op wat je verplaatst. Migreer de toekomst, niet het archief. Posts die al gepubliceerd zijn, blijven in de spreadsheet (bewaar deze als archiefbestand) — platformen laten het sowieso niet toe om gepubliceerde content opnieuw te importeren. Wat wel verhuist: elke post met een toekomstige datum, plus de backlog met ideeën. Verwijder de rijen die al acht maanden “gepland” staan — de migratie is de beste grote schoonmaak die je zult krijgen.
Stap 1: Map je kolommen naar de velden van de tool
Open je sheet en bepaal wat elke kolom echt bevat. Een typische spreadsheet van een team ziet er zo uit in de mapping:
| Spreadsheet-kolom | Waar het naartoe gaat | Hoe |
| Datum | Post datum | CSV import |
| Tijd | Post tijd | CSV import |
| Copy / caption | Post tekst | CSV import |
| Kanaal (“FB + IG”) | De profielen waar de post voor is | Selecteer één profiel per import, herhaal voor het volgende profiel. |
| Status (“drafted”, “approved”) | Post status | Instellen op de post na import |
| Eigenaar / “wie” | Toegewezen persoon op de post | Toewijzen na import |
| Visual (link naar drive) | Media bij de post | Handmatig uploaden – CSV is alleen tekst |
| Notities / interne comments | Comments op de post | Toevoegen waar nog relevant |
| Campaign / thema | Contentplan of label | Groeperen na import |
In Kontentino leest de CSV-import drie kolommen en sorteert je rijen op volledigheid: een rij met datum, tijd en tekst wordt een draft op die datum en tijd; een rij met datum en tekst wordt een post op die datum zonder tijd; en een rij met alleen tekst belandt in de ‘post ideas’ kolom — de zijbalk zonder datum waar de backlog leeft tot deze een plekje krijgt. Die laatste lost geruisloos het probleem van het “ideeën-tabblad” op dat elke spreadsheet heeft.
Exporteer de posts van elk profiel als CSV (één export per tabblad werkt meestal het best), importeer ze, en de calendar vult zich vanzelf. De import zelf duurt slechts enkele minuten — de mapping-oefening hierboven is het echte werk.
Tip: Als je spreadsheet geen tijdkolom heeft, ga dan geen tijden verzinnen in de sheet. Importeer datum-plus-tekst en stel de tijden in de calendar in, waar je de spreiding ziet en de best-time suggesties van de tool kunt gebruiken.
Stap 2: Zet de assets over
Een CSV bevat alleen tekst, dus visuals verhuizen apart. Zie dit als het nuttige deel van de overstap: dit is waar de wildgroei aan Drive-links stopt.
Upload de visuals voor de gemigreerde posts naar de media library en koppel ze aan hun posts. Voor de backlog kun je ‘evergreen’ assets — logo’s, templates, productfoto’s — in bulk uploaden, zodat toekomstige posts starten vanuit een goed gevulde bibliotheek. Als een asset alleen nog bestaat als “final_v60_DEFINITIEF_23.png” in iemands downloads-map, dan is de migratie hét moment om het een fatsoenlijke plek te geven.
Twee structurele hulpmiddelen terwijl je bezig bent: profielgroepen bundelen de accounts waar je altijd tegelijk op post, en met ‘blank profiles’ kun je plannen voor een account dat nog niet verbonden is — handig wanneer het TikTok-account eraan komt maar nog niet live is. Zodra alles erin staat, helpt onze gids over het beheren van meerdere social media accounts op één plek je bij de dagelijkse werking.
Stap 3: Geef elke post een eigenaar en een status
Een spreadsheet-rij heeft een “wie”-kolom die niemand een melding stuurt. In de tool maak je eigenaarschap concreet:
- Wijs het werk toe. Elke geïmporteerde post die nog iets nodig heeft — tekst polijsten, een visual, een check — krijgt een taak met een verantwoordelijke en instructies, direct op de post zelf. Taaktoewijzing en het activiteitslogboek zijn beschikbaar vanaf het Standard-plan.
- Stel de statussen in. Geef geïmporteerde posts een eerlijke status: drafts als drafts, voltooid werk als ‘done’, en zaken die al goedgekeurd zijn als ‘approved’. De kleurcodering van de calendar neemt de taak over die je statuskolom nooit echt kon vervullen.
- Regel de goedkeuring. Dit is het moment om de review te formaliseren: in Kontentino zijn interne approvals inbegrepen bij het Starter-plan (€49/maand jaarlijks gefactureerd), en klant- of externe approvals bij Standard (€109/maand jaarlijks gefactureerd). Reviewers worden uitgenodigd en tellen mee voor de gebundelde gebruikers van het plan. De approval workflow gids legt uit hoe je de keten inricht.
Rollen zorgen ervoor dat de permissies overeenkomen met de realiteit — designers bewerken visuals, copywriters de tekst, managers plannen en keuren goed — een veiligheidsupgrade die geen enkele gedeelde spreadsheet biedt. Het is ook het moment waarop de discussie over “wie heeft de sheet kapotgemaakt” verdwijnt: elke wijziging aan een post wordt bijgehouden in het activiteitslogboek met naam en tijdstip.
Stap 4: Controleer elke overgezette post voor het inplannen
De migratie is niet klaar wanneer de import voltooid is. Het is klaar wanneer elke toekomstige post één keer is geopend in de live preview en gecheckt is op vier punten:
- Datum en tijd kloppen – tijdzones zijn de klassieke valkuil bij imports, dus controleer de eerste geplande post met de sheet.
- De juiste profielen – een post voor Instagram en Facebook moet aan beide gekoppeld zijn, niet aan één.
- Tekst is intact gebleven – regelafbrekingen, emoji en speciale tekens zijn vaak de pineut. De preview laat de caption zien zoals het platform deze zal renderen, inclusief afkappingen.
- De visual is gekoppeld en juist bijgesneden – aangezien media apart zijn verhuisd, is dit het moment waarop een ontbrekende bijlage opvalt.
Posts die de check doorstaan worden ingepland — en pas dan gaat de spreadsheet officieel met pensioen. Houd de eerste week na de migratie een extra oogje in het zeil en bewaar de bevroren sheet een maandje als back-up die je waarschijnlijk niet nodig zult hebben. Als er iets mislukt bij het publiceren, laat de tool het je weten: een gefaalde post krijgt een melding met een e-mail die uitlegt waarom, wat ook weer iets is dat de spreadsheet nooit deed.
Toen Telekom HU precies deze stap zette — weg van Excel, naar één calendar met approvals — plande het team meer dan 5.000 posts via de tool. Het verhaal van Telekom HU laat zien hoe de andere kant van de migratie eruitziet.
Eén middag mappen bespaart je weer een jaar aan versie-chaos. Start een gratis proefperiode van 14 dagen — zonder creditcard — importeer je eigen sheet, en zie je calendar nog voor het einde van de dag in kleur. Of boek een demo en we doen de kolom-mapping live samen met jou.
En zodra de calendar in een echte tool staat, kun je deze beter opbouwen dan in de sheet mogelijk was: onze content calendar gids behandelt cadans, thema’s en planningsritme.
De migratie-checklist
Kopieer dit, vink het af, klaar:
Voorbereiden
✔️Kondig de datum van de ‘freeze’ aan — de spreadsheet wordt read-only
✔️Archiveer gepubliceerde posts in de sheet (niets wat al gepubliceerd is migreert)
✔️Verwijder dode rijen in de backlog — migreer de toekomst, niet het schuldgevoel
✔️Verbind je social media profielen in de tool (en maak blank profiles aan voor accounts die later komen)
Verplaatsen
✔️Map de kolommen: datum, tijd en tekst importeren via CSV met de exacte koppen ‘Date’, ‘Time’ en ‘Text’ uit het template — al het andere krijgt een nieuwe plek
✔️Exporteer de CSV per profiel of tabblad, importeer, en check of het aantal rijen klopt
✔️Upload visuals naar de media library en koppel ze aan hun posts
✔️Upload evergreen assets (logo’s, templates, productfoto’s) in bulk
✔️Groepeer profielen waar je altijd tegelijk naar post
Toewijzen
✔️Elke onafgewerkte post krijgt een taak: verantwoordelijke + instructies
✔️Elke post krijgt een eerlijke status (draft, done, approved)
✔️Nodig het team uit met de juiste rollen, inclusief reviewers
✔️Stel de approval-stap in (intern vanaf Starter, klant vanaf Standard)
Controleren
✔️Open elke toekomstige post één keer in de live preview
✔️Controleer de datum en tijd van de eerste geplande post met de sheet (tijdzones!)
✔️Bevestig profielen, tekstweergave en gekoppelde visuals per post
✔️Plan in wat goedgekeurd is — en zet de sheet aan de kant
FAQ: een social media calendar verplaatsen uit spreadsheets
Hoe verplaats ik mijn social media calendar van een spreadsheet naar een tool?
Bevries de spreadsheet, verwijder gepubliceerde en dode rijen, exporteer toekomstige posts als CSV en importeer ze: datum, tijd en tekst worden direct gemapt, waarbij volledige rijen binnenkomen als gedateerde drafts. Upload vervolgens visuals apart (CSV bevat alleen tekst), wijs een eigenaar en status toe aan elke post en open ze in een live preview voor je ze inplant. De hele overstap past in een middag.
Welke spreadsheet-kolommen kunnen worden geïmporteerd in een social media tool?
Bij de CSV-import van Kontentino: datum, tijd en tekst. Een rij met alle drie wordt een gedateerde draft, datum plus tekst wordt een gedateerde post zonder tijd, en alleen tekst wordt een ‘post idea’ in de backlog. Kolommen voor status, eigenaar, kanaal en campagne worden na de import opnieuw aangemaakt als statussen, taaktoewijzingen, profielselecties en contentplannen.
Worden afbeeldingen en video’s meegeleverd bij de migratie uit een spreadsheet?
Nee — de CSV-import bevat alleen tekst. Visuals verplaats je handmatig naar de media library van de tool. In de praktijk is dit het moment waarop de wirwar aan Drive-links wordt opgeruimd: assets landen in één gedeelde bibliotheek, gekoppeld aan hun posts, in plaats van achter links in een cel.
Kan ik posts importeren die al gepubliceerd zijn?
Nee. Social media platformen staan niet toe dat reeds gepubliceerde content opnieuw wordt geïmporteerd in scheduling tools. Bewaar de oude spreadsheet als archief van gepubliceerd werk en migreer alleen toekomstige posts en de backlog met ideeën.
Hoe lang duurt een migratie van een social media calendar?
Voor een gemiddeld team — één merk, een paar profielen, content voor een kwartaal — een middag: een uur voor opschonen en mappen, een paar minuten voor de CSV-import, één of twee uur voor assets en toewijzingen, en een laatste check in de preview. De eerste week na de migratie verdient extra aandacht, daarna wordt het routine.
Wat moet ik controleren voordat ik geïmporteerde posts inplan?
Vier dingen per post in de live preview: de datum en tijd komen overeen met de sheet (let op tijdzones), de juiste profielen zijn gekoppeld, de tekst is intact met regelafbrekingen en emoji, en de visual is gekoppeld en juist bijgesneden. Alleen posts die de check doorstaan, worden ingepland.
Neem deze week afscheid van de sheet
Bevries hem, map hem, importeer hem, check hem — en start aanstaande maandag met een calendar die vragen beantwoordt in plaats van ze te stellen. Meer dan 4.000 merken vertrouwen op Kontentino, met een score van 4.7 op Capterra en 4.6 op G2. Voor de 14-daagse proefperiode is geen creditcard nodig, en als je hulp wilt bij de kolom-mapping, boek dan een demo en breng je sheet mee.
