Terug naar blog
Waarschijnlijk heb je inmiddels al verschillende tools en tactieken geprobeerd voor ‘remote’ marketing-samenwerkingen. Dit soort werkzaamheden blijft niet alleen na de pandemie bestaan, maar kan nu ook geperfectioneerd worden om je workflow soepeler dan ooit te maken.
Het venijn zit hem in de details, dus een vaag idee hebben over zulke samenwerkingen zal je teamwork niet direct verbeteren. Je moet precies plannen hoe je jouw remote social media management (een van de pijlers van elke digitale strategie) aanpakt.
Het goede nieuws is dat je met deze gids alles leert wat je moet weten over het efficiënt beheren van social media-profielen met remote teams.
De kracht van social media blijft groeien
De laatste rapporten en studies tonen aan dat social media-kanalen aan populariteit winnen en elk jaar meer invloed op ons leven hebben. Ook het aantal social media-gebruikers stijgt, volgens de expertise van Statista:
- In 2020 gebruikten wereldwijd meer dan 3,6 miljard mensen social media.
- Dat aantal zal naar verwachting stijgen tot ongeveer 4,4 miljard binnen de komende 4 jaar.
Remote samenwerking: in-house team vs. social media agency
Wanneer je met een in-house team werkt, denk je misschien dat het makkelijk is om samenwerkingschaos te vermijden omdat alles binnen het team wordt gedeeld. Niets is minder waar 😉.
Zelfs als je werknemers niet thuiswerken, creëren ze content en plaatsen ze dit in een virtuele ruimte. Ze delen dagelijks digitale assets, dus als ze geen centraal systeem hebben om bestanden te uploaden, ideeën toe te voegen, posts te schrijven en te reageren, is chaos onvermijdelijk.
Hoewel het misschien lijkt alsof er bij het inhuren van een agency geen problemen zijn met de workflow, kun je het ook hier mis hebben. Niet elk team gebruikt geavanceerde technologie om hun workflow te boosten – sommige experts maken nog steeds talloze digitale assets en delen deze via allerlei losse kanalen.
Waarom kost dit zoveel tijd? Omdat je elke dag via meerdere plekken moet communiceren (bijv. Slack, e-mail of video calls) en bestanden moet uitwisselen in verschillende formaten zoals Google Docs, Google Sheets of het klassieke Microsoft Word.
Klinkt dat overweldigend? Je hoeft gelukkig geen tig externe tools voor bestandsbeheer te gebruiken. Kies bij het selecteren van software voor een cloud-based oplossing die diverse integraties biedt of voldoende ingebouwde features heeft. Het is onmogelijk om slechts één platform te gebruiken voor remote collaboration, maar je kunt er wel een paar kiezen die echt krachtig zijn.
Met Kontentino kun je bijvoorbeeld niet alleen content inplannen, maar ook bestanden en ideeën op één plek uitwisselen. Je doet dit allemaal centraal in plaats van je aandacht te verdelen. Stel je eens voor hoe makkelijk het is om één foto kwijt te raken als je vijf keer per week content plaatst op drie verschillende social media-kanalen!
Waarom moet je jouw remote samenwerking boosten in 2021?
2021 is hét jaar om je remote workflow te polijsten
Het is een open deur om te praten over hoe cruciaal het was om ‘remote’ samen te werken toen de Covid-19 pandemie uitbrak. We hebben allemaal de invloed ervan op onze privélevens en bedrijven ervaren. Veel bedrijven moesten haastig handelen en vrijwel direct tools voor thuiswerken implementeren, waardoor sommige keuzes misschien niet optimaal bleken.
Nu is het tijd om conclusies te trekken en een oplossing te kiezen die winstgevend is voor het bedrijf.
De eerste stap: heroverweeg je tools voor remote samenwerking
Is de tool die je vorig jaar begon te gebruiken nog steeds de beste optie? Past het bij je behoeften? Of heb je misschien meerdere tools geïmplementeerd en blijkt nu dat je er niet zoveel nodig hebt? Het is essentieel om deze aspecten opnieuw te bekijken.
Voordat je het abonnement verlengt voor de social media-software die je in-house team gebruikt, beantwoord dan de volgende vragen:
- Wat voor soort software heeft mijn social media management team nodig?
- Is er een oplossing die hen kan helpen hun tijd beter te beheren?
- Kan ik deze tool gebruiken voor verschillende kanalen en doeleinden?
- Voor hoeveel mensen heb ik een tool nodig?
Vergeet ook niet met je werknemers te praten over hun behoeften om erachter te komen welke features zij essentieel vinden voor hun dagelijkse werk.
En als je werkt met een ingehuurd bureau maar niet tevreden bent over de communicatiestroom, stel dan voor om een tool voor social media-samenwerking te kiezen die deze processen stroomlijnt. Het vereist misschien een nieuwe strategie, maar focus op de tijd die je kunt besparen door te werken met slechts een paar, maar krachtige softwaresystemen & apps.
3 tips voor het oplossen van problemen bij remote social media-samenwerking
Als je nog steeds niet gewend bent aan werken op afstand en uitdagingen ziet als obstakels, is het tijd om wat mythes over remote social media management uit de wereld te helpen.
Hier is een lijst van de meest voorkomende problemen die marketingteams kunnen aanpakken.
Tip #1: Vermijd het delen van meerdere assets in verschillende formaten via diverse kanalen
Oplossing: Het is mogelijk om assets uit te wisselen zonder multiple file-sharing tools. Maak een lijst van de tools en bestandsformaten waarmee je werkt. Je kunt bijvoorbeeld Google Docs gebruiken voor copywriting, Google Drive als tool voor het delen van bestanden, en Google Sheets om een template voor je social media-kalender te maken. Om het nog beter aan te pakken, kun je kiezen voor een softwaresysteem waarmee je bestanden kunt uploaden, in mappen kunt verdelen en aan social media posts kunt toevoegen binnen één app – zoals Kontentino.
Tip #2: Verkort de feedbacktijd of geef feedback in één enkel kanaal
Oplossing: Als je team remote werkt, kun je niet zomaar naar iemand toelopen om te vragen wat ze van je concept-post vinden. Bij social media moeten beslissingen vaak zo snel mogelijk worden genomen. Probeer daarom, om directe feedback te krijgen, het notificatieproces te automatiseren. Beslis samen met je collega’s wat het belangrijkste communicatiekanaal is. Je kunt ook reacties achterlaten binnen je social media management software en posts toewijzen voor interne of klantgoedkeuring. Zodra je zulke berichten schrijft, krijgen getagde personen ook een melding per e-mail zodat er niets gemist wordt.
Tip #3: Maak eindelijk gebruik van de backlog-content en ideeën die verloren gingen tussen andere bestanden of kanalen
Oplossing: Een Social Media Inspiratiekalender – hier kun je ideeën voor posts toevoegen en content uploaden die in de toekomst gebruikt kan worden. Je raakt het niet kwijt omdat het in de cloud wordt opgeslagen. Je hebt alles binnen handbereik wanneer je even niet genoeg content hebt om te delen op je social media-profielen.
Vereenvoudig social media management voor maximale productiviteit
De basis van remote samenwerking in social media is vrij eenvoudig – zorg er gewoon voor dat je een paar regels volgt.
Plan een onboarding video call om te laten zien hoe je samenwerkingstool werkt
Om tijd te besparen en terugkerende vragen over specifieke features van de social media en project management tool die je implementeert te voorkomen, is het slim een introductie video call te houden. Remote meetings kunnen het leven en de communicatie eenvoudiger maken, zelfs als je eerst gedetailleerde instructies moet delen. Het is een makkelijke manier om te laten zien hoe de software van jouw keuze werkt en om je social media team aan te moedigen actief deel te nemen.
Hoewel veel social media tools intuïtief zijn, zijn ze misschien niet voor elke gebruiker even simpel. Vooral als je een marketingbureau bent dat voor klanten werkt, zou je een video meeting moeten hosten en deze zelfs opnemen, zodat zij weten hoe ze snel met jou kunnen samenwerken. Bovendien kun je links delen via de videochat zodat je social media team direct naar de relevante online tool wordt geleid.
Je kunt ook een video call houden na software-updates om alle nieuwe mogelijkheden of verschillen aan je virtuele team of klanten te laten zien. Het is altijd beter om (bijna) alles aan het begin uit te leggen, zodat je je later kunt focussen op de kwaliteit van je werk.
Zit op één lijn met je klanten – track automatisch de juiste KPI’s
Hoewel dit vrij voor de hand liggend is, kan het niet genoeg benadrukt worden – relevante, meetbare KPI’s zijn de sleutel tot effectieve monitoring. Soms kan een gebrek aan identificatie van de precieze metrics aan het begin van de samenwerking de hele workflow compliceren. Je meet misschien indicatoren die je werkgever niet nodig heeft, of andersom – de klant wil misschien dat je irrelevante cijfers bijhoudt. Zorg dat de neuzen dezelfde kant op staan om je social media-acties goed te evalueren.
Maar als het gaat om remote samenwerking, lijkt het stellen van doelen niet het enige probleem – de presentatie van data is dat vaak wel. Wanneer je deelt hoe social media content presteert met je klant, baas of virtuele team, kan het lastig zijn om te verwerken, tenzij je het op een visueel gestructureerde manier presenteert.
Gelukkig is er een oplossing voor deze problemen! Automatische rapportages faciliteren beide – datavisualisatie én het meten van de juiste KPI’s, aangezien ze alleen de relevante informatie verzamelen en tonen in een toegankelijk grafiekformaat. Elk teamlid weet precies welke metrics worden gevolgd en waar die data te vinden is.
Als je je afvraagt hoe je het perfecte social media-rapport voor je klant maakt, kan dit artikel van pas komen.
Zit op één lijn & bespaar tijd met het inplannen van posts
Klinkt multitasken bekend? Automatiseringstools zijn er om de last te verlichten. Je kunt alles van tevoren instellen en het daarna vergeten zodra je het werk hebt gedaan. Posts verschijnen op het juiste profiel precies wanneer dat moet, zonder je weg te trekken van ander werk.
Dubbelcheck social media content om foutjes te minimaliseren
Als er iets is waar een social media manager over kan klagen, gaat het vaak over een vermoeiend goedkeuringsproces. Toch is dubbelchecken cruciaal om fouten te voorkomen (of in ieder geval de schuld te verdelen over meerdere mensen 😉).
Het is mogelijk om approvals makkelijker en handiger te maken voor zowel klanten als marketeers:
- Wijs taken toe aan je collega’s om zo snel mogelijk feedback te krijgen. Zij ontvangen een e-mail met informatie over een nieuwe taak.
- Vraag om goedkeuring van de klant – het proces is vergelijkbaar met hierboven beschreven, d.w.z. snel en gemakkelijk.
- Plan posts van tevoren in – maak concepten, en zodra ze zijn goedgekeurd druk je gewoon op een knop en laat je de software de rest doen.
Gebruik een mobiele app om social media ‘on the go’ te beheren
Sommige software zoals Kontentino bieden een mobiele app waarmee gebruikers feedback kunnen geven, posts kunnen toewijzen en goedkeuren terwijl ze onderweg zijn. Dit brengt afwisseling in het thuiswerken en kan helpen bij de samenwerking. Het enige wat je nodig hebt is een internetverbinding.
Wees klaar om je remote social media management te rocken
Velen van ons zijn waarschijnlijk al moe van de term “remote work” sinds het vorig jaar een buzzword werd. Als je ook geen fan bent van dergelijke samenwerking, is het misschien niet het werken op afstand zelf, maar de verkeerde strategie.
Met de juiste automatiseringstools om je dagelijkse taken makkelijker te maken, kun je wonderen verrichten. Kies bewust je tactieken en software-providers om het meeste uit je workflow te halen en de social media management-processen te vergemakkelijken. Als je je content van tevoren wilt plannen en te veel remote meetings wilt vermijden, overweeg dan cloud-based oplossingen die toegang geven aan je hele virtuele team en hen helpen de bedrijfsdoelen in een digitale ruimte te bereiken.
Als je je nog steeds afvraagt welke tool het beste bij jouw organisatie past, kun je Kontentino 14 dagen gratis proberen!
