De ultieme gids voor social media projectmanagement

Social media projectmanagement is een snel en dynamisch vakgebied. Er zijn oneindig veel kanalen om op te posten, netwerken om content voor te maken en campagnes die constant gemonitord moeten worden. Zonder goede organisatie is het lastig om alles bij te benen, dat is één ding dat zeker is. Vandaag werpen we licht op hoe je social media projectmanagement aanpakt, dus maak je klaar om… geïnspireerd te raken.

Wat zijn de onderdelen van social media projectmanagement? 

Social media projectmanagement kan worden opgesplitst in vier componenten die samen het ultieme plan vormen.

Social content creatie

Kort gezegd: dit omvat alle social media content die je creëert. 

Dit omvat posts, graphics, infographics, video’s en advertentieformaten – al deze typen social media content vallen in deze categorie.

Het is belangrijk dat wat je post consistent is met je brand voice en waarden, en relevant is voor je specifieke doelgroep of een event. Hoe meer werk je hierin steekt, hoe groter de beloning later zal zijn bij het bouwen van een betrokken online community.

Omdat het veel taken omvat, neemt social content creatie een aanzienlijk deel van de totale tijd in beslag binnen social media projectmanagement. Het afronden van deze taken vereist meestal behoorlijk wat teamwork. Zoals je je kunt voorstellen, is het niet moeilijk voor projectmanagement om hier een beetje rommelig te worden.

Social campagnemanagement

Social campagnes zijn marketinginitiatieven op social media met een specifieke start- en einddatum. Denk aan wedstrijden, promoties, giveaways, kortingen en speciale aanbiedingen. Dit onderdeel omvat ook diverse betaalde advertenties en campagnes waar budget voor nodig is.

Voordat je een campagne lanceert, moet je je doelen bepalen zodat je vanaf het begin weet wat succes betekent. Social media projectmanagement voor campagnes beslaat alle fases: van idee en uitvoering tot evaluatie. 

Natuurlijk is er hier geen ruimte voor gokwerk; alles moet perfect georganiseerd zijn om de gewenste resultaten te behalen.

Social analytics en rapportages

Social media analytics dekt elk aspect van je netwerken om je te helpen je publiek te laten groeien, nieuwe volgers te vinden en influencers in jouw vakgebied te identificeren. Het bevat data over likes, shares, clicks en retweets. Deze informatie moet ergens worden opgeslagen en door iemand worden geanalyseerd, wat het overduidelijk een onderdeel maakt van social media projectmanagement. 

Analytics hebben vaak betrekking op campagnes en diverse social media KPI’s, dus ze moeten georganiseerd en goed beheerd worden om er munt uit te slaan voor continue verbetering. Het managen van social media projecten is cruciaal op dit vlak, want één foutje kan leiden tot een analytics-catastrofe. 

Social media strategie

Last, but not least. Eigenlijk had dit op de eerste plaats kunnen staan!

Een social media strategie is een plan voor hoe content wordt gemaakt, gedeeld en beheerd. Het omvat op welke netwerken je focust om de doelen van je organisatie te halen, evenals specifieke strategieën die je gaandeweg bedenkt. Dit bevat vele factoren en elementen, van audits en SWOT-analyses tot concurrenten, contentpijlers, doelgroepen en succesindicatoren.

Al deze elementen moeten strak georganiseerd zijn als een uurwerk. Zonder social media projectmanagement is dit haast onmogelijk te bereiken. 

Voordelen van social media projectmanagement

Beter toezicht en controle over je strategie

Een social media strategie is altijd de blauwdruk voor het maken van content, het draaien van campagnes en het analyseren van resultaten. Zolang je dit plan vooraf hebt uitgestippeld, is het makkelijker om bij te sturen wanneer nodig, in plaats van in paniek te raken als er iets misgaat, onverwachts gebeurt of vergeten is. Social media projectmanagement ondersteunt dit direct. 

Het maakt je werk ook transparanter en beheersbaar. Omdat alles netjes op een rij staat, hoef je jezelf niet constant af te vragen waar bepaalde dingen staan (om diezelfde vragen vervolgens steeds opnieuw te moeten beantwoorden). Het voelt alsof social media projectmanagement je aan de hand neemt en je er constant aan herinnert wat de volgende stap in elke fase is.

Ondersteunt het stroomlijnen van het planningsproces

Omdat social media projectmanagement bijdraagt aan je contentcreatie-strategie, helpt het je tijd en moeite te besparen bij het beheren van posts op verschillende kanalen. Het is niet langer nodig om meerdere tabbladen open te hebben met alle social media accounts, aangezien alles wat gedaan moet worden – van het maken en posten van updates tot analytics en rapportage – nu vanuit één plek beheerd kan worden. Bekijk hier 3 manieren om high-quality social media content te plannen.

Dit zorgt voor consistentie over al die verschillende platforms heen, helpt fouten of typo’s te voorkomen en zorgt ervoor dat er geen promoties tegelijkertijd lopen (wat tot verwarring zou kunnen leiden). Social media projectmanagement maakt het proces een stuk eenvoudiger en efficiënter.

Vereenvoudigt de concurrentieanalyse

Dankzij goed social media projectmanagement is de kans groter dat je je concurrenten beter kunt vinden en identificeren.

Weten wie je concurrentie is of een obstakel kan vormen, is essentieel voor marketingdoeleinden, aangezien social kanalen het nieuwe strijdtoneel zijn.

Goed social media projectmanagement kan je een compleet overzicht geven van wat je concurrenten posten, wat betekent dat die informatie makkelijker te vinden is wanneer nodig. Zelfs als dat niet zo is, kan social media projectmanagement je op andere vlakken zoveel helpen dat je tijd overhoudt voor handmatige concurrentieanalyse. 

Maakt samenwerken in social media een eitje

Het gebruik van social media projectmanagement in je bedrijf maakt het veel makkelijker om content en campagnes binnen je team te coördineren. Het is niet nodig om verschillende kanalen op te splitsen in diverse taken of projecten, omdat alles vooraf is toegewezen en iedereen weet waaraan ze werken, wanneer, en in welke volgorde.

Stel je voor: elke persoon en elk proces werkt harmonieus samen in een workflow die resultaat levert. Make it happen.

Helpt tijd en middelen te besparen

Social media projectmanagement biedt een overzicht van je campagne-inspanningen, identificeert potentiële obstakels en biedt sturing om deze te overwinnen.

Als gevolg hiervan zijn social media teams minder tijd kwijt aan het maken van content en het implementeren van campagnes, omdat ze precies weten wat er af moet, wanneer het klaar moet zijn en hoeveel resources er nog beschikbaar zijn.

Op grote schaal kan het juiste social media projectmanagement tientallen uren per week besparen. 

Social media projectmanagement – best practices

Maak een social media projectmanagement-plan

Begin goed door een plan op te stellen zodat alle neuzen dezelfde kant op staan en iedereen weet wat er moet gebeuren. Nog belangrijker: dit wordt de routekaart voor iedereen die bij het project betrokken is.

Het maken van zo’n plan hoeft niet ingewikkeld te zijn. In feite kan het zo simpel zijn als een document met de doelen van het project, wie verantwoordelijk is voor welke taken (daar komen we later op terug) en wanneer die taken afgerond moeten zijn.

Als je specifieker wilt zijn, kun je ook informatie opnemen zoals welke tools gebruikt worden, hoe voortgang wordt bijgehouden en wat het budget is. Deel je plan met alle stakeholders en pin het vast waar nodig.

Stel duidelijke verantwoordelijkheden (inclusief approvals)

In elke organisatie is het essentieel dat verantwoordelijkheden helder zijn. Anders kunnen taken tussen wal en schip vallen, belangrijke beslissingen vertraging oplopen en kan frustratie snel toenemen.

Om dat te voorkomen, zet je simpelweg een systeem van goedkeuringen op. Dit betekent dat goedkeuring (approval) moet worden verleend door een aangewezen persoon voordat een taak wordt afgerond of een beslissing wordt genomen. Zo weet iedereen wie waarvoor verantwoordelijk is en wordt er zorgvuldig nagedacht over beslissingen. 

Hierdoor worden verwarring en frustratie verderop in het proces voorkomen en kunnen knelpunten tijdig worden gesignaleerd en opgelost. Bovendien helpt het om een duidelijke project-workflow vast te stellen, zodat iedereen begrijpt hoe taken moeten stromen en waarom die methodologie wordt gebruikt.

Integreer tools in je workflow

Hoewel veel social media projectmanagement via eenvoudige communicatie kan verlopen, zijn er geweldige tools die je leven een stuk makkelijker maken. Door software te gebruiken om taken te automatiseren en voortgang bij te houden, maak je tijd vrij voor andere aspecten van het project. Vooral dankzij machine learning en supervised learning, zijn AI-modellen nu in staat taken uit te voeren die mensen normaal gesproken zouden doen.

Daarnaast helpt het gebruik van tools om je processen te standaardiseren en de samenwerking tussen teamleden te vergemakkelijken. Het opnemen van tools in je workflow is dus vrijwel essentieel voor het succes van je project.

De beste manier om de juiste tools te vinden is door te experimenteren en te zien wat het beste werkt voor jou en je team. Wees niet bang om er een paar te proberen tot je de perfecte match vindt – we zetten ze hieronder gedetailleerd op een rij.

Bewaar alle digitale assets op één plek

Bewaar alle project-gerelateerde assets op één plek zodat iedereen weet waar ze te vinden zijn. Dit kan van alles zijn: van designbestanden en foto’s tot templates voor posts en rapportage-documenten.

Door alles centraal op te slaan, is het voor iedereen die bij het project betrokken is veel makkelijker om toegang te krijgen tot wat ze nodig hebben, wanneer ze het nodig hebben. Het overzicht bewaren is ook veel simpeler als alles op één plek staat, en het vermindert het risico op dataverlies als een apparaat kwijtraakt of gestolen wordt.

Bouw een centraal dashboard

Assets zijn echter niet alles – als je je social media projectmanagement naar een hoger niveau wilt tillen, overweeg dan een centraal dashboard. Hiermee zie je alle verschillende elementen van je project op één plek.

Dit is vooral handig als er meerdere mensen aan hetzelfde project werken. Eén centrale locatie met zo’n dashboard zorgt ook voor maximale beveiliging, waardoor je bestanden veilig blijven. 

Er zijn tal van manieren om een centraal dashboard te bouwen – ook hier geldt: experimenteer om te zien wat voor jou en je team werkt. Je moet altijd een helder zicht hebben op het project, zodat je problemen of aandachtspunten snel kunt identificeren.

Sommige centrale dashboards, zoals Kontentino, laten je assets opslaan en direct publiceren op social media. Alles onder één dak.

Volg de voortgang en pas het plan aan waar nodig

Volg de voortgang van je social media-project en breng wijzigingen aan wanneer dat nodig is. Dit kan variëren van eenvoudige maandelijkse rapporten tot gedetailleerde audits die de prestaties van specifieke onderdelen van het project analyseren.

Tracking helpt je gebieden te identificeren waar zaken niet volgens plan lopen en te checken of iedereen op koers ligt om de projectdoelen te halen. Het is ook de moeite waard om je social media projectmanagement-plan regelmatig te herzien – minstens eens per maand – om te zorgen dat het nog steeds relevant en accuraat is.

Wat zijn de kosten van social media projectmanagement?

Social media management kan een zeer budgetvriendelijke manier zijn om je doelgroep te bereiken, maar het is belangrijk om de kosten van alle aspecten van het project te overwegen – van tools en software tot human resources.

Het goede nieuws is dat er veel gratis en goedkope opties zijn, dus je zou iets moeten kunnen vinden dat binnen je budget past. Als vuistregel kun je verwachten ongeveer $500-$1.000 per maand uit te geven aan social media management voor een klein project en tot $5.000 of meer voor een groter project.

Dit zijn natuurlijk ruwe schattingen – de werkelijke prijs varieert afhankelijk van je specifieke behoeften. De kosten hangen ook af van de scope en schaal van het project, dus houd hier rekening mee bij de planning.

Tools voor social media projectmanagement

We hebben besloten de tools voor social media projectmanagement in te delen in tiers van 1 tot 3. De laatste groep is voor tools die veel gebruikt worden voor projectmanagement, maar niet collaboratief genoeg zijn. De middelste groep bevat projectmanagement-tools die taakbeheer ondersteunen, maar social media functies missen.

En de eerste tier is gewijd aan één tool die het beste van twee werelden combineert: projectmanagement én social media. Lees verder om te zien wat onze keuze is. 

Tier 1: Social media projectmanagement tool

#1 Kontentino

Kontentino is een social media management tool die fungeert als een complete projectmanagement-tool. Het is meer dan alleen een planner of analytics-oplossing – het begeleidt je team door het hele proces van succesvol social media projectmanagement.

Dit is wat je kunt doen voor social media projectmanagement met Kontentino.

Effectief inplannen op social media platforms

Kontentino ondersteunt alle grote social media platforms en vrijwel alle post-types. Je kunt drafts maken, dupliceren en aan diverse posts tegelijk werken om ze vervolgens met één klik direct te publiceren op de juiste profielen. Dat klinkt niet als een Tier 3 of Tier 2 nachtmerrie, toch? 

Task management 

Met Kontentino wijs je taken direct toe aan teamleden, partners en zelfs klanten! De tool maakt het makkelijk om dit direct vanuit de post-preview of kalender te doen, zodat je een taak kunt toewijzen – of afronden – in seconden.

Checklists voor posts, tags en labels

Kontentino pakt de beste elementen van reguliere projectmanagement-tools! Je kunt requirements-checklists instellen voor je eigen gemak. Hierdoor vergeet je nooit meer belangrijke elementen toe te voegen aan je copy of te dubbelchecken of je social media graphics aan alle eisen voldoen. Je kunt ook tags en labels toevoegen om beter door het Kontentino-bord te navigeren, al is dat op zichzelf al geen probleem! 

Analytics opties

We noemden hierboven al dat analytics en rapportages integrale onderdelen zijn van social media projectmanagement. Het is dan ook logisch dat je deze functies terugvindt in Kontentino. Met intuïtieve analytics kun je snel je social media prestaties beoordelen. Bovendien kun je rapporten over je activiteiten maken en deze opslaan of delen. 

Content approval feature

Van de vele Kontentino-features zijn de collaboratie-functies iets waar we bijzonder trots op zijn, omdat ze ongeëvenaard zijn in de markt.

Onze content approval feature bleek een game-changer voor veel klanten. Met slechts een paar klikken kunnen social media managers nu directe goedkeuring, afwijzing of feedback ontvangen van hun klanten. Geen gokwerk meer, geen pingpongen met bijlages of misverstanden tussen verschillende partijen. 

Interne samenwerking

Kontentino ondersteunt interne samenwerking tussen je afdelingen en teams. Gebruikers kunnen eenvoudig feedback achterlaten in comments, anderen taggen, taken toewijzen of notities achterlaten – allemaal op één plek, onder één dak en in perfecte harmonie.

Asset management

Kontentino biedt je ook de mogelijkheid om al je assets vanuit één locatie te beheren, zodat ze altijd direct en zonder gedoe beschikbaar zijn. Naast het opslaan van assets, kun je ze gebruiken voor je projectmanagement en direct inplannen op verschillende platforms. 

Kontentino komt ook met verschillende manieren om je projecten te beheren – je kunt wisselen tussen weergaven en typen kalenders die passen bij jouw werkstijl. 

Tier 2: projectmanagement tools

#2 Asana

Misschien beheer je verschillende social netwerken en heb je losse content of posts die vooruit gepland moeten worden als onderdeel van je taken als social media manager. Dit is waar Asana helpt door teams taken te laten toewijzen tussen leden vanuit één plek of zelfs projecten te laten creëren op het platform zelf.

Ondanks dat Asana een geweldige projectmanagement-tool is, valt erover te twisten of het geclassificeerd kan worden als een social media projectmanagement-tool. Als PM-tool biedt het borden en lijsten, maar deze kunnen niet direct gekoppeld worden aan social media publicaties. Hoewel het helpt bij samenwerking, kan Asana niet alles automatiseren wat een social media manager zou willen. Zelfs een set interne integraties en tools kan niet verhullen dat Asana grotendeels ineffectief is voor de automatisering van social media projectmanagement. 

#3 Trello

Social media managers wereldwijd gebruiken Trello als projectmanagement-tool om een helder overzicht te krijgen van hun social media profielen en strategieën.

Makkelijk in gebruik, effectief voor projectmanagement, en kan ook door teams worden geadopteerd zonder verwarrende of ingewikkelde stappen. Een bord kan worden opgedeeld in lijsten en kaarten kunnen worden toegevoegd om deadlines van taken weer te geven. Bovendien kun je leden toewijzen zodat zij verantwoordelijkheid nemen voor bepaalde aspecten van een project. Met kaart-weergaven, lijst-weergaven of labels met kleuren zie je wat aandacht nodig heeft en wat al afgerond is.

Het is echter geen perfecte tool voor social media management om een paar redenen: het maakt direct posten of analytics niet mogelijk, biedt maar één weergave en kan lastig zijn om te leren, zelfs als je vergelijkbare tools hebt gebruikt. 

Tier 3: de basis

We zullen je waarschijnlijk niet verrassen met onze keuze van tools in deze paragraaf, want waarschijnlijk gebruik je er al een paar dagelijks, al is het misschien niet voor social media projectmanagement. 

#4 Microsoft Excel

Veel social media managers vertrouwen nog steeds op Microsoft Excel als hun go-to tool. Deze tool is voor iedereen beschikbaar, maar is niet bepaald handig in gebruik bij het beheren van social media projecten.

Spreadsheets zijn voor bijna iedereen bekend terrein, maar het gebruik ervan voor social media projectmanagement ondermijnt effectieve communicatie, samenwerking en strategie-uitvoering. Ze kunnen behoorlijk wat ruis produceren en onnodige problemen veroorzaken, en spreadsheets ogen ook niet bepaald professioneel of elegant.

Het publiceren vanuit spreadsheets is een probleem op zich. Spreadsheet-inhoud aanpassen aan social media platforms heeft zijn voordelen, omdat het de gebruiker controle geeft over de content. Het wordt echter veel lastiger wanneer posts op een bepaalde tijd gepubliceerd moeten worden of als er last-minute wijzigingen nodig zijn. Het resultaat is dat iemand bijna 24/7 online moet zijn om wijzigingen door te voeren of simpelweg publicaties in de gaten te houden.

Een andere uitdaging die spreadsheets met zich meebrengen is analytics – oftewel, testen welke posts het beste werken en wanneer ze gepubliceerd moeten worden. Bij spreadsheets moet je deze data handmatig tracken en invoeren. 

Spreadsheets bieden wel wat mogelijkheden om ze aan te passen aan je behoeften, maar ze ondersteunen totaal geen samenwerking en hebben geen koppelingen met social media platforms. Hun doel is dienen als platforms voor projectmanagement waarbij je content nog steeds als bijlage moet versturen voor goedkeuring en content moet kopiëren naar de platforms. Ze automatiseren deze processen niet voor je. 

#5 Google Sheets

Spreadsheets worden ook gebruikt in de vorm van Google Sheets. Dankzij het feit dat het gratis en browser-based is, dient Google Sheets als een krachtige tool voor social media managers. Google Sheets vereist altijd internettoegang (tenzij je bestanden offline beschikbaar maakt en synchroniseert zodra je weer online bent), en biedt uitstekende spreadsheet-functies zoals formules en grafieken. 

Omdat deze tool (praktisch) alleen online werkt, biedt het een hoger niveau van samenwerking dan Excel. Spreadsheets kunnen worden nagekeken voor feedback, maar bieden geen projectmanagement-features zoals borden of takenlijsten. Daarnaast zijn er geen social media features die eenvoudig inplannen of analytics mogelijk maken.  

#6 Google Docs

Niet iedereen is fan van spreadsheets. Er zijn nog steeds social media managers die Google Docs gebruiken voor hun projectmanagement. Is dat de juiste keuze? Laten we kijken. 

Docs werkt volgens een soortgelijk principe als Google Sheets (in de browser en online), maar is meer een notitieblok dan een tabel/spreadsheet. Dit ondersteunt meer de creatieve kant van het werk met comments, notities en aanpassingen. Google Docs maakt het ook mogelijk tabellen in documenten te zetten. Echter, als je veel profielen moet beheren en veel posts vooruit moet plannen, kan dit lastig worden. 

Het is simpelweg onmogelijk om een overzicht van je algemene strategie te krijgen in Google Docs. Deze tool is zeker geweldig voor samenwerking, maar ondersteunt geen Agile- of Kanban-methodologieën en integreert niet met social media. 

Nu is het jouw beurt (om je social media projectmanagement aan te pakken)

En we geloven dat je precies weet wat je te doen staat. 

Probeer Kontentino vandaag nog gratis, en blijf voor de lange termijn.