Vraag vijf mensen bij een agency om hun contentproces te beschrijven en je krijgt vijf verschillende antwoorden, waarvan er drie met elkaar in strijd zijn. Dat is meestal geen probleem, totdat er iets misgaat. Dan realiseert iedereen zich dat er eigenlijk geen afspraken waren over waar het proces begint, waar het eindigt, of wie een fout in het midden moet opvangen.
Dit is het volledige plaatje, van begin tot eind. Niet elke agency heeft elke stap precies op deze manier nodig, maar als je een van deze zes fasen volledig mist, is dat waarschijnlijk de bron van je problemen.
De zes fasen
Brief, creatie, interne review, client approval, scheduling, reporting. In die volgorde, elke keer weer.
1. De brief
Voordat iemand een caption schrijft, moet er antwoord zijn op: waar is deze post voor, wie spreken we aan en wanneer is het “klaar”? Een brief hoeft niet lang te zijn. Een paar regels over het doel, de tone of voice en details die erin móéten (een promo-code, een hashtag, een juridische disclaimer) voorkomt dat iedereen verderop in het proces moet gissen.
Sla deze stap over en je krijgt content die op gevoel is gemaakt, wat meestal leidt tot twee of drie rondes van “kun je dit eigenlijk veranderen…” die een brief van vijf minuten had kunnen voorkomen.
2. Creatie
De copywriter of designer bouwt de daadwerkelijke post: copy, afbeelding of video, hashtags, link. Dit is de enige fase waarin echt creatieve beslissingen worden genomen. Alles hierna is controleren, niet creëren.
Een goede gewoonte: voeg de brief toe aan de post zelf, niet in een aparte e-mail of chat. Wanneer er later feedback komt, moet degene die de review doet kunnen zien wat de post moest bereiken zonder in oude berichten te graven.
3. Interne review
Iemand uit je team, niet de maker zelf, controleert de post voordat een klant deze te zien krijgt. Brand voice, typefouten, matcht de afbeelding met de copy, werkt de link? Dit is het moment waarop je de pijnlijke fouten stilletjes opvangt, in plaats van publiekelijk.
Deze fase bestaat specifiek om te voorkomen dat feedbackrondes met de klant veranderen in een jacht op typefouten. Als je klant spelfouten ontdekt, vindt de interne review niet plaats, of niet zorgvuldig genoeg.
4. Client approval
De klant (of bij in-house teams, degene met het laatste woord) bekijkt de voltooide post en zegt ja, nee, of geeft aan wat er veranderd moet worden. Dit zou de snelste fase van het hele proces moeten zijn, maar voor de meeste agencies is het de traagste, vaak door de manier waarop het is ingericht.
De oplossing is bijna altijd hetzelfde: stuur een link die de klant zonder wachtwoord kan openen, laat de post zien zoals deze er op het platform uit gaat zien, en laat ze goedkeuren vanaf hun telefoon. We schreven een volledige gids over het versnellen van deze fase voor als je hier vastloopt.
5. Scheduling
De goedgekeurde post gaat in de wachtrij voor het daadwerkelijke publicatiemoment. Dit klinkt simpel en dat is het meestal ook, zolang de versie die wordt ingepland exact de versie is die is goedgekeurd. Het kopiëren en plakken van een goedgekeurde post naar een aparte scheduler is waar kleine, vermijdbare fouten insluipen: een vergeten woord, een verkeerde uitsnede van een afbeelding of een afgebroken link.
6. Reporting
Nadat de post live is gegaan, controleert iemand de prestaties en vat dit periodiek samen voor de klant. Deze fase wordt vaker overgeslagen dan welke andere dan ook, meestal omdat het minder urgent voelt dan de volgende deadline. Het is echter ook de fase die bepaalt of een klant verlengt, dus het is de moeite waard om hier tijd voor te reserveren.
Waar de overdracht misgaat
Elke fase hierboven werkt op zichzelf prima. De echte schade ontstaat tussen de fasen, wanneer het onduidelijk is wie aan de beurt is.
Van creatie naar interne review. De maker is klaar en… wat dan? Als er geen duidelijk signaal is (“dit is klaar voor review”), blijven posts liggen omdat iedereen ervan uitgaat dat iemand anders er al naar heeft gekeken.
Van interne review naar client approval. Dit is de fase waarin dingen lekken die niet bedoeld zijn voor de klant. De klant ziet de interne discussie over lettertypes, of erger nog, een versie die intern als “niet klaar” was gemarkeerd. Een workflow die interne en klantgerichte comments in aparte kanalen houdt, voorkomt dit volledig.
Van client approval naar scheduling. Het gat waar copy-paste fouten ontstaan. De oplossing is om goedkeuring en scheduling in dezelfde tool te laten plaatsvinden, zodat er helemaal geen handmatige invoer nodig is.
Simpele SLA’s die de boel in beweging houden
Je hebt hiervoor geen formele contractclausule nodig, maar een afgesproken ritme dat iedereen volgt:
- Interne review vindt plaats binnen één werkdag nadat een post in de wachtrij is geplaatst.
- Verzoeken voor client approval krijgen binnen twee werkdagen een reactie.
- Alles wat 24 uur voor het geplande moment niet is goedgekeurd, schuift door naar het eerstvolgende beschikbare slot – zonder uitzonderingen en zonder schuldgevoel.
- Feedback komt terug in één gebundelde ronde, niet in vijf aparte berichten over drie dagen verspreid.
Schrijf dit ergens op waar zowel je team als je klanten het kunnen zien. Een SLA die alleen in je hoofd zit, is geen SLA, maar gewoon een bron van frustratie.
Waar automation echt helpt, en waar niet
Automateer de herinneringen. Als een post al een dag op goedkeuring wacht, moet het systeem de reviewer een seintje geven, niet jij. Dit is de meest waardevolle automatisering in de hele workflow, omdat het handmatig najagen van mensen het minst leuke werk is.
Automateer de overdracht. Goedgekeurd moet automatisch “scheduled” betekenen, zonder copy-paste. Dit elimineert een hele categorie aan “wacht, dit heb ik niet goedgekeurd” gesprekken.
Automateer de inhoudelijke keuzes niet. Wat de post daadwerkelijk zegt, hoe het leest en of de grap aankomt, blijft mensenwerk. Templates en AI-tools kunnen helpen bij een eerste opzet, maar de reviewfasen bestaan omdat er iemand echt naar moet kijken voordat het onder de naam van de klant naar buiten gaat.
Handige templates
Een paar herbruikbare documenten besparen tijd in het hele proces:
- Een brief-template: doel, doelgroep, kernboodschap, must-haves, deadline. Vijf velden, in twee minuten ingevuld, bespaart later een uur aan heen-en-weer communicatie.
- Een feedback-format voor reviewers: vraag om specifieke, actiegerichte opmerkingen (“verander de kop in X”) in plaats van vage kreten (“dit voelt niet goed”). Vage feedback is de grootste oorzaak van onnodige revisierondes.
- SLA one-pager voor nieuwe klanten: stel de verwachtingen over doorlooptijden vast tijdens de onboarding, niet na drie weken wanneer er al een deadline is gemist.
Alles samenbrengen
Geen van deze zes fasen is op zichzelf ingewikkeld. Het lastige is om ze allemaal, in de juiste volgorde, uit te voeren zonder dat iemand een stap overslaat omdat ze het druk hebben. Dat is waar een workflow tool voor dient: het doet het creatieve werk niet voor je, maar zorgt ervoor dat de brief leidt naar creatie, naar review, naar approval en naar scheduling. Elke keer weer, zonder dat jij er bovenop hoeft te zitten.
Kontentino brengt deze hele keten samen in één flow: interne review vóór client approval, goedkeuring door de klant met een live preview, en goedgekeurde posts die direct in de planning gaan zonder dat er iets opnieuw getypt hoeft te worden. Als je specifiek het approval gedeelte wilt zien: dat is meestal de fase waar agencies de meeste winst boeken.
Wil je je hele proces op één plek in plaats van vijf? Start een gratis proefperiode van 14 dagen, geen creditcard nodig, of boek een demo en we laten je zien hoe we je huidige proces kunnen stroomlijnen.
FAQ: de social media workflow voor agencies
Wat zijn de fasen van een social media workflow?
Zes fasen, in volgorde: brief, creatie, interne review, client approval, scheduling en reporting. De meeste procesproblemen ontstaan door het overslaan van een fase, vooral de brief en de interne review.
Hoe lang mag client approval duren?
Twee werkdagen is een gangbare, eerlijke standaard. Langer dan dat en je riskeert je planning te missen. Korter kan gehaast voelen voor drukke klanten. Communiceer dit tijdens de onboarding.
Wat veroorzaakt de meeste vertraging in een social media workflow?
Bijna altijd client approval. Meestal omdat reviewen een login, een bijlage of een desktopcomputer vereist – zaken die niet passen bij hoe mensen gedurende een drukke dag even snel iets controleren. Haal die drempels weg en de vertragingen verdwijnen grotendeels.
Mag dezelfde persoon een post schrijven en goedkeuren?
Nee. Als de schrijver ook de enige controleur is, blijven fouten onopgemerkt totdat een klant of, erger nog, het publiek ze ziet. Zelfs een snelle tweede blik van een teamgenoot vangt de meeste vermijdbare fouten op.
Wat moet je automatiseren in een content workflow?
Herinneringen en de overgang van approval naar scheduling. Wat je niet moet automatiseren: de inhoudelijke afwegingen over toon, nauwkeurigheid en kwaliteit. Automatisering moet admin wegnemen, geen besluitvorming.
Beheer het hele proces op één plek
Van brief tot publicatie, zonder vijf verschillende tools en copy-paste werk. Probeer Kontentino 14 dagen gratis, geen creditcard nodig, of boek een demo en we laten je zien waar je huidige proces nog gaten vertoont.
