Terug naar blog
SOMA is een full-service digitaal reclame- en communicatiebureau uit Litouwen met vestigingen in Letland en Estland. Dit jaar vierde SOMA haar 10-jarig bestaan. Akvilė Staniūtė, de COO van het bureau, heeft de evolutie van het bedrijf van dichtbij meegemaakt: van een klein kantoor gericht op social media naar een bureau met meer dan 30 creatieve geesten, wat leidde tot een fusie met de krachtige Havas-groep.
Vandaag de dag bestaat het portfolio van SOMA uit merken als Huawei, Bonduelle, Telia en Kesko Senukai. Het bureau verzorgt voor hen de advertising, digitale communicatie, media buying, creatie en strategie. Omdat de teams binnen het bureau op verschillende gebieden van digital advertising werken, zijn de efficiëntie van hun workflow en het goedkeuringsproces van cruciaal belang.
“Volgens het Havas-village principe bieden we onze klanten alle oplossingen onder één dak door meerdere communicatiedisciplines binnen het bureau te combineren,“ zegt Akvilė. “Dit vereist boven alles een vlekkeloze communicatie tussen alle leden van de verschillende teams.“
Van ‘iets als Kontentino’ naar Kontentino
Toen Akvilė bij SOMA begon, werkte er een kleine groep mensen onder één dak. Het goedkeuringsproces verliep voornamelijk mondeling. Later ontwikkelden de mensen bij SOMA hun eigen social media tool.
“Het woord ’tool’ is echter een beetje overdreven,“ glimlacht Akvilė. “Het bood slechts een paar basisfuncties en moest constant doorontwikkeld worden. Aangezien onze focus ligt op het creëren van campagnes voor klanten, en niet op software development voor social media apps, bleek het gewoon onhandig.“ Zo werd de behoefte aan een professionele oplossing steeds duidelijker. En urgenter.
Een van de oprichters van SOMA had over Kontentino gelezen en besloot het te proberen. Dit was nog in de beginfase van Kontentino. “Vanaf de start was het duidelijk dat Kontentino voor ons heel gebruiksvriendelijk zou zijn en precies paste bij onze doelen. Maar wat ons het meeste aansprak, was de constante verbetering van de tool.“ Akvilė legt uit dat “er om de zoveel tijd iets nieuws aan het platform werd toegevoegd. Dus op een positieve manier werkte je elk jaar met dezelfde, maar toch een nieuwe en verbeterde tool.“
De workflow stroomlijnen
De meeste klanten van SOMA zijn gevestigd in Litouwen, maar hebben ook activiteiten in Letland en Estland. Daarom moet de content die het bureau creëert, gelokaliseerd en vertaald worden. Dit houdt in dat er wordt samengewerkt met extra teams in andere landen—hiervoor gebruiken Akvilė en haar team van projectmanagers Kontentino als enige tool. “We versturen geen e-mails meer. We wijzen taken toe aan bijvoorbeeld social media copywriters uit andere teams en laten hen doen wat er gedaan moet worden—het creëren, vertalen of editen van social media content voor onze klanten.“ Akvilė vindt het ook handig dat ze direct in Kontentino reacties en feedback op taken kan achterlaten, zodat er geen extra e-mails of communicatietools nodig zijn.
Marketing, media en advertising zijn zeer dynamische sectoren waar mensen komen en gaan. Toch mogen projecten niet zonder eigenaar of team komen te zitten. “Kontentino is vooral handig bij het onboarden van nieuwe mensen in een team of project,“ zegt Akvilė. “Wanneer een nieuwe projectmanager zijn nieuwe klant probeert te leren kennen, gebruiken we altijd de interne goedkeuring (internal approval) van Kontentino. Voordat er ook maar iets naar de klant wordt gestuurd, kan een projectmanager verzekeren dat het idee en de uitvoering van de hoogst mogelijke kwaliteit zijn.“ Een ander voorbeeld is het overdragen van projecten tussen projectmanagers—de vorige manager kan de huidige helpen met het goedkeuren van posts, direct in Kontentino. “Dit zorgt voor een soepele overgangsfase.“
Over het algemeen is Kontentino door de gebruiksvriendelijkheid eenvoudig inzetbaar over verschillende teams en door nieuwe mensen op een project. “Zelfs als een projectmanager plotseling een week van het project af is, is het voor iemand anders heel makkelijk om in te springen, omdat je in Kontentino snel kunt rondkijken en begrijpen wat er eerder is gedaan.“
De snelste onboarding van nieuwe klanten ooit
Een extra voordeel van Kontentino is dat het voldoet aan de verwachtingen van klanten wat betreft nieuwe technologieën en een moderne manier van werken. “Onze klanten zijn blij als we met een tool komen die zeeën van tijd bespaart, makkelijk in gebruik is en geen fortuin kost. Bovendien verwachten klanten tegenwoordig van een digital marketing agency dat je met nieuwe ervaringen komt.“
Akvilė vertelt dat het aan boord halen van nieuwe klanten een kwestie is van één e-mail. Projectmanagers leggen hun klanten de basisfuncties uit (zoals het maken van een post), de features die ze het meest zullen gebruiken (zoals de Kalender) en wat hiermee mogelijk is. “En dat is het wel zo’n beetje. Ik geloof niet dat we ooit een telefoontje van een klant hebben gehad met de vraag hoe het platform werkt,“ aldus de Teamlead van de Projects-afdeling.
Voor Akvilė en haar team bij SOMA werd het gebruik van Kontentino al snel een natuurlijk onderdeel van hun dagelijkse werk. “Zo natuurlijk dat ik eerlijk gezegd diep moet graven om me de tijd vóór Kontentino te herinneren.“ Hoewel ze het gebruiken voor eenvoudige taken—het maken, inplannen en goedkeuren van posts en het toewijzen ervan aan teamleden in de Baltische vestigingen van SOMA—maakte het de hele social media management workflow vlekkeloos. “We beheren dagelijkse activiteiten en alle klanten via hetzelfde proces—Kontentino heeft dit deel van ons werk zo naadloos gemaakt dat we het ‘beheren’ nauwelijks meer opmerken,“ zegt ze met een glimlach. “Dat is ook een van de redenen waarom we de komende jaren op Kontentino blijven rekenen.“
Laat je team groeien met Kontentino
Wanneer een klein advertising-, marketing- of communicatieteam groeit, gaat dat vaak snel. Kiezen voor een social media management tool die zich kan aanpassen aan je groeiende business is dan een slimme zet. Zelfs als je klanten beheert over verschillende teams en landen heen, is Kontentino er om je hele workflow soepel te maken en de samenwerking te stroomlijnen. Zowel binnen je creatieve teams als tussen hen en de klanten. Denk je dat Kontentino bij jouw team past? Probeer het eens—de eerste twee weken zijn gratis.
