Terug naar blog
We leven in ongekende tijden waarin een groot deel van de wereld vanuit huis werkt. Dit is echter geen nieuwe trend. De afgelopen jaren hebben we gezien dat steeds meer kantoren remote werken omarmen en op zoek zijn naar manieren om processen voor samenwerking op afstand op te zetten en te onderhouden.
Teams schakelen over van een traditionele kantooromgeving naar thuiswerken, en het is belangrijk dat je stappen onderneemt om de samenwerking binnen je team een boost te geven. Eerder gaf 80 tot 90 procent van de werknemers aan dat ze graag ten minste een deel van de tijd op afstand zouden willen werken. Of ze er nu nog steeds zo over denken of niet, de situatie rondom thuiswerken zal in de toekomst waarschijnlijk steeds normaler worden, aangezien we nu over voldoende technologische tools beschikken om dit makkelijker te maken.
Het managen van remote projecten kan echter een hele reeks nieuwe uitdagingen met zich meebrengen voor managers die nog nooit eerder leiding hebben gegeven aan remote teams. Maar het hoeft niet stressvol te zijn als je de juiste systemen en procedures hebt. Hier is onze gids voor het op afstand managen van een team, evenals enkele voordelen van samenwerken op afstand.
Vijf tips om de samenwerking van je remote teams te verbeteren
Tip 1: Wees bereikbaar
Remote medewerkers kunnen zich snel afgesloten of verwijderd voelen van de organisatie, vooral als ze plotseling op afstand moeten werken terwijl ze gewend zijn dagelijks naar kantoor te komen. Dit gevoel van afstand kan demotivatie veroorzaken en de werktevredenheid verlagen, wat elk aspect van hun prestaties beïnvloedt. Het is echt belangrijk om bereikbaar te zijn voor je remote teamleden om hen verbonden te houden met de organisatie en ze een blijvend gevoel van doelgerichtheid en richting te geven.
Als een teamlid je belt, neem dan waar mogelijk altijd op. Als ze je mailen of een bericht sturen via social media, reageer dan zo snel als je kunt. Een succesvolle remote projectmanager zijn betekent dat je nog steeds aanwezig bent, zelfs als je fysiek niet in dezelfde ruimte kunt zijn als je team.
Tip 2: Stel duidelijke doelen
Samenwerken op afstand kan een uitdaging zijn als teamleden niet zeker weten wat ze moeten doen en wanneer. Sommige werknemers passen zich gemakkelijk aan, managen hun tijd goed en kunnen hun eigen initiatief gebruiken bij het prioriteren van verschillende taken. Anderen zullen echter moeite hebben met het niet op kantoor zijn, omdat ze de feedback missen die hen laat weten wat er dagelijks van hen wordt verwacht.
Daarom is het stellen van duidelijke doelen voor elk teamlid absoluut cruciaal voor een succesvolle samenwerking op afstand. Het is essentieel om je medewerkers details te laten weten zoals:
- De uren waarvan je verwacht dat iedereen werkt
- De verschillende communicatiemethoden die je wilt gebruiken
- Het delen van agenda’s zodat iedereen inzicht heeft in de beschikbaarheid van anderen
- Wanneer meetings gepland staan
- De taken en verantwoordelijkheden van elk teamlid bij het samenwerken aan specifieke projecten
Dit zijn slechts enkele voorbeelden van waar duidelijke doelstellingen nodig zijn. Omdat elke organisatie anders is, is het zeer waarschijnlijk dat je dagelijks je eigen voorbeelden tegenkomt. Zolang je elke dag communiceert met al je teamleden en hen precies laat weten wat er van hen wordt verwacht, zullen je vaardigheden als remote projectmanager zich ontwikkelen en groeien. En je team zal zich zelfverzekerder voelen bij het remote werken, omdat ze structuur hebben om hen te begeleiden.
Tip 3: Houd regelmatig virtuele meetings
Probeer op een bepaald moment elke dag een telefonisch overleg of een videomeeting te houden met elke medewerker. Als je werk erg collaboratief van aard is, is het prima om alle relevante teamleden in dezelfde videomeeting op te nemen. Dit is een geweldige kans voor iedereen om elkaar op de hoogte te houden, en ook simpelweg om je team eraan te herinneren dat hun collega’s er nog steeds zijn en hen aan te moedigen om te communiceren. Remote werken kan extreem eenzaam zijn. Het is belangrijk om dit te onthouden en zoveel mogelijk gelegenheden te bieden voor communicatie tussen remote teamleden om de risico’s voor hun mentale gezondheid te verminderen.
Tijd is extreem kostbaar, vooral als het gaat om thuiswerken. Elke minuut die je besteedt aan virtuele meetings en communicatie, is tijd die niet aan projecten wordt besteed. Aangezien je geen face-to-face gesprekken voert, houd je berichten en meetings kort, bondig en to-the-point. Gebruik robuuste communicatietools, zoals zakelijke telefoonsystemen of apps voor teamsamenwerking voor naadloze communicatie. Zorg ervoor dat je medewerkers alle informatie hebben die ze nodig hebben om hun taken te voltooien, en minimaliseer de hoeveelheid vage berichten die heen en weer worden gestuurd.
Tip 4: Houd iedereen op één lijn
Een grote uitdaging van werken op afstand is om iedereen op één lijn te houden en taken te stroomlijnen. Het is zo makkelijk dat dingen achteropraken of blijven liggen, of dat je medewerkers verwarrende berichten krijgen over wat ze proberen te doen. De meer ontspannen werkomgeving kan het ook moeilijker maken om gefocust te blijven op taken.
Kontentino helpt dagelijkse taken te stroomlijnen door samenwerking voor remote marketingteams heel eenvoudig te maken. Je klanten en teamleden kunnen overal ter wereld gevestigd zijn. Kontentino maakt het makkelijk voor teamleden om samen te werken aan het creëren van posts. Het is ook eenvoudig om je werk te versturen voor goedkeuring van de klant.
Je hele team kan direct in Kontentino communiceren, wat misverstanden kan voorkomen. Op jouw beurt krijg je het vertrouwen dat voortkomt uit de wetenschap dat je team in staat is om samen te werken, hun contentcreatie voor social media en goedkeuringstaken af te ronden en het werk op hetzelfde niveau te houden als je gewend bent van werken op kantoor.
Tip 5: Gebruik de juiste tools voor remote werken
Het is moeilijk om een succesvolle remote projectmanager te zijn als je je team niet uitrust met de tools en technologie die hun leven makkelijker maken. Verken verschillende software en zorg ervoor dat iedereen de capaciteit heeft om de pakketten te gebruiken die je kiest. Apps zoals Zoom zijn van de ene op de andere dag extreem populair geworden voor het mogelijk maken van videoconferencing tussen remote teams. Evenzo zou je kunnen overwegen om een virtuele desktopinfrastructuur op te zetten, zodat iedereen de team-resources effectief kan maximaliseren.
Het is belangrijk om een scala aan communicatiemethoden open te hebben staan voor je team. E-mail, videobellen en social media zijn allemaal extreem belangrijk, net als de mogelijkheid om agenda’s en informatie over specifieke remote projecten te delen. Gebruik projectmanagementtools om taken op elkaar af te stemmen. Gebruik collaboratieve mindmapping-tools om iedereen op één lijn te krijgen tijdens het brainstormen. Neem ook de tijd om een vast schema te maken voor communicatie met je team. Je zou kunnen laten stemmen om te zien welke tijden het beste werken voor de meerderheid van je werknemers en je daaraan houden.
De voordelen van samenwerken op afstand
Samenwerken in een remote team kan in het begin even wennen zijn. Het wordt echter makkelijker naarmate iedereen er meer aan gewend raakt. Het kan ook enkele verrassende voordelen bieden voor remote projectmanagers. Deze omvatten:
- Veel mensen die vanuit huis werken zijn in staat om productiever te zijn en meer te bereiken in een kortere tijd, omdat ze niet de afleidingen om zich heen hebben die bij het kantoorleven horen.
- Een zeer hoog percentage van remote werknemers meldt dat ze minder stress ervaren dan wanneer ze buitenshuis werken. Dit heeft een positieve invloed op de kwaliteit en kwantiteit van hun werk.
- Jij en je remote team kunnen allemaal flexibeler werken. Dit kan een grote hulp zijn bij het creëren van een gezonde werk-privébalans. Het geeft je meer gelegenheid om regelmatig te bewegen tussen taken door op een manier die simpelweg niet praktisch is in een kantooromgeving, en om mindfulness te beoefenen ten behoeve van je mentale welzijn.
Remote werken wordt snel het nieuwe normaal voor honderdduizenden mensen in het hele land, nu bedrijven zich realiseren hoezeer deze vorm van werken hun medewerkers in hun kracht zet. Het benutten van technologie en collaboration tools zoals Kontentino helpt ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt en elke werknemer zijn taken kent. Uiteindelijk resulteert dit in tevreden klanten en een gestroomlijnd bedrijfsproces.
