Tilbake til bloggen
Å si at byråer som jobber med sosiale medier har mye å gjøre i 2022, er et mildt underkast. Hvis du driver et markedsføringsbyrå og ønsker å skille deg ut, står du overfor en utfordring når det gjelder å strømlinjeforme samarbeidet på sosiale medier.
Å finne den gylne middelvei mellom marketing automation og personalisering kan være vanskelig, men det er nødvendig for å holde seg aktuell. Det er avgjørende å holde seg oppdatert på nyheter, men det bør ikke gå på bekostning av en smidig samarbeids- og godkjenningsprosess i bedriften.
Selv om det er viktig å tilpasse seg de nyeste trendene i sosiale medier, er det håndteringen av prosesser i byrået som ofte avgjør suksessen. Hvis alt er på plass, fungerer det som en velsmurt maskin.
Men hvis noe knirker og svikter:
La oss være ærlige: Uten den rette prosessen for samarbeid og godkjenning vil du ikke kunne jobbe effektivt, skalere byrået eller gi kundene dine den servicen de fortjener.
Så, hva kan du gjøre hvis ting ikke fungerer helt ennå?
Rollen til samarbeids- og godkjenningsprosesser i et markedsføringsbyrå
Jo bedre planen for samarbeid og godkjenning er, desto mer effektivt jobber dere. Det er så enkelt, og det er selve fundamentet for ethvert byrå. Hvis du har mange teammedlemmer og kunder, vet du at diskusjoner om små detaljer kan ta evigheter. Men slik trenger det ikke å være.
Et sømløst samarbeid og en rask godkjenningsprosess bidrar til en mer vellykket markedsstrategi. Det kan også øke NPS hos kundene dine, kutte driftskostnader og forbedre trivselen i teamet.
For å forstå rollen til planlegging av samarbeid fullt ut, er det lurt å gå gjennom noen korte definisjoner.
Godkjenningsprosessen i en social media workflow er prosessen med å akseptere eller avvise noe knyttet til sosiale medier: for eksempel et innlegg, en fil eller et forslag til en kampanje.
Godkjenningsprosessen kan skje både internt (i teamet) og eksternt (mellom kunde og byrå).
Internt samarbeid handler om samhandling på team- eller bedriftsnivå angående prosjekter og oppgaver i organisasjonen.
Hvorfor er samarbeid på sosiale medier utfordrende? Vanlige feil
Selv om det virker enkelt, kan samarbeid føre til mange utfordringer. Her er noen av de vanligste.
Mangel på prosedyrer
Hvis du jobber remote med teamet og kundene dine uten faste prosedyrer, vil du ofte havne i trøbbel. Ved å sette opp noen enkle regler (for eksempel for innsending til godkjenning eller sjekklister for innlegg) kan du holde arbeidsflyten i sjakk.
Frykt for automatisering
Verktøy for marketing automation er til for å forenkle hverdagen og fjerne kjedelige, repetitive oppgaver. Likevel nøler mange markedsførere med å ta i bruk nye verktøy og foretrekker å gjøre ting manuelt istedenfor å automatisere.
Scope creep
Har du hørt om “scope creep”? Dette skjer når mengden oppgaver vokser ukontrollert, slik at prosjektet blir større enn planlagt. Uten faste prosedyrer skaper stadige endringer uautorisert vekst i prosjektomfanget, noe som fører til kaos.
Ulike forventninger
Før du starter et nytt prosjekt, må du sikre at forventningene er avklart hos begge parter. Hvis du har lovet gull og grønne skoger – men ikke leverer – vil kunden bli misfornøyd. Hvis kunden er ekstremt krevende utenfor normal arbeidstid, blir et effektivt samarbeid nesten umulig å opprettholde.
Hvordan lage en effektiv plan for samarbeid i et byrå?
Å få orden på interne prosesser kan endre alt, enten dere sliter med arbeidsflyten eller bare ønsker å optimalisere den. Her er noen tips for bedre planlegging.
Evaluer dagens samarbeid
Tror du samarbeidet fungerer perfekt? Det finnes nesten alltid rom for forbedring. For å fikse noe, må du først identifisere hva som ikke fungerer. Gjennomfør en intern revisjon for å finne flaskehalser. Det kan skyldes manglende svar, trege reaksjoner, dårlig kommunikasjon eller mangel på faste statussamtaler.
Ha en tydelig strategi for sosiale medier
Alle i teamet må være på bølgelengde. Det skal bare én person til for å ødelegge en workflow. Å sette opp en tydelig strategi med klare regler er ikke valgfritt – det er en nødvendighet.
Vær tydelig på roller
Rolleklarhet er essensielt. Alle må vite hvem som er ansvarlig for hvilken profil, plattform og oppgave – og hvordan alle jobber sammen mot det samme målet: fantastisk kommunikasjon i sosiale medier.
Tenk deg et team på fire personer: Sarah, Jonathan, Melanie og Thomas.
Som teamleder har Sarah ansvar for kundekontakt. Dette tar mye tid, så hun rekker ikke å skape innhold selv.
Melanie og Thomas lager kreative tekster for Facebook og Instagram, men som nyere medlemmer trenger de veiledning på tone of voice.
Her kommer Jonathan inn som content manager og bindeledd. Han sjekker at innleggene følger strategien, godkjenner dem internt og sender dem videre til Sarah, som så sender dem til kundene for endelig godkjenning.
Dette er et klassisk eksempel på en velfungerende prosess.
Lag retningslinjer (guidelines) for sosiale medier
Dette bør være grunndokumentet ved onboarding eller når man er usikker på strategien.
Gode retningslinjer skapes ikke over natten og må oppdateres jevnlig. De bør inneholde:
- Strategi for samarbeid,
- Tone of voice,
- Brand guidelines,
- Digitale ressurser,
- Prosedyrer for samarbeid (ansvar, responstid, maler),
- Beredskapsplan for kriser i sosiale medier.
Mestre oppgavestyring
Ikke alle liker å bli tildelt oppgaver, og ikke alle liker å delegere. Men det er nødvendig. Alle bør vite sin plass i arbeidsflyten – fra innholdsproduksjon til korrekturlesing og endelig godkjenning. Tydelig oppgavestyring forebygger misforståelser og kriser.
Bruk verktøy
Du trenger ikke verktøy som skaper flere behov; du trenger verktøy som forbedrer samarbeidet. Test ut verktøy med teamet for å se om de faktisk gjør hverdagen enklere.
Høres det overveldende ut? Det er naturlig, men når du tar de første små skrittene, vil du raskt se resultater.
Hvordan samarbeide mest effektivt med kundene? Ekstern kommunikasjon.
Veileder for kunden
Lag en enkel guide til kundene dine også. Inkluder hvem som har ansvar for hva, strategi, tone of voice og godkjente svarmaler. Dette gir trygghet for begge parter.
Involver kundene fra start
Det er viktig å få kundene med på å utforme retningslinjer og prosedyrer. Jo mer involverte de er, desto mer forståelse vil de ha for samarbeids- og godkjenningsprosessen.
Vis verdien av tilbakemeldinger
Noen ganger forstår ikke kundene hvor mye raske tilbakemeldinger betyr. Vis dem hvordan detaljert feedback påvirker resultatet. En tydelig plan gjør dem mer bevisste på sin rolle i å skape god markedsføring.
Bruk riktige verktøy
Verktøy er ikke bare for byrået. Ved å bruke de rette plattformene kan du gjøre godkjenningsrunden enkel for kunden også.
Samarbeid er nøkkelen til suksess, og visste du at Kontentino er bygget nettopp for dette?
Med et ekstra lag av sikkerhet og oversikt kan du håndtere arbeidsflyten og samarbeide effektivt, både internt og eksternt.
Tips til samarbeid i Kontentino
Sjekklister for innlegg
Du kan skreddersy sjekklister for hver profil. Dette er genialt for nye kunder eller praktikanter som skal lære seg reglene. Når alle krav er krysset av, sparer det mye tid for den som skal gjøre den endelige godkjenningen.
Send poster til kundegodkjenning
Slutt på endeløse e-poster. Du kan be om godkjenning direkte i Kontentino, og kunden kan godkjenne med ett klikk – selv fra mobilen mens de er på farten.
De kan også avvise innholdet og legge igjen kommentarer for endring. Tenk hvor mye tid du sparer på å slippe e-post-ping-pong for en enkel skrivefeil.
I Kontentino tar endringer sekunder. Praktiske statusfelt gir deg full oversikt over hva som er klart til publisering.
Oversettelser for internasjonale merker
Jobber du med globale merkevarer? Kontentino lar deg legge inn oversettelser rett ved siden av originalversjonen, noe som forenkler samarbeidet i flerspråklige team.
Oppgavetildeling
Du kan delegere oppgaver direkte i Kontentino. Den ansvarlige får varsel umiddelbart, så glem unnskyldninger om at e-posten havnet i søppelposten.
Typer samarbeid i sosiale medier
#1 Byrå – Kunde
Dette er den vanligste formen, der byrået står for strategi og innholdsproduksjon, mens kunden gir innspill og godkjenner resultatet.
Dette fungerer utmerket når roller er tydelig definert, men kan være utfordrende hvis kunden detaljstyrer (micromanagement) eller hvis det blir for mye frem og tilbake før godkjenning.
#2 Byrå – Byrå
For store selskaper er det vanlig at flere byråer (f.eks. et reklamebyrå og et PR-byrå) samarbeider. Her er kommunikasjon helt avgjørende for å unngå dobbeltarbeid.
#3 Byrå – Influencer
Samarbeid med influencere kan være svært effektivt for å nå ut til nye målgrupper, men det krever god oppfølging for å sikre at innholdet samsvarer med merkevarens verdier.
#4 Kunde – Influencer
Noen ganger jobber merkevarer direkte med influencere. Det kan spare penger, men øker risikoen for at innholdet avviker fra den overordnede strategien hvis man ikke bruker gode styringsverktøy.
Organiser samarbeidet ditt
Samarbeid i sosiale medier kan ta mange former. Det viktigste er at alle involverte har god kommunikasjon og jobber i det samme systemet. Med Kontentino kan du organisere hele arbeidsflyten for å sikre suksess i hver kampanje.
Samle teamet, finn flaskehalsene og begynn å automatisere de kjedelige oppgavene. Kundene dine vil takke deg!
