Wspólna praca przy jednoczesnym fizycznym oddaleniu nie oznacza, że stworzenie kultury zespołu jest niemożliwe. Dziś porozmawiamy o kulturze firmy, o tym, jak ją budować i jak o nią dbać w czasach pracy zdalnej, gdy Twój zespół pracuje z domu.
Kultura firmy – osobowość przedsiębiorstwa
Jest ona zakorzeniona w tożsamości firmy i odzwierciedla się w wielu codziennych procesach. Jeśli jest silna, nie powinna zostać zachwiana nawet podczas pracy zdalnej. Każda pojedyncza decyzja musi być zgodna z kulturą firmy. Na niej opiera się komunikacja, a każdy problem powinien być rozwiązywany zgodnie z zasadami określonymi przez kulturę organizacyjną.
Można ją nawet nazwać „brand bookiem” każdej firmy.
Kultura firmy sprawia, że każdy członek zespołu wie, jak jego praca wpisuje się w działania całej grupy. Pracownicy znają i czują swoją ważność dla projektu. Dzielą również podobny mindset, wartości i etykę pracy, co przekłada się na dostarczane wyniki. Dzięki temu wiedzą, jak praca ich zespołu wspiera cele biznesowe organizacji. Przez cały czas czują się pewnie, są doceniani, chętni do słuchania i wiedzą, że sami są słuchani. Działają zgodnie z misją firmy i stale doskonalą swoje podejście do pracy.
Podejście oparte na kulturze zespołu wyznacza zasady przynależności i zachowania w grupie, jednocześnie promując dobre praktyki i stale nad nimi pracując.
Teraz, gdy życie zawodowe i prywatne przenikają się w obliczu pracy zdalnej, pozostawanie w kontakcie i trzymanie ręki na pulsie ma większe znaczenie niż kiedykolwiek wcześniej.
Dlaczego posiadanie kultury firmy jest ważne? Zrozumienie kultury zespołu
Praca nad kulturą zespołu, nawet zdalnie, wymaga głębokiego zrozumienia, dlaczego jest ona istotna i jak może pomóc grupie.
Kultura firmy jako spoiwo zespołu
Nie należy mylić kultury pracy zespołowej z regularnym wychodzeniem na kawę w przerwie obiadowej. Nie chodzi też o stół do piłkarzyków w „chillout roomie”.
Kultura firmy to znacznie więcej.
Wartości firmy odzwierciedlają się w sposobie myślenia i umiejętnościach poszukiwanych u członków zespołu, więc sama kultura firmy to zestaw wartości, które każdy powinien podzielać. Niezależnie od tego, czy chodzi o komunikację, pasję, dbałość o szczegóły, dzielenie się feedbackiem czy naukę: kultura firmy polega na wierze w te same rzeczy i pokazywaniu tego w każdym calu swojej pracy.
Kultura firmy na trudne czasy
Silna kultura pracy zdalnej staje się prawdziwym ratunkiem dla wielu firm w sytuacjach kryzysowych. Nie tylko dla tych organizacji, które były już przyzwyczajone do pracy zdalnej, ale także dla tych, dla których ta koncepcja jest zupełnie nową strategią.
Solidna kultura firmy nadzoruje rozwiązywanie problemów i zarządzanie kryzysowe, rozpoznaje różne scenariusze i uczy członków zespołu, jak sobie z nimi radzić. Zapewnia również, że pracownicy ani projekty nie zostaną pozostawieni samym sobie w trudnych chwilach.
Praca zdalna może działać
Czy budowanie kultury firmy w zespole zdalnym jest w ogóle możliwe?
„Nie potrzebujesz wszystkich fizycznie razem, aby stworzyć silną kulturę. Najlepsze kultury wywodzą się z działań, które ludzie faktycznie podejmują.” – Jason Fried, Remote
Naprawdę można zbudować silną kulturę z ludźmi, których nigdy nie spotkało się osobiście, a z którymi pracuje się na co dzień. Skuteczna kultura firmy w zespołach pracujących zdalnie sprawia, że pracownicy są zmotywowani i zorientowani na cele. Mogą czuć się częścią zespołu, nawet jeśli pracują w innych lokalizacjach lub strefach czasowych.
Dzięki odpowiedniej kulturze firmy praca zdalna może być łatwiejsza do zarządzania i kontrolowania. Członkowie zespołu mogą również czuć się bliżej siebie, co pozytywnie wpływa na ogólną produktywność i satysfakcję.
Czy wdrożenie pracy zdalnej w organizacjach typu Product-Led jest możliwe?
Organizacje, w których strategia Product-Led Growth jest kluczem do osiągania KPI, częściej czerpią korzyści z pracy zdalnej. Ponieważ cały workflow musi opierać się na współpracy wewnątrz zespołu i między wieloma działami, budowanie kultury zespołu staje się łatwiejsze.
W przeciwieństwie do tradycyjnej strategii sprzedaży, w której firmy software’owe muszą mieć rozbudowany plan sprzedaży, korzystać z różnych narzędzi sprzedażowych, wykonywać telefony i oferować demo, product-led growth opiera się na organicznym rozwoju i rozmowach przychodzących od klientów. Innymi słowy, organizacje te mogą łatwo zaadoptować kulturę pracy zdalnej.
Jak zbudować właściwą kulturę zespołu
Każdy zespół jest inny: różnią się osobowości, lokalizacje, branże i zasady. Choć nie ma uniwersalnej odpowiedzi na to, jak stworzyć kulturę zespołu, która sprawdzi się w każdych warunkach, znamy kilka składników sekretnego przepisu.
Miej jasne cele
Jeśli czytasz ten artykuł, prawdopodobnie Twoja firma ma już wizję, misję i zestaw podstawowych wartości. Aby mieć pewność, że wszyscy zaangażowani w projekt nadają na tych samych falach, musisz komunikować te cele i pokazywać, jak kultura firmy może pomóc całej organizacji w ich osiągnięciu. W Twoim najlepszym interesie jest, aby zespół był uważny i oddany misji.
Poznaj swój zespół
Zanim zaczniesz zagłębiać się w szczegóły, upewnij się, że wszyscy w Twoim zespole myślą podobnie. Każdy musi pracować we własnym tempie, przyczyniając się do realizacji celów firmy i budowania solidnej kultury współpracy.
Kultura firmy sprawia, że masz zespół, którego członkowie mają umiejętności, by odejść, ale decydują się zostać.
Netflix, na przykład, stosuje zasadę „unikania supergwiazd ze złym nastawieniem lub słabą etyką pracy”. Możesz mieć w zespole wyjątkowe osoby, które są fatalnymi współpracownikami, ignorując pracę zespołową i łamiąc wszelkie zasady. Możesz dojść do punktu, w którym będziesz musiał zdecydować, czy pozwolić im zostać (i tym samym zniechęcić innych), czy ich pożegnać, tracąc umiejętności, ale eliminując potencjalne problemy.
Kultura firmy dotyczy obecnego zespołu, ale także każdej osoby, którą zamierzasz zatrudnić.
Wprowadź zasady kultury
Kultura firmy nie jest czymś, co pozostaje w niezmienionej formie na zawsze. Ludzie przychodzą i odchodzą, ale kultura firmy pozostaje i stale się rozwija.
Zasady są tym, co wprawia kulturę firmy w ruch.
Tworzenie pewnych reguł, tradycji i nawyków wspólnie z menedżerami i pracownikami utrzymuje spójność zespołu i wspiera szczerość.
Choć mogą brzmieć surowo, są raczej „szablonami postępowania”, które odzwierciedlają wartości firmy. Niektórzy utożsamiają je z wartościami, dla innych to raczej „culture code” (Asana).
Najważniejsze to informować wszystkich na bieżąco i upewnić się, że zasady są znane i przestrzegane.
Inicjuj dyskusję i angażuj pracowników
Żadna wielka historia nie zaczyna się od sałatki, ale może zacząć się od dyskusji.
Dzielenie się feedbackiem to jeden z kluczowych elementów tworzenia kultury zespołu, szczególnie w trybie zdalnym. Nauka dawania dobrego feedbacku za pośrednictwem czatów czy rozmów wideo wymaga czasu, ale jest zbawienna dla sprawnej komunikacji i efektywniejszej pracy.
Żadna kultura firmy nie zadziała bez zaangażowania pracowników i ich autentycznego udziału w podejmowaniu decyzji.
Niektórzy członkowie zespołu mogą początkowo mieć trudności z dzieleniem się myślami. Dzieje się tak zwłaszcza przy przejściu z rozmów biurowych na komunikację w pełni zdalną. Tu rolę powinni odegrać liderzy, zachęcając do dyskusji, aby pracownicy mogli dawać szczery, bezpośredni feedback i wiedzieli, że zostaną wysłuchani. W tym miejscu przydają się narzędzia komunikacyjne: często szybciej i łatwiej jest wysłać krótką wiadomość, niż próbować się do kogoś dodzwonić.
Dbaj o satysfakcję zespołu
Im szybciej rozpoznasz potencjalne źródła nieporozumień i rozczarowań, tym szybciej będziesz w stanie je naprawić.
Czasami nawet tak trywialne rzeczy jak niekończące się wątki e-mailowe mogą prowadzić do frustracji i zakłócać budowanie solidnej kultury zespołu.
Możesz także użyć narzędzi takich jak TeamMood, aby szybko ocenić „nastrój” zespołu i zidentyfikować problemy do rozwiązania.
Postaw na transparentność
Budowanie kultury firmy wymaga transparentności na każdym poziomie. Firma powinna otwarcie mówić o swoich planach, procesach i operacjach. Otwartość między pracownikami a menedżerami to filar budowania kultury zespołu opartej na szacunku. Transparentność buduje zaufanie i wzmacnia więzi.
Kultura współpracy powinna opierać się na dyskusjach w środowisku wolnym od ocen, gdzie każdy może dzielić się uwagami i otrzymywać konstruktywny feedback. Pracując zdalnie, trzeba uważać na słowa, bo nie widać emocji. Czasem pojedyncze emoji (lub jego brak) lub jedno słowo może zostać odebrane jako ofensywne lub pasywno-agresywne, powodując niepotrzebny stres.
Każdy w zespole powinien wiedzieć, w jakim kierunku zmierza firma, o co chodzi w danym projekcie i dlaczego jego realizacja jest tak ważna. Częstą praktyką jest, gdy CEO dołącza na kilka minut do regularnego calla, aby przekazać aktualności. Pracownicy mogą czuć się bezpieczniej po otrzymaniu takiego komunikatu, szczególnie jeśli pracują zdalnie bez bezpośredniego kontaktu z zarządem.
Rzeczywiste korzyści zamiast modnych dodatków
Benefity brzmią świetnie i mogą przyciągać na początku, ale jeśli nie towarzyszą im terminowe wypłaty czy filary kultury firmy, zaczynają tracić na znaczeniu.
Wiele z tych benefitów ma jeden problem: aby z nich korzystać, trzeba zostać dłużej w biurze. Gaming Tuesday? Darmowa pizza w piątek? Warsztaty integracyjne w środę? Wszystko to wymaga od pracowników pozostania w biurze – podczas gdy po ciężkim dniu prawdopodobnie woleliby wrócić do domu. Stwarza to również problem dla osób pracujących zdalnie: świetnie, że w centrali jest niesamowita siłownia, ale tacy ludzie w ogóle z niej nie skorzystają.
Na przykład Basecamp wybrał inny sposób na benefity. Chcą zapewniać pracownikom korzyści, które czynią ich życie łatwiejszym, lepszym i szczęśliwszym. Latem pracują tylko 4 dni w tygodniu. Co trzy lata pracownicy mogą wziąć płatny urlop naukowy (sabbatical). Otrzymują również zwrot kosztów do 1000 USD co trzy lata na urządzenie domowego biura. Firmy budujące podobne struktury dla rozproszonych zespołów mogą również porównać alternatywy dla Hofy przy wyborze sposobu wyposażenia i zarządzania zdalnymi pracownikami.
Basecamp wysyła również pracowników na płatne wakacje: gdzie „płatne” oznacza, że płacą zarówno za czas wolny, jak i za koszt samej wycieczki. Wszystkie benefity, które naprawdę robią różnicę, są opisane w ich podręczniku pracownika.
Stwórz idealne środowisko pracy nawet zdalnie
Tworzenie kultury zespołu w trybie zdalnym wymaga wysiłku zarówno od menedżerów, jak si pracowników. Poniżej znajdziesz kilka wskazówek, jak zapewnić najlepsze środowisko do pracy zdalnej.
Używaj narzędzi wspierających komunikację
Praca może być znacznie przyjemniejsza z odpowiednim zestawem narzędzi. Automatyzacja niektórych zadań pozwala zaoszczędzić czas na budowanie kultury zespołu. Dobrą praktyką jest stworzenie listy zasobów, narzędzi i szablonów oraz trzymanie ich w jednym miejscu, dostępnym dla wszystkich. Firmy mogą również korzystać z portalu HR, aby dać zdalnym pracownikom jedno miejsce do dostępu do dokumentacji, zgłaszania urlopów i aktualizacji danych.
Jakie narzędzia warto rozważyć w pracy zdalnej?
- Kontentino umożliwia sprawną współpracę zespołu w zakresie zarządzania social media. Jest idealne do pracy zdalnej, ponieważ możesz wysyłać content do klientów do zatwierdzenia, omawiać i edytować wszystko bezpośrednio w narzędziu. Twój zdalny zespół może jednocześnie pracować nad planami treści, edytować je i wymieniać komentarze w Kontentino zamiast grać w e-mailowego ping-ponga. Możesz go również używać do przypisywania zadań.
- Filecamp może się przydać, jeśli szukasz miejsca do przechowywania plików i zarządzania nimi za pomocą odpowiednich tagów. Zdalny zespół ma do nich dostęp z dowolnego miejsca.
- Google Docs to proste rozwiązanie do wspólnej pracy nad dokumentami, prezentacjami i arkuszami kalkulacyjnymi. Podobieństwo do pakietu Microsoft Office ułatwia start wielu osobom.
- Google Meet lub LiveWebinar to aplikacje do wideokonferencji odpowiednie dla zespołów każdej wielkości. Dla tych, którzy chcą śledzić ważne ustalenia, rozszerzenia do transkrypcji mogą automatycznie zapisywać przebieg spotkań, ułatwiając późniejszy powrót do notatek i zadań.
- Do komunikacji wewnętrznej możesz użyć takich aplikacji jak: Slack (z wieloma integracjami), Hey.Space, Discord lub Facebook Workplace. Niektóre narzędzia do przekierowywania połączeń również mogą być pomocne.
- Do zarządzania zadaniami warto rozważyć takie narzędzia jak TimeCamp, Asana, Nozbe i Trello.
Dbaj o współpracę
Współpraca w biurze różni się od tej zdalnej. Aby zbudować silną kulturę pracy zespołowej, musisz zapewnić zespołowi odpowiednie narzędzia i promować współpracę. Podkreślaj jej znaczenie, dbaj o właściwy przepływ informacji i zachęcaj do wspólnej pracy nad projektami. Na początku nie zawsze będzie idealnie, ale praktyka czyni mistrza.
Współpraca jest spoiwem, które wiąże kulturę pracy zdalnej.
Eliminuj „spotkania, które mogłyby być e-mailem”
Nie myl zarządzania i wspierania z nadmierną kontrolą. Oczywiście, trzeba trzymać rękę na pulsie, ale codzienna komunikacja powinna opierać się na zaufaniu, szacunku i przejrzystości.
Zamiast organizować serię spotkań, wprowadź np. jeden regularny wspólny call dla całego zespołu raz w tygodniu. Zamiast długich rozmów każdego dnia, wprowadź „daily stand-up”, podczas którego każdy krótko opisuje swoje zadania. Takie 10-minutowe spotkanie zbliża wszystkich i daje aktualny status zadań bez spadku produktywności.
Praca zdalna może być wyzwaniem, więc ułatwiaj ją ludziom, upraszczając procesy, rezygnując ze zbędnych spotkań i niepotrzebnych telefonów, które mogłyby być wiadomością na Slacku.
Zadbaj o zabawę
Pracując zdalnie, nie musisz siedzieć w garniturze – Twój zespół też nie. Praca z domu może być stresująca, zwłaszcza dla osób, które nigdy wcześniej tak nie pracowały w dużym zespole. Tworząc kulturę, nie zapominaj o momentach rozluźnienia. Możesz wprowadzić kanał do luźnych rozmów, dzielenia się zdjęciami, memami czy gifami.
I nie zapominaj o urodzinach! Każdy je świętuje, a dzięki odrobinie automatyzacji możesz sprawić, by wszyscy byli na bieżąco, tak jak robi to Zapier:
Inną dobrą praktyką pielęgnowania kultury firmy w pracy z domu są wirtualne spotkania integracyjne. Spotkania online raz w tygodniu, np. w piątkowe popołudnia, z drinkiem w ręku i luźną rozmową. Pomoże to oczyścić atmosferę i zrelaksować zespół.
Kluczowe wnioski
Oczywiste jest, że tworzenie wspaniałej kultury firmy wymaga czasu, cierpliwości i pracy. Wiele rzeczy należy ustalić na samym początku: metody komunikacji, podejmowanie decyzji, integrację i sposób realizacji projektów. Następnie zarówno menedżerowie, jak i pracownicy muszą ciężko pracować nie tylko nad swoimi zadaniami, ale także nad płynną współpracą.
Na początku może to być trudne, ale ostatecznie zaowocuje budową silnej kultury i efektywnych procesów pracy.
Budowanie kultury w zespole zdalnym wiąże się z dodatkowymi wyzwaniami: musisz stale dbać o motywację zespołu, zrozumienie wartości firmy i bieżący przepływ informacji.
Twoim celem powinno być zbudowanie kultury pracy zdalnej przy maksymalnej produktywności w oddanym zespole, który wciąż może wspólnie spędzać przerwy na kawę, nawet jeśli odbywają się one online.
