Wspólna praca przy fizycznym oddaleniu nie oznacza, że stworzenie kultury zespołu jest niemożliwe. Dziś porozmawiamy o kulturze firmy, o tym, jak ją budować i jak o nią dbać w czasach pracy zdalnej, gdy Twój zespół pracuje z domu.
Kultura firmy – osobowość Twojego biznesu
Jest ona wpisana w tożsamość firmy i odzwierciedla się w wielu codziennych procesach. Jeśli jest silna, nie powinna zostać zachwiana nawet podczas pracy zdalnej. Każda pojedyncza decyzja musi być zgodna z kulturą firmy. Na niej opiera się komunikacja, a każdy problem powinien być rozwiązywany zgodnie z zasadami określonymi przez tę kulturę.
Można ją nawet nazwać „brand bookiem” każdego przedsiębiorstwa.
Kultura firmy sprawia, że każdy członek zespołu wie, jak jego praca wpisuje się w działania całości. Pracownicy wiedzą i czują, jak ważni są dla projektu. Dzielą podobny sposób myślenia, wartości i etykę pracy, co przekłada się na dostarczane wyniki. Dzięki temu rozumieją, jak praca ich zespołu wspiera cele biznesowe organizacji. Przez cały czas czują się pewnie, są doceniani, chętni do słuchania i wiedzą, że sami są słuchani. Działają zgodnie z misją firmy i stale doskonalą swoje postawy zawodowe.
Podejście oparte na kulturze zespołu wyznacza zasady przynależności i zachowania w grupie, jednocześnie promując dobre praktyki i nieustannie pracując nad ich ulepszaniem.
Obecnie, gdy życie zawodowe i prywatne przenikają się w obliczu pracy zdalnej, pozostawanie w kontakcie i panowanie nad sytuacją ma większe znaczenie niż kiedykolwiek wcześniej.
Dlaczego posiadanie kultury firmy jest ważne? Zrozumienie kultury zespołu
Praca nad kulturą zespołu, nawet zdalnie, wymaga głębokiego zrozumienia, dlaczego jest ona istotna i jak może pomóc grupie.
Kultura firmy jako spoiwo zespołu
Nie należy mylić kultury pracy zespołowej z regularnym wychodzeniem na kawę w przerwie na lunch. Nie chodzi też o posiadanie stołu do piłkarzyków w „chillout roomie”.
Kultura firmy to znacznie więcej.
Wartości firmy odzwierciedlają się w sposobie myślenia i umiejętnościach, których szuka się u członków zespołu. Sama kultura firmy to zestaw wartości, które każdy powinien podzielać. Niezależnie od tego, czy chodzi o komunikację, pasję, dbałość o szczegóły, udzielanie feedbacku czy naukę: kultura firmy polega na wierze w te same rzeczy i pokazywaniu tego w każdym aspekcie pracy.
Kultura firmy na trudne czasy
W momencie pisania tych słów jesteśmy w trakcie pandemii COVID-19, a świat stoi w obliczu jednego z największych kryzysów naszych czasów. To właśnie tutaj kultura pracy zdalnej okazuje się prawdziwym ratunkiem dla wielu firm. Nie tylko dla tych organizacji, które były już przyzwyczajone do pracy zdalnej, ale także dla tych, dla których ten model jest zupełnie nową strategią.
Silna kultura firmy nadzoruje rozwiązywanie problemów i zarządzanie kryzysowe, rozpoznaje różne scenariusze i uczy członków zespołu, jak sobie z nimi radzić. Zapewnia również, że pracownicy ani projekty nie zostaną pozostawieni samym sobie w trudnych chwilach.
Praca zdalna może działać
Czy budowanie kultury firmy w zdalnym zespole jest w ogóle możliwe?
„Nie potrzebujesz wszystkich fizycznie w jednym miejscu, aby stworzyć silną kulturę. Najlepsze kultury wywodzą się z działań, które ludzie faktycznie podejmują“. – Jason Fried, „Remote”
Naprawdę można zbudować silną kulturę zespołu z ludźmi, których nigdy nie spotkało się osobiście, ale z którymi współpracuje się na co dzień. Skuteczna kultura firmy dla zespołów pracujących zdalnie utrzymuje motywację i orientację na cel. Pracownicy mogą czuć się częścią zespołu, nawet jeśli pracują w innych lokalizacjach lub strefach czasowych.
Dzięki odpowiedniej kulturze pracy, zdalne obowiązki mogą być łatwiejsze do zarządzania i kontroli. Członkowie zespołu mogą również czuć się bliżej siebie, co pozytywnie wpływa na ogólną produktywność i satysfakcję.
Czy wdrożenie pracy zdalnej w organizacjach typu Product-Led jest możliwe?
Organizacje, w których strategia Product-Led Growth jest kluczem do realizacji KPI, mają większe szanse na czerpanie korzyści z pracy zdalnej. Ponieważ cały workflow musi opierać się na kolaboracji wewnątrz zespołu i między wieloma zespołami, budowanie kultury zespołu staje się prostsze.
W przeciwieństwie do tradycyjnej strategii sprzedaży, w której firmy programistyczne muszą mieć solidny plan, korzystać z różnych narzędzi sprzedażowych, wykonywać telefony i oferować demo, product-led growth opiera się na organicznej ekspansji i przychodzących rozmowach z klientami. Innymi słowy, te organizacje mogą łatwo zaadaptować się do kultury pracy zdalnej.
Jak zbudować właściwą kulturę zespołu
Każdy zespół jest inny: różnią się osobowości, lokalizacje, branże i obowiązujące zasady. Choć nie ma uniwersalnej odpowiedzi na to, jak stworzyć kulturę zespołu, która zadziała w każdych warunkach, znamy kilka składników tego przepisu.
Miej jasne cele
Jeśli czytasz ten artykuł, prawdopodobnie Twoja firma ma już wizję, misję i zestaw podstawowych wartości. Aby mieć pewność, że wszyscy zaangażowani w projekt nadają na tych samych falach, musisz komunikować te cele i pokazywać, jak kultura firmy pomaga całej organizacji je osiągnąć. W Twoim najlepszym interesie jest, aby zespół był uważny i oddany misji.
Poznaj swój zespół
Zanim zaczniesz zagłębiać się w szczegóły, upewnij się, że wszyscy w zespole są zgrani. Każdy musi pracować we własnym tempie, przyczyniając się do realizacji celów firmy i budowania solidnej kultury pracy zespołowej.
Kultura firmy gwarantuje, że masz zespół, którego członkowie mają umiejętności, by odejść, ale wybierają, by zostać.
Netflix, na przykład, stosuje restrykcyjne podejście „unikania supergwiazd ze złą postawą lub słabą etyką pracy”. Możesz mieć w zespole wyjątkowe osoby, które są fatalnymi graczami zespołowymi, ignorując współpracę i łamiąc zasady. Możesz dojść do punktu, w którym będziesz musiał zdecydować, czy pozwolić im zostać (i tym samym zniechęcić innych), czy ich zwolnić, tracąc ich umiejętności, ale eliminując potencjalne problemy.
Kultura firmy dotyczy Twojego obecnego zespołu, ale także każdej osoby, którą zamierzasz zatrudnić.
Wprowadź zasady kultury
Kultura firmy nie jest czymś, co na zawsze pozostaje w tej samej formie. Ludzie przychodzą i odchodzą, ale kultura firmy trwa i stale się doskonali.
Zasady są tym, co wprawia kulturę firmy w ruch.
Tworzenie pewnych zasad, tradycji i nawyków wraz z managerami i pracownikami utrzymuje spójność zespołu i wspiera szczerość.
Choć brzmią surowo, są to raczej „szablony do naśladowania”, które odzwierciedlają wartości firmy. Niektórzy utożsamiają je z wartościami, dla innych to raczej „kodeks kultury” (jak w przypadku Asany).
Najważniejsze to informować wszystkich na bieżąco i upewnić się, że zasady są uznawane i przestrzegane.
Podsycaj dyskusję i zaangażowanie pracowników
Żadna wielka historia nie zaczyna się od sałatki, ale może zacząć się od dyskusji.
Dzielenie się feedbackiem to jeden z kluczowych elementów budowania kultury zespołu, zwłaszcza w zespole zdalnym. Nauka przekazywania konstruktywnych uwag wyłącznie przez czaty, rozmowy czy wideo wymaga czasu, ale jest zbawienna dla sprawnej komunikacji i efektywniejszej pracy.
Żadna kultura firmy nie zadziała bez zaangażowania pracowników i autentycznego współudziału w podejmowaniu decyzji.
Niektórzy członkowie zespołu mogą początkowo mieć trudności z dzieleniem się przemyśleniami. Może to wystąpić zwłaszcza przy przejściu z rozmów w biurze na w pełni zdalny workflow. Tu rolę powinni odegrać team leaderzy, zachęcając do rozmów, tak aby pracownicy mogli dawać szczery, bezpośredni feedback i wiedzieli, że zostaną wysłuchani. W tym miejscu przydają się też narzędzia do komunikacji: często szybciej i łatwiej jest wysłać krótką wiadomość, niż próbować dodzwonić się do kogoś.
Dbaj o satysfakcję zespołu
Im szybciej rozpoznasz potencjalne źródła nieporozumień i rozczarowań, tym szybciej będziesz w stanie je naprawić.
Czasami nawet tak trywialne rzeczy, jak niekończące się wątki e-mailowe, mogą prowadzić do frustracji, a tym samym zakłócać tworzenie solidnej kultury zespołu.
Możesz także użyć narzędzi takich jak TeamMood, aby szybko ocenić „nastroje” w zespole i zidentyfikować problemy do rozwiązania.
Postaw na transparentność
Budowanie kultury firmy wymaga transparentności na każdym poziomie. Firma powinna być autentyczna w swoich planach i procesach. Otwartość między pracownikami a managerami to filar kultury opartej na szacunku. Transparentność buduje zaufanie i wzmacnia więzi.
Kultura pracy zespołowej powinna opierać się na dyskusjach w środowisku wolnym od ocen, gdzie każdy może dzielić się komentarzami. Robiąc to zdalnie, trzeba uważać na słowa, ponieważ nie widać emocji. Czasem jedno emoji (lub jego brak) lub słowo może zostać odebrane jako ofensywne lub pasywno-agresywne, powodując niepotrzebny stres.
Wszyscy w zespole powinni wiedzieć, w jakim kierunku podąża firma, o co chodzi w danym projekcie i dlaczego jego realizacja jest kluczowa. Nie jest rzadkością, że CEO dołącza na kilka minut do regularnego spotkania, aby przekazać szybki update z samej góry. Pracownicy mogą czuć się bezpieczniej po otrzymaniu takiej wiadomości, zwłaszcza jeśli pracują zdalnie bez bezpośredniego kontaktu z szefem.
Realne korzyści ponad modne benefity
Benefity brzmią świetnie i mogą początkowo przyciągać, ale jeśli nie idą w parze z terminowym wynagrodzeniem lub filarami kultury firmy, tracą na znaczeniu.
Wiele z tych korzyści wiąże się z dużym problemem: aby z nich korzystać, musisz zostać dłużej w biurze. Gaming Tuesday? Darmowa pizza w piątki? Warsztaty integracyjne w środę? Wszystko to wymaga od pracowników pozostania w pracy, gdy prawdopodobnie woleliby wrócić do domu po ciężkim dniu. Stwarza to również problem dla osób pracujących zdalnie: świetnie, że w centrali jest niesamowita siłownia, ale tacy pracownicy w ogóle nie będą mogli z niej skorzystać.
Na przykład Basecamp wybrał inny sposób na benefity. Chcą zapewniać pracownikom korzyści, które czynią ich życie łatwiejszym i szczęśliwszym. Latem mają 4-dniowy tydzień pracy. Co trzy lata pracownicy mogą wziąć płatny urlop naukowy (sabbatical). Otrzymują również zwrot kosztów do 1000 USD co trzy lata na urządzenie home office. Basecamp wysyła też pracowników na płatne wakacje: firma płaci zarówno za czas wolny, jak i za koszty samej wycieczki. Wszystkie benefity, które naprawdę robią różnicę, są opisane w ich podręczniku pracownika (Employee Handbook).
Stwórz idealne środowisko pracy, nawet zdalnie
Tworzenie kultury zespołu w rozproszonych grupach wymaga wysiłku zarówno od managerów, jak i pracowników. Poniżej znajdziesz kilka wskazówek, jak zapewnić najlepsze warunki do pracy zdalnej.
Używaj narzędzi wspierających komunikację
Praca może być czystą przyjemnością dzięki odpowiednim narzędziom. Automatyzacja niektórych zadań pozwala zaoszczędzić czas na budowanie kultury zespołu. Dobrą praktyką jest stworzenie listy zasobów, narzędzi i szablonów oraz trzymanie ich w jednym miejscu, dostępnym dla każdego.
Jakie narzędzia warto rozważyć w pracy zdalnej?
- Kontentino umożliwia skuteczną współpracę zespołu w zakresie social media managementu. Jest idealne do pracy zdalnej, ponieważ możesz wysyłać treści do klientów do akceptacji, omawiać i edytować wszystko bezpośrednio w Kontentino. Twój zdalny zespół może jednocześnie pracować nad planami treści (content plans), edytować je i wymieniać komentarze zamiast grać w e-mailowego ping-ponga. Możesz go również używać do przypisywania zadań.
- Filecamp może się przydać, jeśli szukasz miejsca do przechowywania plików i przekształcania ich w zasoby cyfrowe z odpowiednim tagowaniem. Twój zdalny zespół może udostępniać i uzyskiwać dostęp do plików z dowolnego miejsca.
- Google Docs zapewnia proste rozwiązanie do wspólnej pracy nad dokumentami, prezentacjami i arkuszami kalkulacyjnymi. Podobieństwo do oprogramowania Microsoft Office ułatwia start wielu osobom.
- Google Meet lub LiveWebinar to aplikacje do wideokonferencji odpowiednie dla zespołów każdej wielkości. Dla zespołów, które chcą śledzić ważne dyskusje, rozszerzenia do transkrypcji mogą automatycznie zapisywać przebieg spotkań, ułatwiając powrót do notatek i ustaleń.
- Do komunikacji wewnętrznej możesz użyć kilku dostępnych aplikacji: Slack (z wieloma integracjami), Hey.Space, Discord lub na przykład Facebook Workplace. Pomocne mogą być także narzędzia do call routing.
- Do zarządzania zadaniami (task management) warto rozważyć narzędzia takie jak TimeCamp, Asana, Nozbe czy Trello.
Dbaj o kolaborację
Kolaboracja w biurze różni się od tej zdalnej, zwłaszcza jeśli zespół dopiero na nią przeszedł. Aby zbudować silną kulturę pracy zespołowej, musisz zapewnić zespołowi odpowiednie narzędzia i promować współpracę. Podkreślaj jej znaczenie, dbaj o właściwy przepływ informacji i zachęcaj do wspólnej pracy nad projektami. Na początku nie zawsze będzie idealnie, ale praktyka czyni mistrza.
Współpraca to klej, który spaja kulturę pracy zdalnej.
Eliminuj „spotkania, które mogły być e-mailem”
Nie myl zarządzania i wspierania z nadmierną kontrolą. Oczywiście trzeba trzymać rękę na pulsie, ale codzienna komunikacja powinna opierać się na zaufaniu, szacunku i transparentności.
Zamiast organizować serię spotkań z każdym z osobna, wprowadź np. jeden stały, wspólny call dla całego zespołu raz w tygodniu. Zamiast długich rozmów każdego dnia, wprowadź „daily stand-up”, podczas którego każdy krótko opisuje swoje zadania. Takie taktyki stosuje Groove – więcej ich praktyk znajdziesz tutaj. Taki 10-minutowy stand-up zbliża wszystkich i daje wgląd w postępy prac bez obniżania produktywności.
Praca zdalna może być wyzwaniem, więc ułatw ją ludziom, upraszczając procesy, rezygnując ze zbędnych spotkań i niepotrzebnych telefonów, które mogły być wiadomością na Slacku.
Zadbaj o zabawę
Nie musisz zakładać garnituru, pracując zdalnie – Twój zespół też nie. Praca na home office bywa stresująca, zwłaszcza dla nowicjuszy w dużych zespołach. Budując kulturę zespołu, nie zapomnij o luźniejszych momentach w gąszczu celów biznesowych. Możesz wprowadzić czat „watercooler” do dzielenia się zabawnymi zdjęciami, memami czy gifami.
I nie zapomnij o urodzinach! Wszyscy je świętują, a dzięki odrobinie automation marketingu możesz informować wszystkich na bieżąco, tak jak robi to Zapier:
Inną dobrą praktyką pielęgnowania kultury firmy na odległość są wirtualne spotkania. Raz w tygodniu, np. w piątkowe popołudnie, przy drinku i luźnej rozmowie. Pomoże to oczyścić atmosferę i zrelaksować zespół.
Najważniejsze wnioski
Oczywiste jest, że tworzenie wspaniałej kultury firmy wymaga czasu, cierpliwości i pracy. Wiele rzeczy trzeba ustalić na samym początku: metody komunikacji, podejmowanie decyzji, integrację i sposób realizacji projektów. Potem zarówno managerowie, jak i pracownicy muszą ciężko pracować nie tylko nad swoimi zadaniami, ale także nad płynną współpracą.
Początki bywają trudne, ale ostatecznie może to zaowocować silną kulturą pracy zespołowej i wydajnymi procesami, które ona ze sobą niesie.
Budowanie kultury firmy w zdalnym zespole wiąże się z dodatkowymi wyzwaniami: musisz stale dbać o motywację, zrozumienie wartości firmy, kontakt i bieżący przepływ nowości.
Dąż do stworzenia kultury pracy zdalnej o maksymalnej produktywności w zgranym zespole, który wciąż może wspólnie spędzać przerwy na kawę, nawet jeśli odbywają się one online.
