Uporządkuj swój marketing dzięki procesom współpracy i akceptacji w social media

Powiedzieć, że w 2022 roku agencje social media mają pełne ręce roboty, to jak nic nie powiedzieć. Jeśli prowadzisz agencję marketingową i chcesz wyróżnić się z tłumu, czeka Cię wyzwanie związane z usprawnieniem współpracy w mediach społecznościowych. 

Znalezienie złotego środka między marketing automation a personalizacją bywa trudne, ale jest niezbędne, aby utrzymać się w grze. Bycie na bieżąco z nowościami jest kluczowe, ale nie powinno to przysłaniać płynnej współpracy i procesów akceptacji wewnątrz Twojej firmy.

Choć adaptacja do najnowszych trendów social media powinna być ważną częścią Twojej strategii, to zarządzanie procesami wewnątrz agencji może decydować o jej sukcesie lub porażce. Jeśli wszystko jest dobrze poukładane, firma działa jak dobrze naoliwiona maszyna. 

Ale jeśli coś zgrzyta, trzeszczy i szwankuje:

Spójrzmy prawdzie w oczy: bez odpowiedniego procesu współpracy i akceptacji w social media nie będziesz w stanie pracować efektywnie, rozwijać swojej agencji ani właściwie obsługiwać klientów. 

Co więc zrobić, jeśli na razie to po prostu nie działa?

Rola procesu współpracy i akceptacji w agencji marketingowej

Im lepszy plan współpracy w social media i procesy akceptacji, tym wydajniejsza jest Twoja praca. To proste i stanowi chleb powszedni każdej agencji. Jeśli masz na pokładzie wielu członków zespołu i klientów, wiesz, że omawianie nawet najdrobniejszego szczegółu może trwać wieki. Wcale jednak nie musi tak być. 

Płynna współpraca w social media i szybki proces akceptacji mogą przyczynić się do skuteczniejszej strategii marketingowej. Mogą również pozytywnie wpłynąć na wynik NPS wśród Twoich klientów, obniżyć koszty operacyjne i poprawić satysfakcję zespołu. 

Aby w pełni zrozumieć rolę planowania współpracy, warto krótko omówić kilka pojęć.

Proces akceptacji w social media workflow to proces zatwierdzania lub odrzucania konkretnego elementu związanego z mediami społecznościowymi: contentu, pliku, propozycji kampanii reklamowej itd. – by wymienić tylko kilka przykładów. 

Proces akceptacji może odbywać się zarówno wewnętrznie (na poziomie zespołu), jak i zewnętrznie (na poziomie klient-agencja).

Wewnętrzna współpraca w social media to kooperacja na poziomie zespołu lub firmy dotycząca projektów i zadań w mediach społecznościowych wewnątrz organizacji. 

Dlaczego współpraca w social media bywa kłopotliwa? Częste błędy

Współpraca w social media, choć wydaje się prosta, może powodować wiele problemów. Poniżej wymieniliśmy kilka z nich.

Brak procedur

Jeśli pracujesz zdalnie ze swoim zespołem i klientami, ale nie uporządkujesz procedur, bardzo często możesz wpędzić się w kłopoty. Ustalenie nawet kilku prostych zasad (dotyczących wysyłania do akceptacji lub checklist z wymaganiami dla postów) może pomóc zachować zdrowy rozsądek w codziennym workflow. 

Obawa przed automatyzacją

Narzędzia marketingu automation są po to, by ludzie od social media mogli z nich korzystać i uśmierzyć ból związany z wieloma codziennymi, powtarzalnymi zadaniami. Wielu marketerów waha się jednak przed używaniem softu. Wolą robić rzeczy ręcznie, zamiast automatyzować żmudne zadania za pomocą narzędzi. 

Scope creep (rozpełzanie się zakresu)

Słyszałeś kiedyś o scope creep? Zjawisko to występuje, gdy sterta zadań rośnie w niezamierzony sposób, sprawiając, że cały projekt powiększa się i wymyka spod kontroli. Zmiany przyczyniają się do nieautoryzowanego rozrostu zakresu projektu i generują jedynie bałagan. Bez procedur musisz spodziewać się kłopotów. 

Różne oczekiwania

Przed podjęciem nowego projektu w social media upewnij się, że oczekiwania obu stron są jasne. Jeśli obiecałeś klientowi gruszki na wierzbie – ale ich nie „dowoziłeś” – nie dziw się, że nie jest on zadowolony z Twoich usług, a współpraca jest po prostu trudna. Jeśli Twój klient jest natarczywy i niezwykle wymagający nawet poza normalnymi godzinami pracy, możesz pożegnać się z myślą o efektywnej współpracy.

Jak przygotować efektywny plan współpracy w social media dla agencji?

Uporządkowanie procesów wewnątrz agencji może być game-changerem nie tylko wtedy, gdy zmagasz się z workflow, ale także, gdy po prostu chcesz go ulepszyć. Oto kilka dobrych wskazówek dotyczących współpracy, które warto wziąć pod uwagę przy planowaniu. 

Audyt współpracy w social media

Uważasz, że Twoja współpraca w social media działa cuda i nie ma nic do zmiany? A co z drobnymi ulepszeniami? Aby zacząć wdrażać szybkie poprawki, musisz zidentyfikować to, co jeszcze nie do końca trybi. Podobnie jak w przypadku audytu social media, powinieneś to zbadać i wypatrywać możliwych wąskich gardeł (bottlenecks). Może być kilka powodów, dla których współpraca kuleje: brak odpowiedzi, powolna reakcja, brak komunikacji, brak daily stand-upów czy dziurawe procedury. 

Miej jasną strategię social media

Wszyscy w Twoim zespole powinni nadawać na tych samych falach i w pełni rozumieć, na czym polega współpraca z marką. Wystarczy jedna osoba, by zburzyć workflow, więc jeśli w zespole jest ktoś, kto negatywnie na niego wpływa, należy jak najszybciej rozwiązać tę sytuację. Ustalenie jasnej strategii social media poprzez podkreślenie kluczowych zasad nie jest wyborem – jest tutaj koniecznością. 

Wiedz, kto jest kim 

Rozpoznanie ról to jedna z najważniejszych części współpracy w mediach społecznościowych. Każdy w zespole powinien mieć jasną informację o tym, kto odpowiada za jaki profil, jaką platformę i jakie zadania – oraz jak te wszystkie osoby mogą pracować razem na ten sam wynik: niesamowitą komunikację w social media.

Załóżmy, że istnieje zespół social media składający się z 4 osób: 

Sary, Jonathana, Melanie i Thomasa. 

Jako team leader, Sara jest odpowiedzialna za komunikację z klientami i zajmowanie się ich prośbami. Zajmuje to dużo czasu, więc sama nie jest w stanie tworzyć świetnych pomysłów na content.

Tym zajmują się Melanie i Thomas – przygotowują kreatywne copy na profile na Facebooku i Instagramie. Są jednak nowi w zespole i nie wiedzą jeszcze wszystkiego o swoich klientach ani o ich tone of voice, więc potrzebują odrobiny pomocy.

W tym miejscu wkracza content manager Jonathan – łącznik między młodszymi content managerami a team leaderem. Jonathan sprawdza posty pod kątem zgodności ze strategią social media i po pierwszej wewnętrznej akceptacji przesyła je dalej do Sary, która z kolei wysyła je do akceptacji klientom.

To tylko przykład tego, jak może wyglądać proces współpracy w social media. 

Stwórz wytyczne (guidelines) dla social media

Powinien to być Twój dokument pierwszego wyboru w przypadku onboardingu, wątpliwości co do strategii lub sprawdzania, czy współpraca zmierza we właściwym kierunku.

Stworzenie kompleksowych wytycznych dla social media nie dzieje się z dnia na dzień. Należy je również od czasu do czasu aktualizować i powinny być dostępne dla wszystkich zaangażowanych w dany projekt. 

Co powinno się w nich znaleźć? Choć możesz dostosować je do swoich potrzeb, Twoje wytyczne dotyczące współpracy z marką powinny zdecydowanie obejmować sześć poniższych obszarów:

• strategia social media dla planu współpracy,
• tone of voice (ton komunikacji),
• brand guidelines (wytyczne marki),
• cyfrowe zasoby marki (brand assets),
• procedury współpracy (osoby odpowiedzialne, czasy reakcji, szablony),
• (dodatkowo) procedury współpracy w obliczu kryzysu w social media.

Opanuj zarządzanie zadaniami (task management)

Nie każdy lubi otrzymywać zadania i nie każdy lubi je delegować. Jednak trzeba to robić i nie powinieneś wstydzić się proszenia o pomoc oraz dzielenia obowiązków. Każdy powinien znać swoje miejsce w social media workflow – podczas gdy jedna osoba odpowiada wyłącznie za tworzenie postów lub tworzenie interaktywnych infografik, inna może sprawdzać je pod kątem gramatycznym, a jeszcze inna może dawać ostateczną akceptację wewnętrzną, zanim post trafi do publikacji lub akceptacji klienta. Bardzo dokładne i precyzyjne zarządzanie zadaniami, przynajmniej na początku, może pomóc uniknąć wielu nieporozumień i kryzysów. 

Używaj narzędzi

Są narzędzia, które nie rozwiązują problemów – zamiast tego tworzą potrzeby. Takich nie potrzebujesz. To, czego potrzebujesz, to zestaw narzędzi, które usprawnią Twoją współpracę w social media i sprawią, że praca stanie się przyjemnością. Nie bój się testować różnych rozwiązań razem z zespołem i sprawdzać, czy poprawiają jakość pracy i plan współpracy, czy nie.

Brzmi to trochę przerażająco? Założymy się, że tak – jednak, gdy tylko zaczniesz stawiać te pierwsze małe kroki, zobaczysz, że Twoja współpraca w social media zacznie działać.

Jak najefektywniej współpracować z klientami? Komunikacja zewnętrzna.

Przewodnik social media po stronie klienta

Aby współpraca była nie tylko owocna, ale również bezproblemowa, powinieneś stworzyć przewodnik po mediach społecznościowych także dla swoich klientów. Zamieść tam ważne informacje o tym, kto odpowiada za komunikację na danym profilu, jaka jest strategia i tone of voice, a także szablony odpowiedzi i plany komunikacji, które wcześniej zatwierdziłeś z klientem. To coś, do czego zawsze można wrócić. 

Wdróż klientów i zaangażuj ich

To bardzo ważne, aby zaangażować klientów w tworzenie wytycznych i porządkowanie procedur workflow. Im bardziej będą zaangażowani, tym większe zrozumienie wykażą, jeśli chodzi o proces współpracy i akceptacji w social media. 

Pokaż im korzyści i siłę feedbacku

Czasami klienci po prostu nie są świadomi potężnej magii feedbacku. Jedną z najlepszych wskazówek jest pokazanie im, nawet w kilku punktach, dlaczego ich szybka i szczegółowa informacja zwrotna ma znaczenie i jak może wpłynąć na komunikację marki. Prezentując plan współpracy marketingowej, możesz uświadomić im jego wagę i sprawić, że będą bardziej chętni do wcielenia go w życie – wspólnie z Twoim zespołem. 

Używaj narzędzi

Tak – narzędzia są nie tylko dla social media managerów, więc nie zapomnij o nich, przygotowując przewodnik współpracy dla klientów. Istnieje kilka aplikacji, które mogą przynieść korzyści nie tylko Twojemu zespołowi.

To oczywiste, że współpraca jest kluczem do sukcesu. Czy wiesz, że możesz ją udoskonalić dzięki Kontentino? 

Dzięki tej dodatkowej warstwie akceptacji i bezpieczeństwa możesz zadbać o social media workflow i współpracować – zarówno wewnętrznie, jak i zewnętrznie – w najbardziej efektywny sposób.

Wskazówki dotyczące współpracy w Kontentino

Checklisty wymagań dla postów 

Te listy kontrolne mogą być naprawdę skuteczne w planowaniu współpracy. Możesz dostosować checklisty dla każdego profilu i dodawać własne wymagania. Ta funkcja działa cuda, zwłaszcza jeśli masz nowego klienta, z którym nie jesteś jeszcze w pełni zgrany, lub jeśli masz stażystów, którzy najpierw muszą poznać zasady. Dzięki poręcznym listom wymagań mogą oni odhaczać odpowiednie punkty, gdy ich content je spełnia, oszczędzając tym samym mnóstwo czasu osobie, która będzie je wewnętrznie zatwierdzać. 

Wysyłanie postów do akceptacji klienta

Wisienka na torcie. Koniec z wiadomościami, e-mailami czy gołębiami pocztowymi z prośbą o zatwierdzenie postów.

Możesz wysłać klientom prośbę o akceptację bezpośrednio z Kontentino, a oni mogą zatwierdzić content jednym kliknięciem. Mogą to zrobić również przez aplikację mobilną, nawet jeśli są akurat gdzieś na Bali i sączą drinki. 

Oczywiście mogą również odrzucić Twój content i odesłać go do poprawki, zostawiając komentarze i feedback, który możesz natychmiast wdrożyć. Wyobraź sobie tylko, ile czasu zajęłoby poprawianie pojedynczej literówki przez e-mail.

W Kontentino zajmuje to sekundy. Ta sama historia dotyczy akceptacji wewnętrznej, jeśli chcesz wysłać post do kogoś ze swojego zespołu. Wygodne pola statusu (poniżej) dają jasną informację o tym, jak postępują prace nad contentem i czy jest on gotowy do publikacji.

Tłumaczenia dla marek międzynarodowych

Prowadzisz komunikację w social media dla profili z całego świata, w wielu językach? Możesz łatwo zarządzać współpracą w zespołach, ponieważ Kontentino oferuje opcje tłumaczenia postów tuż obok oryginalnej wersji. 

Przydzielanie zadań (Task assignment)

Możesz łatwo omawiać treści i dzielić się spostrzeżeniami z klientami i zespołem wewnątrz Kontentino, ale możesz także delegować zadania osobom przypisanym do konkretnego projektu. Zamiast podchodzić do ich biurka lub wysyłać e-maila, możesz delegować zadania w Kontentino, dzięki czemu osoba odpowiedzialna za zmiany zostanie powiadomiona natychmiast. Koniec z wymówkami typu “to wpadło mi do SPAMu”.

Rodzaje współpracy w Social Media

#1 Współpraca Agencja – Klient (Marka)

Kiedy mówimy o współpracy w mediach społecznościowych, ten typ jest prawdopodobnie pierwszym, który przychodzi na myśl. To najbardziej tradycyjna forma, w której agencja współpracuje z klientem (marką) w celu tworzenia treści.

W tym modelu agencja odpowiada za strategię social media, tworzenie contentu (content creation) i egzekucję. Klient (marka) dostarcza wkład do strategii i akceptuje treści przed ich publikacją.

Ten rodzaj współpracy może działać dobrze, pod warunkiem, że obie strony mają jasność co do swoich ról i obowiązków. Może to również pomóc w stworzeniu bardziej usprawnionego procesu, ponieważ agencja odpowiada za przekuwanie planów w działanie.

Jednak ten typ współpracy może również tworzyć dynamikę władzy, w której trudno się poruszać. Na przykład agencja może czuć, że ciągle musi zadowalać klienta, co może prowadzić do kreatywnych kompromisów.

Jeśli klient nie jest zadowolony z tworzonych treści, może dojść do długotrwałego odbijania piłeczki między agencją a klientem, zanim content zostanie ostatecznie zatwierdzony. Może to być frustrujące dla obu stron i prowadzić do straty czasu i wysiłku.

Alternatywnie, klient może próbować mikrozarządzać (micromanage) treściami w social media. Dla agencji bywa to bardzo uciążliwe.

Ważne jest znalezienie model współpracy, który działa dobrze dla obu zaangażowanych stron. W przeciwnym razie proces może prowadzić do napięć i frustracji.

Dobre praktyki we współpracy Agencja – Klient (Marka):

• stwórzcie scentralizowany kalendarz contentowy (content calendar)
• ustalcie cele w mediach społecznościowych
• opracowujcie briefy kreatywne dla każdej kampanii
• organizujcie regularne check-iny (np. tygodniowe lub miesięczne), by sprawdzać postępy
• jasno zdefiniujcie role i obowiązki od samego początku
• stwórzcie system akceptacji treści

#2 Współpraca Agencja – Agencja

Zwłaszcza w przypadku większych klientów lub firm międzynarodowych, nierzadko różne agencje współpracują przy kampaniach w social media. Ten typ współpracy może zachodzić między dwiema niezależnymi agencjami pracującymi dla tego samego klienta, lub między agencją social media a innym dostawcą usług (np. agencją PR).

W obu przypadkach współpraca między agencjami jest niezbędna, aby uniknąć powielania wysiłków i upewnić się, że wszyscy dążą do tego samego celu.

Kluczem do udanej współpracy między agencjami jest komunikacja. Wszystkie strony muszą od samego początku nadawać na tych samych falach, aby uniknąć nieporozumień na późniejszym etapie.

Dobre praktyki we współpracy Agencja – Agencja:

• posiadajcie scentralizowany kalendarz i harmonogram kampanii
• ustalcie regularne telekonferencje lub spotkania, aby być na bieżąco
• wyznaczcie jeden punkt kontaktowy dla każdej agencji
• stwórzcie wspólne wytyczne (guidelines)
• używajcie narzędzia do zarządzania projektami, by śledzić zadania

#3 Współpraca Agencja – Influencer/Brand Ambassador

Czasami współpraca w social media nie ogranicza się tylko do relacji agencja-klient. Może również obejmować pracę z influencerami lub ambasadorami marki przy tworzeniu contentu. Ten typ współpracy może być niezwykle skuteczny, ponieważ pozwala dotrzeć do ich publiczności i obserwujących.

Należy jednak upewnić się, że influencer lub ambasador pasuje do Twojej marki przed rozpoczęciem współpracy. Ostatnią rzeczą, jakiej chcesz, jest publikowanie przez nich treści, które nie są zgodne z wartościami lub przekazem Twojej marki.

Dobre praktyki we współpracy Agencja – Influencer/Brand Ambassador:

• zrób research potencjalnych influencerów i ambasadorów
• stwórz wytyczne social media dla influencerów i ambasadorów
• skonfiguruj system akceptacji treści
• prowadź regularne statusy z influencerami
• ustal jasne cele od początku współpracy

Z odpowiednim systemem współpracy będziesz w stanie nie tylko prowadzić kampanie influencer marketingu dla swoich klientów, ale także skalować swoje działania. Oznacza to, że będziesz mógł pracować z większą liczbą twórców i docierać do szerszej publiczności niż kiedykolwiek wcześniej.

#4 Współpraca Klient – Influencer

Agencje nie są wymagane na każdym etapie procesu. Czasami klienci (marki) mogą pracować bezpośrednio z influencerami przy tworzeniu contentu.

Taki typ współpracy może być korzystny dla obu stron. Klient pracuje bezpośrednio z twórcą, a influencer ma większą swobodę twórczą przy publikowaniu postów.

Jednak brak agencji ma dwie strony medalu. Z jednej strony klient może zaoszczędzić pieniądze, pracując bezpośrednio z influencerem. Z drugiej strony istnieje ryzyko, że treści nie będą zgodne z przekazem lub wartościami marki.

Dobre praktyki we współpracy Klient – Influencer:

• upewnij się, że ustalenia są na piśmie, by chronić zarówno markę, jak i influencera
• sprawdź dwa razy, czy nie ma konfliktu interesów, jeśli influencer współpracuje z wieloma markami
• miej realistyczne oczekiwania co do tego, co influencer może dostarczyć
• ustal jasne wytyczne dotyczące treści i przekazu, jeśli zaangażowanych jest więcej twórców
• korzystaj z narzędzi do zarządzania social media, aby pomóc sobie w zadaniach takich jak akceptacja treści i śledzenie analityki

Czy wszystkie te rodzaje współpracy mogą istnieć jednocześnie?

Współpraca w social media może przybierać różne formy w zależności od potrzeb marki lub klienta. Najważniejszym aspektem jest upewnienie się, że wszyscy zaangażowani nadają na tych samych falach i że między wszystkimi stronami istnieje jasna komunikacja.

Z odpowiednim systemem na miejscu, współprace mogą zakończyć się ogromnym sukcesem. Dlatego warto przyjrzeć się bliżej wszystkim możliwościom, jakie daje Kontentino w zakresie udanej współpracy i workflow akceptacji.

Wykorzystaj potencjał współpracy w social media

O korzyściach i wskazówkach dotyczących współpracy moglibyśmy pisać godzinami. 

Zbierz swój zespół i spróbujcie zidentyfikować wszelkie wąskie gardła w waszej współpracy z markami, a także sposoby na jej ulepszenie. Następnie po prostu zacznijcie pracować nad poprawą sytuacji i użyjcie narzędzi, aby zautomatyzować niektóre żmudne zadania oraz zyskać funkcje, które wystrzelą Waszą codzienną pracę w kosmos. 

Nawet Twoi klienci mogą Ci za to podziękować.