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É um problema comum as equipas de social media ficarem sobrecarregadas com os seus workflows. Estar a par de todas as novas plataformas, formatos e alterações de algoritmos é, muitas vezes… exaustivo.
A solução mais fácil para muitos é contratar mais especialistas ou aceitar menos projetos. No entanto, ambas as abordagens apresentam consequências para o negócio e podem nem sempre ser viáveis ou razoáveis. Hoje vamos mostrar-lhe 13 social media collaboration tools que pode implementar para uma melhor produtividade, um planeamento mais agradável e um trabalho de equipa sem complicações. Preparado?
Top 13 social media collaboration tools
1. Social Media Collaboration Tool: Kontentino
O que é o Kontentino?
O Kontentino é uma ferramenta de social media management e workflow que facilita a colaboração em equipa e a interação com os clientes. Ao contrário de muitas outras soluções de gestão de redes sociais, o Kontentino é mais do que um simples scheduler.
Classificação de colaboração: ⭐⭐⭐⭐⭐
6 principais funcionalidades de colaboração do Kontentino:
- Comments – Uma secção de comentários simples de usar permite que os membros da equipa partilhem reflexões, feedback e ideias.
- Tasks – Esta funcionalidade permite atribuir responsabilidades específicas a membros da sua equipa de social media, ou que estes o façam entre si.
- Inspirations – As equipas podem colecionar, guardar, editar e partilhar inspirações para futuros posts no Kontentino.
- Aprovação de Conteúdo – Pode enviar planos de conteúdo e posts para aprovação interna à sua equipa e supervisores, ou para aprovação externa aos seus clientes e parceiros de negócio.
- Social Media Scheduling – O Kontentino suporta todo o processo de planeamento, rascunhos, duplicação e agendamento de posts em várias plataformas.
Pode simplificar o alcance e o impacto do seu conteúdo publicando no momento certo, com toda a equipa a par de tudo. - Mentions – Com as menções, pode dirigir-se ou notificar membros específicos da equipa para acelerar a comunicação interna e externa e, consequentemente, a performance nas redes sociais.
O Kontentino é especialmente recomendado para:
- agências de social media que pretendem introduzir um workflow de colaboração pela primeira vez
- equipas de marketing que procuram renovar o seu fluxo de colaboração atual, mesmo com utilizadores ilimitados
- empresas de publicidade que queiram substituir várias ferramentas por uma única solução consolidada
- marcas que exigem procedimentos de aprovação avançados entre diferentes membros da equipa
- negócios que procuram organizar a sua equipa com ferramentas de colaboração eficientes
2. Asana
O Asana é uma ferramenta de gestão de projetos que as equipas de marketing podem utilizar para organizar as suas tarefas.
Permite que as equipas visualizem a carga de trabalho global, relatórios de performance, façam a gestão de projetos e atribuam tarefas. Embora seja útil para grandes campanhas de marketing, não é a solução ideal para colaboração específica em social media.
Não nos leve a mal – nós 🧡 o Asana na Brainy Bees.
É uma das melhores ferramentas de colaboração que existem, mas para gerir contas de redes sociais, precisa de algo focado nas especificidades deste canal.
O Asana carece de funcionalidades como o agendamento direto para perfis sociais.
Para ter uma visão 360º da sua comunicação, recomendamos o uso de ferramentas como o Asana, mas mover o processo de colaboração de redes sociais para uma plataforma dedicada como o Kontentino.
3. Slack
Um dos princípios de uma boa colaboração é uma boa comunicação. Como uma das plataformas de comunicação mais populares, o Slack pode ajudar gestores de redes sociais com alinhamentos rápidos, brainstormings e atualizações em tempo real.
Embora o Slack seja excelente em várias áreas, não foi desenhado primariamente como uma plataforma de gestão de tarefas ou uma ferramenta tradicional de colaboração para social media.
Pode manter a comunicação da equipa no Slack e depois passar para a implementação noutra ferramenta, como o Kontentino.
A nossa equipa na Brainy Bees partilha ideias de content curation, menções à marca e insights de marketing de conteúdo num canal especial do Slack chamado #inspire.
Convertemos uma ideia bruta em rascunhos de posts e trabalhamos a execução no Kontentino se esta cumprir todos os critérios.
4. Google Workspace
O Google Workspace é utilizado por marketers em todo o mundo para trabalhar em documentos, folhas de cálculo e apresentações. As capacidades do Google Drive são ótimas, mas podem não ser as mais adequadas para a colaboração fluida em social media.
Pode partilhar ficheiros, trabalhar em tempo real e deixar feedback, mas terá de os mover manualmente para o seu sistema de gestão de redes sociais depois.
Se trabalha em documentos longos, o Google Workspace é imbatível.
Pode ser útil para trabalhar em templates como:
- calendários de conteúdo
- auditorias de redes sociais
- guias de tamanhos de imagem
- Relatórios sociais
- outros materiais de marketing
No entanto, como o Google Workspace não tem ligações API diretas para publicação, não será eficaz como ferramenta de agendamento.
5. Filecamp
Pode armazenar os seus recursos e pesquisar ficheiros com o Filecamp, uma solução de digital asset management (DAM).
Os seus assets (imagens, dados de social listening, menções ou transcrições) podem ser tagueados, distribuídos e organizados no Filecamp.
O Filecamp é útil para arquivar conteúdo evergreen, como brand books e guias gerais, mantendo tudo acessível num único local.
6. Trello
Esta ferramenta de gestão de projetos baseia-se no sistema Kanban. O Trello permite criar espaços e tarefas para colaboração. É intuitivo e fácil de navegar, embora as notificações por email possam ser um pouco lentas.
O ponto negativo é que não é otimizado para todas as formas de colaboração em redes sociais.
Ajuda a planear atividades, mas não agenda posts nem gera relatórios de performance.
Pode usar o Trello para brainstorming, mas a implementação real deve ser feita através de uma ferramenta especializada.
7. Notion
Equipas de todo o mundo usam o Notion extensivamente. É uma ferramenta poderosa para construir bases de conhecimento e funciona bem em conjunto com outras ferramentas.
Nele, toda a informação sobre clientes ou projetos pode ser estruturada numa base de dados abrangente para a equipa de social media management.
O Notion ajuda a integrar os esforços de redes sociais numa campanha maior. Permite guardar passwords com segurança, definir objetivos de criação de conteúdo e partilhar ideias.
8. Miro
O quadro branco digital do Miro permite planear projetos de qualquer ângulo e colaborar sem interrupções com a sua equipa.
É particularmente útil para iniciativas criativas, permitindo a colaboração em key visuals e conceitos de marketing.
Com o Miro, pode desenvolver uma nova direção de design e depois incorporá-la no seu workflow habitual.
O plano gratuito é suficiente para garantir que a equipa está alinhada, mas as conclusões tiradas precisam de ser implementadas noutras plataformas.
9. Canva
O Canva é a ferramenta de design que permite a qualquer equipa criar assets visuais de qualidade com facilidade.
Com funcionalidades de colaboração intuitivas, os membros da equipa podem trabalhar juntos na criação de conteúdo para diferentes canais sociais.
Embora ofereça agendamento, carece de relatórios e de opções avançadas presentes em ferramentas de gestão robustas.
Ainda assim, as suas funcionalidades de criação tornam-no essencial para qualquer social media manager. Permite editar ficheiros, usar bancos de imagens ou criar mockups rapidamente.
Existe uma versão gratuita, mas o upgrade para o plano Pro dá acesso a ferramentas como o Magic Resize, que poupam muito tempo.
10. Monday.com
O Monday.com é uma plataforma de CRM versátil que serve também como hub para a colaboração entre equipas.
Desenhado para simplificar o workflow, permite que cada membro se envolva na comunicação em tempo real e na gestão de projetos.
Oferece ferramentas colaborativas avançadas que facilitam a interação entre diferentes departamentos e integração com apps como o Google Drive.
Para quem procura alternativas, existem várias opções no mercado. É útil para planear o tom de voz e substituir ferramentas como o Microsoft Teams na componente de colaboração.
11. Airtable
Muitos consideram o Airtable como um Google Drive “com superpoderes”, e com razão.
Permite criar folhas de cálculo interativas com tags, menções e etiquetas.
Assim, a equipa pode gerir trackers de campanhas, templates de estratégia, calendários editoriais ou bases de dados complexas.
Mas, mesmo com automações, continuam a ser primariamente folhas de cálculo.
Falta-lhe o suporte para checklists de requisitos de posts específicos, envio para aprovação externa num clique ou agendamento direto nos canais sociais.
Versão gratuita disponível. Os planos pagos começam nos $20 por mês por utilizador.
12. Zapier
O Zapier permite automatizar aplicações ligando-as entre si. Exemplos? Com um “Zap”, uma imagem partilhada no Microsoft Teams pode ser enviada automaticamente para o Google Drive.
Pode automatizar inúmeras tarefas repetitivas.
Com mais de 3.000 ligações possíveis, as equipas conseguem facilitar a gestão de campanhas, assets visuais e bases de dados sem trabalho manual.
13. Ayanza
O Ayanza é uma ferramenta de gestão de projetos com IA que foca no trabalho de equipa e na otimização de workflows.
Permite aceder a uma base de conhecimento partilhada, gerir cargas de trabalho e utilizar um newsfeed tipo rede social onde as equipas se sentem familiarizadas.
O Ayanza também ajuda na gestão de tempo com IA, permitindo melhorar a performance e a colaboração através de dashboards personalizáveis.
Simplifica a edição de tarefas e workflows com temporizadores que a IA usa para fornecer sugestões e resumir requisitos principais.
Benefícios da colaboração para equipas de social media
Eis por que razão uma colaboração bem-sucedida é crucial para agências e equipas de redes sociais:
Melhoria da produtividade
A colaboração consiste num conjunto de ferramentas e processos bem definidos.
Organizar estes recursos pode levar tempo, mas o investimento compensa. Com as funcionalidades certas, os gestores trabalham de forma mais eficaz e com menos frustração, entregando mais e melhor.
Menos falhas de comunicação
A comunicação pode ser confusa se for baseada em mal-entendidos. Com as ferramentas adequadas, as equipas trabalham para o mesmo objetivo dentro de um quadro de procedimentos claro.
Embora erros possam ocorrer, são mais fáceis de eliminar precocemente. Garantir que todos estão na mesma página é a base de uma colaboração fluida.
Gestão de tarefas cristalina
Quando as regras de colaboração estão definidas, todos sabem exatamente o que fazer e qual o seu papel nesta “selva” digital.
A distribuição, delegação e conclusão de tarefas tornam-se processos alinhados e transparentes.
Onboarding mais fácil
O setor do marketing tem historicamente taxas de rotatividade elevadas. Porque mencionamos isto? É simples.
Com procedimentos de colaboração estruturados, é mais fácil integrar novas pessoas no processo. Ter tudo documentado e centralizado poupa semanas de formação.
Seja por crescimento ou substituição, um workflow organizado torna as transições naturais e indolores.
Abordagem mais profissional ao marketing
Provavelmente quer que a sua agência cresça e conquiste novos clientes.
Causar uma excelente impressão com um processo de colaboração totalmente funcional, no qual o cliente pode participar, é uma forma infalível de ganhar a sua confiança.
Melhor controlo sobre assets e dados
As empresas lidam frequentemente com informações confidenciais e diversos assets de marca.
A ferramentas de colaboração garantem que a informação sensível seja armazenada e acedida apenas por quem tem autorização, melhorando a gestão de ativos.
Como escolher as suas ferramentas: checklist
Como escolher a ferramenta certa para o seu negócio?
Siga esta checklist:
A facilidade de utilização é fundamental
Escolha uma plataforma com uma interface intuitiva. Quanto mais simples for, mais rápido a equipa começa a produzir, reduzindo o tempo de aprendizagem.
Verifique a escalabilidade
A ferramenta deve acompanhar o crescimento da sua equipa. Uma solução escalável evita o transtorno de ter de migrar para outra plataforma à medida que as necessidades evoluem.
Procure colaboração em tempo real
Procure opções como dashboards partilhados, funcionalidades de aprovação de clientes e etiquetas para simplificar a comunicação.
Analítica e relatórios
Uma boa ferramenta deve oferecer analytics robustos. Insights baseados em dados guiam a sua estratégia para otimizar campanhas no imediato.
Opções de personalização
Escolha algo que lhe permita adaptar as funcionalidades às suas necessidades específicas, tornando a ferramenta um espelho do seu workflow.
Tenha o orçamento em conta
Seja cauteloso com os custos. Uma solução económica que cubra o essencial é melhor do que uma cara com funcionalidades que nunca irá usar.
Capacidades de integração
Verifique se a ferramenta se liga ao software que já usa diariamente para reduzir o trabalho manual de introdução de dados.
Segurança dos dados
Opções como autenticação de dois fatores devem estar incluídas para garantir o cumprimento dos regulamentos de proteção de dados.
Apoio ao cliente e formação
Procure suporte reativo e recursos educativos abrangentes. Fazem toda a diferença na experiência de utilização.
Veja se a equipa gosta da ferramenta
No final, será a equipa a usá-la todos os dias. Experimente com eles, garanta que todos se sentem confortáveis a navegar na plataforma.
Escolha as suas ferramentas com sabedoria
O primeiro passo para o trabalho de equipa perfeito é reconhecer que ele é necessário. Depois, basta organizar os procedimentos e escolher as melhores ferramentas para atingir os objetivos.
Embora todas as ferramentas mencionadas sejam úteis, o Kontentino é a que combina social media management, gestão de projetos e comunicação num só lugar.
Por isso, é capaz de substituir várias ferramentas do seu arsenal e poupar até 40% do tempo em tarefas operacionais.
