Înapoi la blog
Să spui că agențiile de social media au multe pe cap în 2022 este puțin spus. Dacă conduci o agenție de marketing și vrei să ieși în evidență, eficientizarea procesului de social media collaboration va fi o provocare pe măsură.
Găsirea echilibrului între marketing automation și personalizare poate fi dificilă, dar este necesară pentru a rămâne relevanți în piață. Să fii la curent cu ultimele știri este crucial, dar acest lucru nu ar trebui să stea în calea unui proces de colaborare și aprobare fluid în cadrul companiei tale.
Deși adaptarea la cele mai noi social media trends trebuie să fie o parte importantă a strategiei tale, gestionarea proceselor interne din agenție este elementul care decide succesul sau eșecul. Când totul este organizat, agenția funcționează ca un mecanism bine uns.
Dar dacă apar fisuri și blocaje:
Să fim realiști: fără un proces corect de social media collaboration și workflow de aprobare, nu vei putea lucra eficient, nu vei putea dezvolta agenția și nu vei putea oferi servicii de calitate clienților tăi.
Deci, ce poți face dacă lucrurile nu merg încă așa cum ar trebui?
Rolul procesului de colaborare și aprobare social media într-o agenție de marketing
Cu cât planul de social media collaboration și procesele de aprobare sunt mai bine puse la punct, cu atât munca ta este mai eficientă. Este simplu și reprezintă baza oricărei agenții. Dacă ai mulți membri în echipă și mulți clienți, știi că discutarea fiecărui detaliu mărunt poate dura o veșnicie. Totuși, nu trebuie să fie așa.
O colaborare social media fluidă și un proces de aprobare rapid contribuie la succesul strategiei de marketing. De asemenea, pot îmbunătăți scorul NPS în rândul clienților, pot reduce costurile operaționale și pot crește satisfacția echipei.
Pentru a înțelege pe deplin rolul planificării colaborării, este util să trecem în revistă câteva definiții scurte.
Procesul de aprobare în social media workflow este acțiunea de a accepta sau respinge un element specific de social media: un conținut, un fișier sau o propunere pentru o campanie publicitară – pentru a numi doar câteva.
Procesul de aprobare poate avea loc atât intern (la nivel de echipă), cât și extern (la nivel client-agenție).
Social media collaboration la nivel intern reprezintă cooperarea în cadrul echipei sau companiei referitor la proiectele și task-urile de social media din organizație.
De ce este dificilă colaborarea în social media? Greșeli comune
Colaborarea în social media, deși pare simplă, poate genera multe probleme. Am listat câteva dintre ele mai jos.
Lipsa procedurilor
Dacă lucrezi remote cu echipa și clienții tăi, dar nu ai proceduri stabilite, te poți trezi des în dificultate. Stabilirea unor reguli simple (privind trimiterea la aprobare sau checklist-uri pentru postări) te poate ajuta să menții un flux de lucru sănătos.
Teama de automatizare
Instrumentele de marketing automation sunt create pentru specialiștii social media pentru a le ușura munca legată de task-urile repetitive. Mulți marketeri sunt însă ezitanți când vine vorba de instrumente noi. Preferă să facă lucrurile manual, în loc să automatizeze task-urile obositoare.
Scope creep (extinderea necontrolată a proiectului)
Ai auzit de scope creep? Se întâmplă când volumul de task-uri crește neintenționat, făcând proiectul incontrolabil. Modificările constante contribuie la creșterea neautorizată a ariei proiectului și generează haos. Fără proceduri, problemele sunt inevitabile.
Așteptări diferite
Înainte de a începe un proiect nou, asigură-te că așteptările ambelor părți sunt aliniate. Dacă ai promis luna de pe cer clientului – dar nu livrezi – nu fi surprins dacă acesta este nemulțumit. Dacă, pe de altă parte, clientul este extrem de exigent în afara orelor de program, colaborarea eficientă devine imposibilă.
Cum să pregătești un plan eficient de social media collaboration într-o agenție?
Organizarea proceselor din interiorul agenției poate schimba complet situația, fie că întâmpini dificultăți de workflow, fie că vrei doar să-l îmbunătățești. Iată câteva sfaturi pentru planificarea colaborării.
Realizează un audit al colaborării tale
Crezi că procesul tău de social media collaboration funcționează perfect? Ce-ai zice de niște îmbunătățiri mici? Pentru a aplica schimbări rapide, trebuie să identifici ce nu merge încă. Similar cu un audit social media, ar trebui să cercetezi procesele și să cauți blocajele. Pot exista multe motive: lipsa de răspuns, reacții întârziate, lipsa comunicării sau proceduri deficitare.
Stabilește o strategie de social media clară
Toată lumea din echipă ar trebui să fie pe aceeași lungime de undă. Este suficientă o singură persoană pentru a perturba un workflow, așa că dacă există cineva care afectează negativ fluxul, rezolvă situația rapid. Stabilirea unei strategii de social media clare prin evidențierea regulilor cruciale este obligatorie.
Clarifică rolurile în echipă
Recunoașterea rolurilor este esențială. Fiecare membru al echipei trebuie să știe exact de ce profil, platformă și task-uri este responsabil – și cum pot lucra toți împreună pentru același rezultat: o comunicare social media excelentă.
Să presupunem că avem o echipă de 4 persoane:
Sarah, Jonathan, Melanie și Thomas.
Ca team leader, Sarah este responsabilă de comunicarea cu clienții. Aceasta îi ocupă mult timp, așa că nu poate crea singură toate ideile de conținut.
Aici intervin Melanie și Thomas – ei pregătesc copy-ul creativ pentru Facebook și Instagram. Fiind noi în echipă, au nevoie de ghidare privind brand-urile și tonul vocii.
Jonathan, content managerul, face legătura între juniori și team leader. El verifică dacă postările respectă strategia și, după prima aprobare internă, le trimite către Sarah, care le trimite clienților pentru aprobare.
Acesta este doar un exemplu despre cum poate funcționa procesul de social media collaboration.
Creează un social media guideline
Acesta ar trebui să fie documentul de referință pentru onboarding sau pentru a verifica dacă direcția colaborării este cea corectă.
Un ghid complex nu se creează peste noapte. Trebuie actualizat periodic și să fie accesibil tuturor celor implicați în proiect.
Ce ar trebui să includă? Deși îl poți personaliza, ghidul tău de colaborare ar trebui să acopere aceste șase arii:
- strategia social media pentru planul de colaborare,
- tonul vocii (tone of voice),
- brand guidelines (identitate vizuală),
- asset-uri digitale,
- proceduri de colaborare (responsabili, timp de răspuns, templates),
- (extra) proceduri în caz de criză social media.
Gestionează eficient task-urile pentru planificarea colaborării
Nu tuturor le place să primească task-uri sau să le delege. Totuși, acest lucru este necesar. Fiecare trebuie să-și cunoască rolul în workflow – în timp ce o persoană creează postări sau infografice interactive, alta le poate verifica din punct de vedere gramatical, iar o a treia le poate aproba intern. Un task management precis previne neînțelegerile și crizele de comunicare.
Folosește uneltele potrivite
Există instrumente care nu rezolvă probleme, ci doar creează nevoi noi. Nu ai nevoie de ele. Ai nevoie de instrumente care să îmbunătățească social media collaboration și să facă munca mai ușoară. Testează diferite soluții cu echipa ta pentru a vedea ce funcționează cel mai bine pentru planul tău de colaborare.
Sună complicat? Probabil, dar odată ce faci primii pași, vei vedea cum totul începe să se așeze.
Cum să cooperezi eficient cu clienții? Comunicarea externă.
Ghid social media pentru clienți
Pentru ca social media collaboration să fie de succes, creează un ghid și pentru clienți. Include informații despre cine răspunde de fiecare profil, strategia, templates de răspuns și planurile de comunicare aprobate anterior. Este un document la care puteți reveni oricând.
Implică-ți clienții în proces
Este esențial să implici clienții în crearea ghidurilor și în stabilirea procedurilor de workflow. Cu cât sunt mai implicați, cu atât vor înțelege mai bine importanța procesului de social media collaboration și aprobare.
Arată-le beneficiile feedback-ului
Uneori, clienții nu realizează cât de important este feedback-ul lor. Un sfat util este să le explici cum feedback-ul lor rapid și detaliat influențează calitatea comunicării. Arătându-le planul de colaborare, îi faci conștienți de importanța procesului și mai dornici să participe activ.
Folosește tool-uri dedicate
Instrumentele nu sunt doar pentru social media managers. Când pregătești ghidul de colaborare pentru clienți, include unelte care să le faciliteze și lor viața.
Colaborarea este cheia succesului în social media. Știai că poți optimiza tot procesul cu Kontentino?
Cu acest nivel suplimentar de siguranță și aprobare, poți gestiona workflow-ul de social media și poți colabora – atât intern, cât și extern – în cel mai eficient mod posibil.
Sfaturi de colaborare de la Kontentino
Checklist pentru cerințele postării
Aceste checklist-uri sunt extrem de utile pentru planificarea colaborării. Poți personaliza cerințele pentru fiecare profil în parte. Această funcție face minuni, mai ales când ai un client nou sau interni care trebuie să învețe regulile. Cu aceste liste, ei pot bifa fiecare punct îndeplinit, economisind timp prețios pentru persoana care face aprobarea internă.
Trimiterea postărilor către clienți pentru aprobare
Partea cea mai bună: fără alte mesaje, e-mailuri sau stres pentru aprobarea postărilor.
Poți trimite cereri de aprobare direct din Kontentino, iar clienții pot aproba conținutul cu un singur click, chiar și din aplicația mobilă în timp ce sunt în vacanță.
Desigur, aceștia pot și să respingă conținutul, lăsând comentarii și feedback pe care le poți aplica instant. Imaginează-ți cât ar dura să corectezi o singură greșeală de tipar prin e-mail.
În Kontentino, durează câteva secunde. Același lucru este valabil și pentru aprobarea internă în echipă. Câmpurile de status (de mai jos) îți oferă informații clare despre stadiul conținutului și dacă este gata de publish.
Traduceri pentru branduri internaționale
Gestionați comunicarea pentru profile din întreaga lume? Poți gestiona colaborarea între echipe ușor, deoarece Kontentino permite traducerea postărilor chiar lângă versiunea originală.
Delegarea sarcinilor (Task assignment)
Poți discuta conținutul și împărtăși idei cu clienții și echipa direct în Kontentino. Tot aici poți delega task-uri persoanelor implicate în proiect. În loc să le trimiți un e-mail, delegi task-ul în platformă și persoana responsabilă primește o notificare imediată. Gata cu scuzele de tipul „a intrat în SPAM”.
Tipuri de Social Media Collaboration
#1 Colaborarea Agenție – Client (Brand)
Când vorbim de social media collaboration, acesta este primul tip care ne vine în minte. Este forma tradițională în care o agenție lucrează cu un brand pentru a crea conținut.
Agenția este responsabilă pentru strategia de social media, crearea conținutului și execuție. Clientul oferă feedback pe strategie și aprobă postările înainte de publish.
Acest tip de colaborare funcționează bine dacă rolurile sunt clare. Ajută la crearea unui proces simplificat, agenția fiind cea care transformă planurile în acțiuni concrete.
Totuși, poate apărea o dinamică de putere dificilă. Agenția poate simți că încearcă mereu să mulțumească clientul, ceea ce poate duce la compromisuri creative.
Dacă clientul nu este mulțumit, pot apărea multe discuții înainte de aprobarea finală, ceea ce duce la pierdere de timp și efort. Micro-managementul din partea clientului poate fi, de asemenea, o problemă pentru agenție.
Este important să găsiți un model de colaborare care să funcționeze pentru ambele părți, altfel procesul va fi marcat de tensiune.
Bune practici pentru colaborarea Agenție – Client:
- creați un content calendar centralizat
- stabiliți obiective clare de social media
- dezvoltați brief-uri creative pentru fiecare campanie
- programați call-uri regulate pentru a analiza progresul
- definiți clar rolurile de la bun început
- creați un sistem pentru aprobarea conținutului
#2 Colaborarea Agenție – Agenție
În cazul clienților mari sau al multinaționalelor, nu este neobișnuit ca mai multe agenții să lucreze împreună. Aceasta poate fi între două agenții diferite ale aceluiași client sau între o agenție de social media și una de PR.
În ambele cazuri, colaborarea este esențială pentru a evita duplicarea eforturilor și pentru a asigura alinierea către același scop. Comunicarea este cheia pentru a evita orice confuzie pe parcurs.
Bune practici pentru colaborarea Agenție – Agenție:
- aveți un calendar de campanie și un program centralizat
- stabiliți întâlniri regulate pentru update-uri
- desemnați un singur punct de contact pentru fiecare agenție
- stabiliți social media guidelines comune
- folosiți un tool de project management pentru a urmări task-urile
#3 Colaborarea Agenție – Influencer/Brand Ambassador
Colaborarea în social media poate implica și influenceri sau ambasadori de brand. Acest tip de parteneriat este extrem de eficient, permițându-vă să accesați audiența acestora.
Totuși, este necesar să vă asigurați că influencerul se potrivește cu valorile brandului. Nu doriți conținut care să contravină mesajului vostru central.
Bune practici pentru colaborarea Agenție – Influencer:
- cercetați amănunțit potențialii influenceri
- creați ghiduri de social media pentru aceștia
- stabiliți un sistem de aprobare a conținutului
- mențineți legătura constantă cu influencerii
- stabiliți obiective clare încă de la început
Cu un sistem de colaborare adecvat, vei putea nu doar să rulezi campanii de influencer marketing, ci să le și scalezi, ajungând la o audiență mult mai mare.
#4 Colaborarea Client – Influencer
Agențiile nu sunt mereu necesare în fiecare pas. Uneori, brandurile lucrează direct cu influencerii pentru a crea conținut.
Acest tip de colaborare oferă mai multă libertate creativă influencerului și poate fi mai rentabil pentru client. Totuși, există riscul ca mesajul să nu fie perfect aliniat cu valorile brandului fără supravegherea unei agenții.
Bune practici pentru colaborarea Client – Influencer:
- asigurați-vă că detaliile sunt în scris pentru a proteja ambele părți
- verificați absența conflictelor de interese
- aveți așteptări nerealiste privind rezultatele
- stabiliți ghiduri clare pentru conținut
- folosiți tool-uri de social media management pentru aprobare și analytics
Pot exista simultan toate aceste tipuri de colaborare?
Colaborarea în social media poate lua multe forme în funcție de nevoi. Aspectul critic este ca toată lumea să fie pe aceeași lungime de undă și să existe o comunicare clară.
Cu sistemul potrivit, colaborările pot fi de mare succes. De aceea, merită să analizezi funcționalitățile Kontentino pentru un succes garantat în social media collaboration și flow-ul de aprobare.
Eficientizează social media collaboration
Am putea scrie ore întregi despre beneficiile colaborării și sfaturi practice.
Adună-ți echipa și identificați blocajele din colaborarea voastră pe brand-uri. Apoi, începeți să le optimizați și folosiți instrumente pentru a automatiza task-urile obositoare și pentru a vă simplifica munca zilnică.
Până și clienții voștri vă vor mulțumi pentru asta.
