Späť na blog
Povedať, že social media agentúry toho majú v roku 2022 vyše hlavy, je slabé slovo. Ak vediete marketingovú agentúru a chcete vyčnievať z davu, zefektívnenie social media collaboration pre vás bude kľúčovou výzvou.
Nájsť zlatú strednú cestu medzi marketingovou automatizáciou a personalizáciou môže byť náročné, ale ak chcete zostať v hre, je to nevyhnutné. Sledovanie noviniek je dôležité, no nemalo by ísť na úkor hladkého priebehu spolupráce a schvaľovacieho procesu vo vašej firme.
Zatiaľ čo adaptácia na najnovšie trendy by mala byť dôležitou súčasťou vašej stratégie, riadenie procesov v rámci agentúry je to, čo rozhoduje o úspechu. Ak máte všetko vyladené, agentúra funguje ako dobre naolejovaný stroj.
Ale ak to niekde škrípe a drhne:
Priznajme si to: bez správneho procesu pre social media collaboration a schvaľovanie nebudete schopní pracovať efektívne, rozvíjať svoju agentúru a poskytovať klientom špičkové služby.
Čo teda robiť, ak to zatiaľ jednoducho nefunguje?
Úloha social media collaboration a schvaľovacieho procesu v agentúre
Čím lepší je plán spolupráce a schvaľovacie procesy, tým efektívnejšia je vaša práca. Je to základ každého agentúrneho workflow. Ak máte v tíme veľa ľudí a spravujete mnoho klientov, viete, že diskusia o najmenšom detaile môže trvať veky. Ale nemusí to tak byť.
Plynulá social media collaboration a rýchly schvaľovací proces prispievajú k úspešnejšej marketingovej stratégii. Taktiež pozitívne ovplyvňujú NPS u vašich klientov, znižujú prevádzkové náklady a zvyšujú spokojnosť vášho tímu.
Aby ste plne pochopili úlohu plánovania spolupráce, je dobré si stručne prejsť základné pojmy.
Schvaľovací proces v social media workflow je proces prijatia alebo zamietnutia konkrétnej veci spojenej so sociálnymi sieťami: napríklad postu, súboru či návrhu reklamnej kampane.
Schvaľovanie môže prebiehať interne (v rámci tímu) aj externe (na úrovni klient – agentúra).
Interná social media collaboration predstavuje spoluprácu na úrovni tímu alebo spoločnosti v oblasti projektov a úloh na sociálnych sieťach v rámci organizácie.
Prečo býva social media collaboration problematická? Časté chyby
Spolupráca na sociálnych sieťach sa môže zdať jednoduchá, no často naráža na problémy. Tu sú niektoré z nich:
Chýbajúce postupy
Ak pracujete na diaľku a nemáte jasne stanovené postupy, koledujete si o problémy. Nastavenie aj niekoľkých jednoduchých pravidiel (pre posielanie na schválenie alebo checklisty požiadaviek na post) vám pomôže udržať si v práci poriadok.
Strach z automatizácie
Nástroje na marketingovú automatizáciu sú tu na to, aby social media manažérom uľahčili každodenné, opakujúce sa úlohy. Mnohí marketéri však pri používaní nástrojov váhajú a radšej robia veci manuálne.
Scope creep (neustále rozširovanie zadania)
Počuli ste už o termíne scope creep? Stáva sa to vtedy, keď kopa úloh neúmyselne rastie, projekt sa zväčšuje a vy strácate kontrolu. Zmeny prispievajú k nekontrolovanému nárastu rozsahu projektu a generujú chaos. Bez procesov je to cesta k problémom.
Odlišné očakávania
Pred začatím nového projektu sa uistite, že očakávania oboch strán sú zosúladené. Ak ste klientovi sľúbili modré z neba, ale nedoručujete výsledky, nebuďte prekvapení, ak nebude spokojný. Naopak, ak je váš klient prehnane náročný aj mimo pracovnej doby, na efektívnu spoluprácu môžete rovno zabudnúť.
Ako pripraviť efektívny plán pre social media collaboration v agentúre?
Usporiadanie procesov v agentúre môže úplne zmeniť hru – nielen vtedy, keď vaše workflow viazne, ale aj keď ho chcete proste posunúť na vyššiu úroveň. Tu je niekoľko tipov na plánovanie spolupráce.
Auditujte svoju social media collaboration
Myslíte si, že vaša spolupráca funguje perfektne? A čo tak malé vylepšenia? Aby ste mohli aplikovať opravy, musíte identifikovať, čo nefunguje. Podobne ako pri social media audite, aj tu pátrajte po úzkych hrdlách (bottlenecks). Dôvodov môže byť viacero: slabá odozva, pomalé reakcie, viaznuca komunikácia alebo nejasné postupy.
Majte jasnú social media stratégiu
Všetci v tíme by mali byť na rovnakej vlnovej dĺžke. Stačí jeden človek, ktorý nerešpektuje workflow, a celý proces sa zrúti. Nastavenie jasnej social media stratégie a zdôraznenie kľúčových pravidiel je nevyhnutnosť.
Ujasnite si roly v tíme
Určenie rolí je základom úspešnej spolupráce. Každý musí vedieť, za ktorý profil, platformu a úlohy zodpovedá. Iba tak môžete spoločne tvoriť skvelú komunikáciu.
Príklad social media tímu so 4 ľuďmi:
Sarah, Jonathan, Melanie a Thomas.
Sarah ako team leader rieši komunikáciu s klientmi. Keďže je to časovo náročné, nevytvára samotný content.
To robia Melanie a Thomas – pripravujú kreatívne texty pre Facebook a Instagram. Sú však v tíme noví, takže potrebujú usmernenie ohľadom tone of voice.
Tu prichádza na rad Jonathan, content manager. Ten spája juniorov s team leadrom. Jonathan kontroluje posty a po prvom internom schválení ich posiela Sarah, ktorá ich následne odošle klientom.
Vytvorte si social media manuál (guidelines)
Tento dokument by mal byť vašou prvou pomocou pri onboardingu nových kolegov alebo pri overovaní, či vaša stratégia stále drží smer.
Komplexný manuál nevznikne cez noc. Je dôležité ho pravidelne aktualizovať a sprístupniť všetkým, ktorí na projekte pracujú.
Čo by mal obsahovať? Vaše brand collaboration guidelines by mali pokrývať najmä tieto oblasti:
- social media stratégiu pre plán spolupráce,
- tone of voice,
- brandové pravidlá (vizuálna identita),
- digitálne podklady (assets),
- postupy spolupráce (zodpovedné osoby, reakčné časy, šablóny),
- postupy pre prípad krízovej komunikácie.
Nepodceňte riadenie úloh (task management)
Delegovanie úloh je kľúčové. Niekto tvorí grafiku a posty, druhý kontroluje gramatiku a tretí dáva finálny interný súhlas pred odoslaním klientovi. Presný task management vám pomôže vyhnúť sa nedorozumeniam a potenciálnym prešľapom.
Používajte nástroje
Potrebujete nástroje, ktoré vašu social media collaboration zjednodušia, nie tie, ktoré vám pridajú prácu. Nebojte sa s tímom testovať rôzne riešenia a sledujte, či reálne zlepšujú kvalitu vašej práce.
Ako efektívne komunikovať s klientmi? Externá komunikácia.
Social media guide pre klienta
Aby bola spolupráca bezproblémová, vytvorte manuál aj pre klientov. Uveďte v ňom kontaktné osoby, stratégiu, tone of voice a schválené komunikačné plány. Je to dokument, o ktorý sa môžete kedykoľvek oprieť.
Onboardujte svojich klientov
Zapojte klientov do procesu tvorby pravidiel a workflow. Čím viac budú do procesu zasvätení, tým lepšie pochopia zmysel jednotlivých krokov pri schvaľovaní obsahu.
Ukážte im silu spätnej väzby
Klienti si niekedy neuvedomujú, aký dôležitý je ich feedback. Vysvetlite im, ako ich rýchla a detailná spätná väzba ovplyvňuje kvalitu a plynulosť kampaní. Keď uvidia jasný plán, budú ochotnejší ho dodržiavať.
Využite nástroje aj pre klientov
Nástroje nie sú len pre agentúru. Existujú riešenia, ktoré uľahčia život aj vašim klientom a urýchlia celý proces schvaľovania.
Social media collaboration je kľúčom k úspechu. Vedeli ste, že s Kontentinom ju môžete dotiahnuť k dokonalosti?
Tipy pre kolaboráciu v Kontentine
Checklisty požiadaviek na posty
Tieto checklisty sú skvelé pri plánovaní. Pre každý profil si môžete vytvoriť vlastné požiadavky. Je to ideálne pre nových klientov alebo stážistov, ktorí sa ešte len učia pravidlá. Keď content spĺňa všetky body, jednoducho si ich odškrtnú, čím šetria čas editorom.
Posielanie postov na schválenie klientom
Už žiadne nekonečné e-maily so žiadosťami o schválenie.
Klientovi pošlete žiadosť priamo z Kontentina a on content schváli jedným klikom. Kľudne aj cez mobilnú aplikáciu, hoci aj z pláže na Bali.
Samozrejme, post môžu aj zamietnuť a vrátiť na dopracovanie s konkrétnym komentárom. Predstavte si, koľko času by trvalo opraviť jeden preklep cez e-mail. V Kontentine je to otázka sekúnd.
Preklady pre medzinárodné značky
Spravujete siete pre značky v rôznych jazykoch? V Kontentine môžete spravovať preklady postov hneď vedľa ich originálnej verzie, čo uľahčuje koordináciu v tíme.
Priraďovanie úloh
V Kontentine môžete diskutovať o obsahu priamo pri postoch. Namiesto písania e-mailov priradíte úlohu konkrétnemu kolegovi, ktorý dostane okamžité upozornenie. Výhovorky typu „skončilo to v SPAM-e“ už neobstoja.
Typy social media collaboration
#1 Spolupráca Agentúra – Klient (Brand)
Ide o najbežnejšiu formu spolupráce, kde agentúra pripravuje content pre klienta. Agentúra zodpovedá za stratégiu a exekúciu, zatiaľ čo klient ju pripomienkuje a schvaľuje finálny výstup.
#2 Spolupráca Agentúra – Agentúra
Pri veľkých klientoch sa stáva, že na kampaniach spolupracuje viacero agentúr (napr. social media agentúra a PR agentúra). Kľúčom k úspechu je tu perfektná komunikácia, aby sa predišlo duplicite práce.
#3 Agentúra – Influencer / Brand Ambassador
Tento typ spolupráce využíva dosah influencerov. Je dôležité, aby influencer ladil s hodnotami značky a aby agentúra mala nad procesom kontrolu prostredníctvom jasných schvaľovacích pravidiel.
Zefektívnite svoju social media collaboration
O výhodách efektívnej spolupráce by sme mohli písať hodiny. Dajte svoj tím dokopy, identifikujte miesta, kde to drhne, a začnite to riešiť. Použite nástroje na automatizáciu úloh a zjednodušte si každodennú prácu. Vaši klienti sa vám poďakujú.
