Kompletný sprievodca project managementom pre sociálne siete | Kontentino

Project management pre sociálne siete je rýchle a vzrušujúce odvetvie. Neustále pribúdajú kanály, na ktoré treba prispievať, sociálne siete, pre ktoré treba tvoriť content, a kampane, ktoré vyžadujú nepretržitý monitoring. Bez správnej organizácie je náročné udržať si vo všetkom prehľad. Dnes si posvietime na to, ako zvládnuť social media project management, tak sa pripravte na poriadnu dávku inšpirácie.

Z čoho sa skladá social media project management?

Project management na sociálnych sieťach môžeme rozdeliť na štyri základné zložky, ktoré spolu tvoria dokonalý plán pre vaše projekty.

Tvorba social contentu

Stručne povedané: sem patrí všetok obsah, ktorý pre sociálne siete vytvárate.

Zahŕňa to posty, grafiky, infografiky, videá aj rôzne ad formáty – všetky tieto typy obsahu spadajú do tejto kategórie.

Je dôležité dbať na to, aby vaše posty boli v súlade s brand voice a hodnotami značky a zároveň boli relevantné pre konkrétne publikum či udalosť. Čím viac práce do tejto fázy vložíte, tým lepšie výsledky dosiahnete neskôr pri budovaní angažovanej online komunity.

Keďže táto časť zahŕňa množstvo úloh, tvorba contentu zaberá podstatnú časť celkového času stráveného spravovaním projektov. Splnenie týchto úloh si zvyčajne vyžaduje poriadnu dávku teamworku. Ako si asi viete predstaviť, bez jasného workflow môže v tejto fáze ľahko nastať chaos.

Management social kampaní

Social kampane sú marketingové iniciatívy s presne stanoveným začiatkom a koncom. Patria sem súťaže, promócie, giveaways, zľavy a špeciálne ponuky. Táto zložka zahŕňa aj rôzne platené reklamy a kampane, do ktorých investujete rozpočet.

Pred spustením kampane si jasne stanovte ciele, aby ste od začiatku vedeli, čo budete považovať za úspech. Project management kampaní pokrýva všetky štádiá – od prvotných ideí cez exekúciu až po vyhodnotenie.

V tejto oblasti samozrejme nie je priestor na dohady – všetko musí byť skvele zorganizované, aby kampaň priniesla požadované výsledky.

Social analytics a reporting

Analytika sociálnych sietí pokrýva každý aspekt, ktorý vám pomáha budovať publikum, získavať nových followerov a identifikovať influencerov vo vašom odvetví. Zahŕňa dáta o likoch, zdieľaniach, kliknutiach či retoch. Tieto informácie musia byť niekde uložené a niekým analyzované, čo z nich prirodzene robí súčasť social media project managementu.

Analytics sa často týkajú kampaní a rôznych KPIs pre sociálne siete. Musia byť dobre spravované, aby ste ich mohli využiť na neustále zlepšovanie. Precízny management je tu kľúčový, pretože aj jedna malá chyba môže viesť k nesprávnej interpretácii dát.

Social media stratégia

V neposlednom rade tu máme stratégiu. Vlastne sme ju mohli spomenúť ako prvú!

Strategický plán určuje, ako sa bude content tvoriť, zdieľať a spravovať. Zahŕňa výber sietí, na ktoré sa zamerať, aby ste dosiahli firemné ciele, aj konkrétne taktiky. Jej súčasťou je audit, SWOT analýza, analýza konkurentov, obsahové piliere, definícia publika a indikátory úspechu.

Všetky tieto prvky musia fungovať ako namazaný stroj. Bez kvalitného project managementu je takmer nemožné to dosiahnuť.

Výhody project managementu pre sociálne siete

Lepší monitoring a kontrola nad stratégiou

Social media stratégia je plánom pre tvorbu obsahu, kampane a analýzu. Ak máte tento plán vopred pripravený, je oveľa jednoduchšie robiť úpravy za pochodu, než prepadať panike, keď niečo nevyjde podľa predstáv. Project management vám pomôže tieto situácie ustáť.

Vaša práca sa stane transparentnejšou a prehľadnejšou. Keď má všetko svoje miesto, nemusíte stále pátrať po podkladoch. Kvalitné riadenie projektov vás vedie krok za krokom a pripomína vám, čo treba urobiť v každej fáze.

Zjednodušenie procesu plánovania (scheduling)

Keďže project management prispieva k stratégii tvorby obsahu, šetrí vám čas a energiu pri plánovaní postov na rôzne kanály. Už nemusíte mať otvorených tucet okien v prehliadači – všetko od tvorby až po reporting môžete spravovať z jedného miesta. Pozrite si 3 spôsoby, ako plánovať kvalitný content pre sociálne siete.

Týmto zabezpečíte konzistentnosť naprieč platformami, vyhnete sa preklepom a predídete situáciám, kedy by sa vám neplánovane prekrývali viaceré kampane. Celý proces je vďaka tomu oveľa efektívnejší.

Jednoduchšia analýza konkurencie

Vďaka poriadku v projektoch budete mať lepší prehľad aj o tom, čo robí vaša konkurencia.

Vedieť, kto sú vaši rivali a aké prekážky vám môžu stáť v ceste, je pre marketing kľúčové, keďže sociálne siete sú dnes hlavným bojiskom o pozornosť zákazníka.

Správny project management vám poskytne ucelený obraz o tom, čo postuje konkurencia, a tieto informácie budete mať vždy po ruke. A aj keby nie, zefektívnenie ostatných procesov vám uvoľní ruky na manuálny prieskum trhu.

Hladká kolaborácia v tíme

Riadenie projektov uľahčuje koordináciu obsahu a kampaní naprieč celým tímom. Už nebudete musieť zložito rozdeľovať úlohy pre jednotlivé kanály – všetko bude vopred určené a každý bude presne vedieť, na čom, kedy a v akom poradí pracuje.

Predstavte si, že každý člen tímu a každý proces fungujú v dokonalej harmónii. S jasným workflow sa to stane realitou.

Úspora času a zdrojov

Project management poskytuje nadhľad nad kampaňami, identifikuje potenciálne riziká a ponúka cestu, ako ich prekonať.

Výsledkom je, že tímy trávia menej času samotnou exekúciou, pretože presne vedia, čo má byť hotové, kedy je deadlin a koľko zdrojov majú k dispozícii.

V dlhodobom meradle vám správny nástroj na social media project management môže ušetriť desiatky hodín týždenne.

Social media project management – osvedčené postupy (best practices)

Vytvorte si plán riadenia projektov

Začnite správne a vytvorte si plán, aby boli všetci na jednej lodi. Čo je však dôležitejšie, tento plán sa stane mapou pre každého, kto je do projektu zapojený.

Tvorba plánu nemusí byť zložitá. Môže ísť o jednoduchý dokument, ktorý definuje ciele projektu, kto je zodpovedný za konkrétne úlohy a kedy majú byť hotové.

Ak chcete byť detailnejší, uveďte aj nástroje, ktoré budete používať, spôsob sledovania progresu a rozpočet. Zdieľajte tento plán so všetkými zainteresovanými stranami a majte ho vždy na očiach.

Stanovte si jasné zodpovednosti (vrátane schvaľovania)

V každej organizácii je nevyhnutné mať jasno v kompetenciách. Inak sa môže stať, že sa na dôležité úlohy zabudne, rozhodnutia sa budú odkladať a frustrácia v tíme porastie.

Aby ste tomu predišli, nastavte si systém schvaľovania (approvals). To znamená, že každú kľúčovú úlohu alebo rozhodnutie musí potvrdiť poverená osoba. Vďaka tomu každý vie, za čo zodpovedá, a proces rozhodovania je premyslenejší.

Vyhnete sa tak zmätkom a včas odhalíte prípadné prekážky v procese. Pomôcť môže aj vizualizácia celého workflow, aby každý rozumel toku prác.

Zapojte do workflow šikovné nástroje

Väčšina komunikácie sa dá zvládnuť cez bežné kanály, ale existujú nástroje, ktoré vám život výrazne uľahčia. Automatizáciou úloh získate viac času na kreativitu. Dnes už vďaka AI modelom a strojovému učeniu (machine learning) dokážu nástroje vykonávať činnosti, ktoré predtým robili len ľudia.

Nástroje navyše pomáhajú štandardizovať procesy a uľahčujú spoluprácu. Ich využitie je dnes pre úspešný projekt prakticky nevyhnutnosťou.

Najlepším spôsobom, ako nájsť tie správne nástroje, je experimentovať. Skúšajte, kým nenájdete to, čo vášmu tímu sedí – niekoľko tipov uvádzame nižšie.

Ukladajte všetky digitálne súbory na jedno miesto

Majte všetky materiály súvisiace s projektom na jednom mieste, aby každý vedel, kde ich hľadať. Či už ide o grafické podklady, fotky, šablóny postov alebo reporty.

Centralizované úložisko uľahčuje prístup k potrebným veciam v momente, keď ich niekto potrebuje. Tiež sa znižuje riziko straty dôležitých dát.

Vybudujte si centrálny dashboard

Podklady nie sú všetko. Ak chcete posunúť management na vyššiu úroveň, zvážte centrálny dashboard. Umožní vám vidieť všetky prvky projektu na jednej obrazovke.

Pomáha to najmä vtedy, ak na projekte pracuje viacero ľudí. Centralizované riešenie zvyšuje bezpečnosť a prehľadnosť vašej práce.

Existuje mnoho spôsobov, ako si takýto dashboard vytvoriť. Dôležité je, aby ste mali jasný pohľad na projekt a vedeli rýchlo reagovať na oblasti, ktoré vyžadujú pozornosť.

Niektoré dashboardy, ako napríklad Kontentino, vám umožňujú materiály nielen ukladať, ale ich aj priamo publikovať na sociálne siete. Pod jednou strechou.

Sledujte progres a upravujte plán podľa potreby

Monitorujte vývoj projektu a v prípade potreby robte zmeny. Môže ísť o mesačné reporty až po hĺbkové audity výkonnosti jednotlivých zložiek.

Tracking vám pomôže včas identifikovať miesta, kde veci nejdú podľa plánu. Je fajn aspoň raz mesačne skontrolovať, či je váš plán stále aktuálny a relevantný.

Koľko stojí moderný social media project management?

Sprava sociálnych sietí môže byť v porovnaní s inými kanálmi veľmi efektívny spôsob, ako osloviť vaše publikum, ale je dôležité započítať všetky náklady – od nástrojov až po ľudské zdroje.

Dobrou správou je, že existuje množstvo bezplatných alebo nízkonákladových riešení. Pre menšie projekty sa mesačné náklady môžu pohybovať okolo 500 – 1 000 USD, pri väčších projektoch to môže byť nad 5 000 USD.

Sú to len odhady, realita závisí od vašich potrieb, rozsahu projektu a špecifických požiadaviek.

Nástroje pre social media project management

Nástroje sme rozdelili do troch kategórií (tiers). Tretia kategória zahŕňa bežné nástroje, ktoré však nie sú ideálne na kolaboráciu. Druhá kategória obsahuje project management nástroje, ktoré sú skvelé na úlohy, ale chýbajú im funkcie pre sociálne siete.

Prvá kategória patrí riešeniu, ktoré spája oba svety: riadenie projektov aj sociálne siete. Čítajte ďalej a dozviete sa nášho favorita.

Tier 1: Špecializovaný nástroj

#1 Kontentino

Kontentino je nástroj na správu sociálnych sietí, ktorý funguje ako komplexný project management tool. Je to viac než len scheduler alebo analytics riešenie – vedie váš tím celým procesom úspešnej správy projektov.

Aké funkcie pre management projektov v Kontentine nájdete?

Efektívne plánovanie naprieč platformami

Kontentino podporuje všetky hlavné platformy a takmer všetky typy príspevkov. Môžete vytvárať drafty, duplikovať posty a pracovať na viacerých príspevkoch naraz a jedným klikom ich publikovať na zvolené profily.

Správa úloh (Task management)

Kontentino umožňuje priraďovať úlohy členom tímu, partnerom aj klientom! Robíte to priamo v náhľade postu alebo v kalendári, čo vám šetrí drahocenné sekundy.

Checklisty, tagy a labels

Využívame to najlepšie z klasických nástrojov na riadenie projektov. Môžete si nastaviť checklisty, aby ste pri copywritingu na nič nezabudli alebo skontrolovali grafiku. Tagy a štítky vám pomôžu lepšie sa orientovať v kalendári.

Analytické možnosti

Ako sme spomínali, analytics a reporting sú neoddeliteľnou súčasťou procesu. V Kontentine ich máte plne pod kontrolou. Vďaka intuitívnym prehľadom rýchlo vyhodnotíte výkon a vytvoríte reporty, ktoré môžete hneď zdieľať.

Schvaľovanie obsahu

Na naše funkcie pre kolaboráciu sme obzvlášť hrdí, pretože na trhu nemajú konkurenciu.

Schvaľovanie (approvals) zmenilo hru pre mnohých našich klientov. Social media manažéri môžu získať feedback alebo súhlas priamo od klienta na pár klikov. Žiadne nekonečné e-maily s prílohami ani nedorozumenia.

Interná spolupráca

Kontentino podporuje spoluprácu medzi oddeleniami a tímami. Používatelia môžu zanechávať komentáre, tagovať kolegov a pridávať si poznámky – všetko prehľadne na jednom mieste.

Asset management

Kontentino ponúka správu všetkých kreatívnych podkladov (assets). Bez problémov k nim pristupujete priamo pri plánovaní príspevkov na rôzne sociálne siete.

Kontentino navyše ponúka rôzne pohľady na kalendár, aby ste si manažovanie projektov prispôsobili svojmu štýlu práce.

Tier 2: Všeobecné nástroje na project management

#2 Asana

Social media manažéri môžu v Asane zadávať úlohy členom tímu alebo vytvárať celé projekty. Je to skvelý tool na riadenie workflow.

Otázkou však ostáva, či je Asana ideálna práve pre sociálne siete. Ponúka nástenky a zoznamy, ale tie nie sú priamo prepojené s publikovaním. Aj keď pomáha s kolaboráciou, neautomatizuje to, čo manažér sociálnych sietí najviac potrebuje – priame prepojenie s feedom a analytics.

#3 Trello

Mnohí po celom svete používajú Trello pre jeho jednoduchosť a vizuálnu stránku.

Nástenku si rozdelíte na zoznamy a karty s deadlinami. Môžete priraďovať členov tímu a pomocou farebných štítkov vidieť, v akom stave je daná úloha. Je to intuitívne a rýchlo sa v tom zorientujete.

Trello však nie je dokonalé – neumožňuje priame publikovanie ani detailné analytics a ponúka v podstate len jeden dominantný pohľad na projekt.

Tier 3: Základy

Tu vás asi neprekvapíme. Tieto nástroje pravdepodobne používate denne, aj keď možno nie primárne na project management pre sociálne siete.

#4 Microsoft Excel

Mnohí manažéri sa stále spoliehajú na starý dobrý Excel. Je dostupný pre všetkých, ale pre správu moderných projektov je značne nepohodlný.

Tabuľky pozná každý, no ich používanie pre sociálne siete brzdí komunikáciu a exekúciu stratégie. Často vytvárajú informačný šum a nevyzerajú práve profesionálne pri zdieľaní s klientom.

Samostatnou kapitolou je manuálne vkladanie obsahu na siete na základe tabuľky, čo vás núti byť online v presných časoch publikovania. O analytics ani nehovoriac – dáta musíte prepisovať ručne, čo vedie k chybám.

#5 Google Sheets

Sú v podstate online verziou Excelu. Ponúkajú lepšiu kolaboráciu a prístup cez prehliadač, majú skvelé vzorce a grafy.

Stále však ide „len“ o tabuľky. Chýbajú im funkcie ako nástenky, zoznamy úloh a hlavne prepojenie so sociálnymi sieťami pre automatické publikovanie a zber dát.

#6 Google Docs

Nie každý je fanúšikom tabuliek a niekto preferuje textové dokumenty. Je to však správna voľba?

Google Docs je skvelý na kreatívnu prácu, poznámky a úpravy textov. Ak však spravujete viacero profilov a plánujete množstvo príspevkov, dokument sa rýchlo stane neprehľadným.

V Google Docs je prakticky nemožné získať celkový prehľad o stratégii. Je to super nástroj na spoluprácu na textoch, ale nepodporuje Agile metodiky ani rozhranie sociálnych sietí.

Teraz je to na vás

Veríme, že už viete, akou cestou sa vydať.

Vyskúšajte Kontentino zadarmo a zistite, ako vám zjednoduší život.