Nazaj na blog
Reči, da imajo agencije za družbena omrežja leta 2022 polne roke dela, je precejšna podcenitev. Če vodite marketinško agencijo in želite izstopati iz množice, vas čaka izziv pri racionalizaciji sodelovanja na družbenih omrežjih.
Iskanje zlate sredine med avtomatizacijo marketinga in personalizacijo je lahko težavno, vendar je nujno, če želite ostati v igri. Spremljanje najnovejših novic je ključnega pomena, vendar to ne sme ovirati nemotenega procesa sodelovanja in odobritve znotraj podjetja.
Čeprav je prilagajanje najnovejšim trendom na družbenih omrežjih pomemben del vaše strategije, je upravljanje procesov znotraj agencije tisto, kar določa uspeh ali poraz. Če je vse urejeno, bo vse teklo kot namazan stroj.
Če pa se kje ustavi, zaškripa in poči:
Bodimo iskreni: brez pravega procesa sodelovanja in odobritve na družbenih omrežjih ne boste mogli delati učinkovito, širiti svoje agencije in ustrezno služiti strankam.
Kaj torej lahko storite, če zadeve še ne delujejo najbolje?
Vloga procesa sodelovanja in odobritve na družbenih omrežjih v marketinški agenciji
Boljši kot sta načrt sodelovanja in proces odobritve, bolj učinkovito je vaše delo. Preprosto, to je osnova vsake agencije. Če imate veliko članov ekipe in strank, veste, da lahko razprava o najmanjši podrobnosti traja celo večnost. Vendar ni treba, da je tako.
Brezhibno sodelovanje in hiter proces odobritve lahko prispevata k uspešnejši marketinški strategiji. Prav tako lahko pozitivno vplivata na NPS med vašimi strankami, znižata operativne stroške in izboljšata zadovoljstvo ekipe.
Da bi v celoti razumeli vlogo načrtovanja sodelovanja, si poglejmo nekaj kratkih definicij.
Proces odobritve v workflowu družbenih omrežij je proces sprejemanja ali zavračanja določene stvari, povezane z družbenimi omrežji: na primer vsebine, datoteke, predloga za oglasno kampanjo in podobno.
Proces odobritve lahko poteka interno (na ravni ekipe) in eksterno (na ravni stranka–agencija).
Interno sodelovanje je sodelovanje na ravni ekipe ali podjetja glede projektov in nalog na družbenih omrežjih znotraj organizacije.
Zakaj je sodelovanje na družbenih omrežjih težavno? Pogoste napake
Sodelovanje na družbenih omrežjih lahko povzroči številne težave, čeprav se zdi preprosto. Spodaj smo našteli nekatere izmed njih.
Pomanjkanje postopkov
Če z ekipo in strankami delate na daljavo, a nimate urejenih postopkov, se lahko hitro znajdete v težavah. Vzpostavitev le nekaj preprostih pravil (glede pošiljanja v odobritev ali kontrolnih seznamov za objave) vam lahko pomaga ohraniti zdrav workflow.
Strah pred avtomatizacijo
Orodja za avtomatizacijo marketinga so namenjena ljudem, ki delajo na družbenih omrežjih, da si olajšajo vsakodnevna, ponavljajoča se opravila. Mnogi tržniki pa oklevajo pri uporabi orodij. Raje opravljajo stvari ročno, namesto da bi avtomatizirali zamudna opravila.
Nenadzorovano širjenje obsega (Scope creep)
Ste že slišali za “scope creep”? To se zgodi, ko se kup nalog nenamerno poveča, zaradi česar projekt postane prevelik in uide izpod nadzora. Spremembe prispevajo k nepooblaščeni rasti obsega projekta in ne ustvarijo nič drugega kot kaos. Brez postopkov lahko pričakujete težave.
Različna pričakovanja
Preden prevzamete nov projekt, se prepričajte, da so pričakovanja obeh strani usklajena. Če ste stranki obljubili nemogoče in tega ne izpolnite, ne bodite presenečeni, če z vašimi storitvami ne bo zadovoljna, sodelovanje pa bo težavno. Če je vaša stranka vsiljiva in izjemno zahtevna tudi zunaj delovnega časa, lahko pozabite na učinkovito sodelovanje.
Kako pripraviti učinkovit načrt sodelovanja na družbenih omrežjih v marketinški agenciji?
Urejanje procesov znotraj agencije lahko prinese preobrat, ne le ko imate težave z workflowom, temveč tudi če ga želite zgolj izboljšati. Tukaj je nekaj nasvetov za načrtovanje sodelovanja.
Opravite revizijo svojega sodelovanja
Mislite, da vaše sodelovanje deluje čudežno in da ni ničesar, kar bi lahko spremenili? Kaj pa majhne izboljšave? Če želite začeti z uvajanjem popravkov, morate ugotoviti, kaj še ne deluje povsem dobro. Podobno kot pri reviziji družbenih omrežij, morate opraviti raziskavo in poiskati morebitna ozka grla. Vzrokov za slabo sodelovanje je lahko več: neodzivnost, počasne reakcije, pomanjkanje komunikacije ali luknjičasti postopki.
Imejte jasno strategijo za družbena omrežja
Vsi v vaši ekipi morajo biti na isti valovni dolžini in popolnoma razumeti pomen sodelovanja. Dovolj je le ena oseba, da podre workflow, zato morate to situacijo čim prej rešiti, če kdo v ekipi nanj negativno vpliva. Vzpostavitev jasne strategije z izpostavitvijo ključnih pravil ni izbira – je nujnost.
Vedite, kdo je kdo
Prepoznavanje vlog je eden najpomembnejših delov sodelovanja. Vsakdo v ekipi mora imeti jasne informacije o tem, kdo je odgovoren za kateri profil, platformo in naloge – ter kako lahko vsi ti posamezniki sodelujejo za isti cilj: vrhunsko komunikacijo na družbenih omrežjih.
Recimo, da ekipo za družbena omrežja sestavljajo 4 osebe:
Sarah, Jonathan, Melanie in Thomas.
Kot vodja ekipe je Sarah odgovorna za komunikacijo s strankami in reševanje njihovih zahtev. To vzame veliko časa, zato sama ne more ustvarjati vseh vsebinskih idej.
To počneta Melanie in Thomas – pripravljata kreativne zapise za profile na Facebooku in Instagramu. Ker pa sta v ekipi še dokaj nova, potreba malo pomoči pri poznavanju strank in tona komunikacije.
Tukaj nastopi Jonathan, vsebinski urednik, ki je vezni člen med juniorji in vodjo ekipe. Jonathan preveri objave glede skladnosti s strategijo in jih po prvi interni odobritvi pošlje Sarah, ki jih nato posreduje strankam v dokončno potrditev.
To je le primer, kako lahko poteka proces sodelovanja.
Ustvarite smernice za družbena omrežja
To bi moral biti vaš ključni dokument v primeru uvajanja novih sodelavcev, dvomov glede strategije ali preverjanja, ali vaše sodelovanje poteka v pravi smeri.
Ustvarjanje kompleksnih smernic se ne zgodi čez noč. Prav tako jih je treba občasno posodobiti, dostopne pa morajo biti vsem, ki sodelujejo pri določenem projektu.
Kaj naj vključujejo? Čeprav jih lahko prilagodite po želji, bi morale vaše smernice zagotovo pokrivati naslednjih šest področij:
- strategijo za načrt sodelovanja,
- ton komunikacije (tone of voice),
- brand guidelines (priročnik blagovne znamke),
- digitalna sredstva blagovne znamke,
- postopke sodelovanja (odgovorne osebe, odzivni časi, predloge),
- (dodatno) postopke sodelovanja v primeru krize na družbenih omrežjih.
Obvladajte upravljanje nalog za načrtovanje sodelovanja
Nihče ne mara zgolj prejemanja nalog, prav tako pa jih vsi ne znajo delegirati. Vendar je to nujno. Vsakdo mora poznati svojo vlogo v workflowu – medtem ko je ena oseba zadolžena le za ustvarjanje objav ali izdelavo infografik, jih lahko druga slovnično preveri, tretja pa poda končno interno odobritev. Natančno upravljanje nalog lahko pomaga preprečiti nesporazume in krize na družbenih omrežjih.
Uporabljajte orodja
Obstajajo orodja, ki problemov ne rešujejo, ampak ustvarjajo nove potrebe. Teh ne potrebujete. Potrebujete nabor orodij, ki lahko izboljšajo sodelovanje in poenostavijo vaše delo. Ne bojte se testirati orodij skupaj z ekipo in preveriti, ali dejansko izboljšajo kakovost dela in načrt sodelovanja.
Se sliši nekoliko strašljivo? Verjamemo, vendar boste videli, da bo sodelovanje začelo delovati že po prvih majhnih korakih.
Kako na najučinkovitejši način sodelovati s strankami? Eksterna komunikacija.
Vodnik za stranke
Da bi bilo sodelovanje ne le uspešno, temveč tudi brezskrbno, ustvarite vodnik za stranke. Vključite informacije o tem, kdo upravlja posamezne profile, kakšna sta strategija in ton komunikacije, pa tudi predloge za odgovore in komunikacijske načrte, ki ste jih predhodno uskladili.
Uvedite stranke v proces in jih vključite
Zelo pomembno je, da stranke vključite v ustvarjanje smernic in urejanje postopkov. Bolj ko so vključene, več razumevanja bodo imele za proces sodelovanja in odobritve.
Pokažite jim prednosti in moč povratnih informacij
Stranke se včasih preprosto ne zavedajo čarobne moči povratnih informacij. Pokažite jim, zakaj so njihovi hitri in podrobni odzivi pomembni in kako vplivajo na komunikacijo. Z jasno predstavljenim načrtom sodelovanja bodo bolj pripravljene na njegovo uresničevanje skupaj z vašo ekipo.
Uporabljajte orodja
Orodja niso le za social media managerje. Obstaja nekaj orodij, od katerih ima koristi tudi stranka.
Sodelovanje je ključ do uspeha. Ali veste, da ga lahko s Kontentinom še dodatno izpilite?
Z dodatno plastjo odobritve in varnosti lahko poskrbite za svoj workflow in sodelujete – tako interno kot eksterno – na najučinkovitejši način.
Kontentino nasveti za sodelovanje
Checklisti za zahteve objave
Ti kontrolni seznami so lahko izjemno učinkoviti. Prilagodite jih lahko za vsak profil posebej. Ta funkcija dela čudeže, še posebej pri novih strankah ali pripravnikih, ki se šele učijo pravil. S priročnimi checklisti lahko odkljukajo točke, ko vsebina ustreza zahtevam, in s tem prihranijo čas osebi, ki mora objave interno odobriti.
Pošiljanje objav v odobritev strankam
Najboljši del. Nič več e-pošte ali sporočil s prošnjami za odobritev objav.
Zahtevo za odobritev lahko pošljete neposredno iz Kontentina, stranke pa vsebino odobrijo z enim klikom. To lahko storijo tudi prek mobilne aplikacije, kjerkoli se pač nahajajo.
Seveda lahko vsebino tudi zavrnejo, jo pošljejo v dodelavo ter pustijo komentarje in povratne informacije, ki jih lahko takoj upoštevate. Predstavljajte si, koliko časa bi porabili za popravek ene same tipkarske napake prek e-pošte.
V Kontentinu to traja le nekaj sekund. Enako velja za interno odobritev. Priročna polja stanja (statusi) vam dajejo jasne informacije o tem, kako vam gre z vsebino in ali je pripravljena na objavo.
Prevodi za mednarodne blagovne znamke
Upravljate profile po celem svetu v različnih jezikih? Sodelovanje znotraj ekip je enostavno, saj Kontentino omogoča prevajanje objav neposredno poleg izvirne različice.
Dodeljevanje nalog
V Kontentinu lahko preprosto razpravljate o vsebini in delite vpoglede, hkrati pa delegirate naloge osebam, ki so dodeljene določenemu projektu. Namesto klicanja ali e-pošte enostavno delegirajte nalogo v orodju in odgovorna oseba bo takoj obveščena. Nič več izgovorov tipa “šlo je v spam”.
Vrste sodelovanja na družbenih omrežjih
#1 Sodelovanje Agencija – Stranka (Blagovna znamka)
To je verjetno prva oblika, ki nam pride na misel. Gre za tradicionalno obliko, kjer agencija sodeluje s stranko pri ustvarjanju vsebine.
V tej obliki je agencija odgovorna za strategijo, ustvarjanje vsebine in izvedbo. Stranka podaja prispevke k strategiji in odobri vsebino pred objavo.
Ta tip sodelovanja deluje dobro, če sta vlogi in odgovornosti obeh strani jasni. Pomaga tudi pri ustvarjanju bolj tekočega procesa, saj je agencija zadolžena za pretvorbo načrtov v dejanja.
Vendar pa lahko to ustvari dinamiko moči, ki je včasih težavna. Agencija se lahko počuti, kot da se vedno trudi ugoditi stranki, kar lahko vodi do kreativnih kompromisov.
Če stranka ni zadovoljna z vsebino, lahko pride do dolgotrajnega usklajevanja, kar povzroča izgubo časa in energije. Po drugi strani lahko stranka pretirano nadzoruje (micromanagement) podrobnosti, kar je za agencijo obremenjujoče.
Dobre prakse za sodelovanje Agencija – Stranka:
- ustvarite centraliziran content calendar
- določite jasne cilje za družbena omrežja
- pripravite creative briefe za vsako kampanjo
- imejte redne sestanke (tedensko ali mesečno) za pregled napredka
- že na začetku jasno opredelite vloge in odgovornosti
- vzpostavite sistem za odobritev vsebine
#2 Sodelovanje Agencija – Agencija
Zlasti pri večjih strankah ali multinacionalkah ni redkost, da različne agencije sodelujejo pri kampanjah. To je lahko sodelovanje dveh agencij za isto stranko ali sodelovanje med agencijo za družbena omrežja in drugim ponudnikom (npr. PR agencijo).
V tem primeru je sodelovanje ključno za preprečevanje podvajanja dela in zagotavljanje, da vsi stremijo k istemu cilju. Ključ do uspeha je komunikacija – vsi morajo biti od začetka usklajeni.
Dobre prakse za sodelovanje Agencija – Agencija:
- imejte centraliziran koledar kampanj in urnik
- vzpostavite redne klice za spremljanje napredka
- določite po eno kontaktno osebo za vsako agencijo
- ustvarite skupne smernice za družbena omrežja
- uporabite orodje za vodenje projektov za sledenje nalogam
#3 Sodelovanje Agencija – Vplivnež/Ambasador znamke
Sodelovanje lahko vključuje tudi delo z vplivneži ali ambasadorji blagovne znamke. To je izjemno učinkovito, saj omogoča dostop do njihovega občinstva. Ključno pa je zagotoviti, da vplivnež ustreza vrednotam vaše znamke.
Dobre prakse za sodelovanje Agencija – Vplivnež:
- raziščite potencialne vplivneže in ambasadorje
- ustvarite smernice za vplivneže
- vzpostavite sistem za odobritev vsebine
- redno preverjajte napredek z vplivneži
- že na začetku določite jasne cilje
#4 Sodelovanje Stranka – Vplivnež
Agencije niso nujne na vsakem koraku. Včasih blagovne znamke neposredno sodelujejo z vplivneži. To stranki lahko prihrani denar in vplivnežu omogoči več kreativne svobode, vendar obstaja tveganje, da vsebina ne bo usklajena s sporočilom znamke.
Dobre prakse za sodelovanje Stranka – Vplivnež:
- dogovore zapišite v pogodbi za zaščito obeh strani
- preverite morebitne konflikte interesov
- imejte realna pričakovanja
- uporabite orodja za upravljanje družbenih omrežij za odobritev vsebine in analytics
Ali lahko vse te vrste sodelovanja obstajajo hkrati?
Sodelovanje lahko dobite različne oblike glede na potrebe. Najpomembneje je, da so vsi vpleteni usklajeni in da je komunikacija jasna. S pravim sistemom, kot ga nudi Kontentino, je uspeh skoraj zagotovljen.
Izkoristite prednosti sodelovanja
O prednostih in nasvetih za sodelovanje bi lahko pisali ure in ure.
Zberite svojo ekipo, prepoznajte ozka grla in začnite delati na izboljšavah. Uporabite orodja za avtomatizacijo zamudnih nalog – vaše stranke vam bodo hvaležne.
