Guide till Social Media Project Management | Kontentino

Social media project management är ett snabbrörligt och spännande fält. Det finns ett oändligt flöde av kanaler att posta i, nätverk att skapa innehåll för och kampanjer som kräver konstant övervakning. Utan rätt organisering är det minst sagt svårt att hänga med. Idag ska vi titta närmare på hur du bemästrar social media project management, så gör dig redo för lite inspiration.

Vad består social media project management av? 

Social media project management kan delas upp i fyra huvudkomponenter som tillsammans skapar den ultimata projektplanen för sociala medier.

Skapande av innehåll

Kort sagt: detta täcker allt innehåll du skapar för sociala medier. 

Det inkluderar posts, grafik, infografik, videor och annonsformat – alla typer av content faller under denna kategori.

Det är viktigt att se till att det du publicerar stämmer överens med din brand voice och dina värderingar, samt är relevant för din målgrupp. Ju mer arbete du lägger ner här, desto större blir utdelningen senare när du bygger ett engagerat community online.

Eftersom det innebär många delmoment tar innehållsskapande upp en betydande del av den totala tiden för social media project management. Att få dessa uppgifter gjorda kräver ofta gediget samarbete, och det är lätt att projektledningen blir rörig här om man inte ser upp.

Hantering av kampanjer

Sociala kampanjer är tidsbegränsade marknadsföringsinsatser med specifika start- och slutdatum. De kan inkludera tävlingar, kampanjerbjudanden, giveaways och rabatter. Denna komponent omfattar även betald annonsering och kampanjer som kräver en annonsbudget.

Innan du lanserar en kampanj bör du sätta tydliga mål så att du vet vad som räknas som framgång från första början. Social media project management för kampanjer täcker alla stadier, från idé och exekvering till utvärdering. 

Här finns inget utrymme för gissningar; allt måste vara perfekt organiserat för att ge önskat resultat.

Analytics och rapportering

Analytics täcker alla aspekter av dina sociala nätverk för att hjälpa dig att växa din publik, hitta nya följare och identifiera influencers inom din bransch. Det inkluderar data om likes, delningar, klick och räckvidd. Denna information måste lagras och analyseras, vilket gör det till en självklar del av social media project management. 

Analytics är ofta kopplade till kampanjer och olika KPI:er för sociala medier. De måste vara välorganiserade för att kunna användas till löpande förbättringar. Hanteringen av dessa projekt är avgörande, då även ett mindre misstag kan leda till missvisande data. 

Strategi för sociala medier

Sist men inte minst – faktum är att detta ofta kommer först!

En strategi för sociala medier är planen för hur innehåll ska skapas, delas och hanteras. Den definierar vilka nätverk ni ska fokusera på för att nå organisationens mål. Strategin omfattar allt från revision och SWOT-analyser till konkurrentanalys, innehållsteman, målgruppsdefinitioner och framgångsindikatorer.

Alla dessa delar måste fungera tillsammans som ett väloljat urverk. Utan strukturerad social media project management är det näst intill omöjligt att lyckas. 

Fördelar med social media project management

Bättre kontroll och överblick över din strategi

En social media-strategi är ritningen för allt content, alla kampanjer och all analys. När du har lagt upp planen i förväg är det lättare att justera vid behov istället för att drabbas av panik om något oväntat sker. Social media project management hjälper dig att hantera dessa situationer direkt. 

Det gör också ditt arbete mer transparent och lätthanterligt. När allt är snyggt uppställt behöver du inte leta efter tillgångar eller fundera på nästa steg. Det känns som att din projektledning guidar dig genom varje steg i processen.

Effektivisera din schemaläggning

Eftersom social media project management bidrar till din innehållsstrategi sparar du tid när du ska hantera posts i olika kanaler. Du behöver inte längre ha dussintals flikar öppna för varje konto. Allt från skapande och publicering till analytics och rapportering kan nu skötas från en och samma plats. Se även dessa 3 sätt att planera högkvalitativt content.

Detta säkerställer konsekvens över alla plattformar och hjälper dig att undvika slarvfel eller att flera kampanjer krockar. Hela processen blir helt enkelt smidigare och mer effektiv.

Förenkla konkurrentanalysen

Med rätt struktur blir det också enklare att hålla koll på dina konkurrenter.

Att veta vilka utmaningar du står inför är avgörande för din marknadsföring, då sociala kanaler är det nya slagfältet för uppmärksamhet.

God projektledning ger dig en fullständig översikt över vad konkurrenterna publicerar. Även om du inte analyserar dem varje dag, frigör bra system tid så att du faktiskt hinner med den typen av strategiska analyser vid behov. 

Gör samarbetet sömlöst

Att använda social media project management i verksamheten gör det mycket lättare att koordinera innehåll och kampanjer inom teamet. Du slipper dela upp kanaler i separata isolerade projekt; istället är allt allokerat i förväg och alla vet vad de ska jobba på och i vilken ordning.

Tänk dig att varje person och process arbetar i harmoni i ett workflow som faktiskt levererar. Gör det till verklighet genom att sätta en tydlig struktur.

Spara tid och resurser

Bra projektledning ger en överblick över dina kampanjinsatser, identifierar potentiella hinder och visar hur de kan övervinnas.

Resultatet blir att teamet lägger mindre tid på administration och mer på kreativitet, eftersom alla vet vad som ska göras, när det ska vara klart och vilka resurser som finns tillgängliga.

I större skala kan rätt system för social media project management spara dussintals timmar varje vecka. 

Social media project management – best practices

Skapa en projektledningsplan

Börja rätt genom att skapa en plan som får alla i teamet att sträva mot samma mål. Ännu viktigare: detta blir kartan för alla som är involverade i projektet.

En sådan plan behöver inte vara komplicerad. Det kan räcka med ett dokument som beskriver målen, vem som ansvarar för vad (mer om det senare) och deadlines.

Om du vill vara mer detaljerad kan du inkludera vilka verktyg som ska användas, hur framsteg mäts och vad budgeten är. Dela planen med alla intressenter och gör den lättåtkomlig.

Sätt tydliga ansvarsområden (inklusive godkännanden)

I alla organisationer är det viktigt att ansvarsfördelningen är glasklar. Annars faller uppgifter mellan stolarna, beslut drar ut på tiden och frustration uppstår.

Skapa ett system för godkännanden (approvals). Det innebär att en utsedd person måste godkänna en uppgift innan den publiceras eller ett beslut fattas. Det ger trygghet och ser till att beslut är genomtänkta. 

På så sätt undviker ni förvirring längre fram och kan identifiera flaskhalsar i tid. Det underlättar också att ha ett fastställt workflow så att alla förstår hur arbetet flyter och varför.

Integrera verktyg i ditt workflow

Även om mycket handlar om kommunikation finns det fantastiska verktyg som gör livet lättare. Genom att använda mjukvara för att automatisera uppgifter och spåra framsteg frigör du tid för det kreativa. Med dagens AI-modeller och maskininlärning kan många tråkiga rutinuppgifter nu skötas automatiskt.

Verktyg hjälper också till att standardisera processer och underlättar samarbete. Att inkludera rätt mjukvara i din projektledning är idag nästan ett krav för att lyckas.

Bästa sättet att hitta rätt är att experimentera. Var inte rädd för att testa några olika innan ni hittar rätt match – vi listar några alternativ längre ner.

Samla alla digitala tillgångar på ett ställe

Förvara alla projektfiler centralt så att alla vet var de finns. Det gäller allt från designfiler och foton till templates och rapporter.

När allt finns på en plats blir det mycket lättare för teamet att komma åt det de behöver, när de behöver det. Det minskar också risken för att viktig data går förlorad om en enhet försvinner.

Bygg en centraliserad dashboard

Tillgångar är en sak, men för att verkligen ta din social media project management till nästa nivå bör du ha en centraliserad dashboard. Där kan du se alla delar av projektet i en och samma vy.

Detta är särskilt hjälpsamt om ni är flera som jobbar i projektet. En central dashboard ökar också säkerheten och kontrollen över era filer. 

Det finns många sätt att bygga en dashboard – det handlar om att hitta det som passar ert team bäst. Målet är att alltid ha en tydlig vy för att snabbt kunna identifiera områden som behöver extra uppmärksamhet.

Vissa dashboards, som Kontentino, låter dig både förvara ditt material och publicera det direkt till sociala medier. Allt under ett tak.

Följ upp och revidera planen vid behov

Följ upp projektets framskridande och gör ändringar när det behövs. Det kan vara allt från enkla månadsrapporter till djupare granskningar av specifika kampanjer.

Uppföljning hjälper dig att se var saker inte går som planerat. Det är också klokt att se över projektplanen regelbundet – minst en gång i månaden – för att säkerställa att den fortfarande är relevant.

Vad kostar social media project management?

Social media management kan vara ett mycket kostnadseffektivt sätt att nå din målgrupp, men det är viktigt att ta med alla kostnader i beräkningen – från verktyg till personalkostnader.

Det finns gott om prisvärda alternativ. Som riktmärke kan man förvänta sig att lägga mellan $500–$1,000 per månad för ett mindre projekt och upp till $5,000 eller mer för större satsningar.

Dessa är förstås bara uppskattningar – det faktiska priset varierar beroende på era behov och projektets omfattning. Ha alltid detta i åtanke under planeringsfasen.

Verktyg för social media project management

Vi har valt att dela upp verktygen i tre nivåer (tiers). Tier 3 är för verktyg som används ofta men som saknar bra samarbetsfunktioner. Tier 2 innehåller projektledningsverktyg som är bra på uppgifter men saknar specifika funktioner för sociala medier.

Tier 1 är tillägnat det verktyg som kombinerar det bästa av två världar: projektledning och sociala medier. Läs vidare för att se vad vi rekommenderar. 

Tier 1: Kompletta verktyg för social media project management

#1 Kontentino

Kontentino är ett social media management-verktyg som fungerar som ett komplext projektverktyg. Det är mer än bara en scheduler eller analytics-lösning – det guidar ditt team genom hela processen.

Här är vad du kan göra med Kontentino:

Effektiv schemaläggning för alla plattformar

Kontentino stöder alla stora plattformar och nästan alla typer av inlägg. Du kan skapa utkast, duplicera och arbeta på flera inlägg samtidigt för att sedan publicera dem direkt med ett enda klick. Det är långt ifrån den manuella röran i Tier 3. 

Task management 

Kontentino låter dig tilldela uppgifter direkt till teammedlemmar, partners och till och med kunder! Du gör detta enkelt direkt i förhandsvisningen eller kalendern, vilket sparar massor av tid.

Checklistor, taggar och etiketter

Kontentino har tagit de bästa delarna från vanliga projektverktyg. Du kan sätta upp checklistor för dina inlägg så att du aldrig glömmer viktiga delar i din caption eller att kontrollera grafiken. Du kan också använda taggar och etiketter för att enkelt navigera i din content-kalender. 

Analytics

Som vi nämnt är analytics och rapportering en central del. Kontentino har intuitiva funktioner för att snabbt utvärdera din performance och skapa snygga rapporter att dela med intressenter. 

Smidiga godkännanden

Bland alla funktioner är vi extra stolta över våra samarbetsfunktioner då de är bland de bästa på marknaden.

Vår approval-funktion har förändrat vardagen för många kunder. Med några få klick kan social media managers få direkt feedback eller godkännande från kunder. Slut på gissningar och ändlösa mejlkedjor med bilagor. 

Internt samarbete

Kontentino underlättar samarbetet mellan olika avdelningar. Användare kan lämna feedback i kommentarer, tagga kollegor och lämna anteckningar – allt på ett och samma ställe i perfekt harmoni.

Asset management

Kontentino ger dig möjlighet att hantera alla dina tillgångar centralt. Förutom lagring kan du använda dem direkt när du planerar och schemalägger för olika plattformar. 

Kontentino erbjuder också olika vyer av kalendern så att du kan arbeta på det sätt som passar dig bäst. 

Tier 2: Generella projektverktyg

#2 Asana

Som social media manager hanterar du ofta många olika spår samtidigt. Asana hjälper team att tilldela uppgifter och skapa projektstrukturer.

Även om Asana är ett utmärkt verktyg för allmän projektledning, saknar det direktkoppling till sociala medier. Du kan ha listor och boards, men du kan inte publicera eller se exakt hur ett inlägg kommer se ut på Instagram. Det automatiserar helt enkelt inte de specifika behov man har inom sociala medier. 

#3 Trello

Många använder Trello för att få en visuell överblick över sina strategier och inlägg via kort och kolumner.

Det är enkelt att använda och bra för att se status på uppgifter. Du kan sätta deadlines och tilldela medlemmar specifika kort. Men precis som Asana brister det när det kommer till direkt publicering och analytics. Det blir ofta ytterligare ett steg i processen istället för en helhetslösning. 

Tier 3: Grunderna

Här hittar vi verktyg som de flesta redan använder dagligen, men som kanske inte är optimala för just detta ändamål. 

#4 Microsoft Excel

Många förlitar sig fortfarande på Excel. Det är tillgängligt för alla, men knappast smidigt för modern social media project management.

Spreadsheets försvårar kommunikation och samarbete. De skapar lätt brus och är varken särskilt eleganta eller professionella för kundpresentationer. Att sköta schemaläggning här innebär att någon måste sitta manuellt och posta vid rätt tidpunkter. 

#5 Google Sheets

Google Sheets är snäppet bättre tack vare molnbaserat samarbete i realtid. Det är kraftfullt för data, men saknar helt funktioner som task lists, boards och framför allt kopplingar för schemaläggning.  

#6 Google Docs

Vissa föredrar löpande text i Google Docs. Det fungerar bra för den kreativa processen och anteckningar, men blir snabbt rörigt om man ska hantera många profiler och inlägg samtidigt. Det ger ingen överblick och stöder inte moderna projektmetodiker som Agile eller Kanban. 

Nu är det din tur

Vi tror att du har en ganska bra bild av vad som krävs nu. 

Testa Kontentino gratis idag och upplev skillnaden själv.