Bloga geri dön
2022’de sosyal medya ajanslarının iş yükünün çok fazla olduğunu söylemek yetersiz kalır. Bir pazarlama ajansı yönetiyorsanız ve kalabalığın arasından sıyrılmak istiyorsanız, sosyal medya iş birliğini kolaylaştırmak konusunda ciddi bir zorlukla karşı karşıyasınız demektir.
Pazarlama otomasyonu ile kişiselleştirme arasındaki altın dengeyi bulmak zor olabilir, ancak oyunda kalmak için bunu yapmanız gerekir. En son haberleri takip etmek çok önemlidir, ancak bu durum şirketinizdeki sorunsuz iş birliği ve onay sürecinin önüne geçmemelidir.
En son sosyal medya trendlerine uyum sağlamak stratejinizin önemli bir parçası olsa da ajans içindeki süreçleri yönetmek her şeyi belirleyen unsurdur. Eğer her şey yerli yerindeyse, ajansınız tıkır tıkır işleyen bir makine gibi olacaktır.
Ancak bir şeyler aksamaya ve gıcırdamaya başlarsa:
Gerçekle yüzleşelim: Doğru sosyal medya iş birliği ve onay süreci olmadan etkili çalışamaz, sosyal medya ajansınızı büyütemez ve müşterilerinize doğru hizmeti sunamazsınız.
Peki, işler henüz istediğiniz gibi gitmiyorsa ne yapabilirsiniz?
Bir pazarlama ajansında sosyal medya iş birliği ve onay sürecinin rolü
Sosyal medya iş birliği planı ve onay süreçleri ne kadar iyi olursa, çalışmanız o kadar verimli olur. Bu kadar basit ve bu her ajansın temel taşıdır. Eğer çok sayıda ekip üyeniz ve müşteriniz varsa, en ufak bir detayı tartışmanın bile saatler sürebileceğini bilirsiniz. Ancak böyle olmak zorunda değil.
Sorunsuz bir sosyal medya iş birliği ve hızlı onay süreci, daha başarılı bir pazarlama stratejisine katkıda bulunabilir. Ayrıca müşterileriniz arasındaki NPS’i (Net Tavsiye Skoru) olumlu etkileyebilir, operasyonel maliyetleri düşürebilir ve ekip memnuniyetini artırabilir.
İş birliği planlamasının rolünü tam olarak anlamak için bazı kısa tanımların üzerinden geçmekte fayda var.
Sosyal medya workflow (iş akışı) içindeki onay süreci, sosyal medya ile bağlantılı belirli bir unsuru kabul etme veya reddetme sürecidir: örneğin bir içerik, bir dosya veya bir reklam kampanyası teklifi gibi.
Onay süreci hem dahili (ekip düzeyi) hem de harici (müşteri-ajans düzeyi) olarak gerçekleşebilir.
Dahili sosyal medya iş birliği, organizasyon içindeki sosyal medya projeleri ve görevleri ile ilgili ekip veya şirket düzeyindeki yardımlaşmadır.
Sosyal medya iş birliği neden zahmetlidir? Sık yapılan hatalar
Sosyal medya iş birliği göründüğü kadar basit olsa da birçok soruna yol açabilir. Bunlardan bazılarını aşağıda sıraladık.
Prosedür eksikliği
Ekibinizle ve müşterilerinizle uzaktan çalışıyor ancak prosedürleri belirlemiyorsanız, sık sık başınız ağrıyabilir. Birkaç basit kural koymak (onaya gönderme veya post gereksinim kontrol listeleri gibi) workflow’unuzun sağlıklı kalmasına yardımcı olabilir.
Otomasyondan korkmak
Pazarlama otomasyonu araçları, sosyal medya uzmanlarının günlük ve tekrarlayan görevlerin yükünü hafifletmesi içindir. Ancak birçok pazarlamacı araç kullanma konusunda tereddütlüdür. Sıkıcı görevleri araçlarla otomatikleştirmek yerine işleri manuel yapmayı tercih ederler.
Kapsam kayması (Scope creep)
Kapsam kaymasını hiç duydunuz mu? Bu, görev yığınının istemsizce büyümesi, tüm projeyi kontrol edilemez hale getirmesi durumunda gerçekleşir. Değişiklikler, projenin kapsamının yetkisiz büyümesine katkıda bulunur ve karmaşadan başka bir şey yaratmaz. Prosedürler olmadan sorun beklemeniz kaçınılmazdır.
Farklı beklentiler
Yeni bir sosyal medya projesine başlamadan önce her iki tarafın beklentilerinin karşılandığından emin olun. Müşteriye dünyaları vaat edip bunları yerine getirmezseniz, hizmetlerinizden memnun kalmamalarına ve iş birliğinin zorlaşmasına şaşırmayın. Müşteriniz mesai saatleri dışında bile aşırı talepkarsa, etkili bir iş birliği fikrine veda edebilirsiniz.
Pazarlama ajansında etkili bir sosyal medya iş birliği planı nasıl hazırlanır?
Ajans içindeki süreçleri düzenlemek, sadece iş akışında zorlandığınızda değil, onu iyileştirmek istediğinizde de büyük fark yaratabilir. İş birliği planlaması için dikkate alabileceğiniz birkaç ipucu şunlardır:
Sosyal medya iş birliğinizi denetleyin
Sosyal medya iş birliğinizin harika işlediğini ve değiştirilecek bir şey olmadığını mı düşünüyorsunuz? Peki ya küçük iyileştirmeler? Herhangi bir düzeltme uygulamaya başlamadan önce neyin tam olarak çalışmadığını belirlemeniz gerekir. Sosyal medya denetiminde olduğu gibi, bunu araştırmalı ve olası darboğazları aramalısınız. Aksayan bir iş birliğinin arkasında yanıt eksikliği, yavaş reaksiyon, iletişim kopukluğu, günlük stand-up toplantılarının olmaması veya eksik prosedürler gibi pek çok neden olabilir.
Net bir sosyal medya stratejiniz olsun
Ekibinizdeki herkes aynı dalga boyunda olmalı ve marka iş birliğinin ne olduğunu tam olarak anlamalıdır. İş akışını bozmak için tek bir kişi yeterlidir, bu nedenle ekibinizde bunu olumsuz etkileyen biri varsa bu durumu bir an önce çözmelisiniz. En kritik kuralları vurgulayarak net bir sosyal medya stratejisi belirlemek bir seçenek değil, bir zorunluluktur.
Kimin ne yaptığını bilin
Rollerin belirlenmesi, sosyal medya iş birliğinin en önemli parçalarından biridir. Ekipteki herkes hangi profilden, hangi platformdan ve hangi görevlerden sorumlu olduğu konusunda net bir bilgiye sahip olmalıdır.
Diyelim ki 4 kişiden oluşan bir sosyal medya ekibi var:
Sarah, Jonathan, Melanie ve Thomas.
Ekip lideri olarak Sarah, müşterilerle iletişim kurmaktan ve talepleriyle ilgilenmekten sorumlu. Bu çok zaman aldığı için kendisi içerik fikirleri üretemiyor.
Melanie ve Thomas ise Facebook ve Instagram profilleri için yaratıcı metinler hazırlıyorlar. Ancak ekipte yeni oldukları için henüz müşteriler veya marka tonu (tone of voice) hakkında her şeyi bilmiyorlar, bu yüzden yardıma ihtiyaçları var.
Burada içerik yöneticisi Jonathan devreye giriyor; junior içerik yöneticileri ile ekip lideri arasında bir köprü kuruyor. Jonathan, postların sosyal medya stratejisine uygunluğunu kontrol ediyor ve ilk dahili onaydan sonra bunları Sarah’ya, o da onay için müşterilere gönderiyor.
Bu, bir sosyal medya iş birliği sürecinin nasıl işleyebileceğine dair sadece bir örnektir.
Bir sosyal medya rehberi oluşturun
Bu belge, yeni personeli ekibe dahil ederken (onboarding), stratejide tereddüt yaşandığında veya iş birliğinin doğru yöne gidip gitmediğini kontrol ederken başvuracağınız doküman olmalıdır.
Kapsamlı bir sosyal medya rehberi oluşturmak bir gecede olmaz. Zaman zaman güncellemeli ve ilgili projedeki herkes için erişilebilir kılmalısınız.
Neleri içermeli? İstediğiniz gibi özelleştirebilseniz de marka iş birliği rehberiniz kesinlikle şu altı alanı kapsamalıdır:
- İş birliği planı için sosyal medya stratejisi,
- Tone of voice (marka sesi),
- Marka kuralları (brand guidelines),
- Marka dijital varlıkları,
- İş birliği prosedürleri (sorumlular, yanıt süreleri, şablonlar),
- (Ekstra) Sosyal medya krizi ışığında iş birliği prosedürleri.
İş birliği planlaması için görev yönetiminde ustalaşın
Herkes görev almayı sevmez, herkes görev devretmeyi de sevmez. Ancak bu yapılmalıdır. Görevleri paylaştırmaktan çekinmemelisiniz. Herkes sosyal medya workflow’undaki yerini bilmelidir; bir kişi sadece post oluşturmaktan veya interaktif infografikler hazırlamaktan sorumluyken, bir diğeri bunları dil bilgisi açısından kontrol edebilir, bir başkası ise içerik yayına girmeden veya müşteriye gitmeden önce son dahili onayı verebilir. Hassas bir görev yönetimi, en azından başlangıçta, birçok yanlış anlaşılmayı ve sosyal medya krizini önlemenize yardımcı olabilir.
Araçları kullanın
Sorunları çözmeyen, aksine yeni ihtiyaçlar doğuran araçlar vardır. Onlara ihtiyacınız yok. İhtiyacınız olan, sosyal medya iş birliğinizi geliştirecek ve işinizi kolaylaştıracak bir dizi araçtır. Ekibinizle birlikte bazı araçları test etmekten ve bunların iş kalitenizi iyileştirip iyileştirmediğini kontrol etmekten korkmayın.
Kulağa biraz ürkütücü mü geliyor? Muhtemelen öyledir; ancak bu küçük ilk adımları atmaya başladığınızda, sosyal medya iş birliğinizin tıkır tıkır işlemeye başladığını göreceksiniz.
Müşterilerinizle en verimli şekilde nasıl iş birliği yaparsınız? Harici iletişim.
Müşteri tarafı için sosyal medya rehberi
Sosyal medya iş birliğini sadece başarılı değil, aynı zamanda zahmetsiz hale getirmek için müşterileriniz için de bir sosyal medya rehberi oluşturmalısınız. Burada hangi profilde kimin yetkili olduğu, strateji ve tone of voice bilgilerinin yanı sıra cevap şablonları ve daha önce onaylanmış iletişim planlarını ekleyin. Bu, her zaman başvurabileceğiniz bir kaynaktır.
Müşterilerinizi sürece dahil edin
Müşterilerinizi sosyal medya rehberlerini oluşturmaya ve workflow prosedürlerini düzenlemeye dahil etmek çok önemlidir. Ne kadar dahil olurlarsa, sosyal medya iş birliği ve onay süreci konusunda o kadar anlayışlı olacaklardır.
Onlara geri bildirimin gücünü ve faydalarını gösterin
Bazen müşteriler geri bildirimin sihirli gücünün farkında olmayabilir. En iyi iş birliği ipuçlarından biri, onlara hızlı ve detaylı geri bildirimin neden önemli olduğunu ve bunun sosyal medya iletişimini nasıl etkileyebileceğini birkaç maddeyle göstermektir. Onlara bir pazarlama iş birliği planı sunarak, bu sürecin önemini anlamalarını ve ekibinizle birlikte hayata geçirmeye daha istekli olmalarını sağlayabilirsiniz.
Araçları kullanın
Evet, araçlar sadece sosyal medya yöneticileri için değildir. Müşterileriniz için marka iş birliği rehberi hazırlarken araçları unutmayın. Sadece ekibinize değil, müşterilerinize de fayda sağlayacak araçlar mevcuttur.
Sosyal medya iş birliğinin başarının anahtarı olduğu aşikar. Bunu Kontentino ile mükemmelleştirebileceğinizi biliyor muydunuz?
Bu ekstra onay ve güvenlik katmanıyla, sosyal medya iş akışınıza özen gösterebilir ve hem dahili hem de harici olarak en verimli şekilde iş birliği yapabilirsiniz.
Kontentino iş birliği ipuçları
Post gereksinim kontrol listeleri
Bu checklistler iş birliği planlaması için çok etkili olabilir. Her profil için listeleri özelleştirebilir ve kendi gereksinimlerinizi eklemeye devam edebilirsiniz. Bu özellik, özellikle sürece henüz tam dahil olmamış yeni bir müşteriniz varsa veya kuralları öğrenmesi gereken stajyerleriniz varsa harikalar yaratır. Hazır kontrol listeleriyle, içerik şartları karşıladığında ilgili maddelerin üzerini çizebilirler ve böylece dahili onay verecek kişinin zamanından tasarruf sağlarlar.
Postları müşteri onayına gönderme
İşin en can alıcı noktası. Artık post onayları için bitmek bilmeyen mesajlara veya e-postalara gerek yok.
Müşterilerinize doğrudan Kontentino üzerinden onay isteği gönderebilirsiniz, onlar da tek bir tıklamayla içeriği onaylayabilirler. Hatta Bali’de kokteyllerini yudumlarken bile mobil uygulama üzerinden bunu yapabilirler.
Elbette içeriği reddedebilir ve üzerinde çalışılması için geri gönderebilirler; anında uygulayabileceğiniz yorumlar ve geri bildirimler bırakabilirler. Tek bir yazım hatasını e-posta üzerinden düzeltmenin ne kadar süreceğini bir düşünün.
Kontentino’da bu saniyeler sürer. Aynı durum, ekibinizden birine onaya göndermek istediğiniz dahili onaylar için de geçerlidir. Kullanışlı durum (status) alanları, içeriğinizin ne durumda olduğu ve yayınlanmaya hazır olup olmadığı konusunda size net bilgi verir.
Uluslararası markalar için çeviriler
Dünyanın her yerinden, birçok dilde sosyal medya iletişimi mi yönetiyorsunuz? Kontentino, postları orijinal versiyonun hemen yanında çevirme seçenekleri sunduğu için ekipler arası iş birliğini kolayca yönetebilirsiniz.
Görev atama
Kontentino içinde içerikleri kolayca tartışabilir ve müşterilerinizle veya ekibinizle içgörü paylaşabilirsiniz, ancak görevleri belirli bir projeye atanmış kişilere de devredebilirsiniz. Onların masasına gitmek veya e-posta göndermek yerine, Kontentino’da görev atayabilirsiniz; böylece değişikliklerden sorumlu kişi anında bildirim alır. Artık “spam klasörüne düşmüş” bahanelerine son.
Sosyal Medya İş Birliği Türleri
#1 Ajans – Müşteri (Marka) İş Birliği
Sosyal medya iş birliğinden bahsettiğimizde, akla gelen ilk tür muhtemelen budur. Bir ajansın sosyal medya içeriği oluşturmak için bir müşteriyle (marka) çalıştığı en geleneksel formdur.
Bu formda ajans, sosyal medya stratejisinden, içerik üretiminden ve uygulamadan sorumludur. Müşteri (marka), strateji hakkında girdi sağlar ve yayınlanmadan önce içeriği onaylar.
Her iki tarafın da rolleri ve sorumlulukları netse bu iş birliği türü çok iyi sonuç verir. Ajansın planları eyleme dönüştürmekten sorumlu olması nedeniyle daha düzenli bir sosyal medya süreci oluşturmaya yardımcı olabilir.
Ancak bu tür bir iş birliği, yönetilmesi zor bir güç dinamiği de yaratabilir. Örneğin, ajans sürekli müşteriyi memnun etmeye çalıştığını hissedebilir ve bu da yaratıcı tavizlere yol açabilir.
Müşteri (marka) oluşturulan içerikten memnun kalmazsa, içerik nihai onayı alana kadar ajans ile müşteri arasında çok fazla git-gel yaşanabilir. Bu durum her iki taraf için de can sıkıcı olabilir ve zaman kaybına yol açar.
Alternatif olarak, müşteri (marka) içeriği mikro düzeyde yönetmeye (micromanage) çalışabilir. Bu ajans için yorucu bir süreçtir.
Her iki taraf için de iyi işleyen bir iş birliği modeli bulmak önemlidir. Aksi takdirde süreç, her iki tarafta da gerginliğe ve hayal kırıklığına neden olabilir.
Ajans – Müşteri İş Birliği için iyi uygulamalar:
- merkezi bir content calendar oluşturun
- sosyal medya amaçlarını ve hedeflerini belirleyin
- her sosyal medya kampanyası için creative brief’ler hazırlayın
- ilerlemeyi gözden geçirmek için düzenli (haftalık veya aylık) toplantılar yapın
- başlangıçta rolleri ve sorumlulukları net bir şekilde tanımlayın
- içerik onayları için bir sistem oluşturun
#2 Ajans – Ajans İş Birliği
Özellikle büyük müşteriler veya çok uluslu şirketler söz konusu olduğunda, farklı ajansların sosyal medya kampanyalarında birlikte çalışması yaygındır. Bu iş birliği sürümü, aynı müşteri için çalışan iki ayrı ajans arasında veya bir sosyal medya ajansı ile başka bir hizmet sağlayıcı (örneğin bir PR ajansı) arasında olabilir.
Her iki durumda da, efor tekrarını önlemek ve herkesin aynı hedefe ulaştığından emin olmak için ajanslar arası iş birliği esastır.
Ajanslar arasındaki başarılı iş birliğinin anahtarı iletişimdir. İleride kafa karışıklığını önlemek için tüm tarafların en başından itibaren aynı fikirde olması gerekir.
Ajans – Ajans İş Birliği için iyi uygulamalar:
- merkezi bir kampanya takvimi ve planı kullanın
- ilerlemeyi takip etmek için düzenli görüşmeler ayarlayın
- her ajans için bir irtibat kişisi belirleyin
- sosyal medya rehberleri oluşturun
- görev takibi için bir proje yönetim aracı kullanın
#3 Ajans – Influencer/Marka Elçisi İş Birliği
Bazen sosyal medya iş birliği sadece ajans ve müşteri arasında kalmaz. İçerik oluşturmak için influencer’lar veya marka elçileriyle çalışmayı da kapsayabilir. Bu tür bir iş birliği, onların hedef kitlelerine ve takipçilerine ulaşmanızı sağladığı için son derece etkili olabilir.
Ancak, iş birliğine girmeden önce influencer veya marka elçisinin markanıza uygun olduğundan emin olmanız gerekir. İstediğiniz son şey, markanızın değerleri veya mesajıyla örtüşmeyen bir içerik paylaşmalarıdır.
Ajans – Influencer için iyi uygulamalar:
- potansiyel influencer ve elçileri araştırın
- influencer’lar için sosyal medya rehberleri hazırlayın
- içerik onayı için bir sistem kurun
- influencer ve elçilerle düzenli iletişimde kalın
- başlangıçta net hedefler ve amaçlar belirleyin
Doğru iş birliği sistemiyle, sadece influencer pazarlama kampanyaları yürütmekle kalmaz, aynı zamanda çalışmalarınızı ölçeklendirebilirsiniz. Bu, daha fazla influencer ile çalışabileceğiniz ve her zamankinden daha geniş bir kitleye ulaşabileceğiniz anlamına gelir.
#4 Müşteri – Influencer İş Birliği
Ajanslar her adımda şart değildir. Bazen müşteriler (markalar) içerik oluşturmak için doğrudan influencer’larla çalışabilirler.
Bu tür bir sosyal medya iş birliği her iki taraf için de faydalı olabilir. Müşteri doğrudan influencer ile çalışır ve influencer da içerik paylaşırken daha fazla yaratıcı özgürlüğe sahip olur.
Ancak ajansları dahil etmemenin iki yüzü vardır. Bir yandan, müşteri doğrudan bir influencer ile çalışarak bütçe tasarrufu yapabilir. Diğer yandan, içeriğin markanın mesajı veya değerleriyle örtüşmeme riski vardır.
Müşteri – Influencer İş Birliği için iyi uygulamalar:
- hem markayı hem influencer’ı korumak için anlaşmaları yazılı yapın
- influencer’ın birden fazla markayla çalışması durumunda çıkar çatışması olmadığını kontrol edin
- bir influencer’ın neler sunabileceği konusunda gerçekçi beklentilere sahip olun
- daha fazla influencer dahil olduğunda içerik ve mesajlar için net kurallar koyun
- içerik onayı ve analytics takibi gibi görevler için sosyal medya yönetim araçlarını kullanın
Tüm bu sosyal medya iş birliği türleri aynı anda var olabilir mi?
Sosyal medya iş birliği, markanın veya müşterinin ihtiyaçlarına göre birçok farklı şekil alabilir. En kritik husus, dahil olan herkesin aynı fikirde olmasını ve tüm taraflar arasında net bir iletişim kurulmasını sağlamaktır.
Doğru sistemle sosyal medya iş birlikleri son derece başarılı olabilir. Bu nedenle Kontentino’nun başarılı bir sosyal medya iş birliği ve onay workflow’u açısından sunduğu tüm özelliklere yakından bakmak isteyebilirsiniz.
Sosyal medya iş birliğinden yararlanın
Sosyal medya iş birliğinin faydaları ve ipuçları üzerine saatlerce yazabiliriz.
Ekibinizi bir araya getirin ve marka iş birliğinizdeki darboğazları ve iyileştirme yollarını belirlemeye çalışın. Ardından, bunu geliştirmek için çalışmaya başlayın ve sıkıcı görevlerinizi otomatikleştirmek, günlük işlerinizi düzene sokmak için araçları kullanın.
Müşterileriniz bile bunu yaptığınız için size teşekkür edebilir.
