Terug naar de blog
Zeggen dat social media agencies in 2022 veel op hun bord hebben, is een understatement. Als je een marketing agency runt en wilt opvallen, sta je voor een uitdaging om je social media collaboration te stroomlijnen.
Het vinden van het gouden midden tussen marketing automation en personalisatie kan een strijd zijn, maar het is nodig om relevant te blijven. Op de hoogte blijven van het laatste nieuws is cruciaal, maar het mag een vlot collaboration- en approval-proces binnen je bedrijf niet in de weg staan.
Hoewel inspelen op de nieuwste social media trends een belangrijk onderdeel van je strategie moet zijn, kan het beheer van processen binnen je agency je succes bepalen. Als alles goed geregeld is, werkt het als een geoliede machine.
Maar als er ergens iets hapert of kraakt:
Laten we eerlijk zijn: zonder het juiste proces voor social media collaboration en approval kun je niet effectief werken, je agency niet laten groeien en je klanten niet optimaal bedienen.
Dus, wat kun je doen als het momenteel simpelweg nog niet werkt?
De rol van social media collaboration en approval in een marketing agency
Hoe beter het plan voor social media collaboration en de approval-processen zijn, hoe efficiënter je werkt. Zo simpel is het; het is de basis van elke agency. Als je veel teamleden en klanten hebt, weet je dat het bespreken van zelfs het kleinste detail eeuwen kan duren. Dat hoeft echter niet.
Een naadloze social media collaboration en een snel approval-proces dragen bij aan een succesvollere marketingstrategie. Het kan ook de NPS bij je klanten positief beïnvloeden, operationele kosten verlagen en de tevredenheid van je team verbeteren.
Om de rol van collaboration planning volledig te begrijpen, is het goed om kort door een paar definities te gaan.
Het approval-proces in een social media workflow is de procedure voor het accepteren of afkeuren van zaken gerelateerd aan social media: een post, een bestand, een voorstel voor een campagne, om er maar een paar te noemen.
Het approval-proces kan zowel intern (op teamniveau) als extern (op klant-agency niveau) plaatsvinden.
Interne social media collaboration is de samenwerking op team- of bedrijfsniveau wat betreft projecten en taken binnen de organisatie.
Waarom is social media collaboration vaak lastig? Veelgemaakte fouten
Social media collaboration lijkt simpel, maar kan veel problemen veroorzaken. We hebben er een paar op een rijtje gezet.
Gebrek aan procedures
Als je op afstand werkt met je team en je klanten maar geen procedures vastlegt, kom je vaak in de problemen. Het opstellen van een paar eenvoudige regels (over het indienen voor approval of checklists voor posts) helpt je om je workflow gezond te houden.
Angst voor automatisering
Marketing automation tools zijn er voor social media professionals om de druk van dagelijkse, repetitieve taken te verlichten. Veel marketeers zijn echter terughoudend. Ze doen dingen liever handmatig in plaats van saaie taken te automatiseren met tools.
Scope creep
Heb je ooit gehoord van scope creep? Dit gebeurt wanneer een stapel taken onbedoeld groeit, waardoor het project onbeheersbaar wordt. Wijzigingen dragen bij aan een ongeoorloofde groei van de projectomvang en zorgen voor chaos. Zonder procedures zijn problemen gegarandeerd.
Verschillende verwachtingen
Voordat je aan een nieuw social media project begint, moet je zorgen dat de verwachtingen van beide partijen op elkaar aansluiten. Als je de klant gouden bergen belooft maar die niet waarmaakt, wees dan niet verrast als ze ontevreden zijn. En als je klant zelfs buiten werktijden veeleisend is, kun je een effectieve samenwerking wel vergeten.
Hoe maak je een effectief plan voor social media collaboration?
Het ordenen van processen binnen de agency kan een wereld van verschil maken. Hier zijn een paar tips voor een betere collaboration planning.
Audit je social media collaboration
Denk je dat je social media collaboration perfect verloopt? Kijk dan eens naar kleine verbeterpunten. Om verbeteringen door te voeren, moet je eerst identificeren wat nog niet werkt. Net als bij een social media audit moet je op zoek gaan naar mogelijke bottlenecks. Redenen voor een stroeve samenwerking kunnen zijn: traag reageren, geen communicatie, gebrek aan stand-ups of onduidelijke procedures.
Zorg voor een duidelijke social media strategie
Iedereen in je team moet op dezelfde golflengte zitten. Het vergt slechts één persoon om een workflow te verstoren. Het opstellen van een duidelijke social media strategie met de belangrijkste regels is geen optie, maar een must.
Weet wie wie is
Het herkennen van rollen is essentieel. Iedereen in het team moet weten wie verantwoordelijk is voor welk profiel, welk platform en welke taken – en hoe ze samenwerken aan hetzelfde doel: geweldige social media communicatie.
Stel dat er een social media team is van 4 personen: Sarah, Jonathan, Melanie en Thomas.
Sarah is als teamleader verantwoordelijk voor de communicatie met klanten. Dit kost veel tijd, dus ze kan niet zelf alle content bedenken.
Melanie en Thomas doen de contentcreatie en schrijven copy voor Facebook en Instagram. Omdat ze nieuw zijn, hebben ze echter wat begeleiding nodig bij de tone of voice van de klant.
Hier komt content manager Jonathan in beeld. Hij vormt de brug tussen de juniors en de teamleader. Hij controleert posts op merkstrategie en stuurt ze na interne approval door naar Sarah, die ze op haar beurt ter goedkeuring naar de klant stuurt.
Dit is slechts een voorbeeld van hoe een social media collaboration proces kan werken.
Maak social media guidelines
Dit moet je basisdocument zijn voor onboarding of wanneer je twijfelt over de strategie.
Het maken van uitgebreide guidelines gebeurt niet van de een op de andere dag. Update het document regelmatig en zorg dat het toegankelijk is voor iedereen die bij het project betrokken is.
Wat moet erin staan? Je kunt het naar wens aanpassen, maar denk zeker aan deze zes punten:
- social media strategie voor de samenwerking,
- de tone of voice,
- brand guidelines,
- digital assets van het merk,
- collaboration procedures (verantwoordelijken, reactietijden, templates),
- procedures bij een social media crisis.
Beheers task management voor je planning
Niet iedereen houdt van taken delegeren of ontvangen, maar het is noodzakelijk. Iedereen moet zijn plek in de social media workflow kennen. Terwijl de ene persoon posts maakt of infographics ontwerpt, controleert de ander de grammatica, en geeft een derde de finale interne approval voordat de post naar de klant gaat. Nauwkeurig task management helpt misverstanden en crisissen te voorkomen.
Gebruik tools
Er zijn tools die geen problemen oplossen, maar behoeften creëren. Die heb je niet nodig. Wat je wel nodig hebt, is een set tools die je social media collaboration verbeteren en je werk makkelijker maken. Test verschillende tools met je team en kijk of ze de kwaliteit van je werk verhogen.
Klinkt het overweldigend? Misschien, maar zodra je deze kleine stappen zet, zul je zien dat je samenwerking een stuk soepeler verloopt.
Hoe werk je efficiënt samen met je klanten? Externe communicatie.
Social media gids voor de klant
Om de samenwerking zorgeloos te laten verlopen, moet je ook voor je klanten een gids maken. Vermeld wie het aanspreekpunt is, wat de strategie is en voeg goedgekeurde templates en communicatieplannen toe.
Onboard je klanten en betrek ze erbij
Het is belangrijk om je klanten te betrekken bij het opstellen van procedures. Hoe meer ze betrokken zijn, hoe meer begrip ze zullen hebben voor het social media collaboration en approval proces.
Toon de voordelen van krachtige feedback
Soms zijn klanten zich niet bewust van de waarde van goede feedback. Een cruciale tip is om hen te laten zien waarom snelle en gedetailleerde feedback ertoe doet. Door hen een duidelijk plan voor te leggen, worden ze zich bewuster van hun rol in het succes.
Gebruik tools
Tools zijn er niet alleen voor social media managers. Er zijn diverse tools die ook voor je klanten van grote waarde kunnen zijn.
Het staat buiten kijf dat samenwerking de sleutel tot succes is. Wist je dat je dit proces kunt perfectioneren met Kontentino?
Met een extra laag voor approval en veiligheid kun je je workflow optimaliseren en zowel intern als extern efficiënt samenwerken.
Kontentino collaboration tips
Checklists voor post-vereisten
Deze checklists zijn zeer effectief voor de planning. Je kunt ze per profiel aanpassen met eigen eisen. Dit werkt uitstekend voor nieuwe klanten of stagiairs die de regels nog moeten leren. Wanneer de content aan alle punten voldoet, bespaart dit enorm veel tijd bij de interne approval.
Posts verzenden voor approval door de klant
De spreekwoordelijke kers op de taart. Geen e-mails of losse berichtjes meer om approval te vragen voor je posts.
Je stuurt direct vanuit Kontentino een aanvraag voor approval, en de klant keurt de content goed met één klik. Dat kan zelfs via de mobiele app terwijl ze op vakantie zijn.
Natuurlijk kunnen ze content ook afkeuren met feedback die je direct kunt verwerken. Stel je voor hoe lang het zou duren om een typfout via e-mail te corrigeren.
In Kontentino duurt dit seconden. Hetzelfde geldt voor interne approval. Handige statusvelden geven je direct overzicht of content klaar is voor publicatie.
Vertalingen voor internationale merken
Beheer je social media voor merken in verschillende talen? Je beheert de samenwerking eenvoudig doordat Kontentino opties biedt om vertalingen direct naast de originele post te plaatsen.
Taken toewijzen
Je kunt content bespreken en inzichten delen binnen Kontentino, maar ook taken delegeren. In plaats van een e-mail te sturen, wijs je een taak toe in Kontentino zodat de verantwoordelijke direct een melding krijgt. Geen smojes meer over e-mails in de spam.
Typen Social Media Collaboration
#1 Agency – Klant (Merk) samenwerking
Dit is de meest traditionele vorm waarbij een agency werkt voor een merk om content te creëren. De agency is verantwoordelijk voor de strategie en uitvoering, terwijl de klant input geeft en de content goedkeurt.
Dit werkt goed als rollen duidelijk zijn, maar kan leiden tot een lastige machtsdynamiek of micromanagement door de klant. Een goed systeem is essentieel om frustratie te voorkomen.
Best practices voor Agency – Klant samenwerking:
- gebruik een centrale content calendar
- stel duidelijke social media doelen op
- maak creatieve briefs voor elke campagne
- plan regelmatige check-ins
- definieer rollen en verantwoordelijkheden vanaf de start
- gebruik een systeem voor content approvals
#2 Agency – Agency samenwerking
Bij grote klanten werken vaak meerdere bureau’s samen. Communicatie is hier de sleutel om dubbel werk te voorkomen en op één lijn te blijven.
#3 Agency – Influencer samenwerking
Samenwerken met influencers is zeer effectief om een nieuw publiek te bereiken. Het is wel belangrijk dat de influencer echt bij het merk past en de juiste guidelines meekrijgt.
#4 Klant – Influencer samenwerking
Soms werken merken direct met influencers zonder tussenkomst van een agency. Dit kan kosten besparen en geeft de influencer meer vrijheid, maar brengt ook risico’s mee voor de merkbewaking.
Kunnen deze vormen tegelijkertijd bestaan?
Zeker. Social media samenwerking neemt vele vormen aan. Het belangrijkste is dat er een systeem is dat duidelijke communicatie tussen alle partijen waarborgt.
Verbeter je social media collaboration
Breng je team samen, identificeer de bottlenecks in je samenwerking en begin met verbeteren. Gebruik tools om saaie taken te automatiseren en je dagelijkse workflow te optimaliseren. Je klanten zullen je dankbaar zijn.
