Назад към блога
Да кажем, че агенциите за социални медии имат много работа през 2022 г., е меко казано. Ако управлявате маркетингова агенция и искате да се откроите от тълпата, пред вас стои предизвикателството да оптимизирате вашето social media collaboration.
Намирането на златната среда между маркетинговата автоматизация и персонализацията може да бъде трудно, но е необходимо, за да останете в играта. Да сте в крак с последните новини е от решаващо значение, но това не трябва да става за сметка на гладкия процес на сътрудничество и одобрение в компанията ви.
Докато адаптирането към най-новите social media тенденции е важна част от вашата стратегия, управлението на процесите в агенцията може да бъде решаващо за успеха ви. Ако всичко е подредено, тя ще работи като добре смазана машина.
Но ако нещо се пропука или започне да скърца:
Нека си признаем: без правилния процес за сътрудничество и одобрение няма да можете да работите ефективно, да разширявате агенцията си и да обслужвате клиентите си качествено.
И така, какво можете да направите, ако нещата все още не вървят гладко?
Ролята на процеса за social media сътрудничество и одобрение в маркетинговата агенция
Колкото по-добри са планът за сътрудничество и процесите на одобрение, толкова по-ефективна е вашата работа. Просто е – това е основата на всяка агенция. Ако имате много членове на екипа и клиенти, знаете, че обсъждането дори на най-малкия детайл може да отнеме векове. Но не е задължително да е така.
Безпроблемното сътрудничество в социалните медии и бързият процес на одобрение допринасят за по-успешна маркетингова стратегия. Те могат също така да повишат удовлетворението (NPS) на клиентите ви, да намалят оперативните разходи и да подобрят атмосферата в екипа.
За да разберете напълно ролята на планирането на сътрудничеството, е добре накратко да преминем през някои дефиниции.
Процесът на одобрение в social media workflow е процесът на приемане или отхвърляне на определен елемент – например съдържание, файл или предложение за рекламна кампания.
Одобрението може да се случва както вътрешно (на ниво екип), така и външно (на ниво клиент-агенция).
Вътрешното сътрудничество е коопериране на ниво екип или компания по проекти и задачи, свързани със социалните мрежи в рамките на организацията.
Защо сътрудничеството в социалните мрежи е трудно? Чести грешки
Сътрудничеството, колкото и просто да изглежда, може да причини много проблеми. Изброихме някои от тях по-долу.
Липса на процедури
Ако работите дистанционно с екипа и клиентите си, но нямате установени процедури, често ще изпадате в трудни ситуации. Поставянето дори на няколко прости правила (относно изпращането за одобрение или чек-листи с изисквания за постовете) може да запази вашия workflow спокоен.
Страх от автоматизацията
Инструментите за маркетингова автоматизация са създадени, за да облекчат специалистите по социални медии от ежедневните, повтарящи се задачи. Много маркетолози обаче са колебливи. Те предпочитат да правят нещата ръчно, вместо да автоматизират досадната работа с правилните инструменти.
Scope creep (размиване на обхвата)
Чували ли сте за scope creep? Това се случва, когато купчината задачи расте непредвидено, което прави целия проект твърде голям и неконтролируем. Промените допринасят за неоторизиран растеж на обхвата и генерират хаос. Без процедури трябва да очаквате проблеми.
Различни очаквания
Преди да поемете нов проект, уверете се, че очакванията и на двете страни са съгласувани. Ако сте обещали невъзможното на клиента си, но не го изпълните, не се изненадвайте, че той е недоволен. Ако пък клиентът е твърде взискателен дори извън работно време, ефективното сътрудничество става почти невъзможно.
Как да подготвите ефективен план за сътрудничество в маркетинговата агенция?
Подреждането на процесите в агенцията може да промени правилата на играта не само когато имате проблеми, но и когато искате да подобрите работата си. Ето няколко съвета за планиране на сътрудничеството.
Направете одит на вашето сътрудничество
Мислите ли, че сътрудничеството ви в социалните мрежи работи перфектно? Защо не потърсите възможности за малки подобрения? За да приложите фиксове, трябва да идентифицирате какво не работи. Потърсете възможни тесни места (bottlenecks) – липса на отговор, бавна реакция, лоша комуникация, липса на ежедневни срещи или пропуски в процедурите.
Имайте ясна social media стратегия
Всички в екипа трябва да са на една вълна. Достатъчен е само един човек, за да провали работния процес. Изграждането на ясна social media стратегия с подчертаване на най-важните правила не е въпрос на избор – то е задължително тук.
Знайте кой за какво отговаря
Разпознаването на ролите е ключова част от сътрудничеството. Всеки в екипа трябва да има ясна информация кой отговаря за даден профил, платформа и задачи – и как всички работят заедно за постигане на страхотна комуникация в социалните мрежи.
Представете си екип от 4 души:
Сара, Джонатан, Мелани и Томас.
Като тийм лидер, Сара отговаря за комуникацията с клиентите. Това отнема време, затова тя не може да генерира идеи за съдържание сама.
С това се заемат Мелани и Томас – те подготвят креативни копия за Facebook и Instagram. Тъй като са нови, те имат нужда от малко помощ относно tone of voice на клиентите.
Тук се намесва Джонатан като content manager. Той проверява постовете за съответствие със стратегията и след първото вътрешно одобрение ги изпраща на Сара, която от своя страна ги препраща към клиентите.
Това е просто пример за това как един процес може да функционира организирано.
Създайте гайдлайн за социални медии
Това трябва да бъде вашият основен документ при онбординг, колебания относно стратегията или проверка дали сътрудничеството върви в правилната посока.
Създаването на комплексен гайдлайн не става за един ден. Трябва да го актуализирате периодично и той да е достъпен за всички участници в проекта.
Какво трябва да включва? Можете да го персонализирате, но вашият гайдлайн за сътрудничество трябва да обхваща тези шест области:
- social media стратегия,
- tone of voice (тон на гласа),
- бранд гайдлайни,
- дигитални активи (brand assets),
- процедури за сътрудничество (отговорни лица, време за реакция, шаблони),
- процедури при криза в социалните мрежи.
Усъвършенствайте управлението на задачите
Не всеки обича да получава задачи, нито всеки обича да делегира. Но това е необходимо. Всеки трябва да знае позицията си в работния процес – докато един отговаря за създаването на постове или инфографики, друг може да ги проверява за граматика, а трети да дава финалното вътрешно одобрение. Прецизното управление на задачите помага за избягване на неразбирателства и кризи.
Използвайте инструменти
Има инструменти, които не решават проблеми, а създават излишни нужди. Нямате нужда от тях. Трябва ви набор от инструменти, които подобряват сътрудничеството и правят работата ви лека. Тествайте различни решения с екипа си и вижте дали те подобряват качеството на вашия план.
Звучи ли плашещо? Може би, но щом направите първите малки стъпки, ще видите как всичко започва да си идва на мястото.
Как да си сътрудничите най-ефективно с клиентите? Външна комуникация.
Гайдлайн за клиента
За да бъде сътрудничеството успешно и без излишни нерви, създайте гайдлайн и за вашите клиенти. Включете информация кой отговаря за комуникацията, каква е стратегията, както и шаблони за отговори и планове за комуникация, които вече сте одобрили с тях.
Онбордвайте клиентите си и ги включете в процеса
Много е важно да включите клиентите си в създаването на гайдлайните. Колкото по-ангажирани са те, толкова повече разбиране ще имат към процеса за сътрудничество и одобрение.
Покажете им ползите от обратната връзка
Понякога клиентите просто не осъзнават силата на обратната връзка. Покажете им защо тяхното бързо и детайлно мнение е важно за комуникацията им в социалните мрежи. Когато видят ясен план, те ще бъдат по-склонни да го следват заедно с вашия екип.
Използвайте инструменти
Инструментите не са само за мениджърите. Те могат да са от полза и за вашите клиенти, като улеснят процесите за всички страни.
Сътрудничеството е ключът към успеха. Знаете ли, че можете да го усъвършенствате с Kontentino?
С това допълнително ниво на одобрение и сигурност, можете да се грижите за вашия workflow и да си сътрудничите – и вътрешно, и външно – по най-ефективния начин.
Съвети за сътрудничество от Kontentino
Чек-листи с изисквания за постовете
Тези чек-листи са изключително ефективни. Можете да ги персонализирате за всеки профил. Тази функция е чудесна, ако имате нов клиент или стажанти. С удобните чек-листи те могат да отметнат точките, когато съдържанието им е готово, спестявайки време на този, който го одобрява вътрешно.
Изпращане на постове за одобрение от клиенти
Най-важната част. Край на безкрайните мейли и съобщения с молба за одобрение на постове.
Можете да изпратите заявка за одобрение директно от Kontentino, а клиентите да го направят с един клик. Те могат да направят това дори през мобилното приложение, докато са някъде на ваканция.
Разбира се, те могат и да отхвърлят съдържанието, оставяйки коментари за корекции. Представете си колко време отнема поправянето на печатна грешка през e-mail.
В Kontentino това отнема секунди. Същото важи и за вътрешното одобрение. Полетата за статус ви дават яснота за това докъде е стигнало съдържанието и дали е готово за публикуване.
Преводи за международни брандове
Управлявате ли профили на различни езици? Можете лесно да организирате сътрудничеството, тъй като Kontentino предлага опции за превод на постовете точно до оригиналната версия.
Възлагане на задачи
В Kontentino можете лесно да обсъждате съдържание и да споделяте идеи, но и да делегирате задачи на хората в конкретния проект. Вместо да пишете мейли, делегирайте задачите директно в платформата, за да може отговорният човек да получи известие веднага. Край на извинението „отиде ми в SPAM“.
Видове сътрудничество в социалните мрежи
#1 Сътрудничество Агенция – Клиент (Бранд)
Това е най-традиционната форма, при която агенцията работи с клиент за създаване на съдържание.
Агенцията отговаря за стратегията и изпълнението, а клиентът дава обратна връзка и одобрява съдържанието преди публикуване.
Този тип сътрудничество работи добре, ако ролите са ясно дефинирани. Но понякога може да се стигне до прекален микромениджмънт от страна на клиента, което е трудно за агенцията.
Добри практики за Агенция – Клиент:
- създаване на централизиран content calendar
- поставяне на ясни цели в социалните мрежи
- разработване на креативни брифове за всяка кампания
- редовни срещи за преглед на прогреса
- ясно дефиниране на отговорностите от самото начало
- създаване на система за одобрение на съдържанието
#2 Сътрудничество Агенция – Агенция
При големи клиенти често се случва различни агенции да работят заедно. Ключът тук е комуникацията, за да се избегне дублиране на работата и всички да вървят към една цел.
#3 Сътрудничество Агенция – Инфлуенсър/Бранд посланик
Това е изключително ефективно, тъй като ви позволява да достигнете до тяхната вярна аудитория. Важно е обаче инфлуенсърът да пасва на ценностите на бранда.
#4 Сътрудничество Клиент – Инфлуенсър
Понякога брандовете работят директно с инфлуенсъри без посредничеството на агенция. Това спестява средства, но носи риск съдържанието да не бъде напълно съобразено с бранд идентичността.
Могат ли всички тези типове да съществуват едновременно?
Да. Сътрудничеството може да приема различни форми според нуждите. Най-важното е всички да са на една страница и да има прозрачна комуникация. С правилната система като Kontentino всичко това е лесно постижимо.
Оптимизирайте вашето сътрудничество
Можем да пишем за ползите от сътрудничеството с часове.
Съберете екипа си и идентифицирайте тесните места във вашата работа. Използвайте инструменти за автоматизация на досадните задачи и организирайте ежедневието си по-добре.
Клиентите ви със сигурност ще го оценят.
