Sociální sítě pod kontrolou: Spolupráce a schvalování | Kontentino

Říct, že toho marketingové agentury mají v roce 2022 nad hlavu, je slabé slovo. Pokud vedete agenturu a chcete vyčnívat z davu, čeká vás výzva v podobě zefektivnění spolupráce na sociálních sítích. 

Najít zlatou střední cestu mezi automatizací marketingu a personalizací může být oříšek, ale pro udržení kroku s konkurencí je to nezbytné. Sledování novinek je klíčové, ale nemělo by jít na úkor plynulé spolupráce a schvalovacího procesu ve vaší firmě.

Zatímco adaptace na nejnovější trendy je důležitou součástí strategie, nastavení procesů uvnitř agentury je to, co rozhoduje o úspěchu či neúspěchu. Pokud je vše vyladěné, agentura funguje jako dobře promazaný stroj. 

Ale když to někde skřípe:

Řekněme si to na rovinu: bez správně nastavené spolupráce a schvalování nebudete schopni pracovat efektivně, rozvíjet svou agenturu a poskytovat klientům ty nejlepší služby. 

Co tedy dělat, pokud vaše procesy zatím nefungují podle představ?

Role spolupráce a schvalování v marketingové agentuře

Čím lépe je naplánovaná spolupráce a schvalovací procesy, tím efektivnější je vaše práce. Je to základ každé agentury. Pokud máte v týmu hodně lidí a klientů, víte, že probírání i těch nejmenších detailů může trvat věčnost. Ale nemusí. 

Hladká spolupráce a rychlý schvalovací proces přispívají k úspěšnější marketingové strategii. Může to také pozitivně ovlivnit loajalitu vašich klientů (NPS), snížit provozní náklady a zvýšit spokojenost týmu. 

Pro plné pochopení role plánování spolupráce si pojďme stručně definovat základní pojmy.

Schvalovací proces ve workflow sociálních sítí je proces přijetí nebo odmítnutí konkrétního výstupu – ať už jde o příspěvek, soubor, nebo návrh reklamní kampaně. 

Schvalování probíhá interně (v rámci týmu) i externě (mezi klientem a agenturou).

Interní spolupráce je kooperace na úrovni týmu nebo firmy nad projekty a úkoly týkajícími se sociálních sítí uvnitř organizace. 

Proč spolupráce na sociálních sítích často drhne? Časté chyby

Spolupráce se může zdát jednoduchá, ale v praxi přináší řadu problémů. Zde jsou ty nejčastější:

Absence procedur

Pokud pracujete s týmem a klienty na dálku a nemáte jasná pravidla, koledujete si o potíže. Nastavení i pár jednoduchých pravidel (např. checklisty pro odeslání ke schválení nebo požadavky na post) vám pomůže udržet si čistou hlavu i workflow. 

Strach z automatizace

Nástroje pro automatizaci marketingu jsou tu od toho, aby markeťákům usnadnily každodenní rutinu. Mnoho z nich se však stále zdráhá tyto nástroje používat a preferují manuální práci, i když je zdlouhavá a únavná. 

Nekontrolované rozšiřování rozsahu (Scope creep)

Stalo se vám někdy, že kupa úkolů rostla tak rychle, až se projekt vymykal kontrole? Neplánované změny nafukují rozsah projektu a vnášejí do něj chaos. Bez jasných procesů je to téměř nevyhnutelné. 

Rozdílná očekávání

Před zahájením nového projektu se ujistěte, že si obě strany rozumí. Pokud klientovi naslibujete hory doly a pak je nedodáte, nemůžete se divit jeho nespokojenosti. Pokud je naopak klient přehnaně náročný a vyžaduje pozornost i mimo pracovní dobu, na efektivní spolupráci můžete rovnou zapomenout.

Jak připravit efektivní plán spolupráce v marketingové agentuře?

Vyladění interních procesů v agentuře může změnit pravidla hry, ať už s workflow bojujete, nebo ho chcete jen vylepšit. Zde je několik tipů pro lepší plánování spolupráce. 

Proveďte audit spolupráce

Myslíte si, že vaše spolupráce funguje skvěle a není co měnit? A co drobné úpravy? Než začnete cokoli opravovat, musíte identifikovat, co přesně nefunguje. Stejně jako u auditu sociálních sítí hledejte úzká hrdla (bottlenecks). Důvodů může být několik: pomalé reakce, chybějící komunikace, absence denních stand-upů nebo děravé procedury. 

Mějte jasnou strategii sociálních sítí

Všichni v týmu by měli být na stejné vlně. Stačí jeden člověk, který nerespektuje workflow, a celý proces se zhroutí. Vypracování jasné strategie se zdůrazněním nejdůležitějších pravidel je základním předpokladem úspěchu. 

Vězte, kdo je kdo 

Jasné rozlišení rolí je klíčové. Každý člen týmu musí přesně vědět, za který profil, platformu a úkoly zodpovídá – a jak spolupracovat, aby byl výsledek perfektní.

Příklad týmu o 4 lidech: 

Sára, Jáchym, Monika a Tomáš. 

Sára jako team leader komunikuje s klienty. Zabírá jí to hodně času, takže nemá prostor na tvorbu samotného obsahu.

To dělají Monika a Tomáš – připravují kreativní texty pro Facebook a Instagram. Jsou ale v týmu noví a ještě neznají tone of voice klienta dokonale, takže potřebují pomoc.

Zde nastupuje content manager Jáchym, který tvoří spojku mezi junioři a team leaderem. Jáchym kontroluje soulad s strategií a po prvním interním schválení posílá posty Sáře, která je předává klientovi.

Toto je jen jeden z příkladů, jak může proces spolupráce vypadat. 

Vytvořte si guidelines

Tento dokument by měl být vaší první zastávkou při onboardingu nových lidí nebo při ověřování, zda jdete správným směrem.

Komplexní guidelines nevzniknou přes noc. Musíte je pravidelně aktualizovat a musí být přístupné všem, kteří se na projektu podílejí. 

Co by měly obsahovat? Můžete si je přizpůsobit, ale rozhodně by nemělo chybět těchto šest oblastí:

• strategie sociálních sítí pro plán spolupráce,
• tone of voice,
• brand guidelines,
• digitální podklady značky (assets),
• postupy spolupráce (odpovědné osoby, reakční časy, šablony),
• postupy pro krizovou komunikaci.

Ovládněte delegování úkolů

Ne každý rád dostává úkoly a ne každý je rád deleguje. Je to ale nutnost. Každý musí znát své místo ve workflow – zatímco jeden tvoří posty nebo infografiky, druhý kontroluje gramatiku a třetí dává finální interní „razítko“. Precizní management úkolů vám pomůže vyhnout se nedorozuměním a zmatkům. 

Používejte nástroje

Existují nástroje, které problémy neřeší, ale spíše vytvářejí nové. Ty nepotřebujete. Potřebujete sadu nástrojů, které spolupráci usnadní a zrychlí. Nebojte se testovat více řešení přímo s týmem a sledovat, zda skutečně pomáhají.

Zní to složitě? Možná, ale jakmile uděláte první malé krůčky, uvidíte, že se efektivita vaší spolupráce začne rychle zlepšovat.

Jak co nejefektivněji spolupracovat s klienty? Externí komunikace.

Průvodce sociálními sítěmi pro klienty

Aby byla spolupráce bezproblémová, vytvořte průvodce i pro své klienty. Uveďte v něm, kdo za co zodpovídá, jaká je strategie, tón komunikace a také šablony pro odpovědi a schválené komunikační plány. Je to dokument, ke kterému se můžete v budoucnu kdykoli vrátit. 

Onboardujte a zapojte své klienty

Je nesmírně důležité zapojit klienty do tvorby pravidel a procesů. Čím více budou součástí procesu, tím větší pochopení budou mít pro nastavený systém spolupráce a schvalování. 

Ukažte jim sílu zpětné vazby

Klienti si někdy neuvědomují, jak důležitý je feedback. Ukažte jim, proč na jejich rychlé a detailní odpovědi záleží a jak to ovlivňuje výsledek komunikace. Pokud uvidí jasný plán a přínos pro svůj marketing, budou ochotněji spolupracovat. 

Využívejte nástroje

Nástroje nejsou jen pro markeťáky. Existuje řada řešení, která usnadní život i vašim klientům.

Je jasné, že spolupráce je klíčem k úspěchu. Víte, že ji můžete vyladit k dokonalosti právě s Kontentinem? 

Díky přehlednému schvalování a bezpečnosti se můžete soustředit na kreativitu a spolupracovat interně i externě tím nejefektivnějším způsobem.

Tipy pro spolupráci v Kontentinu

Checklisty pro příspěvky 

Tyto checklisty jsou skvělé pro plánování. Můžete si je přizpůsobit pro každý profil a přidávat vlastní požadavky. Tato funkce dělá divy, zejména pokud máte nového klienta nebo stážisty, kteří se pravidla teprve učí. Díky checklistům si mohou odškrtnout splněné body a ušetřit čas lidem, kteří obsah schvalují. 

Odesílání příspěvků ke schválení klientům

To nejlepší nakonec. Už žádné zbytečné e-maily nebo zprávy se žádostmi o schválení postů.

Žádost o schválení pošlete klientovi přímo z Kontentina a on ji potvrdí jedním kliknutím. Klidně i z mobilní aplikace, zatímco odpočívá někde na dovolené. 

Samozřejmě mohou obsah i zamítnout a poslat k přepracování s komentářem, který hned uvidíte. Představte si, jak dlouho by trvalo řešení jednoho překlepu přes e-mail.

V Kontentinu je to otázka sekund. Stejně to funguje i pro interní schvalování. Díky přehledným stavům (statusům) vždy víte, v jaké fázi se obsah nachází a zda je připraven k publikaci.

Překlady pro mezinárodní značky

Spravujete sítě pro značky po celém světě v mnoha jazycích? V Kontentinu můžete spravovat spolupráci snadno díky možnosti mít překlady postů hned vedle originální verze. 

Přiřazování úkolů

V Kontentinu můžete o obsahu diskutovat a sdílet postřehy, ale také delegovat úkoly konkrétním lidem. Namísto osobních dotazů nebo e-mailů jednoduše přiřadíte úkol a dotyčný hned dostane notifikaci. Žádné výmluvy na to, že „to spadlo do SPAMu“.

Typy spolupráce na sociálních sítích

#1 Spolupráce Agentura – Klient (Značka)

Nejčastější typ spolupráce. Agentura pracuje pro klienta na tvorbě obsahu.

Agentura zodpovídá za strategii, tvorbu a realizaci. Klient dává podněty ke strategii a schvaluje obsah před publikováním.

Tento model funguje skvěle, pokud jsou role jasně dané. Umožňuje procesy zefektivnit, protože agentura má na starosti realizaci plánů.

Někdy zde ale může vznikat napětí – agentura se může cítit pod tlakem, aby klientovi vyhověla za každou cenu, což vede ke kreativním kompromisům.

Pokud klient není s obsahem spokojen, může docházet k nekonečnému kolečku úprav. To je frustrující pro obě strany a plýtvá to časem i energií.

Naopak mikromanagement ze strany klienta může agentuře značně ztěžovat práci.

Je důležité najít model, který vyhovuje oběma stranám, jinak hrozí zbytečné neshody.

Osvědčené postupy pro spolupráci Agentura – Klient:

• vytvořte sdílený content calendar
• stanovte si jasné cíle a metriky
• připravujte kreativní briefy pro každou kampaň
• plánujte pravidelné check-iny (týdenní nebo měsíční)
• jasně definujte role hned na začátku
• nastavte systém schvalování obsahu

#2 Spolupráce Agentura – Agentura

U velkých mezinárodních klientů není výjimkou, že na kampaních spolupracuje více agentur. Může jít o dvě agentury pracující pro stejného klienta nebo o spojení social media agentury a například PR agentury.

V takovém případě je spolupráce nezbytná, aby se neduplikovala práce a všichni směřovali ke stejnému cíli.

Klíčem k úspěchu je zde především komunikace. Všechny strany musí být od začátku sladěné, aby se předešlo zmatkům.

Osvědčené postupy pro spolupráci Agentura – Agentura:

• mějte sdílený kalendář kampaní a plán
• plánujte pravidelné hovory pro koordinaci postupu
• určete za každou agenturu jednu kontaktní osobu
• vytvořte si společné guidelines pro sociální sítě
• používejte nástroj pro projektové řízení pro sledování úkolů

#3 Spolupráce Agentura – Influencer/Ambassador

Spolupráce se netočí jen kolem klienta. Často zahrnuje i influencery nebo ambasadory značky. Tento typ spolupráce je velmi efektivní, protože vám umožňuje oslovit jejich publikum.

Je ale nutné prověřit, zda influencer ladí s vaší značkou. Poslední věc, kterou chcete, je obsah, který neodpovídá vašim hodnotám nebo sdělení.

Osvědčené postupy pro spolupráci Agentura – Influencer:

• důkladně si influencery a ambasadory prověřte
• připravte pro ně jasné guidelines
• nastavte systém schvalování jejich obsahu
• udržujte s nimi pravidelný kontakt
• stanovte si jasné cíle hned na startu

Se správným systémem budete moci nejen vést kampaně, ale také je škálovat – tedy spolupracovat s více influencery a zasáhnout ještě širší publikum.

#4 Spolupráce Klient – Influencer

Agentury nejsou potřeba u každého kroku. Někdy značky spolupracují s influencery napřímo.

To může být výhodné pro obě strany – klient má přímou kontrolu a influencer větší kreativní svobodu.

Má to ale dvě strany mince. Klient sice může ušetřit, ale riskuje, že obsah nebude plně v souladu s dlouhodobou strategií značky.

Osvědčené postupy pro spolupráci Klient – Influencer:

• všechny dohody mějte písemně pro ochranu obou stran
• hlídejte si střety zájmů (pokud influencer pracuje pro více značek)
• mějte realistická očekávání od toho, co influencer doručí
• v případě více influencerů nastavte jednotná pravidla pro messaging
• používejte nástroje pro správu sítí pro schvalování a sledování analytiky

Mohou všechny tyto typy spolupráce fungovat najednou?

Spolupráce na sociálních sítích může mít mnoho podob. Nejdůležitější je, aby byli všichni na stejné vlně a komunikace byla jasná a srozumitelná.

Se správným systémem dosáhnete skvělých výsledků. Proto se vyplatí podívat se na možnosti, které Kontentino nabízí pro úspěšnou spolupráci a schvalovací workflow.

Využijte spolupráci na sociálních sítích naplno

O výhodách a tipech pro spolupráci bychom mohli psát hodiny. 

Dejte tým dohromady, identifikujte slabá místa a začněte pracovat na jejich odstranění. Využívejte nástroje k automatizaci rutinních úkolů – získáte tak prostor pro to, co je skutečně důležité. 

Vaši klienti vám za to poděkují.