Zpět na blog
Žijeme v bezprecedentní době, kdy velká část světa pracuje z domova. Nejedná se však o nový trend. V posledních několika letech jsme svědky toho, že stále více kanceláří přechází na remote work a hledá způsoby, jak zavést a udržovat postupy pro efektivní spolupráci v týmu na dálku.
Týmy se přesouvají z tradičního kancelářského prostředí k práci z domova a je důležité podniknout kroky, které podpoří jejich společné úsilí. Již dříve 80 až 90 procent zaměstnanců uvedlo, že by alespoň část času rádi pracovali na dálku. Bez ohledu na to, zda to tak cítí i nadále, se práce z domova v budoucnu pravděpodobně stane běžnější záležitostí, protože dnes máme k dispozici spoustu technologických nástrojů, které ji usnadňují.
Správa vzdálených projektů však může představovat zcela novou řadu výzev pro manažery, kteří dosud remote týmy nevedli. Nemusí to však být stresující, pokud máte správně nastavené systémy a procesy. Zde je náš průvodce tím, jak řídit tým na dálku, a také některé výhody remote spolupráce.
Pět tipů, jak podpořit spolupráci ve vašem remote týmu
Tip 1: Buďte k dispozici
Pracovníci na dálku se mohou snadno cítit odříznuti od organizace, zejména pokud byli náhle vhozeni do remote režimu, zatímco byli zvyklí chodit každý den do kanceláře. Tento pocit odstupu může způsobit demotivaci a nižší úroveň spokojenosti, což ovlivňuje každý aspekt jejich pracovního výkonu. Je velmi důležité být členům týmu k dispozici, aby se i nadále cítili propojeni s firmou a měli jasný směr a smysl své práce.
Pokud vám člen týmu volá, vždy mu, pokud je to možné, odpovězte. Pokud vám napíše e-mail nebo zprávu na sociálních sítích, reagujte co nejrychleji. Být úspěšným manažerem remote projektů znamená být stále přítomen, i když nemůžete být fyzicky ve stejném prostoru jako váš tým.
Tip 2: Stanovte si jasné cíle
Spolupráce na dálku může být výzvou, když si členové týmu nejsou jisti, co mají dělat a kdy. Někteří pracovníci se přizpůsobí snadno, dobře si organizují čas a dokážou využít vlastní iniciativu při prioritizaci úkolů. Jiní však budou s prací mimo kancelář bojovat, protože jim bude chybět zpětná vazba, která jim každý den říká, co se od nich očekává.
Proto je stanovení jasných cílů pro každého člena týmu naprosto klíčové. Je nezbytné, aby vaši zaměstnanci znali detaily jako:
- Pracovní dobu, kterou od všech očekáváte
- Různé komunikační kanály, které hodláte používat
- Sdílení kalendářů, aby měl každý přehled o dostupnosti ostatních
- Termíny naplánovaných meetingů
- Úkoly a zodpovědnosti každého člena týmu při spolupráci na konkrétních projektech
To jsou jen některé příklady toho, kde je zapotřebí jasné zadání. Protože je každá organizace jiná, je velmi pravděpodobné, že na své vlastní příklady narazíte každý den. Dokud budete se všemi členy týmu denně komunikovat a dávat jim jasně najevo, co se od nich očekává, vaše manažerské dovednosti porostou. A váš tým se bude při práci na dálku cítit jistěji, protože bude mít strukturu, o kterou se může opřít.
Tip 3: Pořádejte pravidelné virtuální meetingy
Měli byste se snažit spojit se s každým zaměstnancem telefonicky nebo přes videohovor alespoň jednou denně. Pokud je vaše práce od přírody velmi kolaborativní, je v pořádku zahrnout všechny relevantní členy týmu do jednoho videohovoru. Je to skvělá příležitost, jak se vzájemně informovat a připomenout týmu, že kolegové jsou stále nablízku. Práce na dálku může být velmi osamělá. Je důležité na to pamatovat a nabízet co nejvíce příležitostí ke komunikaci, aby se snížila rizika pro duševní zdraví.
Při práci z domova je čas nesmírně drahý. Jakýkoli čas strávený na virtuálních schůzkách a komunikací je časem odvedeným od projektů. Vzhledem k tomu, že nevedete rozhovory tváří v tvář, snažte se, aby vaše zprávy a meetingy byly krátké, stručné a věcné. Používejte robustní komunikační nástroje, jako jsou firemní telefonní systémy nebo aplikace pro týmovou spolupráci. Zajistěte, aby vaši zaměstnanci měli všechny informace potřebné k dokončení úkolů, a minimalizujte množství nejasných zpráv.
Tip 4: Udržujte všechny v obraze
Velkou výzvou práce na dálku je udržet všechny na stejné vlně a zefektivnit úkoly. Je velmi snadné, aby věci nabraly zpoždění nebo se na ně zapomnělo. Uvolněnější pracovní prostředí může také ztížit soustředění na práci.
Kontentino pomáhá zjednodušit každodenní úkoly tím, že usnadňuje spolupráci pro remote marketingové týmy. Vaši klienti a členové týmu mohou být kdekoli na světě. Kontentino umožňuje týmu snadno spolupracovat na tvorbě postů a odesílat práci klientovi ke schválení.
Celý váš tým může komunikovat přímo v Kontentinu, což předchází nedorozuměním. Díky tomu budete mít jistotu, že váš tým dokáže táhnout za jeden provaz, dokončit tvorbu a schvalování obsahu na sociální sítě a udržet standardy kvality, na které jste zvyklí z kanceláře.
Tip 5: Používejte správné nástroje pro remote work
Je těžké být úspěšným manažerem, pokud tým nevybavíte nástroji a technologiemi, které jim usnadní život. Prozkoumejte různý software a ujistěte se, že všichni umí používat balíčky, které zvolíte. Aplikace jako Zoom se staly okamžitě populárními pro videokonference. Stejně tak můžete zvážit nastavení virtuální desktopové infrastruktury, aby mohl každý efektivně využívat týmové zdroje.
Je důležité mít pro tým otevřenou celou řadu komunikačních cest. E-mail, videohovory a sociální sítě jsou zásadní, stejně jako možnost sdílet kalendáře a informace o projektech. Využívejte nástroje pro projektové řízení k sladění úkolů. Používejte kolaborativní nástroje pro myšlenkové mapy pro společný brainstorming. Také si stanovte pevný rozvrh pro komunikaci. Můžete nechat hlasovat, které časy většině vyhovují, a těch se držet.
Výhody spolupráce v týmu na dálku
Spolupráce v týmu na dálku si zpočátku vyžaduje určitý zvyk. Časem je to však jednodušší. Pro manažery projektů může přinést i překvapivé výhody, jako například:
- Mnoho lidí pracujících z domova dokáže být produktivnější a zvládnout více za kratší dobu, protože je nerozptylují ruchy kancelářského života.
- Velké procento remote pracovníků uvádí, že pociťují nižší úroveň stresu než při práci mimo domov. To má pozitivní dopad na kvalitu i objem jejich práce.
- Vy i váš tým můžete pracovat flexibilněji. To velmi pomáhá při vytváření zdravé rovnováhy mezi pracovním a soukromým životem (work-life balance). Máte více možností zařadit mezi úkoly pohyb nebo se věnovat duševní hygieně.
Práce na dálku se rychle stává novým standardem, protože si firmy uvědomují, jak tento formát posiluje jejich zaměstnance. Využití technologií a nástrojů pro spolupráci, jako je Kontentino, pomáhá zajistit hladký průběh práce a jasný přehled o úkolech. Výsledkem jsou pak spokojení zákazníci a efektivní firemní procesy.
