Πίσω στο blog
Το να πούμε ότι τα social media agencies έχουν πολλά να διαχειριστούν το 2022 είναι λίγο. Αν διοικείτε ένα marketing agency και θέλετε να ξεχωρίσετε, η βελτιστοποίηση του social media collaboration αποτελεί μια πραγματική πρόκληση.
Η εύρεση της χρυσής τομής μεταξύ του marketing automation και του personalization μπορεί να είναι δύσκολη, αλλά είναι απαραίτητη για να παραμείνετε στο παιχνίδι. Η ενημέρωση για τα τελευταία νέα είναι κρίσιμη, αλλά δεν πρέπει να επισκιάζει μια ομαλή διαδικασία collaboration και approval εντός της εταιρείας σας.
Ενώ η προσαρμογή στα τελευταία social media trends είναι σημαντικό μέρος της στρατηγικής σας, η διαχείριση των εσωτερικών διαδικασιών του agency σας είναι αυτή που θα κρίνει την επιτυχία. Αν όλα είναι οργανωμένα, η ομάδα θα λειτουργεί σαν καλοκουρδισμένη μηχανή.
Αλλά αν κάτι αρχίσει να τρίζει:
Ας είμαστε ειλικρινείς: χωρίς τη σωστή διαδικασία social media collaboration και approval, θα είναι αδύνατο να εργαστείτε αποτελεσματικά, να αναπτύξετε το agency σας και να εξυπηρετήσετε σωστά τους πελάτες σας.
Τι μπορείτε να κάνετε λοιπόν αν τα πράγματα δεν λειτουργούν ακόμα όπως θα έπρεπε;
Ο ρόλος του social media collaboration και του approval σε ένα marketing agency
Όσο καλύτερο είναι το πλάνο συνεργασίας και οι διαδικασίες έγκρισης, τόσο πιο αποδοτική είναι η δουλειά σας. Είναι τόσο απλό, και αποτελεί τη βάση κάθε agency. Αν έχετε πολλά μέλη στην ομάδα και πολλούς πελάτες, ξέρετε ότι η συζήτηση ακόμα και για την παραμικρή λεπτομέρεια μπορεί να πάρει αιώνες. Δεν χρειάζεται όμως να είναι έτσι.
Ένα εύκολο social media collaboration και μια γρήγορη διαδικασία approval συμβάλλουν σε μια πιο επιτυχημένη marketing στρατηγική. Μπορούν επίσης να βελτιώσουν το NPS των πελατών σας, να μειώσουν τα λειτουργικά κόστη και να αυξήσουν την ικανοποίηση της ομάδας σας.
Για να κατανοήσετε πλήρως τον ρόλο του collaboration planning, αξίζει να δούμε μερικούς βασικούς ορισμούς.
Η διαδικασία approval στο social media workflow είναι η αποδοχή ή απόρριψη ενός συγκεκριμένου στοιχείου: ενός content post, ενός αρχείου, μιας πρότασης για ad campaign κ.λπ.
Το approval μπορεί να γίνει τόσο εσωτερικά (σε επίπεδο ομάδας) όσο και εξωτερικά (μεταξύ agency και πελάτη).
Το εσωτερικό social media collaboration αφορά τη συνεργασία σε επίπεδο ομάδας ή εταιρείας πάνω σε projects και tasks που αφορούν τα social media.
Γιατί το social media collaboration είναι συχνά προβληματικό; Κοινά λάθη
Το social media collaboration, αν και ακούγεται απλό, μπορεί να προκαλέσει πολλά προβλήματα. Συγκεντρώσαμε μερικά από αυτά παρακάτω.
Έλλειψη διαδικασιών
Αν εργάζεστε remote με την ομάδα και τους πελάτες σας χωρίς σαφείς διαδικασίες, τα προβλήματα θα είναι συχνά. Η θέσπιση έστω και λίγων απλών κανόνων (για την αποστολή προς έγκριση ή checklists για τα posts) μπορεί να βοηθήσει να διατηρήσετε το workflow σας οργανωμένο.
Φόβος για το automation
Τα εργαλεία marketing automation υπάρχουν για να διευκολύνουν τους επαγγελματίες των social media από τις καθημερινές, επαναλαμβανόμενες εργασίες. Πολλοί marketers, ωστόσο, διστάζουν να χρησιμοποιήσουν εργαλεία, προτιμώντας τις χειροκίνητες διαδικασίες.
Scope creep
Έχετε ακούσει για το scope creep; Συμβαίνει όταν ο όγκος των εργασιών αυξάνεται ανεξέλεγκτα, κάνοντας το project μεγαλύτερο από το προγραμματισμένο. Οι συνεχείς αλλαγές δημιουργούν χάος. Χωρίς σαφείς διαδικασίες, το πρόβλημα είναι αναπόφευκτο.
Διαφορετικές προσδοκίες
Πριν ξεκινήσετε ένα νέο project, βεβαιωθείτε ότι οι προσδοκίες και των δύο πλευρών ταυτίζονται. Αν υποσχεθήκατε τα πάντα στον πελάτη αλλά δεν μπορείτε να τα παραδώσετε, η δυσαρέσκεια είναι δεδομένη. Αντίστοιχα, αν ένας πελάτης είναι υπερβολικά απαιτητικός εκτός ωραρίου, η αποτελεσματική συνεργασία γίνεται αδύνατη.
Πώς να οργανώσετε ένα αποτελεσματικό social media collaboration plan;
Η οργάνωση των εσωτερικών διαδικασιών μπορεί να αλλάξει τα δεδομένα στο agency σας. Ακολουθούν μερικά tips για το δικό σας collaboration planning.
Κάντε ένα audit στο social media collaboration σας
Πιστεύετε ότι η συνεργασία σας λειτουργεί τέλεια; Πάντα υπάρχει χώρος για βελτίωση. Για να κάνετε αλλαγές, πρέπει πρώτα να εντοπίσετε τα «bottlenecks». Όπως και σε ένα social media audit, αναζητήστε τα σημεία που καθυστερούν τη ροή: αργές αντιδράσεις, έλλειψη επικοινωνίας ή ασαφείς διαδικασίες.
Θεσπίστε μια ξεκάθαρη social media στρατηγική
Όλη η ομάδα πρέπει να βρίσκεται στο ίδιο μήκος κύματος. Αρκεί ένα άτομο για να διαταράξει το workflow. Η δημιουργία μιας ξεκάθαρης social media στρατηγικής με βασικούς κανόνες δεν είναι επιλογή – είναι αναγκαιότητα.
Ξεκαθαρίστε τους ρόλους
Ο καθορισμός των ρόλων είναι το κλειδί. Όλοι πρέπει να γνωρίζουν ποιος είναι υπεύθυνος για κάθε profile, κάθε πλατφόρμα και κάθε task, ώστε να εργάζονται αρμονικά για το καλύτερο δυνατό αποτέλεσμα.
Ας υποθέσουμε ότι έχουμε μια ομάδα 4 ατόμων:
Η Μαρία, ο Γιάννης, η Ελένη και ο Θωμάς.
Ως team leader, η Μαρία επικοινωνεί με τους πελάτες. Αυτό απαιτεί χρόνο, οπότε δεν μπορεί να ασχοληθεί με το content creation.
Αυτό το κάνουν η Ελένη και ο Θωμάς, ετοιμάζοντας creative copy για Facebook και Instagram. Επειδή όμως είναι νέοι στην ομάδα, χρειάζονται καθοδήγηση για το tone of voice του κάθε πελάτη.
Εδώ παρεμβαίνει ο content manager, ο Γιάννης. Ελέγχει αν τα posts συμφωνούν με τη στρατηγική και, μετά το εσωτερικό approval, τα στέλνει στη Μαρία, η οποία με τη σειρά της τα προωθεί στους πελάτες για την τελική έγκριση.
Αυτό είναι ένα κλασικό παράδειγμα αποτελεσματικού social media collaboration.
Δημιουργήστε social media guidelines
Αυτό πρέπει να είναι το βασικό σας έγγραφο για το onboarding νέων μελών και τον έλεγχο της στρατηγικής σας.
Ένας πλήρης οδηγός δεν δημιουργείται σε μια μέρα. Πρέπει να ενημερώνεται τακτικά και να είναι προσβάσιμος σε όλους όσους εμπλέκονται σε ένα project.
Τι πρέπει να περιλαμβάνει; Αν και είναι παραμετροποιήσιμος, ένας οδηγός brand collaboration πρέπει να καλύπτει:
- social media στρατηγική,
- tone of voice,
- brand guidelines,
- digital assets,
- διαδικασίες συνεργασίας (ρόλοι, χρόνοι απόκρισης, templates),
- διαδικασίες για διαχείριση social media κρίσεων.
Τελειοποιήστε το task management
Όλοι πρέπει να γνωρίζουν τη θέση τους στο social media workflow. Η σωστή ανάθεση εργασιών – από το copy και τα infographics μέχρι τον γραμματικό έλεγχο και το τελικό approval – προλαμβάνει παρεξηγήσεις και λάθη. Το λεπτομερές task management στην αρχή χτίζει γερές βάσεις για τη συνέχεια.
Χρησιμοποιήστε τα κατάλληλα εργαλεία
Χρειάζεστε εργαλεία που βελτιώνουν το social media collaboration και κάνουν τη δουλειά σας πιο εύκολη. Μη φοβάστε να δοκιμάσετε νέα tools με την ομάδα σας για να δείτε τι ταιριάζει στο workflow σας.
Μόλις κάνετε τα πρώτα βήματα οργάνωσης, θα δείτε τη διαφορά στην αποδοτικότητα της ομάδας σας.
Πώς να συνεργαστείτε αποτελεσματικά με τους πελάτες σας; Εξωτερική επικοινωνία.
Οδηγός social media για τον πελάτη
Για μια συνεργασία χωρίς τριβές, δημιουργήστε έναν οδηγό και για τους πελάτες σας. Συμπεριλάβετε πληροφορίες για τους υπεύθυνους επικοινωνίας, τη στρατηγική, το tone of voice και τα templates που έχουν ήδη εγκριθεί.
Κάντε σωστό onboarding στους πελάτες σας
Είναι κρίσιμο να εμπλέξετε τους πελάτες στον καθορισμό των διαδικασιών. Όσο πιο πολύ κατανοούν το social media collaboration και τη διαδικασία approval, τόσο πιο ομαλή θα είναι η συνεργασία.
Αναδείξτε τη σημασία του feedback
Δείξτε στους πελάτες σας γιατί η γρήγορη και λεπτομερής ανατροφοδότηση είναι σημαντική. Εξηγήστε πώς το feedback τους επηρεάζει την ποιότητα της επικοινωνίας στα social media και πόσο χρόνο εξοικονομεί σε όλη την ομάδα.
Χρησιμοποιήστε εργαλεία συνεργασίας
Τα εργαλεία δεν είναι μόνο για τους social media managers. Υπάρχουν λύσεις που διευκολύνουν και τον πελάτη, προσφέροντας διαφάνεια και ταχύτητα.
Το social media collaboration είναι το κλειδί της επιτυχίας. Και με το Kontentino, μπορείτε να το τελειοποιήσετε.
Με αυτό το επιπλέον επίπεδο ασφάλειας και έγκρισης, μπορείτε να διαχειριστείτε το workflow σας αποτελεσματικά, τόσο εσωτερικά όσο και εξωτερικά.
Tips για collaboration στο Kontentino
Post requirement checklists
Αυτές οι λίστες ελέγχου είναι εξαιρετικά χρήσιμες. Μπορείτε να τις προσαρμόσετε για κάθε profile, διασφαλίζοντας ότι κάθε post πληροί τις προδιαγραφές πριν σταλεί για έγκριση. Αυτό εξοικονομεί χρόνο, ειδικά σε νέα projects ή κατά την εκπαίδευση ασκούμενων.
Αποστολή posts για έγκριση από τον πελάτη
Τέλος στα αμέτρητα emails και μηνύματα. Στείλτε το αίτημα για approval απευθείας από το Kontentino.
Οι πελάτες μπορούν να δώσουν την έγκρισή τους με ένα κλικ, ακόμα και από το κινητό τους, όπου κι αν βρίσκονται.
Αν χρειάζονται αλλαγές, μπορούν να αφήσουν σχόλια και feedback που εφαρμόζονται άμεσα. Στο Kontentino, οι διορθώσεις γίνονται σε δευτερόλεπτα, αποφεύγοντας το χρονοβόρο back-and-forth.
Μεταφράσεις για διεθνή brands
Διαχειρίζεστε προφίλ σε πολλές γλώσσες; Το Kontentino προσφέρει επιλογές μετάφρασης των posts δίπλα στο πρωτότυπο κείμενο, διευκολύνοντας τη συνεργασία μεταξύ διεθνών ομάδων.
Task assignment
Μπορείτε να αναθέσετε tasks σε συγκεκριμένα άτομα μέσα στο project. Ο υπεύθυνος λαμβάνει αμέσως ειδοποίηση, οπότε δεν υπάρχουν πια δικαιολογίες για μηνύματα που χάθηκαν στα spam.
Τύποι Social Media Collaboration
#1 Συνεργασία Agency – Πελάτη (Brand)
Ο πιο παραδοσιακός τύπος, όπου το agency δημιουργεί το περιεχόμενο και ο πελάτης το εγκρίνει. Η επιτυχία εξαρτάται από τους ξεκάθαρους ρόλους και την αποφυγή του micromanagement που μπορεί να περιορίσει τη δημιουργικότητα.
Καλές πρακτικές για τη συνεργασία Agency – Πελάτη:
- κοινό content calendar
- σαφείς στόχοι social media
- creative briefs για κάθε καμπάνια
- τακτικά check-ins για την πρόοδο
- σύστημα για content approvals
#2 Συνεργασία Agency – Agency
Συχνό σε μεγάλες εταιρείες όπου διαφορετικά agencies (π.χ. social media και PR) πρέπει να συνεργαστούν για τον ίδιο πελάτη. Η επικοινωνία είναι το παν για να αποφευχθούν επαναλαμβανόμενες ενέργειες.
#3 Συνεργασία Agency – Influencer
Αφορά τη συνεργασία με influencers για τη δημιουργία περιεχομένου που προσεγγίζει νέα κοινά. Απαιτείται προσεκτική επιλογή ώστε ο influencer να ευθυγραμμίζεται με τις αξίες του brand.
#4 Συνεργασία Πελάτη – Influencer
Μερικές φορές τα brands συνεργάζονται απευθείας με influencers χωρίς τη μεσολάβηση agency. Αυτό προσφέρει περισσότερη δημιουργική ελευθερία αλλά ενέχει κινδύνους για τη συνοχή του μηνύματος του brand.
Μπορούν όλοι αυτοί οι τύποι συνεργασίας να συνυπάρχουν;
Φυσικά. Το κλειδί είναι η ξεκάθαρη επικοινωνία και ένα κοινό σύστημα διαχείρισης. Το Kontentino προσφέρει όλες τις δυνατότητες για να υποστηρίξει κάθε σενάριο συνεργασίας και workflow έγκρισης.
Αναβαθμίστε το social media collaboration σας
Θα μπορούσαμε να μιλάμε ώρες για τα οφέλη της σωστής συνεργασίας.
Συγκεντρώστε την ομάδα σας, εντοπίστε τα αδύναμα σημεία και χρησιμοποιήστε εργαλεία για να αυτοματοποιήσετε τις χρονοβόρες εργασίες. Η καθημερινή σας εργασία θα γίνει πολύ πιο απλή και αποτελεσματική.
Οι πελάτες σας θα σας ευγνωμονούν για αυτό.
