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Vivimos tiempos sin precedentes con gran parte del mundo trabajando desde casa. Sin embargo, esta no es una tendencia nueva. En los últimos años, hemos visto que más oficinas adoptan el trabajo remoto y buscan establecer y mantener prácticas de colaboración en equipos remotos.
Los equipos están pasando de un entorno de oficina tradicional a trabajar desde casa, y es importante tomar medidas para impulsar los esfuerzos de colaboración de tu equipo. Anteriormente, del 80 al 90 por ciento de los empleados decían que les gustaría trabajar de forma remota al menos parte del tiempo. Independientemente de si siguen sintiendo lo mismo, es probable que la situación del trabajo desde casa se vuelva más común en el futuro, ya que ahora tenemos muchas herramientas tecnológicas para facilitarlo.
Sin embargo, gestionar proyectos remotos puede presentar un conjunto totalmente nuevo de desafíos para los managers que nunca antes han estado a cargo de equipos remotos. Pero no tiene por qué ser estresante si tienes los sistemas y procedimientos adecuados. Aquí tienes nuestra guía sobre cómo gestionar un equipo de forma remota, así como algunos de los beneficios de la colaboración remota.
Cinco consejos para impulsar la colaboración de tus equipos remotos
Consejo 1: Mantente disponible
Los trabajadores remotos pueden sentirse fácilmente aislados o distanciados de la organización, especialmente si han sido lanzados al trabajo remoto de repente cuando están acostumbrados a ir a la oficina todos los días. Esta sensación de distancia puede causar desmotivación y menores niveles de satisfacción laboral, afectando cada aspecto de su rendimiento. Es realmente importante estar disponible para los miembros de tu equipo remoto para mantenerlos conectados con la organización y darles un sentido continuo de propósito y dirección.
Si un miembro del equipo te llama, responde siempre que sea posible. Si te envían un correo electrónico o un mensaje en redes sociales, responde lo más rápido que puedas. Ser un project manager remoto exitoso se trata de seguir estando presente, incluso cuando no puedes estar físicamente en el mismo espacio que tu equipo.
Consejo 2: Establece objetivos claros
La colaboración remota puede ser un desafío cuando los miembros del equipo no están seguros de qué se supone que deben hacer y cuándo. Algunos trabajadores se adaptarán fácilmente, gestionando bien su tiempo y siendo capaces de usar su propia iniciativa para priorizar diferentes tareas. Sin embargo, otros tendrán dificultades al estar lejos de la oficina, ya que no tendrán el feedback que les permite saber qué se espera de ellos cada día.
Por eso, establecer objetivos claros para cada miembro del equipo es absolutamente clave para una colaboración remota exitosa. Es esencial informar a tus empleados sobre detalles como:
- Las horas que esperas que todos trabajen
- Los diferentes métodos de comunicación que pretendes utilizar
- Compartir calendarios para que todos tengan acceso a la disponibilidad de los demás
- Cuándo están programadas las reuniones
- Las tareas y responsabilidades de cada miembro del equipo al colaborar en proyectos específicos
Estos son solo algunos ejemplos de dónde se necesita una fijación de objetivos clara. Como cada organización es diferente, es muy probable que te encuentres con tus propios ejemplos a diario. Mientras te comuniques con todos los miembros de tu equipo todos los días y les hagas saber exactamente qué se espera de ellos, tus habilidades como project manager remoto se desarrollarán y crecerán. Y tu equipo se sentirá más seguro en el trabajo remoto, ya que tendrán una estructura que los guíe.
Consejo 3: Realiza reuniones virtuales regulares
Deberías intentar tener una reunión telefónica o por video con cada empleado en algún momento cada día. Si tu trabajo es muy colaborativo por naturaleza, está bien incluir a todos los miembros relevantes del equipo en la misma videollamada. Esta es una gran oportunidad para que todos se mantengan actualizados, así como simplemente para recordar a tu equipo que sus colegas siguen ahí y animarlos a todos a comunicarse. El trabajo remoto puede volverse extremadamente solitario. Es importante recordar esto y ofrecer tantas oportunidades como sea posible para la comunicación entre los miembros del equipo remoto para reducir los riesgos para su salud mental.
El tiempo es extremadamente valioso, especialmente cuando se trata de trabajar desde casa. Cualquier tiempo que pases en reuniones virtuales y comunicándote es tiempo que se resta a los proyectos. Dado que no tienes conversaciones cara a cara, haz que tus mensajes y reuniones sean breves, concisos y directos. Utiliza herramientas de comunicación robustas, como sistemas telefónicos empresariales o apps de colaboración en equipo para una comunicación fluida. Asegúrate de que tus empleados tengan toda la información que necesitan para completar sus tareas y minimiza la cantidad de mensajes vagos de ida y vuelta.
Consejo 4: Mantén a todos alineados
Un gran desafío de trabajar de forma remota es mantener a todos alineados y agilizar las tareas. Es muy fácil que las cosas se retrasen o se dejen de lado, o que tus trabajadores reciban mensajes contradictorios sobre lo que intentan hacer. El ambiente de trabajo más relajado también puede hacer que sea más difícil concentrarse en la tarea.
Kontentino trabaja para agilizar las tareas diarias haciendo que la colaboración para equipos de marketing remotos sea muy sencilla. Tus clientes y miembros del equipo pueden estar en cualquier parte del mundo. Kontentino facilita que los miembros del equipo trabajen juntos en la creación de posts. También es fácil enviar tu trabajo para la aprobación del cliente.
Todo tu equipo puede comunicarse directamente en Kontentino, y esto puede prevenir cualquier malentendido. A su vez, tendrás la confianza de saber que tu equipo es capaz de colaborar, terminar sus tareas de creación de contenido para redes sociales y aprobación, y mantener el trabajo con los mismos estándares que tienes para el trabajo presencial.
Consejo 5: Ten las herramientas de trabajo remoto adecuadas
Es difícil ser un project manager remoto exitoso si no equipas a tu equipo con las herramientas y la tecnología que hacen sus vidas más fáciles. Explora diferentes software y asegúrate de que todos tengan la capacidad de usar los paquetes que elijas. Apps como Zoom se han vuelto extremadamente populares de la noche a la mañana para permitir videoconferencias entre equipos remotos. Del mismo modo, podrías considerar configurar una infraestructura de escritorio virtual para que todos puedan maximizar los recursos del equipo de manera efectiva.
Es importante tener una variedad de métodos de comunicación abiertos para tu equipo. El correo electrónico, las videollamadas y las redes sociales son extremadamente importantes, al igual que la capacidad de compartir calendarios e información sobre proyectos remotos específicos. Utiliza herramientas de gestión de proyectos para alinearte en las tareas. Utiliza herramientas de mapas mentales colaborativas para ayudar a que todos estén en sintonía durante el brainstorming. Además, tómate el tiempo para establecer un horario fijo para comunicarte con tu equipo. Podrías hacer una votación y ver qué horas funcionan mejor para la mayoría de tus trabajadores y cumplirlo.
Los beneficios de la colaboración en equipos remotos
La colaboración en equipos remotos puede requerir cierto tiempo de adaptación al principio. Sin embargo, se vuelve más fácil a medida que todos se acostumbran. También puede ofrecer algunos beneficios sorprendentes para los project managers remotos. Estos incluyen:
- Muchas personas que trabajan desde casa son capaces de ser más productivas, logrando más en un período de tiempo más corto, ya que no tienen las distracciones que conlleva la vida de oficina.
- Un porcentaje muy alto de trabajadores remotos informan que experimentan niveles más bajos de estrés que cuando trabajan fuera de casa. Esto tiene un impacto positivo en la calidad y cantidad de su trabajo.
- Tú y tu equipo remoto podéis trabajar de manera más flexible. Esto puede ser de gran ayuda a la hora de crear un equilibrio saludable entre vida laboral y personal. Te da más oportunidades para hacer ejercicio regularmente entre tareas de una manera que simplemente no es práctica en un entorno de oficina, así como para practicar mindfulness en beneficio de tu bienestar mental.
El trabajo remoto se está convirtiendo rápidamente en la nueva normalidad para cientos de miles de personas en todo el país, a medida que las empresas se dan cuenta de cuánto empodera esta forma de trabajo a sus empleados. Aprovechar la tecnología y las herramientas de colaboración como Kontentino ayuda a garantizar que todo funcione sin problemas y que cada empleado conozca sus tareas. A su vez, terminas con clientes satisfechos y un proceso de negocio optimizado.
