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La gestión de proyectos de redes sociales es un campo apasionante y vertiginoso. Hay un sinfín de canales en los que publicar, redes sociales para las que crear contenido y campañas que necesitan una supervisión constante. Es cierto que puede resultar difícil estar al tanto de todo sin la organización adecuada. Hoy vamos a arrojar algo de luz sobre cómo abordar la gestión de proyectos de social media, así que prepárate para… la inspiración.
¿Cuáles son los componentes de la gestión de proyectos de redes sociales?
La gestión de proyectos de redes sociales puede dividirse en cuatro componentes que se unen para formar el plan definitivo.
Creación de contenido social
En resumen: esto cubre todo el contenido de redes sociales que creas.
Incluirá posts, gráficos sociales e infografías, vídeos y formatos publicitarios; todos estos tipos de contenido entran en esta categoría.
Es importante asegurarse de que lo que publicas sea coherente con la voz y los valores de tu marca, además de relevante para una audiencia o evento en particular. Cuanto más trabajo dediques aquí, mayor será la recompensa más adelante a la hora de construir una comunidad online con buen engagement.
Como incluye muchas tareas por completar, la creación de contenido ocupa una parte significativa del tiempo total dedicado a la gestión de proyectos de redes sociales. Llevar a cabo estas tareas suele implicar bastante trabajo en equipo. Como puedes imaginar, no es difícil que la gestión del proyecto se vuelva un poco caótica en este punto.
Gestión de campañas sociales
Las campañas sociales son iniciativas de marketing que tienen fechas de inicio y fin específicas. Incluyen concursos, promociones, sorteos, descuentos y ofertas especiales. Este componente también abarca una variedad de anuncios pagados (ads) y campañas en las que necesitas invertir presupuesto.
Antes de lanzar una campaña, asegúrate de establecer tus objetivos para saber qué se considerará un éxito desde el principio. La gestión de proyectos para campañas cubrirá todas las etapas, desde las ideas hasta la ejecución y la evaluación.
Por supuesto, aquí no hay lugar para las suposiciones y todo debe estar perfectamente organizado si se quieren obtener los resultados deseados.
Analítica de redes sociales e informes
La analítica de redes sociales cubre cada aspecto de las plataformas para ayudarte a aumentar tu audiencia, encontrar nuevos seguidores e identificar influencers en tu campo o industria. Como tal, incluye datos sobre likes, shares, clics y retweets. Esta información debe almacenarse en algún lugar y ser analizada por alguien, lo que significa que obviamente es parte de la gestión de proyectos de redes sociales.
Las analíticas a menudo pertenecen a campañas y a varios KPIs de redes sociales, por lo que deben estar organizadas y bien gestionadas para poder capitalizarlas y realizar mejoras continuas. La gestión de proyectos es crucial en esta área porque incluso un solo error puede terminar causando una catástrofe en los datos.
Estrategia de redes sociales
Por último, pero no menos importante. De hecho, ¡podría haber ido en primer lugar!
Una estrategia de redes sociales es un plan sobre cómo se creará, compartirá y gestionará el contenido. Incluye en qué redes sociales enfocarse para cumplir con los objetivos de tu organización, así como cualquier estrategia específica que idees en el camino. Esto incluye muchos factores y elementos, desde auditorías y análisis DAFO, pasando por competidores y líneas de contenido, hasta la audiencia y los indicadores de éxito.
Todos estos elementos deben organizarse como un mecanismo de relojería. Sin una gestión de proyectos de redes sociales, puede ser simplemente imposible de lograr.
Beneficios de la gestión de proyectos de redes sociales
Permite un mejor seguimiento y control sobre tu estrategia
Una estrategia de redes sociales siempre será el plan maestro para crear contenido, ejecutar campañas y analizar las redes. Mientras tengas este plan trazado de antemano, es más fácil hacer ajustes cuando sea necesario en lugar de entrar en pánico si algo sale mal, no estaba planeado o no se había tenido en cuenta. La gestión de proyectos puede ayudar directamente a superar eso.
También hace que tu trabajo sea más transparente y manejable, ya que tener todo perfectamente alineado significa que no hay necesidad de preguntarse constantemente dónde están ciertas cosas (y luego tener que plantearse esas preguntas una y otra vez). Se siente como si la gestión del proyecto te llevara de la mano, recordándote constantemente cuál es el siguiente paso que debes dar en cada etapa.
Ayuda a facilitar el proceso de programación
Dado que la gestión de proyectos contribuye a la estrategia de creación de contenido, te ayuda a ahorrar tiempo y esfuerzo al gestionar tus posts en varios canales. Ya no es necesario tener múltiples pestañas abiertas con todas las cuentas conectadas para este propósito, ya que todo lo que hay que hacer —desde crear y publicar nuevas actualizaciones hasta la analítica y los informes— ahora se puede gestionar desde un solo lugar. Echa un vistazo a 3 formas de planificar contenido de redes sociales de alta calidad.
Esto asegura consistencia en todas esas diferentes plataformas, a la vez que te ayuda a evitar errores o erratas, y asegura que no haya promociones ejecutándose simultáneamente (lo que podría llevar a confusión). La gestión de proyectos de redes sociales hace el proceso mucho más fácil y eficiente.
Simplifica el análisis de la competencia
También es más probable que puedas encontrar e identificar a tus competidores gracias a una gestión adecuada.
Saber quién puede competir contigo o ser un obstáculo en el camino es vital a efectos de marketing, ya que los canales sociales son el nuevo campo de batalla.
Una gestión de proyectos adecuada puede proporcionarte una visión completa de lo que tus competidores están publicando, lo que significa que esa información será más fácil de encontrar cuando se requiera. Incluso si no es así, la gestión de proyectos puede ayudarte tanto en otras áreas que tendrás tiempo libre para el análisis manual de la competencia.
Hace que la colaboración en redes sociales sea muy sencilla
Usar la gestión de proyectos en tu negocio puede hacer mucho más fácil coordinar el contenido y las campañas en tu equipo. No será necesario dividir los distintos canales sociales en tareas o proyectos diferentes, ya que todo habrá sido asignado de antemano y todos sabrán en qué están trabajando, cuándo y en qué orden.
Imagina a cada persona y proceso trabajando armoniosamente en un flujo de trabajo que da resultados. Haz que suceda y ponlo en acción.
Ayuda a ahorrar tiempo y recursos
La gestión de proyectos proporciona una visión general de tus esfuerzos en campañas, identifica obstáculos potenciales y ofrece orientación sobre cómo superarlos.
Como resultado, los equipos de redes sociales pasan menos tiempo creando contenido e implementando campañas porque saben qué debe completarse, cuándo debe hacerse y la cantidad de recursos restantes.
A gran escala, la gestión adecuada de proyectos de redes sociales puede ahorrar docenas de horas cada semana.
Gestión de proyectos de redes sociales – mejores prácticas
Crea un plan de gestión
Empieza con el pie derecho creando un plan de gestión de proyectos para poner a todos en la misma página y hacerles saber qué hay que hacer. Aún más importante, esto se convertirá en un mapa para todos los involucrados en el proyecto.
Crear este plan no tiene por qué ser complicado. De hecho, puede ser tan simple como crear un documento que describa los objetivos del proyecto, quién es responsable de qué tareas (cubriremos eso en detalle más adelante) y cuándo deben completarse esas tareas.
Si quieres ser más específico, también puedes incluir información como qué herramientas se usarán, cómo se rastreará el progreso y cuál es el presupuesto del proyecto. Comparte tu plan con todos los stakeholders y fíjalo donde sea pertinente.
Establece responsabilidades claras (incluyendo aprobaciones)
En cualquier organización, es esencial que las responsabilidades sean claras. De lo contrario, las tareas pueden perderse, las decisiones clave pueden retrasarse y la frustración puede aumentar rápidamente.
Para prevenir todo eso, simplemente configura un sistema de aprobaciones. Esto significa que la aprobación debe ser otorgada por una persona designada antes de que se complete cualquier tarea o se tome una decisión. Esto permite que todos sepan quién es responsable de qué y significa que el proceso de toma de decisiones requiere una consideración cuidadosa.
Como resultado, se pueden evitar la confusión y la frustración más adelante, y cualquier cuello de botella puede ser identificado y eliminado a tiempo. Además, también puede ser útil establecer un flujo de trabajo (workflow) claro para que todos comprendan cómo deben fluir las tareas y las razones de esa metodología.
Incluye herramientas en tu flujo de trabajo
Aunque gran parte de la gestión se puede hacer mediante una comunicación simple, también hay herramientas excelentes que pueden facilitarte mucho la vida. Al usar software para automatizar tareas y hacer seguimiento del progreso, puedes liberar tu tiempo para enfocarte en otros aspectos del proyecto. Ahora, especialmente gracias al machine learning y al aprendizaje supervisado, los modelos de IA están capacitados para realizar tareas que normalmente harían los humanos.
Además, usar herramientas puede ayudar a estandarizar tus procesos y facilitar la colaboración de los miembros del equipo. Por lo tanto, incluir herramientas en tu flujo de gestión es prácticamente esencial para asegurar el éxito de tu proyecto.
La mejor manera de encontrar las herramientas adecuadas es experimentar y ver qué funciona mejor para ti y tu equipo. No tengas miedo de probar algunas diferentes hasta encontrar la perfecta; las listaremos en detalle unos párrafos más abajo.
Almacena todos los recursos digitales en un solo lugar
Mantén todos los recursos relacionados con el proyecto en un solo lugar para que todos sepan dónde encontrarlos. Esto podría ser cualquier cosa, desde archivos de diseño y fotos hasta plantillas de posts y documentos de informes.
Tener todo almacenado en un solo lugar hará que sea mucho más fácil para todos los involucrados acceder a lo que necesitan, cuando lo necesiten. Hacer un seguimiento de todo también es mucho más fácil cuando está todo organizado en un solo sitio, además de reducir el riesgo de perder datos vitales.
Construye un dashboard centralizado
Sin embargo, los recursos no lo son todo; si quieres llevar tu gestión de proyectos de redes sociales al siguiente nivel, considera construir un dashboard (panel de control) centralizado. Al hacerlo, podrás ver todos los diferentes elementos de tu proyecto en un solo lugar.
Esto puede ser particularmente útil si tienes varias personas trabajando en el mismo proyecto. Tener una ubicación central con tal dashboard también permite la máxima protección, ayudando a mantener tus archivos seguros.
Hay muchas maneras diferentes de construir un dashboard centralizado; de nuevo, vale la pena experimentar para ver qué funciona mejor para ti y tu equipo. Siempre deberías tener una visión clara del proyecto para poder identificar cualquier problema o áreas que necesiten más atención.
Algunos dashboards centralizados, como Kontentino, te permiten almacenar tus materiales y publicarlos directamente en las redes sociales. Todo bajo un mismo techo.
Haz seguimiento del progreso y revisa el plan según sea necesario
Sigue el progreso de tu proyecto y haz cambios cuando sea necesario. Esto puede incluir cualquier cosa, desde simples informes mensuales hasta auditorías más detalladas que analicen el rendimiento de elementos específicos del proyecto.
El seguimiento te ayudará a identificar áreas donde las cosas no van según lo planeado y verificar que todos estén encaminados para cumplir los objetivos. También vale la pena revisar tu plan de gestión de forma regular —al menos una vez al mes más o menos— para asegurarte de que sigue siendo relevante y preciso.
¿Cuál es el coste de la gestión de proyectos de redes sociales?
La gestión de redes sociales puede ser una forma muy económica de llegar a tu público objetivo, pero es importante considerar el coste de todos los aspectos del proyecto, desde herramientas y software hasta recursos humanos.
La buena noticia es que hay muchas opciones gratuitas y de bajo coste, por lo que deberías poder encontrar algo que se ajuste a tu presupuesto. Como regla general, puedes esperar gastar alrededor de 500 a 1.000 $ al mes en gestión de redes sociales para un proyecto pequeño y hasta 5.000 $ o más para uno más grande.
Por supuesto, estas son solo estimaciones aproximadas; el precio real variará dependiendo de tus necesidades y requisitos específicos. El coste también dependerá del alcance y la escala del proyecto, así que ten esto en cuenta al planificar.
Herramientas para la gestión de proyectos de redes sociales
Decidimos dividir las herramientas en niveles del 1 al 3. El último es para aquellas herramientas que se usan ampliamente para gestionar proyectos pero que no son lo suficientemente colaborativas. El nivel medio contiene algunas herramientas de gestión de proyectos que permiten gestionar tareas pero carecen de funciones de redes sociales.
Y el primer nivel está dedicado a una herramienta que combina lo mejor de ambos mundos: gestión de proyectos y redes sociales. Sigue leyendo para descubrir cuál elegimos.
Nivel 1: Herramienta de gestión de proyectos de redes sociales
#1Kontentino
Kontentino es una herramienta de gestión de redes sociales que actúa como una herramienta de gestión de proyectos compleja. Es más que una simple solución de programación o análisis: guía a tu equipo a través de una gestión exitosa de proyectos de redes sociales.
Esto es lo que puedes hacer para la gestión de proyectos de redes sociales con Kontentino.
Programación efectiva en plataformas de redes sociales
Kontentino soporta todas las principales plataformas y casi todos los tipos de publicaciones en ellas. Puedes crear borradores, duplicar y trabajar en varios posts al mismo tiempo y hacer que se publiquen directamente en los perfiles designados con solo un clic. Eso no suena como una pesadilla de Nivel 3 o Nivel 2, ¿verdad?
Gestión de tareas
¡Kontentino te permite asignar tareas directamente a miembros del equipo, socios comerciales e incluso clientes! La herramienta te facilita hacer esto directamente desde la vista previa de un post o un calendario, permitiéndote asignar una tarea —o completarla— en segundos.
Checklists de requisitos, etiquetas y marcadores
¡Kontentino toma los mejores elementos de las herramientas de gestión de proyectos habituales! Puedes configurar checklists (listas de verificación) de requisitos para los posts para tu propia comodidad. Como resultado, nunca olvidarás agregar elementos importantes a tu copy ni olvidarás verificar dos veces si tus gráficos cumplen con todos los requisitos. También puedes agregar etiquetas para navegar mejor por el tablero de Kontentino, ¡aunque eso en sí mismo no es problemático!
Opciones de analítica
Mencionamos anteriormente que la analítica y los informes son partes integrales de la gestión de proyectos de RRSS. Es natural, entonces, que encuentres estas bases cubiertas en Kontentino. Con analíticas intuitivas, podrás evaluar rápidamente tu rendimiento. Además, puedes crear informes sobre tus actividades y almacenarlos o compartirlos.
Función de aprobación de contenido
Entre las muchas características de Kontentino, las colaborativas son de las que estamos particularmente orgullosos porque no tienen rival en el mercado.
Nuestra función de aprobación de contenido resultó ser revolucionaria para muchos de nuestros clientes. Con solo unos pocos clics, los social media managers ahora pueden recibir aprobación directa, rechazo o feedback de sus clientes. No más suposiciones, jugar al ping-pong con archivos adjuntos o malentendidos entre las distintas partes.
Colaboración interna
Kontentino soporta la colaboración interna entre tus departamentos y equipos. Los usuarios pueden dejar fácilmente sus comentarios, etiquetar a otros y asignar algunas tareas o dejar notas; todo en un solo lugar y en perfecta armonía.
Gestión de recursos (Assets)
Kontentino también te ofrece la capacidad de gestionar todos tus recursos visuales desde una ubicación, permitiéndote acceder a ellos fácilmente y sin complicaciones. Además de almacenar tus assets, también puedes usarlos para la gestión de proyectos y programar en varias plataformas.
Kontentino también viene con varias formas de gestionar tus proyectos de redes sociales: puedes cambiar las vistas y los tipos de calendarios para adaptarlos a tu estilo de trabajo.
Nivel 2: herramientas de gestión de proyectos
#2 Asana
Es posible que gestiones diferentes redes y tengas contenido separado o publicaciones que deban programarse con antelación para cada una como parte de tus responsabilidades como social media manager. Aquí es donde Asana echa una mano al permitir que los equipos asignen tareas entre los miembros desde un solo lugar o incluso creen proyectos en la propia plataforma.
A pesar de que Asana es una gran herramienta de gestión de proyectos, es debatible si puede clasificarse o no como una herramienta de gestión de redes sociales. Como software de gestión, ofrece tableros y listas, pero no pueden vincularse directamente a las publicaciones. A pesar de que ayuda con la colaboración, Asana no es capaz de automatizar todo lo que a un gestor de redes sociales le gustaría. Incluso un conjunto de integraciones internas y herramientas no ocultará el hecho de que Asana es en gran medida ineficaz para la automatización de la gestión de proyectos de RRSS.
#3 Trello
Los social media managers de todo el mundo usan Trello como herramienta de gestión de proyectos para obtener una visión clara de sus perfiles y estrategias.
Es fácil de usar, efectivo y también puede ser adoptado por equipos sin pasos confusos o complicados. Un tablero se puede dividir en listas y se pueden agregar tarjetas para mostrar las fechas de vencimiento de las tareas. Además, puedes asignar miembros para que asuman la responsabilidad de ciertos aspectos de un proyecto. Con vistas de tarjeta, vistas de lista o etiquetas con colores, puedes ver qué necesita atención y qué se ha completado.
Sin embargo, no es una herramienta perfecta para la gestión de redes sociales por algunas razones: no permite la publicación directa ni analíticas, ofrece solo una vista y puede ser difícil de aprender si no has usado herramientas similares antes.
Nivel 3: los básicos
Probablemente no te sorprenderemos con nuestra elección de herramientas en este párrafo porque probablemente ya uses alguna de ellas a diario, aunque quizás no para la gestión de proyectos de redes sociales.
#4 Microsoft Excel
Muchos social media managers todavía confían en Microsoft Excel como su herramienta de referencia. Esta herramienta está disponible para todos, pero no es particularmente conveniente cuando se gestionan proyectos de social media.
Las hojas de cálculo son familiares para casi todos, pero usarlas para este fin socava la comunicación efectiva, la colaboración y la ejecución de la estrategia. Pueden producir bastante ruido y causar problemas innecesarios, y las hojas de cálculo tampoco son particularmente profesionales o elegantes.
Publicar hojas de cálculo en sí mismas es otra historia. Adaptar el contenido de una hoja de cálculo a las plataformas sociales tiene sus ventajas, ya que hacerlo le da al usuario control sobre su contenido. Sin embargo, se vuelve mucho más difícil cuando las publicaciones deben salir a una hora determinada o si es necesario hacer cambios en el último minuto. Como resultado, alguien tiene que estar online casi 24/7 para aplicar cambios o simplemente vigilar las publicaciones.
Otro desafío que las hojas de cálculo traen a la gestión de proyectos es la analítica; es decir, probar qué publicaciones funcionan mejor y cuándo deben publicarse. Para las hojas de cálculo, es necesario rastrear e insertar los datos manualmente.
Las hojas de cálculo proporcionan algunas oportunidades para ajustarlas a tus necesidades, pero no soportan la colaboración en absoluto y no tienen vínculos con las plataformas de redes sociales. Su propósito es servir como plataformas para la gestión de proyectos que aún requieren que envíes contenido para aprobación como un adjunto y copies el contenido a las redes. Pero no automatizarán estos procesos por ti.
#5 Google Sheets
Las hojas de cálculo también se utilizan en forma de Google Sheets. Gracias a su naturaleza gratuita y basada en el navegador, Google Sheets sirve como una potente herramienta de gestión de proyectos para muchos profesionales. Google Sheets requiere acceso a Internet en todo momento (a menos que hagas los archivos disponibles sin conexión y sincronices una vez que vuelvas a estar online), y ofrece excelentes características como fórmulas, gráficos y tablas.
Debido a que esta herramienta es (prácticamente) solo online, proporciona niveles más altos de colaboración que Excel. Las hojas de cálculo pueden revisarse para obtener feedback, pero no ofrecen características de gestión de proyectos como tableros o listas de tareas. Además, no hay funciones de redes sociales que permitan una programación o analítica fácil.
#6 Google Docs
Obviamente, no todo el mundo es fanático de las hojas de cálculo. Todavía hay algunos gestores que usan Google Docs para su gestión de proyectos. ¿Es esa la elección correcta? Averigüémoslo.
Docs funciona con un principio similar a Google Sheets (basado en navegador y online), pero es más un cuaderno que una tabla/hoja de cálculo. Esto apoya más el lado creativo del trabajo con comentarios, notas y ajustes. Google Docs también permite agregar tablas dentro de los documentos. Sin embargo, si tienes muchos perfiles que gestionar y muchos posts que planificar con antelación, esto puede volverse problemático.
Es simplemente imposible dar una visión general de tu estrategia en Google Docs. Esta herramienta es ciertamente excelente para la colaboración, pero no soporta metodologías Agile o Kanban ni se integra con las redes sociales.
Ahora es tu turno (de encargarte de tu gestión de proyectos de redes sociales)
Y realmente creemos que sabes qué hacer.
Prueba Kontentino gratis hoy, quédate por más tiempo.
