Remets ton marketing sur les rails grâce à un processus de collaboration et de validation social media

Dire que les agences social media ont du pain sur la planche en 2022 est un doux euphémisme. Si tu diriges une agence marketing et que tu veux te démarquer, le défi de la fluidification de la collaboration social media t’attend de pied ferme. 

Trouver le juste milieu entre automatisation marketing et personnalisation peut être un combat, mais c’est nécessaire pour rester dans la course. Se tenir au courant des dernières actualités est crucial, mais cela ne doit pas se faire au détriment d’un processus de collaboration et de validation fluide au sein de ton entreprise.

Si l’adaptation aux dernières tendances social media doit constituer une part importante de ta stratégie, la gestion des processus au sein de ton agence est décisive : ça passe ou ça casse. Si tout est bien organisé, ton agence tournera comme une machine bien huilée. 

Mais si ça commence à grincer, à craquer et à bloquer :

Regardons les choses en face : sans une collaboration social media et un processus de validation adéquats, tu ne pourras pas travailler efficacement, faire croître ton agence et servir tes clients correctement. 

Alors, que faire si ça ne fonctionne pas encore comme tu le voudrais ?

Le rôle d’un processus de collaboration et de validation social media dans une agence marketing

Plus le plan de collaboration et les processus de validation sont bons, plus ton travail est efficace. C’est aussi simple que cela, et c’est le b.a.-ba de toute agence. Si tu as beaucoup de membres d’équipe et de clients, tu sais que discuter du moindre détail peut prendre des plombes. Mais ce n’est pas une fatalité. 

Une collaboration social media fluide et un processus de validation rapide peuvent contribuer au succès de ta stratégie marketing. Cela peut aussi impacter positivement le NPS de tes clients, réduire les coûts opérationnels et améliorer la satisfaction de ton équipe. 

Pour bien comprendre le rôle de la planification collaborative, il est utile de passer rapidement en revue quelques définitions.

Le processus de validation dans un workflow social media est l’action d’accepter ou de rejeter un élément lié aux réseaux sociaux : un contenu, un fichier, une proposition de campagne pub, par exemple – pour n’en citer que quelques-uns. 

Ce processus peut se dérouler en interne (au niveau de l’équipe) et en externe (au niveau client-agence).

La collaboration social media interne désigne la coopération au niveau de l’équipe ou de l’entreprise concernant les projets et tâches social media au sein de l’organisation. 

Pourquoi la collaboration social media est-elle compliquée ? Les erreurs courantes

Aussi simple qu’elle puisse paraître, la collaboration social media peut causer bien des soucis. Nous en avons listé quelques-uns ci-dessous.

Le manque de procédures

Si tu travailles à distance avec ton équipe et tes clients mais que les procédures ne sont pas claires, tu risques souvent de te retrouver dans le pétrin. Mettre en place quelques règles simples (concernant l’envoi pour approbation ou les checklists de prérequis pour les posts) peut t’aider à garder un workflow sain. 

La peur de l’automatisation

Les outils de marketing automation sont là pour aider les pros des réseaux sociaux et soulager la douleur liée aux nombreuses tâches répétitives du quotidien. Pourtant, beaucoup de marketeurs hésitent encore à utiliser ces outils. Ils préfèrent faire les choses manuellement plutôt que d’automatiser les tâches fastidieuses. 

Le « Scope creep » (dérive du périmètre)

As-tu déjà entendu parler du scope creep ? Cela arrive quand une pile de tâches grandit involontairement, rendant le projet global plus gros et hors de contrôle. Les changements contribuent à une croissance non autorisée du périmètre du projet et ne génèrent que du désordre. Sans procédures, attends-toi à des problèmes. 

Des attentes différentes

Avant de prendre en charge un nouveau projet social media, assure-toi que les attentes des deux parties sont alignées. Si tu as promis la lune à ton client – mais que tu ne la livres pas – ne sois pas surpris s’il n’est pas satisfait de tes services et que la collaboration devient difficile. Si ton client est insistant et incroyablement exigeant, même en dehors des heures de travail, tu peux dire « adieu » à toute idée de collaboration efficace.

Comment préparer un plan de collaboration social media efficace en agence ?

Organiser les processus au sein de l’agence peut changer la donne, non seulement quand tu as du mal avec ton workflow, mais aussi si tu veux simplement l’améliorer. Voici quelques bons conseils de collaboration à prendre en compte pour ta planification. 

Audite ta collaboration social media

Penses-tu que ta collaboration social media fait des merveilles et qu’il n’y a rien à changer ? Et pourquoi pas quelques petites améliorations ? Pour commencer à appliquer des correctifs rapides, tu dois identifier ce qui ne fonctionne pas encore très bien. Comme pour un audit social media, tu devrais analyser la situation et traquer les potentiels goulots d’étranglement. Il peut y avoir plusieurs raisons derrière une collaboration bancale : manque de réponse, réaction lente, absence de communication, absence de stand-ups quotidiens ou procédures lacunaires. 

Avoir une stratégie social media claire

Tout le monde dans ton équipe doit être sur la même longueur d’onde et comprendre pleinement ce qu’est la collaboration de marque. Il suffit d’une seule personne pour démolir un workflow, donc s’il y a quelqu’un dans ton équipe qui l’affecte négativement, règle la situation au plus vite. Mettre en place une stratégie social media claire en soulignant les règles les plus cruciales n’est pas une option, c’est un impératif ici. 

Savoir qui est qui 

Identifier les rôles est l’une des parties les plus importantes de la collaboration. Chaque membre de l’équipe doit avoir des informations claires sur qui est responsable de quel profil, quelle plateforme et quelles tâches – et comment tous ces individus peuvent travailler ensemble pour le même résultat : une communication social media incroyable.

Prenons l’exemple d’une équipe social media de 4 personnes : 

Sarah, Jonathan, Melanie et Thomas. 

En tant que chef d’équipe, Sarah est responsable de la communication avec les clients et de la gestion de leurs demandes. Cela prend beaucoup de temps, donc elle ne peut pas créer elle-même de grandes idées de contenu.

C’est ce que font Melanie et Thomas – préparer des « copy » (textes) créatifs pour les profils Facebook et Instagram. Cependant, ils sont encore assez nouveaux dans l’équipe et ne savent pas encore tout sur leurs clients ou leur « tone of voice » (tonalité), ils ont donc besoin d’un peu d’aide.

C’est là qu’intervient Jonathan, le content manager – agissant comme un connecteur entre les créateurs de contenu juniors et la chef d’équipe. Jonathan vérifie la conformité des posts avec la stratégie social media et, après une première validation interne, il les envoie à Sarah, qui à son tour les transmet aux clients pour approbation.

Ce n’est qu’un exemple de la façon dont un processus de collaboration peut fonctionner. 

Créer une charte social media (Guide)

Ce document doit être ta référence en cas d’onboarding, d’hésitation sur la stratégie ou pour vérifier si ta collaboration va dans la bonne direction.

La création d’une charte complexe (guideline) ne se fait pas du jour au lendemain. Tu dois également la mettre à jour de temps en temps et elle doit être accessible à toutes les personnes impliquées dans un projet donné. 

Que doit-il inclure ? Bien que tu puisses le personnaliser comme tu le souhaites, ton guide de collaboration de marque devrait définitivement couvrir les six domaines ci-dessous :

• la stratégie social media pour le plan de collaboration,
• le tone of voice (tonalité),
• les directives de marque (brand guidelines),
• les actifs numériques de la marque (assets),
• les procédures de collaboration (responsables, temps de réponse, modèles),
• (bonus) les procédures de collaboration en cas de crise social media.

Maîtriser la gestion des tâches pour la planification collaborative

Tout le monde n’aime pas recevoir des tâches, et tout le monde n’aime pas les déléguer. Cependant, cela doit être fait et tu ne devrais pas hésiter à demander de l’aide et à diviser le travail. Chacun doit connaître sa position dans le workflow – pendant qu’une personne est chargée de créer des posts ou de réaliser des infographies interactives, une autre peut les vérifier grammaticalement, et encore une autre peut donner la validation interne finale avant la publication ou l’envoi au client. Une gestion des tâches très pointilleuse et précise, au moins au début, peut t’aider à éviter de nombreux malentendus et crises. 

Utiliser des outils

Certains outils ne résolvent pas les problèmes – ils créent des besoins à la place. Tu n’en as pas besoin. Ce dont tu as besoin, c’est d’un ensemble d’outils capables d’améliorer ta collaboration social media et de rendre ton travail simple comme bonjour. N’aie pas peur de tester certains outils avec ton équipe pour vérifier s’ils améliorent ou non la qualité de votre travail et votre plan de collaboration.

Cela semble un peu effrayant ? On s’en doute – cependant, une fois que tu auras fait ces premiers petits pas, tu verras que ta collaboration commencera vraiment à fonctionner.

Comment coopérer le plus efficacement possible avec tes clients ? La communication externe.

Guide social media côté client

Pour rendre la collaboration non seulement réussie mais aussi sans tracas, tu devrais également créer un guide social media pour tes clients. Inclus-y des informations importantes sur qui est responsable de la communication sur tel ou tel profil, quelle est la stratégie et la tonalité, ainsi que des modèles de réponses et des plans de communication que tu as préalablement validés avec ton client. C’est un document auquel tu pourras toujours te référer. 

Onboarder tes clients et les impliquer

Il est très important d’impliquer tes clients dans la création des directives et l’organisation des procédures du workflow. Plus ils sont impliqués, plus ils seront compréhensifs concernant la collaboration social media et le processus de validation. 

Leur montrer les bénéfices et le pouvoir du feedback

Parfois, les clients ne sont tout simplement pas conscients de la magie du feedback. L’un des meilleurs conseils est de leur montrer, même avec quelques puces, pourquoi leurs retours rapides et détaillés comptent et comment cela affecte la communication. En leur montrant un plan de collaboration pour leur marketing, tu peux les rendre conscients de son importance et plus disposés à le mettre en œuvre – en équipe avec toi. 

Utiliser des outils

Oui – les outils ne sont pas réservés aux social media managers, alors ne les oublie pas lors de la préparation d’un guide de collaboration pour tes clients. Il existe quelques outils qui peuvent bénéficier à d’autres qu’à ta seule équipe.

Il va sans dire que la collaboration est la clé du succès. Sais-tu que tu peux la perfectionner avec Kontentino ? 

Avec cette couche supplémentaire de validation et de sécurité, tu peux prendre soin de ton workflow et collaborer – tant en interne qu’en externe – de la manière la plus efficace possible.

Conseils de collaboration avec Kontentino

Checklists des prérequis de publication 

Ces checklists peuvent être vraiment efficaces pour la planification. Tu peux les personnaliser pour chaque profil et continuer d’ajouter tes propres exigences. Cette fonctionnalité fait des merveilles, surtout si tu as un nouveau client avec qui tu n’es pas encore totalement rodé, ou si tu as des stagiaires qui doivent d’abord apprendre les règles. Avec des checklists pratiques, ils peuvent cocher les points respectifs lorsque leur contenu les respecte, et ainsi faire gagner beaucoup de temps à la personne chargée de la validation interne. 

Envoyer les posts pour validation client

La crème de la crème. Finis les messages, les e-mails ou les pigeons voyageurs pour demander l’approbation des posts créés.

Tu peux envoyer à tes clients une demande de validation directement depuis Kontentino, et ils peuvent approuver le contenu en un seul clic. Ils peuvent aussi le faire via une application mobile, même s’ils sont quelque part à Bali en train de siroter des cocktails. 

Bien sûr, ils peuvent aussi rejeter ton contenu et le renvoyer pour modification en laissant des commentaires et du feedback que tu peux appliquer instantanément. Imagine juste combien de temps il faudrait pour changer une simple faute de frappe par e-mail.

Dans Kontentino, cela prend quelques secondes. Même chose pour la validation interne si tu veux l’envoyer à un collègue. Des champs de statut pratiques (ci-dessous) te donnent des infos claires sur l’avancement de ton contenu et s’il est prêt à être publié.

Traductions pour les marques internationales

Tu gères la communication pour des profils du monde entier, dans plusieurs langues ? Tu peux gérer la collaboration au sein des équipes facilement, car Kontentino offre des options pour traduire les posts juste à côté de la version originale. 

Assignation des tâches

Tu peux facilement discuter du contenu et partager des insights avec tes clients et ton équipe dans Kontentino, mais tu peux aussi déléguer des tâches aux personnes assignées à un projet particulier. Au lieu d’aller à leur bureau ou d’envoyer un e-mail, tu peux déléguer dans Kontentino pour que la personne responsable des changements soit notifiée immédiatement. Plus d’excuses du genre « c’est allé dans mes SPAMS ».

Types de collaboration social media

#1 Collaboration Agence – Client (Marque)

Quand on parle de collaboration social media, c’est probablement le premier type qui vient à l’esprit. C’est la forme la plus traditionnelle, où une agence travaille avec un client (une marque) pour créer du contenu.

Dans cette configuration, l’agence est responsable de la stratégie, de la création de contenu et de l’exécution. Le client fournit des inputs sur la stratégie et valide le contenu avant publication.

Ce type de collaboration peut bien fonctionner si les rôles et responsabilités sont clairs pour les deux parties. Cela peut aussi aider à créer un processus plus rationalisé, puisque l’agence est chargée de transformer les plans en actions.

Cependant, ce type de collaboration peut aussi créer une dynamique de pouvoir difficile à naviguer. Par exemple, l’agence peut avoir l’impression de toujours devoir plaire au client, ce qui peut mener à des compromis créatifs.

Si le client n’est pas satisfait du contenu créé, il peut y avoir de nombreux allers-retours avant validation finale. Cela peut être frustrant pour les deux parties et entraîner une perte de temps et d’efforts.

Alternativement, le client pourrait faire du micro-management sur le contenu, ce qui est problématique pour l’agence.

Il est important de trouver un modèle de collaboration qui convienne aux deux parties. Sinon, le processus peut générer tensions et frustrations de part et d’autre.

Bonnes pratiques pour la collaboration Agence – Client :

• créer un calendrier de contenu centralisé
• définir les buts et objectifs social media
• développer des briefs créatifs pour chaque campagne
• faire des points réguliers (ex: hebdos ou mensuels) pour revoir les progrès
• définir clairement les rôles et responsabilités dès le départ
• créer un système pour la validation des contenus

#2 Collaboration Agence – Agence

Surtout dans le cas de gros clients ou de multinationales, il n’est pas rare que différentes agences travaillent ensemble sur des campagnes. Ce type de collaboration peut se faire entre deux agences distinctes travaillant pour le même client, ou entre une agence social media et un autre prestataire (comme une agence RP).

Dans les deux cas, la collaboration entre agences est essentielle pour éviter la duplication des efforts et s’assurer que tout le monde travaille vers le même objectif.

La clé du succès ici est la communication. Toutes les parties doivent être sur la même longueur d’onde dès le début pour éviter toute confusion par la suite.

Bonnes pratiques pour la collaboration Agence – Agence :

• avoir un calendrier de campagne et un planning centralisés
• organiser des appels ou réunions régulières pour faire le point
• désigner un point de contact unique pour chaque agence
• créer des directives social media (guidelines)
• utiliser un outil de gestion de projet pour suivre les tâches

#3 Collaboration Agence – Influenceur/Ambassadeur

Parfois, la collaboration ne se limite pas à l’agence et au client. Elle peut aussi impliquer de travailler avec des influenceurs ou des ambassadeurs de marque pour créer du contenu. Ce type de collaboration peut être extrêmement efficace, car il te permet d’exploiter leur audience.

Cependant, il est nécessaire de s’assurer que l’influenceur ou l’ambassadeur correspond bien à ta marque avant de lancer une collaboration. La dernière chose que tu souhaites, c’est qu’ils publient un contenu qui ne correspond pas aux valeurs ou au message de ta marque.

Bonnes pratiques pour la collaboration Agence – Influenceur :

• rechercher des influenceurs et ambassadeurs potentiels
• créer des guides social media pour eux
• mettre en place un système de validation de contenu
• faire des points réguliers avec eux
• établir des objectifs clairs dès le début

Avec le bon système en place, tu pourras non seulement mener des campagnes de marketing d’influence pour tes clients, mais aussi scaler tes efforts. Cela signifie que tu pourras travailler avec plus d’influenceurs et toucher une audience plus large que jamais.

#4 Collaboration Client – Influenceur

Les agences ne sont pas requises à chaque étape du processus. Parfois, les clients (marques) peuvent travailler directement avec les influenceurs pour créer du contenu.

Ce type de collaboration peut être bénéfique pour les deux parties. Le client travaille directement avec l’influenceur, et l’influenceur bénéficie de plus de liberté créative.

Cependant, ne pas impliquer d’agence a deux facettes. D’un côté, le client peut économiser de l’argent. De l’autre, il y a un risque que le contenu ne soit pas aligné avec le message ou les valeurs de la marque.

Bonnes pratiques pour la collaboration Client – Influenceur :

• s’assurer que les accords sont écrits pour protéger la marque et l’influenceur
• vérifier l’absence de conflits d’intérêts si un influenceur travaille avec plusieurs marques
• avoir des attentes réalistes sur ce que l’influenceur peut livrer
• définir des directives claires si plusieurs influenceurs sont impliqués
• utiliser des outils de gestion social media pour aider à la validation et au suivi des analytics

Tous ces types de collaboration peuvent-ils exister simultanément ?

La collaboration social media peut prendre de nombreuses formes selon les besoins de la marque ou du client. Les aspects les plus critiques sont de s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde et que la communication est claire entre toutes les parties.

Avec le bon système, ces collaborations peuvent être couronnées de succès. C’est pourquoi tu devrais jeter un œil attentif à toutes les capacités qu’offre Kontentino pour réussir ta collaboration et ton workflow de validation.

Tire parti de la collaboration social media

On pourrait écrire sur les bénéfices de la collaboration et donner des conseils pendant des heures. 

Réunis ton équipe et essaye d’identifier les goulots d’étranglement dans ta collaboration ainsi que les pistes d’amélioration. Ensuite, commence simplement à travailler pour l’améliorer, et utilise des outils pour automatiser certaines tâches fastidieuses et profiter de fonctionnalités supplémentaires pour faire décoller ton travail quotidien. 

Même tes clients te remercieront pour ça.