Natrag na blog
Reći da agencije za društvene mreže imaju pune ruke posla u 2022. blago je rečeno. Ako vodite marketinšku agenciju i želite se istaknuti, pred vama je izazov usklađivanja social media collaboration procesa.
Pronalaženje ravnoteže između automatizacije i personalizacije marketinga može biti teško, ali je neophodno za ostanak u igri. Pratiti najnovije vijesti je ključno, no to ne smije ugroziti glatku suradnju i proces odobravanja unutar vaše tvrtke.
Iako je prilagodba trendovima važan dio strategije, upravljanje procesima unutar agencije je ono što donosi prevagu. Ako je sve posloženo, agencija će raditi kao dobro podmazan stroj.
Ali ako nešto počne škripati:
Budimo iskreni: bez pravog social media collaboration procesa i sustava odobravanja, nećete moći raditi učinkovito, razvijati agenciju niti pružiti klijentima vrhunsku uslugu.
Što možete učiniti ako stvari još uvijek ne funkcioniraju kako treba?
Uloga social media collaboration procesa u marketinškoj agenciji
Što je plan suradnje i proces odobravanja bolji, to je vaš rad učinkovitiji. To je osnova svake agencije. Ako imate mnogo članova tima i klijenata, znate da rasprava o najmanjem detalju može trajati vječno. No, ne mora biti tako.
Besprijekoran social media collaboration i brz proces odobravanja pridonose uspješnijoj strategiji. Također pozitivno utječu na zadovoljstvo klijenata (NPS), smanjuju operativne troškove i poboljšavaju atmosferu u timu.
Da biste u potpunosti razumjeli važnost planiranja suradnje, korisno je proći kroz nekoliko definicija.
Proces odobravanja u social media workflowu podrazumijeva prihvaćanje ili odbijanje određenog elementa: objave, datoteke ili prijedloga oglasne kampanje.
Odobravanje se može odvijati interno (unutar tima) i eksterno (između klijenta i agencije).
Interni social media collaboration je suradnja na razini tima ili tvrtke u vezi s projektima i zadacima unutar organizacije.
Zašto suradnja na društvenim mrežama često šteka? Česte pogreške
Iako zvuči jednostavno, suradnja može uzrokovati brojne probleme. Izdvojili smo najčešće.
Nedostatak procedura
Ako radite daljinski s klijentima, a niste definirali procedure, brzo ćete se naći u problemu. Postavljanje nekoliko jednostavnih pravila (oko slanja na odobrenje ili checklisti za objave) pomaže u održavanju zdravog workflowa.
Strah od automatizacije
Alati za automatizaciju marketinga služe kako bi olakšali svakodnevne, ponavljajuće zadatke. Ipak, mnogi su marketeri suzdržani i radije obavljaju stvari ručno umjesto da koriste tehnologiju koja štedi vrijeme.
Scope creep (širenje opsega posla)
Scope creep se događa kada hrpa zadataka nenamjerno raste, čineći projekt nekontroliranim. Promjene pridonose neovlaštenom širenju opsega projekta i stvaraju nered. Bez jasnih procedura, ovo je neizbježno.
Različita očekivanja
Prije početka novog projekta, osigurajte da su očekivanja obje strane usklađena. Ako klijentu obećate brda i doline, a to ne isporučite, nemojte se čuditi ako suradnja postane teška. Također, ako je klijent pretjerano zahtjevan izvan radnog vremena, učinkovita suradnja postaje nemoguća.
Kako pripremiti učinkovit plan suradnje u marketinškoj agenciji?
Sređivanje internih procesa može napraviti veliku razliku. Evo nekoliko savjeta za bolje planiranje suradnje.
Auditirajte svoju suradnju
Čak i ako mislite da sve radi savršeno, uvijek ima prostora za poboljšanje. Da biste uveli promjene, morate identificirati uska grla. Bilo da je riječ o sporim reakcijama, lošoj komunikaciji ili nedostatku pravila, važno je pronaći uzrok problema.
Postavite jasnu strategiju
Cijeli tim mora biti na istoj valnoj duljini. Dovoljna je jedna osoba da naruši workflow, stoga definiranje jasne strategije s ključnim pravilima nije opcija, već nužnost.
Znajte tko što radi
Jasna podjela uloga temelj je suradnje. Svi trebaju znati tko je odgovoran za koji profil, platformu i zadatak kako bi sinkronizirano radili prema zajedničkom cilju: vrhunskoj komunikaciji na društvenim mrežama.
Primjer tima od 4 osobe:
Sara, Marko, Maja i Tomislav.
Sara je voditeljica tima i komunicira s klijentima. To oduzima puno vremena, pa se ne bavi samom izradom sadržaja.
Maja i Tomislav pišu kreativne objave za Facebook i Instagram, ali kao novi članovi još uvijek trebaju pomoć oko klijentovog tona komunikacije.
Tu nastupa Marko, content manager, koji provjerava usklađenost objava sa strategijom i nakon internog odobrenja šalje ih Sari, koja ih prosljeđuje klijentu na finalni approval.
Ovo je samo jedan primjer kako strukturirati workflow.
Kreirajte smjernice za društvene mreže
Ovo bi trebao biti vaš glavni dokument za onboarding, rješavanje strateških nedoumica i provjeru smjera u kojem suradnja ide. Smjernice treba redovito ažurirati i moraju biti dostupne svima uključenima u projekt.
Vaš vodič trebao bi obuhvatiti ovih šest područja:
- strategija suradnje,
- ton komunikacije (tone of voice),
- brand guidelines (vizualni identitet),
- digitalni resursi brenda,
- procedure suradnje (odgovorne osobe, rokovi, predlošci),
- protokoli za krizno komuniciranje.
Ovladajte upravljanjem zadacima
Delegiranje je ključno. Svatko mora znati svoje mjesto u workflowu. Dok jedna osoba kreira objave ili infografike, druga radi lekturu, a treća daje finalno odobrenje. Precizno upravljanje zadacima pomaže u izbjegavanju nesporazuma i kriznih situacija.
Koristite prave alate
Ne trebaju vam alati koji stvaraju nove probleme, već oni koji unapređuju suradnju i olakšavaju rad. Testirajte alate s timom i vidite koji najbolje utječu na kvalitetu vašeg rada i plana suradnje.
Zvuči zahtjevno? Možda, ali s prvim malim koracima vidjet ćete prve rezultate.
Kako najučinkovitije surađivati s klijentima? Eksterna komunikacija.
Vodič za klijente
Za uspješnu suradnju kreirajte vodič i za klijente. Uključite informacije o osobama zaduženim za komunikaciju, strategiji, tonu komunikacije te predlošcima za odgovore koje ste prethodno usuglasili.
Uključite klijente u proces
Važno je da klijenti sudjeluju u kreiranju smjernica i definiranju workflowa. Što su više uključeni, imat će više razumijevanja za proces suradnje i odobravanja objava.
Pokažite im moć feedbacka
Ponekad klijenti nisu svjesni koliko je njihov feedback važan. Pokažite im zašto su brze i detaljne povratne informacije ključne za uspješnu komunikaciju na mrežama. Jasnim planom suradnje osvijestit ćete im važnost njihove uloge.
Alati za klijente
Alati nisu samo za social media managere. Postoje rješenja koja donose korist i klijentima, čineći cijeli proces transparentnijim i jednostavnijim.
Suradnja je ključ uspjeha, a s Kontentinom je možete dovesti do savršenstva.
Ovaj dodatni sloj sigurnosti i odobravanja omogućuje vrhunsku organizaciju workflowa i učinkovitu internu i eksternu suradnju.
Kontentino savjeti za suradnju
Post requirement checkliste
Ove su liste iznimno učinkovite za planiranje. Možete ih personalizirati za svaki profil. Ovo je sjajno za nove klijente ili praktikante koji tek uče pravila. Kad sadržaj zadovolji sve točke, spreman je za pregled, što štedi vrijeme osobi koja ga odobrava.
Slanje objava klijentima na odobrenje
Zaboravite na beskonačne mailove i poruke.
Iz Kontentina možete poslati zahtjev za odobrenje izravno klijentu, koji ga može potvrditi jednim klikom, čak i preko mobilne aplikacije dok je na odmoru.
Klijent može i odbiti sadržaj uz komentar, što vam omogućuje trenutnu doradu. Usporedite to s ispravljanjem tipfelera putem maila.
U Kontentinu to traje sekunde. Isto vrijedi i za interno odobrenje. Jasni statusi objava daju vam uvid u to što je spremno za objavu, a što zahtijeva doradu.
Prijevodi za međunarodne brendove
Upravljate profilima na više jezika? Kontentino omogućuje prijevode objava odmah uz originalnu verziju, što znatno olakšava suradnju u internacionalnim timovima.
Dodjela zadataka
Unutar Kontentina možete delegirati zadatke osobama na projektu. Umjesto slanja e-maila, dodijelite zadatak i osoba će odmah dobiti obavijest. Nema više izgovora da je poruka završila u SPAM-u.
Vrste social media suradnje
#1 Suradnja Agencija – Klijent (Brend)
Ovo je najčešći oblik suradnje u kojem agencija kreira sadržaj za klijenta. Agencija je zadužena za strategiju i izvedbu, dok klijent daje input i odobrava sadržaj prije objave.
Ovaj model izvrsno funkcionira ako su uloge jasne. Međutim, može doći do micromanagementa ili beskonačnih krugova izmjena ako proces nije dobro strukturiran.
Dobre prakse za suradnju Agencija – Klijent:
- centralizirani content calendar
- jasno definirani ciljevi
- kreativni briefovi za svaku kampanju
- redoviti sastanci (tjedni ili mjesečni)
- precizno definirane uloge i sustav odobravanja
#2 Suradnja Agencija – Agencija
Kod velikih klijenata česta je suradnja više agencija (npr. social media i PR agencija). Ključ uspjeha ovdje je besprijekorna komunikacija kako bi se izbjeglo duplanje posla.
#3 Suradnja Agencija – Influencer/Ambasador brenda
Uključivanje influencera omogućuje vam pristup novoj publici. Važno je odabrati osobe koje dijele vrijednosti vašeg brenda i postaviti jasne smjernice za sadržaj koji kreiraju.
#4 Direktna suradnja Klijent – Influencer
Ponekad brendovi rade direktno s influencerima bez agencije. To može uštedjeti novac, ali nosi rizik da sadržaj neće biti u potpunosti usklađen s porukom brenda ako se procesom ne upravlja pažljivo.
Organizirajte svoju suradnju
O prednostima planiranja suradnje mogli bismo pisati satima.
Okupite svoj tim, identificirajte uska grla i počnite raditi na poboljšanjima. Koristite alate koji automatiziraju dosadne zadatke i daju vam više vremena za kreativu. Vaši klijenti će to sigurno cijeniti.
