Sakārtojiet savu mārketingu ar sociālo mediju sadarbības un apstiprināšanas procesu

Teikt, ka sociālo mediju aģentūrām 2022. gadā ir daudz darba, ir maigi teikts. Ja vadāt mārketinga aģentūru un vēlaties izcelties pūlī, sociālo mediju sadarbības efektivizēšana būs nopietns izaicinājums. 

Atrast zelta vidusceļu starp mārketinga automatizāciju un personalizāciju var būt grūti, taču tas ir nepieciešams, lai paliktu spēlē. Sekot līdzi jaunākajām ziņām ir svarīgi, taču tas nedrīkst traucēt gludam sadarbības un apstiprināšanas procesam jūsu uzņēmumā.

Lai gan pielāgošanās jaunākajiem social media trendiem ir svarīga stratēģijas daļa, procesu pārvaldība aģentūrā var būt izšķirošais faktors. Ja viss ir sakārtots, tā darbosies kā labi ieeļļota mašīna. 

Bet, ja kaut kas ieplaisā vai sāk čīkstēt:

Būsim godīgi: bez pareiza sociālo mediju sadarbības un apstiprināšanas procesa jūs nespēsiet strādāt efektīvi, audzēt savu aģentūru un pienācīgi apkalpot klientus. 

Tātad, ko jūs varat darīt, ja process pagaidām vienkārši nedarbojas?

Sociālo mediju sadarbības un apstiprināšanas procesa loma mārketinga aģentūrā

Jo labāks ir sociālo mediju sadarbības plāns un apstiprināšanas procesi, jo efektīvāks ir jūsu darbs. Tas ir tik vienkārši, un tas ir katras aģentūras pamats. Ja jums ir daudz komandas biedru un klientu, jūs zināt, ka pat vismazākās detaļas apspriešana var aizņemt mūžību. Tomēr tam tā nav jābūt. 

Viegla sociālo mediju sadarbība un ātrs apstiprināšanas process var palīdzēt veidot veiksmīgāku mārketinga stratēģiju. Tas var arī pozitīvi ietekmēt klientu NPS, samazināt operatīvās izmaksas un uzlabot komandas apmierinātību. 

Lai pilnībā izprastu sadarbības plānošanas lomu, ir vērts īsi apskatīt dažus definējumus.

Apstiprināšanas process social media workflow ietvaros ir process, kurā tiek pieņemta vai noraidīta konkrēta lieta: satura vienība, fails, reklāmas kampaņas priekšlikums – un tas ir tikai sākums. 

Apstiprināšanas process var notikt gan iekšēji (komandas līmenī), gan ārēji (klienta un aģentūras līmenī).

Iekšējā sociālo mediju sadarbība ir kooperācija komandas vai uzņēmuma līmenī saistībā ar sociālo mediju projektiem un uzdevumiem organizācijas ietvaros. 

Kāpēc sociālo mediju sadarbība sagādā grūtības? Biežākās kļūdas

Sociālo mediju sadarbība, lai cik vienkārša tā šķistu, var radīt daudz problēmu. Zemāk esam uzskaitījuši dažas no tām.

Procedūru trūkums

Ja strādājat attālināti ar savu komandu un klientiem, bet neesat sakārtojuši procedūras, jūs bieži varat nonākt sarežģītās situācijās. Pat dažu vienkāršu noteikumu ieviešana (par sūtīšanu apstiprināšanai vai post prasību kontrolsarakstiem) var palīdzēt saglabāt darba plūsmu skaidru. 

Bailes no automatizācijas

Mārketinga automatizācijas rīki ir paredzēti sociālo mediju speciālistiem, lai atvieglotu ikdienas, atkārtotos uzdevumus. Tomēr daudzi mārketinga speciālisti nedaudz vilcinās, kad runa ir par rīku izmantošanu. Viņi dod priekšroku darīt lietas manuāli, nevis automatizēt apnicīgus uzdevumus.

Scope creep (darba apjoma nekontrolēta pieaugšana)

Vai esat dzirdējuši par “scope creep”? Tas notiek, kad uzdevumu kaudze nekontrolēti aug, padarot visu projektu lielāku un nevadāmu. Izmaiņas veicina neapstiprinātu projekta apjoma pieaugumu un rada tikai nekārtību. Bez procedūrām ir jārēķinās ar nepatikšanām. 

Atšķirīgas cerības

Pirms uzsākt jaunu projektu, pārliecinieties, ka abu pušu cerības sakrīt. Ja solījāt klientam neiespējamo, bet to neizpildāt, nebrīnieties, ja viņi nebūs apmierināti un sadarbība kļūs smaga. Savukārt, ja klients ir pārāk uzstājīgs un pieprasa tūlītēju rīcību ārpus darba laika, varat aizmirst par efektīvu sadarbību.

Kā izveidot efektīvu sociālo mediju sadarbības plānu aģentūrā?

Procesu sakārtošana aģentūras iekšienē var pilnībā mainīt noteikumus ne tikai tad, ja jums ir grūtības ar darba plūsmu, bet arī tad, ja vēlaties to vienkārši uzlabot. Šeit ir daži noderīgi sadarbības ieteikumi plānošanai. 

Veiciet savas sadarbības auditu

Vai domājat, ka jūsu sociālo mediju sadarbība darbojas nevainojami un nekas nav jāmaina? Kā būtu ar nelieliem uzlabojumiem? Lai sāktu ieviest izmaiņas, vispirms ir jāidentificē tas, kas vēl īsti nedarbojas. Tāpat kā sociālo mediju audita gadījumā, jums vajadzētu izpētīt un meklēt iespējamās vājās vietas. Problēmu iemesli var būt dažādi: atbilžu trūkums, lēna reakcija, vāja komunikācija, ikdienas stand-up sanāksmju trūkums vai nepilnīgas procedūras. 

Izveidojiet skaidru sociālo mediju stratēģiju

Ikvienam komandā ir jābūt uz viena viļņa un pilnībā jāsaprot, kas ir zīmola sadarbība. Pietiek ar vienu cilvēku, lai sagrautu darba plūsmu, tādēļ, ja kāds to ietekmē negatīvi, situācija jāatrisina pēc iespējas ātrāk. Skaidras sociālo mediju stratēģijas izveide un svarīgāko noteikumu izcelšana šeit nav izvēle, bet gan nepieciešamība. 

Ziniet, kurš ir kurš 

Lomu noteikšana ir viena no svarīgākajām sadarbības daļām. Ikvienam komandā jābūt skaidrai informācijai par to, kurš ir atbildīgs par kuru profilu, platformu un uzdevumiem – un kā šie visi cilvēki var sadarboties viena mērķa labā: lieliskai komunikācijai.

Pieņemsim, ka ir sociālo mediju komanda, kurā ir 4 cilvēki: 

Sāra, Džonatans, Melānija un Tomass. 

Sāra kā komandas vadītāja ir atbildīga par komunikāciju ar klientiem un viņu pieprasījumu apstrādi. Tas aizņem daudz laika, tāpēc viņa pati nevar radīt visas satura idejas.

To dara Melānija un Tomass – gatavo radošos tekstus Facebook un Instagram profiliem. Tomēr viņi komandā ir jauni un vēl nezina visu par klientiem vai tone of voice, tāpēc viņiem nepieciešama palīdzība.

Te iesaistās satura menedžeris Džonatans – posms starp jaunākajiem satura veidotājiem un komandas vadītāju. Džonatans pārbauda postu atbilstību stratēģijai un pēc pirmā iekšējā apstiprinājuma nosūta tos Sārai, kura savukārt sūta tos klientiem galīgajai apstiprināšanai.

Šis ir tikai piemērs tam, kā var darboties sociālo mediju sadarbības process. 

Izveidojiet sociālo mediju vadlīnijas

Šim vajadzētu būt jūsu galvenajam dokumentam onboarding gadījumā, ja rodas šaubas par stratēģiju vai nepieciešams pārbaudīt, vai sadarbība virzās pareizajā gultnē.

Sarežģītu vadlīniju izveide nenotiek vienā dienā. Tās ik pa laikam jāatjaunina un tām jābūt pieejamām visiem, kas iesaistīti konkrētajā projektā. 

Kam tajās jābūt? Lai gan tās var pielāgot, jūsu zīmola sadarbības vadlīnijām noteikti būtu jāaptver šīs sešas jomas:

• sociālo mediju stratēģija sadarbības plānam,
• tone of voice (komunikācijas tonis),
• brand guidelines (zīmola vadlīnijas),
• zīmola digitālie aktīvi,
• sadarbības procedūras (atbildīgās personas, reakcijas laiks, templates),
• (papildus) rīcība sociālo mediju krīzes gadījumā.

Pārvaldiet uzdevumus kā profesionāļi

Ne visiem patīk saņemt uzdevumus, un ne visiem patīk tos deleģēt. Tomēr tam ir jānotiek, un nevajadzētu kautrēties lūgt palīdzību vai sadalīt darbus. Ikvienam ir jāzina sava vieta social media workflow – kamēr viens atbild par postu izveidi vai infografiku sagatavošanu, cits var pārbaudīt gramatiku, bet vēl kāds var dot galīgo iekšējo apstiprinājumu. Precīza uzdevumu pārvaldība, vismaz sākumā, palīdzēs izvairīties no pārpratumiem un krīzēm. 

Izmantojiet rīkus

Ir rīki, kas neatrisina problēmas, bet rada jaunas vajadzības. Tie jums nav vajadzīgi. Jums ir nepieciešams rīku komplekts, kas tiešām uzlabo sadarbību un padara darbu vieglāku. Nebaidieties testēt dažādus risinājumus kopā ar komandu.

Vai tas izklausās biedējoši? Iespējams, taču, sperot pirmos soļus, redzēsiet, ka sadarbība sāk darboties.

Kā visefektīvāk sadarboties ar klientiem? Ārējā komunikācija.

Sociālo mediju ceļvedis klientam

Lai sadarbība būtu ne tikai veiksmīga, bet arī bez lieka stresa, izveidojiet rokasgrāmatu arī saviem klientiem. Iekļaujiet tur informāciju par to, kurš atbild par konkrētiem profiliem, kāda ir stratēģija un tone of voice, kā arī atbilžu templates un plānus, ko iepriekš esat apstiprinājuši.

Iesaistiet klientus procesā

Ir svarīgi iesaistīt klientus vadlīniju izveidē un darba plūsmas sakārtošanā. Jo vairāk viņi būs iesaistīti, jo lielāka būs viņu izpratne par sociālo mediju sadarbības un apstiprināšanas procesu. 

Parādiet viņiem atgriezeniskās saites spēku

Dažreiz klienti vienkārši neapzinās feedback nozīmi. Viens no labākajiem ieteikumiem ir skaidri parādīt, kāpēc viņu savlaicīgas un detalizētas atbildes ir svarīgas mārketinga komunikācijai. Redzot sadarbības plānu, viņi kļūs apzinīgāki un gatavāki to īstenot kopā ar jūsu komandu.

Izmantojiet rīkus

Rīki nav domāti tikai sociālo mediju menedžeriem. Ir risinājumi, kas sniedz labumu ne tikai jūsu komandai, bet arī atvieglo dzīvi klientam.

Nav šaubu, ka efektīva sadarbība ir panākumu atslēga. Vai zinājāt, ka varat to pilnveidot ar Kontentino? 

Izmantojot šo papildu apstiprināšanas un drošības slāni, varat rūpēties par darba plūsmu un sadarboties – gan iekšēji, gan ar klientiem – visefektīvākajā veidā.

Kontentino sadarbības ieteikumi

Postu prasību kontrolsaraksti (checklists)

Šie kontrolsaraksti var būt ļoti efektīvi plānošanai. Varat tos pielāgot katram profilam un pievienot specifiskas prasības. Šī funkcija dara brīnumus, īpaši, ja jums ir jauns klients vai praktikanti, kuriem vēl jāmācās noteikumi. Ar šādiem sarakstiem viņi var atzīmēt izpildītos punktus pirms nodošanas tālāk, ietaupot laiku tiem, kas apstiprina saturu. 

Postu sūtīšana klientiem apstiprināšanai

Pats galvenais – vairs nekādu e-pastu vai vēstuļu ar lūgumiem apskatīt jaunus postus.

Jūs varat nosūtīt apstiprinājuma pieprasījumu tieši no Kontentino, un klients var apstiprināt saturu ar vienu klikšķi. Viņi to var izdarīt pat mobilajā lietotnē, atrodoties jebkurā pasaules malā. 

Protams, viņi var arī noraidīt saturu un nosūtīt to atpakaļ labošanai, atstājot komentārus un feedback. Iedomājieties, cik ilgi prasītu vienas drukas kļūdas labošana caur e-pastu.

Kontentino tas aizņem sekundes. Tas pats attiecas uz iekšējo apstiprināšanu. Parocīgi statusa lauki sniedz skaidru informāciju par to, kā sokas ar saturu un vai tas ir gatavs publicēšanai.

Tulkojumi starptautiskiem zīmoliem

Vai pārvaldāt komunikāciju profiliem no visas pasaules dažādās valodās? Kontentino ļauj ērti pievienot tulkojumus tieši blakus oriģinālajai versijai, atvieglojot komandas darbu. 

Uzdevumu piešķiršana

Kontentino ietvaros varat ērti apspriest saturu un dalīties ar atziņām, kā arī deleģēt uzdevumus konkrētiem cilvēkiem. Tā vietā, lai dotos pie kolēģa galda vai rakstītu e-pastu, piešķiriet uzdevumu sistēmā, un atbildīgā persona uzreiz saņems paziņojumu. Vairs nekādu attaisnojumu par to, ka “ziņa pazuda SPAM mapē”.

Sociālo mediju sadarbības veidi

#1 Aģentūras – klienta (zīmola) sadarbība

Šis ir visizplatītākais veids. Tradicionāla forma, kurā aģentūra strādā ar zīmolu, lai radītu saturu.

Aģentūra ir atbildīga par stratēģiju, satura izveidi un izpildi. Klients sniedz ieguldījumu stratēģijā un apstiprina saturu pirms publicēšanas.

Šāda sadarbība darbojas labi, ja abas puses skaidri zina savus pienākumus. Tomēr šeit var rasties varas dinamika, kurā aģentūra cenšas tikai izpatikt klientam, kas var kaitēt radošumam.

Ja klients nav apmierināts, var sekot ilgas sarakstes, kas tērē laiku. Tāpat klients var sākt mikromenedžēt procesu, kas ir traucējoši aģentūrai. Ir svarīgi atrast modeli, kas der abiem.

Labā prakse aģentūras un klienta sadarbībā:

• izveidojiet centralizētu satura kalendāru
• nosakiet skaidrus mērķus
• izstrādājiet creative briefs katrai kampaņai
• rīkojiet regulāras atskaites sanāksmes
• skaidri definējiet lomas jau no sākuma
• ieviesiet sistēmu satura apstiprināšanai

#2 Aģentūras – aģentūras sadarbība

Lielu klientu gadījumā pie vienas kampaņas var strādāt vairākas aģentūras. Galvenais šeit ir komunikācija, lai izvairītos no darbu dublēšanās un visi dotos vienā virzienā.

Labā prakse aģentūru sadarbībā:

• centralizēts kampaņu kalendārs
• regulāras tikšanās progresa apspriešanai
• viena kontaktpersona no katras aģentūras
• kopīgas vadlīnijas un projektu vadības rīki

#3 Aģentūras – influencera/zīmola vēstneša sadarbība

Šis veids ļauj sasniegt jaunu auditoriju. Svarīgi pārliecināties, ka influenceris atbilst zīmola vērtībām.

Labā prakse darbā ar influenceriem:

• rūpīga influenceru izpēte pirms sadarbības
• skaidras vadlīnijas un apstiprināšanas sistēma
• regulāra saziņa un skaidri mērķi

#4 Klienta – influencera sadarbība

Dažreiz zīmoli strādā ar influenceriem tieši, bez aģentūras starpniecības. Tas var ietaupīt līdzekļus, bet pastāv risks, ka saturs nebūs atbilstošs zīmola ziņojumam.

Lietojiet sociālo mediju sadarbību savā labā

Mēs varētu stundām rakstīt par sadarbības priekšrocībām un sniegt padomus. 

Sapulciniet savu komandu un mēģiniet identificēt jūsu sadarbības vājās vietas. Sāciet strādāt pie to uzlabošanas, izmantojiet rīkus, lai automatizētu apnicīgu darbu, un paceliet savu ikdienas produktivitāti jaunā līmenī. 

Pat jūsu klienti jums par to pateiksies.