Deze gids gaat ervan uit dat de beslissing is genomen. Als je nog twijfelt of de spreadsheet weg moet, bekijk dan onze vergelijking tussen een approval tool versus e-mail, spreadsheets en Trello. Hier bespreken we het deel waar niemand over schrijft: de daadwerkelijke overstap.
Het goede nieuws eerst: een calendar-migratie is een kwestie van een middag, geen heel project. Spreadsheets bevatten minder dan het lijkt: datums, tekst, wat statuskolommen en links naar assets die elders staan. De taak is simpelweg om deze te mappen naar hun nieuwe plek en het resultaat te controleren voordat er iets wordt gepubliceerd.
Vóór de overstap: bevriezen en opschonen
Twee voorbereidende stappen besparen je de hele middag:
➡️ Bevries de spreadsheet. Kondig een deadline aan: vanaf dit moment is de sheet alleen-lezen en gaan nieuwe posts direct in de nieuwe tool. Migraties mislukken wanneer beide systemen live blijven en het team updates doorvoert in het bestand dat toevallig openstond.
➡️ Schoon op wat je verplaatst. Migreer de toekomst, niet het archief. Posts die al gepubliceerd zijn blijven in de spreadsheet (bewaar deze als archiefbestand) — platforms staan het sowieso niet toe om gepubliceerde content opnieuw te importeren. Wat wel meegaat: elke post met een toekomstige datum, plus de ideeën-backlog. Verwijder de rijen die al acht maanden “gepland” staan — deze migratie is de beste grote schoonmaak die je zult krijgen.
Stap 1: Map je kolommen naar de velden in de tool
Open je sheet en benoem wat elke kolom echt bevat. Een typische spreadsheet van een team ziet er zo uit:
| Spreadsheet kolom | Waar het naartoe gaat | Hoe |
| Datum | Post datum | CSV import |
| Tijd | Post tijd | CSV import |
| Copy / caption | Post tekst | CSV import |
| Kanaal (“FB + IG”) | De profielen waarvoor de post is gemaakt | Selecteer één profiel voor elke import en herhaal voor het volgende profiel. |
| Status (“drafted”, “approved”) | Post status | Instellen op de post na import |
| Eigenaar / “wie” | Task assignee op de post | Toegewezen na import |
| Visual (link naar Drive) | Media op de post | Handmatig uploaden – CSV bevat alleen tekst |
| Notities / interne comments | Comments op de post | Toegevoegd waar nog relevant |
| Campagne / thema | Content plan of label | Gegroepeerd na import |
In Kontentino leest de CSV import drie kolommen en sorteert je rijen op basis van volledigheid: een rij met datum, tijd en tekst wordt een draft op die datum en tijd; een rij met datum en tekst wordt een post op die datum zonder tijd; en een rij met alleen tekst belandt in de post ideas lane — de zijbalk zonder datums waar de backlog staat tot het een plekje krijgt. Dat laatste lost direct het “ideeën-tabblad” probleem op dat elke spreadsheet heeft.
Exporteer de posts van elk profiel als CSV (meestal werkt één export per tabblad), importeer ze, en de calendar wordt gevuld. De import zelf duurt slechts enkele minuten — het mappen van de kolommen is het echte werk.
Tip: Als je spreadsheet geen tijdkolom heeft, verzin dan geen tijden in de sheet. Importeer de datum en tekst, en stel de tijden in de calendar in. Daar kun je de spreiding zien en gebruikmaken van de suggesties voor de beste publicatietijd.
Stap 2: Breng de visuals over
CSV bevat alleen tekst, dus visuals moeten apart worden verplaatst. Zie dit als een nuttig onderdeel van de overstap: dit is waar de wildgroei aan Drive-links stopt.
Upload de visuals voor de gemigreerde posts naar de media library en koppel ze aan hun posts. Voor de backlog kun je evergreen assets — logo’s, templates, productfoto’s — in batch uploaden, zodat toekomstige posts direct vanuit een gevulde bibliotheek kunnen starten. Als een asset alleen bestaat als “final_v60_DEFINITIEF_23.png” in iemands downloadmap, is de migratie het moment om het een fatsoenlijke plek te geven.
Twee structurele hulpmiddelen: profile groups bundelen accounts waar je altijd tegelijk op post, en blank profiles laten je plannen voor een account dat nog niet gekoppeld is — handig voor als dat nieuwe TikTok-account er wel aan komt, maar nog niet live is. Zodra alles erin staat, helpt onze gids over het beheren van meerdere social media accounts je bij de dagelijkse workflow.
Stap 3: Geef elke post een eigenaar en een status
Een spreadsheet-rij heeft een “wie”-kolom die niemand een melding stuurt. In de tool maak je eigenaarschap concreet:
- Wijs het werk toe. Elke geïmporteerde post die nog werk vereist — tekst aanscherpen, een visual toevoegen, een review — krijgt een taak met een assignee en instructies, direct op de post zelf. Task assignment en het activity log zijn beschikbaar vanaf het Standard-plan.
- Stel de statussen in. Markeer geïmporteerde posts eerlijk: drafts als drafts, voltooid werk als done, en zaken die al goedgekeurd zijn als approved. De kleurcodering van de calendar neemt de taak over die je statuskolom nooit echt goed kon vervullen.
- Stel de sign-off in. Dit is het moment om reviews te formaliseren: in Kontentino zijn interne approvals inbegrepen vanaf het Starter-plan (€49/maand jaarlijks gefactureerd), en client- of externe approvals vanaf Standard (€109/maand jaarlijks gefactureerd). Reviewers worden uitgenodigd en tellen mee voor het aantal gebruikers in je plan. De gids voor approval workflows helpt je bij het inrichten van de keten.
Rollen zorgen ervoor dat de permissies overeenkomen met de realiteit — designers bewerken visuals, copywriters de tekst, managers plannen en keuren goed — wat een veiligheidsupgrade is die geen gedeelde spreadsheet ooit kon bieden. Het is ook het moment waarop de “wie heeft de sheet gesloopt” discussies stoppen: elke wijziging aan een post wordt vastgelegd in het activity log met naam en tijdstip.
Stap 4: Controleer elke post voordat deze wordt ingepland
De migratie is niet klaar als de import stopt. Het is klaar wanneer elke toekomstige post één keer is geopend in de live preview en gecontroleerd op vier punten:
- Datum en tijd kloppen — tijdzones zijn een klassieke valkuil bij imports, dus check de eerste geplande post tegen de sheet.
- De juiste profielen — een post voor Instagram en Facebook moet aan beide gekoppeld zijn, niet aan één.
- Tekst is intact — regeleinden, emoji en speciale tekens zijn vaak slachtoffers van een import. De preview laat de caption zien zoals het platform deze rendert, inclusief afkappingen.
- Visual is gekoppeld en juist gecropt — aangezien media apart zijn verplaatst, is dit het moment om te zien of je een bijlage bent vergeten.
Posts die de check doorstaan worden ingepland (scheduled) — en pas dan gaat de spreadsheet officieel met pensioen. Besteed de eerste week na de migratie iets meer aandacht aan de details en houd de bevroren sheet een maandje aan als back-up. Mocht er iets niet publiceren, dan laat de tool het je weten: een mislukte post krijgt een vlag met een uitleg per e-mail, wat wederom iets is wat de spreadsheet nooit deed.
Toen Telekom HU deze stap zette — weg van Excel, naar één calendar met approvals — planden ze meer dan 5.000 posts in. Het Telekom HU verhaal laat zien hoe de andere kant van de migratie eruitziet.
Eén middag mappen bespaart je een jaar aan versie-verwarring. Start een 14-daagse gratis proefperiode — geen creditcard nodig — importeer je eigen sheet en zie je calendar nog voor het einde van de dag in kleur. Of boek een demo en we mappen de kolommen samen met je live.
En zodra de calendar in een echte tool staat, kun je deze beter opbouwen dan de sheet toeliet: onze content calendar gids helpt je bij cadans, thema’s en planritmes.
De migratie checklist
Kopieer dit, vink het af, klaar:
Voorbereiden
✔️ Kondig de bevriesdatum aan — de spreadsheet wordt alleen-lezen
✔️ Archiveer gepubliceerde posts in de sheet (gepubliceerde content wordt niet gemigreerd)
✔️ Verwijder dode rijen in de backlog — migreer de toekomst, niet het schuldgevoel
✔️ Koppel je social profiles in de tool (en maak blank profiles aan voor accounts die later volgen)
Verplaatsen
✔️ Map kolommen: datum, tijd en tekst importeren via CSV met de exacte headers Datum, Tijd en Tekst uit het template — de rest krijgt een nieuwe plek
✔️ Exporteer CSV per profiel of tabblad, importeer, en bevestig dat het aantal rijen klopt
✔️ Upload visuals naar de media library en koppel ze aan hun posts
✔️ Upload evergreen assets in batch (logo’s, templates, productfoto’s)
✔️ Groepeer profielen waar je altijd tegelijk naar post
Toewijzen
✔️ Elke onvoltooide post krijgt een taak: assignee + instructies
✔️ Elke post krijgt een eerlijke status (draft, done, approved)
✔️ Nodig het team uit met de juiste rollen, inclusief reviewers
✔️ Stel de approval stap in (intern vanaf Starter, klant vanaf Standard)
Controleren
✔️ Open elke toekomstige post één keer in de live preview
✔️ Controleer datum en tijd van de eerste geplande post tegen de sheet (tijdzones!)
✔️ Bevestig profielen, tekst en gekoppelde visuals per post
✔️ Plan in wat goed is — en laat de sheet voor wat het is
FAQ: een social media calendar verplaatsen uit spreadsheets
Hoe verplaats ik mijn social media calendar van een spreadsheet naar een tool?
Bevries de spreadsheet, verwijder gepubliceerde en dode rijen, exporteer toekomstige posts als CSV en importeer ze: datum, tijd en tekst worden direct gemapt, waarbij volledige rijen binnenkomen als gedateerde drafts. Upload vervolgens visuals apart (CSV is alleen tekst), wijs een eigenaar en status toe aan elke post, en bekijk ze in live preview voordat je ze inplant. De hele overstap past in een middag.
Welke spreadsheetkolommen kunnen worden geïmporteerd in een social media tool?
In de CSV import van Kontentino: datum, tijd en tekst. Een rij met alle drie wordt een gedateerde draft, datum plus tekst wordt een gedateerde post zonder tijd, en tekst alleen wordt een post idea in de backlog. Kolommen voor status, eigenaar, kanaal en campagne worden na import opnieuw aangemaakt als statussen, task assignments, profielselecties en content plans.
Gaan afbeeldingen en video’s mee bij migratie vanuit een spreadsheet?
Nee — CSV import bevat alleen tekst. Visuals worden handmatig naar de media library van de tool verplaatst. In de praktijk is dit het moment waarop Drive-links worden opgeschoond: assets belanden in één gedeelde bibliotheek, gekoppeld aan hun posts, in plaats van achter links in een cel.
Kan ik posts importeren die al gepubliceerd zijn?
Nee. Social platforms staan niet toe dat reeds gepubliceerde content opnieuw wordt geïmporteerd in planningstools. Bewaar de oude spreadsheet als archief van gepubliceerd werk en migreer alleen toekomstige posts en de ideeën-backlog.
Hoe lang duurt de migratie van een social media calendar?
Voor een gemiddeld team — één merk, een paar profielen, content voor een kwartaal — een middag: een uur voor opschonen en mappen, minuten voor de CSV import, een uur of twee voor assets en toewijzingen, en een laatste controle in preview. De eerste week na migratie verdient extra aandacht, daarna wordt het routine.
Wat moet ik controleren voordat ik geïmporteerde posts inplan?
Vier dingen per post in de live preview: of de datum en tijd overeenkomen met de sheet (let op tijdzones), of de juiste profielen gekoppeld zijn, of de tekst intact is (inclusief regeleinden en emoji) en of de visual gekoppeld is en goed wordt weergegeven. Alleen posts die slagen, worden ingepland.
Neem deze week afscheid van de sheet
Bevries het, map het, importeer het, controleer het — en begin volgende maandag met een calendar die vragen beantwoordt in plaats van ze te stellen. Meer dan 4.000 merken vertrouwen op Kontentino, dat een 4.7 op Capterra en een 4.6 op G2 scoort. Voor de 14-daagse trial is geen creditcard nodig, en als je hulp wilt bij het mappen van de kolommen: boek een demo en breng je spreadsheet mee.
