Terug naar blog
Deelnemen aan grote conferenties of tech-festivals kan een geweldige kans zijn voor elk bedrijf. Het is natuurlijk cruciaal om te weten wat je doelen zijn bij het bijwonen van zo’n evenement. Dit kan het lanceren van een compleet nieuw product zijn, het valideren van productconcepten of business models, het vergroten van je klantenbestand door je naam te vestigen, het zoeken naar een nieuwe investeerder, of uiteindelijk gewoon het budget opmaken dat je financiële afdeling je heeft toegewezen om toffe t-shirts, bedrijfsstickers of visitekaartjes uit te delen.
via giphy
Voordat je naar de conferentie gaat
Het opbouwen van een nieuw klantennetwerk of het starten van gesprekken om een potentiële partnership te sluiten, vereist uren praten en presenteren. Je zou kunnen denken dat dit een eenvoudige taak is voor elke goede salespersoon.
Er zijn echter veel dingen die je in gedachten moet houden voordat je de drempel van een conferentie overstapt om het meeste uit zo’n kans te halen. Alles draait om voorbereiding, want zoals altijd: “Een goede voorbereiding is het halve werk.”
via giphy
Wij, het Kontentino-team, hebben onlangs The Next Web conference bezocht en het was echt een geweldige ervaring voor het hele team. We waren nog nooit op zo’n evenement geweest en vanaf het begin klonk het veelbelovend, aangezien er een enorme verscheidenheid aan startups was en niet alleen social media tools. Met andere woorden: we hadden een goede kans om potentiële klanten aan te trekken om even te stoppen en met ons te praten. Bovendien volgen we als echte tech-savvies en knowledge junkies TNW op de voet en wilden we deel uitmaken van deze geweldige community. 
We hebben besloten een aantal lessen te delen die we hebben geleerd, inclusief punten die jou kunnen helpen om zo’n unieke kans te benutten. Voor ons was het persoonlijk namelijk een absolute leerervaring.
8 punten die wij het nuttigst vonden
1) Bereid je voor op “de strijd”, onderschat niets
Nadat we waren geselecteerd en de welkomstmails van het organisatieteam hadden ontvangen, gingen we samen zitten om tijd te besteden aan het plannen van de volgende cruciale stappen. Het is absoluut geen rocket science, maar het vereist wel enige voorbereiding. Natuurlijk werkt improvisatie soms en moet je openstaan om spontaan te reageren, maar een gestructureerde takenlijst helpt je om niets te vergeten en uit te voeren wat nodig is.
In ons geval stelden we een lijst met taken op die ons team moest afronden voor, tijdens en na de TNW-conferentie. Een Excel-sheet met een eenvoudig overzicht werkt daarbij het beste.
2) Vertel de wereld dat je op de conferentie bent
Je huidige klanten, leads en prospects moeten weten dat je een bepaalde conferentie bezoekt en daar een stand (booth) hebt. Wees trots op jezelf en spread the word. Zet het op je website. Gebruik LinkedIn, Twitter-berichten, stuur deelnemers een cold-email of start zelfs PPC-campagnes gericht op prospects uit de regio waar de conferentie plaatsvindt. Met PPC voor SaaS kun je zelfs je ad copy zo inrichten dat je je standnummer, product demos of giveaways highlight.
Wil je investeerders of klanten ontmoeten? De meeste conferenties bieden een officiële mobiele app waarmee je deelnemers en investeerders direct kunt benaderen. Bovendien kun je ieders agenda zien. Reik gewoon naar ze uit en plan een chat van 10 minuten in. Lukt een meeting niet? Probeer ze dan direct op de vloer te ontmoeten.
Probeer simpelweg alles om meetups of mentoring-sessies in te plannen. Want dat is essentieel om succesvol te zijn.
3) Pitch, pitch en pitch! Pitch gewoon.
Wanneer ze eindelijk naar je toe komen, of wanneer je iemand aantrekt die rond je stand dwaalt: bereid je pitch voor. Vergeet niet om verschillende versies van je pitch qua tijdsduur te hebben. Niet iedereen kan meer dan 30 minuten naar je luisteren. Bereid daarom je elevator pitch van 10 seconden, 1 minuut of 3 minuten voor, inclusief korte product demos. Begrijp de huidige problemen van de persoon voor wie je een demo doet en showcase de belangrijkste features die deze problemen oplossen. Zorg dat je pitch deck klaarstaat. Laat de cijfers en je traction zien!
Wees niet bang voor vragen over de verschillen tussen jou en je concurrenten. “Hebben jullie gehoord van Hootsuite of Buffer? Waarin verschillen jullie van die tools?” Dat is iets wat we tijdens de TNW Conference vaak hoorden. Hoe beter je jezelf voorbereidt en traint op je pitch en USP, hoe makkelijker zij de waarde in jouw product zullen vinden.
Dus probeer veel te praten, zorg dat er veel mensen om je heen staan, en er zullen nog meer mensen komen om met je te spreken.
4) Val op met je stand
Het klinkt vrij voor de hand liggend, maar probeer zoveel mogelijk op te vallen (stand out). Grappige stickers, visitekaartjes en t-shirts zijn niet genoeg. Gebruik onconventionele hacks en creëer een buzz om je heen. Tijdens ons bezoek aan TNW Conference besloten we suikerspinnen (cotton “content” candies) te maken voor mensen en onze visitekaartjes erin te steken. Ik moet toegeven dat het behoorlijk goed werkte; plotseling stonden er veel mensen en konden we Kontentino direct aan hen pitchen.
Time for something sweet. Come and stop by to get your #cottoncandy by @Kontentino #TNW2017 pic.twitter.com/00fizMZo4W
— Kontentino (@Kontentino) May 19, 2017
Bedenk dingen die jij zelf het meest zou waarderen, ondanks dat je geen initiële interesse hebt in iemands product. Je kunt mensen hun telefoons laten opladen bij je stand, ze een kop koffie geven of zelfs kleine snoepjes en cupcakes met taglines uitdelen.
5) Netwerk zoveel mogelijk
“Wie bang is voor wolven, moet niet het bos in gaan.” Naar een conferentie gaan draait om netwerken en uit je comfortzone stappen. Sta open om altijd en overal een gesprek te beginnen. Draag een badge met je naam, zet er een logo op of draag je bedrijfs-t-shirt. Het is een vorm van brand awareness; mensen onthouden je bedrijfslogo of claim en zodra ze je stand zien, zullen ze je zich onmiddellijk herinneren.
Probeer alles wat helpt om het ijs te breken, want je moet rondlopen, je ogen openen en dan zie je het potentieel overal om je heen. Ik draag bijvoorbeeld altijd een SpaceX hoodie en je kunt je voorstellen hoeveel mensen een persoonlijke meeting willen regelen met iemand die voor Elon Musk “werkt”.
En vergeet niet de after-parties te bezoeken, aangezien die het beste zijn om interessante gesprekspartners te vinden. Zorg dat je genoeg visitekaartjes bij je hebt of in ieder geval een connectie kunt maken om verzoeken en uitnodigingen te accepteren.
6) Online presence, PR en social media zijn belangrijk
Stel je persbericht van tevoren op. Neem altijd informatie over jezelf op tijdens het evenement. Houd het kort – gebruik een one-page template, schrijf op wanneer je lanceert, wat het marktpotentieel is, waar je aan het pitchen bent, en voeg logo, afbeeldingen en informatie over milestones toe. Hier zie je hoe je een eenvoudig persbericht structureert.
Wees actief op social media tijdens de conferentie. Laat zien dat je overal aanwezig bent. Mensen gebruiken Twitter tijdens conferenties, dus zorg dat je weet hoe je moet tweeten en de juiste #hashtags gebruikt. Plan intro-tweets over keynotes van tevoren in op specifieke tijden.
via giphy
Als je denkt dat dit te tijdrovend is, gebruik dan tools zoals Tweetdeck, streaming tools of bespaar tijd met Kontentino.
7) Bezoek keynotes, workshops en deel je learnings
Conferenties bezoeken gaat ook over nieuwe dingen leren en op de hoogte blijven van nieuwe trends. Kies de meest relevante keynotes of sprekers. Als je met een team naar de conferentie gaat, zorg er dan voor dat iedereen naar verschillende keynotes of sessies gaat. Of ontmoet andere startups en schrijf reviews over hen. Je teamgenoten moeten kunnen delen wat ze hebben geleerd, zodat je die kennis weer kunt delen in een blog. Je kunt nu al lezen wat wij hebben geleerd van de keynotes en sprekers op de TNW-conferentie.
8) Stuur follow-up emails
Last but definitely not least: doe aan follow-up bij de mensen die je op de conferentie hebt ontmoet, pitch je product of wissel visitekaartjes uit. Pak daarnaast de lijst met deelnemers erbij die je vóór de conferentie hebt opgesteld en stuur hen een after-conference follow-up e-mail. Vergeet niet dat één e-mail vaak niet genoeg is.
De volgende keer dat je plant om een conferentie te bezoeken, stel dan van tevoren je verwachtingen vast. Voorbereiding is de sleutel tot succes, maar het vermogen om je aan te passen is een essentiële skill als omstandigheden veranderen – wat ze vreselijk vaak doen. Hoe dan ook zijn conferenties een prachtige kans om nieuwe klanten te ontmoeten en je business te laten groeien.
Heb jij in het verleden al conferenties bezocht? Deel je eigen kennis of tips hieronder in de comments.
